Lizenzverwaltung im Vergleich

Die 7 besten Lizenzverwaltung Anbieter im Test 2017

Eine umfassende Lizenzverwaltung hilft Ihnen dabei, beim Lizenzeinkauf für neue Software erheblich zu sparen. Außerdem sind Sie damit rechtlich abgesichtert und passen Ihr Unternehmen an gesetzliche Standards an. Die Gefahr einer Unterlizenzierung verschwindet.

Oliver Verhovnik
Schwören Sie IT und Einkauf auf eine gemeinsame zielführende Lizenzverwaltung ein - diese Tools machen es möglich.
Von Oliver Verhovnik
Cetos Test
DeskCenter  Test

In jedem Unternehmen werden tagtäglich dutzende von unterschiedlichen Programmen verwendet. Teils lizenzfreie, teils lizenzpflichtige. Für das Unternehmen ist es dabei wichtig, stets den Überblick über die installierte Software und die dazugehörigen Lizenzen zu behalten. Ansonsten kann es sehr schnell teuer werden, und auch strafrechtliche Folgen für den verantwortlichen Systemadministrator haben. Denn der Einsatz von nicht bzw. falsch lizenzierter Software stellt einen Verstoß gegen das Urheberrecht dar. Wissen Sie, welche Software wie oft in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommt, und ob jede Installation über eine passende Lizenz verfügt? Die Softwarehersteller sichern sich vertraglich mit sogenannten Audits ab. Diese räumen dem Hersteller das Recht ein, Ihr Unternehmen ohne Ankündigung auf hinreichende Lizenzierung zu überprüfen. Beugen Sie teuren Nachzahlungen und rechtlichen Konsequenzen deshalb mit passenden Lizenz Management Tools vor. Welche Vorteile diese Programme noch für Sie bereithalten, lesen Sie im folgenden trusted.de Ratgeber.

Das Wichtigste in Kürze
  • Lizenzverwaltungs Software sichert Sie gegen unangekündigte Audits ab, indem sie für Software-Compliance sorgt.
  • Die Tools für das Lizenzmanagement, auch Software Asset Management genannt, identifizieren und inventarisieren alle Programme, die in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommen.
  • Die Tools machen Sie auf eine Unter- oder Überlizenzierung aufmerksam und decken weitere Spar- bzw. Optimierungspotentiale auf.

Was versteht man unter Lizenzverwaltung?

Unter Lizenzverwaltung versteht man ganz allgemein das Erheben und Sammeln von Daten über die in einem Unternehmen eingesetzten Software Lizenzen, mit dem Ziel, die Lizenzierung zu optimieren. Dieser Prozess wird häufig auch als Software Asset Management bezeichnet. Auf diese Weise wird beispielsweise eine Über- oder Unterlizenzierung aufgedeckt.

Für wen eignet sich Lizenzmanagement Software?

Prinzipiell eignen sich Lizenzmanagement Tools für alle Unternehmen, in denen Software eingesetzt wird. Von besonderem Vorteil erweisen sie sich jedoch in größeren Firmen mit vielen Mitarbeitern. Denn hier kommen häufig viele unterschiedliche Programme zum Einsatz, sodass es für den betreffenden Administrator schnell schwierig wird, den Überblick über alle eingesetzten Lizenzen zu behalten.

Rechtliche Aspekte der Lizenzierung

Großes Budget für Software

Rund 42% des IT-Budgets deutscher Unternehmen fließt in die Anschaffung von Software.

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In deutschen Unternehmen fließt eine beträchtliche Summe an Kapital in die Beschaffung von Software. Wenn Sie negative Überraschungen vermeiden möchten, sollten Sie auf eine passende Lizenzierung größten Wert legen.

Die gesetzliche Grundlage: Der Lizenzvertrag

Der Lizenzvertrag stellt rechtlich gesehen einen “Vertrag sui generis” dar. Das bedeutet, dass die Art des Vertragstyps im BGB nicht ausdrücklich geregelt ist. In einem derartigen Vertrag werden vor allem allgemeine Vorschriften aufgeführt, die durch Spezifika ergänzt werden können.

Mit dem Lizenzvertrag räumt Ihnen der Softwarehersteller das Recht zur Nutzung ein, das den im Vertrag geregelten Bestimmungen unterliegt. Eine Nutzung kommerzieller Software im Unternehmen ist nur mit gültiger Lizenz erlaubt. Jegliche Zuwiderhandlung, sei es unbewusst, stellt einen Verstoß gegen §69a des Urheberrechtsgesetzes dar. Ein solcher kann nicht nur Schadensersatzzahlungen, sondern auch eine persönliche Haftung nach sich ziehen.

Die Überprüfung: Software-Audits

Die Softwarehersteller halten meist vertraglich fest, die richtige Lizenzierung ihrer Produkte überprüfen zu dürfen. Das erfolgt in sogenannten Audits. Es kann also vorkommen, dass sich Ihr Unternehmen einer unangekündigten Überprüfung unterziehen muss. Spätestens zu diesem Zeitpunkt werden Fehler bei der Lizenzierung aufgedeckt und es drohen empfindliche Strafen.

Darum ist die richtige Lizenzierung nicht immer einfach

In größeren Unternehmen gibt es eine Vielzahl von potentiellen Faktoren, die schnell zu einer unübersichtlichen Situation führen und die Lizenzierung erschweren.

Missverhältnis zwischen Lizenzen und Software

Laut einer Studie von Dynamic Research, stimmt nur bei etwa der Hälfte der deutschen Unternehmen das Verhältnis von tatsächlich eingesetzter und lizenzierter Software überein.

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  • Anzahl der Mitarbeiter: Je mehr Mitarbeiter Ihr Unternehmen beschäftigt, desto schwieriger ist es nachzuvollziehen, welcher Mitarbeiter tatsächlich welche Software einsetzt und ob diese richtig lizenziert ist. Ein starkes Unternehmenswachstum und die Einstellung neuer Kollegen kann beispielsweise schnell zu einer Unterlizenzierung führen.
  • Art der Lizenzen: Diese Problematik wird durch die vielen unterschiedlichen Arten von Lizenzen noch einmal verstärkt. Denn neben der klassischen Einzelplatzinstallation - eine Lizenz pro Nutzer - gibt es noch eine Reihe weiterer Modelle. Beispielsweise die sogenannte “DeviceCal” (Device Calculation). Die eigentliche Software wird auf einem Server im Unternehmen installiert. Und zur Nutzung reicht es, wenn sich die Mitarbeiter mit dem Server verbinden. Hierbei muss jedoch jedes Gerät, das sich verbindet, extra lizenziert werden. Gerade bei der Einstellung neuer Mitarbeiter wird dies leicht übersehen.
  • Lizenzierungsbasis: Ein weiterer Stolperstein ist die sogenannte Lizenzierungsbasis. Manche Softwaretypen müssen nach der Anzahl der zum Einsatz kommenden Prozessorkerne lizenziert werden und nicht nach der Anzahl der CPU-Sockel. Das bedeutet, dass nach einem Hardware Upgrade im Unternehmen auf einmal mehr Lizenzen nötig sein können wie zuvor.

Wissen Sie zudem, dass bei einigen Programmen die maximal mögliche Nutzeranzahl und nicht die effektiven Nutzer lizenziert werden müssen?

Eine unzureichende oder falsche Lizenzierung ist den Betreffenden somit keinesfalls immer bewusst. Sie entsteht teilweise ganz unbemerkt, mit unangenehmen Folgen.

Wie funktionieren Programme zur Lizenzverwaltung?

Für das Lizenzmanagement müssen alle in einem Unternehmen betriebenen Rechner - unter Umständen auch mobile Geräte - inspiziert werden. Damit dieser Prozess nicht in langwierige Handarbeit ausartet, setzen die Tools auf Netzwerk-Scanner. Dabei wird die Software für die Lizenzverwaltung zentral installiert und inventarisiert dann alle im Netzwerk befindlichen Geräte. Das können auch virtuelle Maschinen oder über VPN verbundene Geräte sein. Nach dem Scan zeigt die Software die Ergebnisse übersichtlich an, macht auf Probleme aufmerksam und hilft bei der Optimierung des Software-Portfolios.

Das nützen Ihnen Lizenzmanagement Tools

Durch den Einsatz von Lizenzverwaltungs Software schließen Sie einige Szenarien bereits im Vorfeld aus. Ein gewissenhaft durchgeführtes Software Asset Management schützt Sie beispielsweise vor:

Unterlizenzierung

Eine durch ein Software Audit aufgedeckte Unterlizenzierung ist der worst case. Denn in diesem Fall müssen Sie mit teuren Nachzahlungen rechnen. Auch zusätzliche Schadensersatzforderungen sind eine häufige Folge. Da ein Unternehmen nach deutscher Rechtsprechung per se nicht handlungsfähig ist, haftet zusätzlich der Unternehmensleiter bzw. der verantwortliche It-Leiter persönlich.

Urheberrechtsgesetz §64c

Der Rechtsinhaber hat das ausschließliche Recht, folgende Handlungen vorzunehmen oder zu gestatten:

1.die dauerhafte oder vorübergehende Vervielfältigung, ganz oder teilweise, eines Computerprogramms mit jedem Mittel und in jeder Form...

Der Einsatz einer nicht oder falsch lizenzierten Software in Ihrem Unternehmen stellt somit einen Verstoß gegen das Vervielfältigungsrecht des Rechteinhabers dar.

Ein Beispiel:

Angenommen Ihr Unternehmen verfügt über 50 Mitarbeiter, die ein bestimmtes Programm einsetzen und die Abdeckung mit Lizenzen beträgt beispielsweise 75%. Dann hätten Sie in rund 13 Fällen gegen das Urheberrecht verstoßen und müssten sich als vertretungsberechtigtes Organ Ihres Unternehmens dafür verantworten. §106 regelt das hierfür geltende Strafmaß, das als Maximum eine Freiheitsstrafe von bis zu 3 Jahren vorsieht. Zugegeben, soweit wird es in den wenigsten Fällen kommen, mit einer empfindlichen Geldstrafe müssen Sie aber in jedem Fall rechnen.

Gehen Sie daher kein Risiko ein und lassen ein professionelles Lizenzverwaltungs Tool diese Aufgabe für Sie übernehmen. So kann Sie auch ein unangekündigter Software Audit nicht mehr unangenehm überraschen.

Überlizenzierung

Einsparpotential durch Lizenzverwaltung

Experten von KPMG und der Experton Group zur Folge, könnten Unternehmen ihre Lizenzkosten mit den richtigen Tools um 15 bis 30% senken.

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Die harmlosere Variante, die aber dennoch negative Auswirkungen für Ihr Unternehmen hat, ist die Überlizenzierung. In diesem Fall verfügen Sie über zu viele, ungenutzte Kapazitäten. Diese stellen nichts anderes als verschwendetes Kapital dar, das Sie sicher besser andernorts einsetzen können. Auch unnötige Lizenzen werden beim Software Asset Management zuverlässig aufgedeckt. Die Tools helfen Ihnen also gleich doppelt Kosten zu sparen.

Nachteile von Lizenzmanagement Software

Die Nachteile von Tools zur Lizenzverwaltung sind immer relativ. Natürlich kostet die Anschaffung der Programme vergleichsweise viel Geld, was einen negativen Aspekt darstellt. In größeren Unternehmen lohnt sich diese Anschaffung aber in jedem Fall und bietet rechtliche Sicherheit. Nur wenn Sie ein noch sehr kleines Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern betreiben, in dem Sie die eingesetzte Software und die dazugehörigen Lizenzen auch manuell sehr gut im Überblick behalten können, ist von der Anschaffung von Software Asset Management Tools abzuraten.

Das können Tools zur Lizenzverwaltung

Der Funktionsumfang der einzelnen Lösungen unterscheidet sich vielfach im Detail, die grundsätzliche Funktionsweise ist aber meistens gleich. Einige zentrale Funktionen sind im Folgenden aufgeführt:

  • Identifizierung und Inventarisierung: Die Programme werden zentral, beispielsweise auf einem Unternehmensserver, installiert und scannen dann alle sich im Netzwerk befindenden Geräte (auch virtuelle Maschinen). Anhand einer riesigen Datenbank wird die im Unternehmen eingesetzte Software identifiziert und inventarisiert. Anschließend listen die Tools die Software nach Hersteller geordnet auf und zeigen exakt an, wie viele Installationen wie vielen Lizenzen gegenüberstehen.
  • Überprüfung der Lizenzen: Auf fehlende Lizenzen machen die Tools sofort aufmerksam und helfen bei der Nachbestellung. Außerdem erkennen die Programme ebenfalls, ob Sie über die richtigen Lizenzen für Ihre Software verfügen. Häufig gibt es viele unterschiedliche Lizenzierungsmodelle. Natürlich werden auch die Laufzeiten der Lizenzen angezeigt und Sie werden rechtzeitig daran erinnert, wenn die Lizenzierung für ein Produkt erneuert werden sollte.
  • Sicherstellung der Lizenz-Compliance: Ein ganz entscheidender Punkt, denn die Tools bescheinigen Ihnen per Knopfdruck die Lizenz-Compliance. Das bedeutet, dass Sie gegen jeden Audit gerüstet sind. Und auch der Audit selbst viel unkomplizierter abläuft, da die Inventarisierung ja bereits von Ihrem Software Asset Management Tools durchgeführt wurde. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass Sie vom Programm aufgedeckte Lizenz-Engpässe ausgeglichen bzw.nachgerüstet haben.
  • Aufdecken von Sparpotentialen: Die Tools geben auch Aufschluss darüber, welche Programme zwar installiert sind, jedoch nur sehr selten zum Einsatz kommen. Aufgrund der ermittelten Werte machen die Programme dann Vorschläge, beispielsweise zur Reduzierung gewisser Lizenzen, um Kosten einzusparen.

Das kosten Programme für das Lizenzmanagement

Die Preise richten sich nach Ihrer Unternehmensgröße und sind daher immer individuell verschieden. Die Hersteller der Tools bieten aber individuelle Beratungen im Vorfeld an, die Sie unbedingt nutzen sollten, wenn Sie sich näher für eine Lösung interessieren.

Der Markt um Software Asset Management Tools

Der Markt um Software Asset Management Tools ist sehr breit gesät. Folgend finden Sie eine Übersicht über die bekanntesten Anbieter.

  • amando software e:SAM
  • Brainware Solutions Spider
  • Circle Unlimited cuLicense
  • DeskCenter
  • LOGINventory
  • Logiway Lizenz Manager
  • neo42 Matrix42
  • Manage Engine ServiceDesk Plus
  • Office Asset Enterprise
  • Vizor Software
  • Softinvetive Lab: Total Network Inventory

Fazit

Heutzutage werden in Unternehmen zahlreiche verschiedene Programme eingesetzt. Gerade in großen Unternehmen geht der Überblick darüber, welcher Mitarbeiter welche Software verwendet und ob diese überhaupt richtig lizenziert ist, schnell verloren. Das Lizenzchaos birgt stets die Gefahr bei einem anstehendem Software Audit kalt erwischt zu werden und womöglich teuren Nachzahlungen und einem Imageverlust ausgesetzt zu sein- von den möglichen strafrechtlichen Konsequenzen einmal abgesehen. Doch das muss nicht sein: Mit den richtigen Lizenzmanagement Tools sind Sie absolut Audit-sicher und decken zusätzlich Sparpotentiale und Optimierungsmöglichkeiten auf. Außerdem entlasten Sie Ihre IT-Abteilung, so dass diese sich wieder anderen Aufgaben annehmen kann. trusted.de hilft Ihnen, sich einen Überblick über den Markt zu verschaffen und den richtigen Anbieter für Sie zu finden.

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