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Hubstaff Time

Time Tracking Software

4.1
(1.371)

Was ist Hubstaff Time?

Hubstaff Time gibt es in drei Ausführungen: “Time”, “Desk” und “Field”. Alle drei gehören zum Feld “Time Tracking Software”, kommen aber teils mit anderen Zusatzfeatures wie Teammanagement oder GPS-Tracking. Im Test bezieht sich trusted auf das reine Time-Tracking Tool Hubstaff Time. Sie nutzen dieses als Web-, mobile und Desktop-App sowie im Browser und als Extension. Die Software-Lösung dient dem Time Tracking, sowie dem Reporting, dem Activity Tracking und der Rechnungserstellung.

Kostenlose Testphase
Ja
Support
E-Mail-Support
Telefon-Support
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FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Geeignet für
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Unterstützte Plattformen
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)

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Tarif Free Starter Pro Enterprise
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Überblick

Kostenlose Testphase Nein Ja Ja Ja

Hubstaff Time Video

Für wen ist Hubstaff Time geeignet?

Mit seinen vier unterschiedlichen Tarifen richtet sich Hubstaff Time an Solo-Arbeitende bis hin zu großen Konzernen. Am ehesten eignet sich die Software für Unternehmen, deren Teams hauptsächlich am PC arbeiten oder geschäftlich unterwegs sind. Betriebe, die nur einen Terminal-PC haben, müssten für das individuelle Tracking die Smartphone-App nutzen, damit sich die Erfasser:innen am PC nicht gegenseitig blockieren.

Hubstaff Time Test

Gesamt
87/100
Zeiterfassung
100/100
Berichtswesen
80/100
Abwesenheits- & Urlaubsplanung
100/100
Projektmanagement
70/100
Rechnungsstellung
100/100
Vertrag & Kosten
100/100
Usability
81/100
Sicherheit & Datenschutz
57/100
Service & Support
90/100

An sich ist Hubstaff eine gelungene Time Tracking Software. Die Oberflächen sind übersichtlich, das Onboarding schnell erledigt und die Bedienung eingängig. Dank der über 40 Integrationen ist Hubstaff zudem flexibel in Ihren digitalen Arbeitsplatz integrierbar. Zusätzliche Funktionen wie die Rechnungserstellung und die Lohnauszahlung ersetzen zudem einige Drittprogramme. Einen Haken gibt es aber: das Activity Tracking. Dieses registriert und speichert die Tätigkeiten und teils sogar die Position der Teammitglieder. Diese Funktionen lassen sich zwar abstellen, doch dürfte deren bloßes Vorhandensein bei manchen für Unbehagen sorgen. Zudem ist die Software bisher nur auf Englisch verfügbar.

  • Integrierte Rechnungsstellung
  • Lohnzahlung per Integration möglich
  • Einfache Bedienung
  • Schicke Oberfläche
  • Auf vielen Plattformen verfügbar
  • Nur auf Englisch verfügbar
  • Dauerhafte Überwachung möglich
Julia Meister
Content Creator von trusted
Funktionen & Features

Welche Funktionen bietet Hubstaff Time?

Die Software Hubstaff Time bietet Ihnen ein komfortables Time Tracking via Tabelle oder Stoppuhr. Erfasste Zeiten stellen Sie direkt im Tool in Rechnung und zahlen über integrierbare Dienste wie etwa PayPal Ihren Angestellten ihre Löhne aus. Des Weiteren generieren Sie Berichte über die erfassten Zeiten Ihres Teams und nutzen einen entsprechenden Freigabeprozess für die Timesheets. Auch finden Sie in Hubstaff eine Abwesenheitsverwaltung sowie einen Genehmigungsprozess für Urlaubsanträge.

Neben Hubstaff “Time” gibt es noch die Editionen “Desk” für im Büro Arbeitende, und “Field” für Arbeitskräfte im Außendienst. In allen Ausführungen sind Time Tracking Optionen enthalten. trusted bezieht sich in diesem Test auf Hubstaff “Time”.

Zeiterfassung
100/100

Hubstaff erlaubt Ihnen die Zeiterfassung via Stoppuhr und per manueller Eingabe. Eine Zeiterfassung per Hardware wie bei TimePunch ist nicht möglich. Wie in Harvest etablieren Sie auch hier optional einen Freigabeprozess für die Timesheets. Sie können über die Einstellungen regeln, ob vergangene Einträge editierbar sein sollen oder nicht.

Nutzen Sie zur Zeiterfassung die manuelle Eingabe oder die Stoppuhr
Nutzen Sie zur Zeiterfassung die manuelle Eingabe oder die Stoppuhr
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com

Haben Sie einen Eintrag vergessen oder Ihre Stoppuhr nicht ausgeschaltet, werden Sie von Hubstaff via E-Mail darüber informiert. Nach 12 Stunden beendet Hubstaff das Time Tracking von selbst.

Weisen Sie Projekte, Tasks und Kunden zu

Sie nutzen in Hubstaff ein schlankes CRM und eine Projektdatenbank. Schade ist, dass Sie die Kunden und das jeweilige Projekt immer vorab anlegen müssen, bevor Sie diese in einem Dropdown-Menü auswählen können.

Die Verwaltung und Eingabe der Daten für Kund:innen, Projekte und Tasks ist angenehm einfach. Zudem können Sie über den “Edit”-Button auch später noch Projekte und Tasks den passenden Kund:innen zuordnen und umgekehrt.

Die CRM- und Projektverwaltung der Software sind angenehm unkompliziert
Die CRM- und Projektverwaltung der Software sind angenehm unkompliziert
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com
Berichtswesen
80/100

Ihnen stehen in Hubstaff eine ganze Reihe an Reports zur Verfügung. Die Wichtigsten sind die Timesheets, auf denen Sie gefiltert nach Tag, Woche und in der Kalenderansicht die Aktivitäten Ihrer jeweiligen Teammitglieder nachvollziehen.

Überprüfen und editieren Sie Timesheets
Überprüfen und editieren Sie Timesheets
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com

Erfassen Sie die wichtigsten Daten auf dem Dashboard

Hubstaff kommt mit einem übersichtlichen und schicken Dashboard, in dem Sie gesammelt die letzten Aktivitäten Ihres Teams einsehen. Hier finden Sie Ihre erfassten Arbeitszeiten, die letzten bearbeiteten Tasks und den Produktivitäts-Score. Zu diesem gleich mehr.

Erfassen Sie alle wichtigen Aktivitäten auf dem Dashboard
Erfassen Sie alle wichtigen Aktivitäten auf dem Dashboard
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com

Kritisch: Hubstaff erlaubt genaues Activity Tracking

Beim Activity Tracking handelt es sich um eine genaue Auflistung dessen, was Sie über Ihren Arbeitstag hinweg erledigt haben.

Verfolgen Sie die Arbeit Ihres Teams via Screenshots

Haben Sie das Feature aktiviert, werden in regelmäßigen Abständen Screenshots vom Desktop der Hubstaff-User gemacht. Nur User ab der Stufe “Manager” können diese löschen, sollten sensible Daten auf den Screens sein. Allerdings werden somit auch die getrackten Zeiten gelöscht. Sie können in den Einstellungen den “Blur”, also eine Unkenntlichmachung per Weichzeichner, aktivieren, um sensible Daten zu schützen.

Hubstaff kann Screenshots Ihrer Mitarbeiter:innen aufnehmen
Hubstaff kann Screenshots Ihrer Mitarbeiter:innen aufnehmen
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com

Welche Apps und Programme nutzt Ihr Team?

Mit “Apps” wird aufgezeichnet, welche Programme Sie während Ihres laufenden Trackings genutzt haben. Noch weiter führt hier das URL-Tracking, mit dem die genauen Websites aufgelistet werden, auf denen Sie während der Arbeitszeit waren.

Messen Sie Ihren “Productivity-Score” mit Hubstaff

Hubstaff überprüft Ihre Aktivität durch die Erfassung von Mausbewegungen und Tastenanschlägen. Aus diesen “Activity levels” errechnet Hubstaff den Productivity-Score, der die Produktivität des Users abbilden soll.

Kritisch: Das Activity Tracking in Hubstaff
Kritisch: Das Activity Tracking in Hubstaff
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com

Diese Erfassung hat aber ein großes Manko: Lesezeit für Recherchen, das Notieren oder Skizzieren auf Papier und Telefonate werden wegen der fehlenden Peripherie-Bewegungen nicht oder nur teilweise getrackt. Ist ein User zu lange “unproduktiv” wird die Zeiterfassung automatisch von der Software gestoppt. Immerhin: Für bestimmte erreichte Produktivitätsziele gibt es eines von drei Badges als Belohnung.

Verdienen Sie sich eines von drei Achievements
Verdienen Sie sich eines von drei Achievements
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com

Verfolgen Sie Reiserouten und Standorte per GPS

Die mobile App bietet diese Features nicht. Allerdings ist es hier möglich, den genauen Standort, Reiserouten und Stopps Ihrer Mitarbeiter:innen zu erfassen. Zudem können Sie per “Geofences” Bereiche um Adressen definieren. Erkennt das GPS-Tracking, dass ein Teammitglied in den Bereich eintritt, wird die Zeiterfassung automatisch gestartet oder der User an die Erfassung erinnert.

Alle eben genannten Features lassen sich in den Einstellungen deaktivieren. Laut deutschem Recht ist der Einsatz solcher Überwachungsmaßnahmen nur in Ausnahmefällen oder gar nicht erlaubt. Sollten Sie unsicher sein, ob und wie Sie diese Features in Hubstaff nutzen dürfen, nehmen Sie am besten eine Rechtsberatung in Anspruch.

Abwesenheits- & Urlaubsplanung
100/100

Die Software beinhaltet eine umfassende Abwesenheitsverwaltung. Dazu gehört die Festlegung von individuellen Arbeitszeiten, die Regelung von Abwesenheiten und die Genehmigung von Urlauben.

Kreieren Sie Abwesenheitsregeln für Ihr Team

Hubstaff ermöglicht Ihnen, Regeln für die Beantragung von Urlaub und Co. zu definieren. So bestimmen Sie beispielsweise, ob es hier einen Genehmigungsprozess braucht oder ob mehr Abwesenheitsstunden genommen werden dürfen als noch auf dem Stundenkonto vorhanden sind.

Definieren Sie eigene Regeln für Abwesenheitsanträge
Definieren Sie eigene Regeln für Abwesenheitsanträge
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com

Legen Sie Ihren Feiertagskalender fest

In den Einstellungen definieren Sie, welche Feiertage berücksichtigt werden sollen und für welche Mitglieder Ihres Teams diese gelten. Das ist praktisch, wenn Sie in unterschiedlichen (Bundes)Ländern arbeiten oder Ihre Teammitglieder verschiedenen Konfessionen angehören.

Wählen Sie aus Vorlagen oder geben Sie Feiertage selbst an

Hubstaff bietet Ihnen nur ein paar Vorlagen, die vor allem für User aus den USA oder Kanada relevant sind. Ist der richtige Feiertag in der Vorauswahl nicht dabei, legen Sie ihn unter “Custom” einfach selbst an.

Bestimmen Sie die gültigen Feiertage für Ihr Unternehmen
Bestimmen Sie die gültigen Feiertage für Ihr Unternehmen
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com
Projektmanagement
70/100

Im Menüpunkt “project management” finden Sie keine Gantt-Charts oder Kanban-Boards. Allerdings haben Sie PM-Funktionen wie Budgetzuweisungen, Auswertungen und Rollenverteilungen zur Verfügung. Wem das nicht reicht, der nutzt alternativ die angebotenen Integrationen.

Weisen Sie individuelle Budgets zu

Wenn Sie ein Projekt anlegen, können Sie dem Vorhaben ein Budget in Form von Geld oder Zeit zuordnen. In der Projektliste sehen Sie Fortschrittsbalken, die Ihnen verraten, wie viel der jeweiligen Budgets bereits verbraucht wurde.

Erfassen Sie in der Übersicht Ihre verbleibenden Budgets
Erfassen Sie in der Übersicht Ihre verbleibenden Budgets
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com

Bestimmen Sie unterschiedliche Rollen

Um Ihr Time Tracking zuverlässig zu managen, stehen Ihnen vier Rollen mit verschiedenen Berechtigungen zur Auswahl.

RolleBerechtigungen
Organization ManagerDarf alles außer Zahlungsinformationen einsehen und bearbeiten
Project ManagerDarf Projektberichte tracken, verwalten und einsehen
UserTrackt und sieht erfasste Zeiten in zugeordneten Projekten
Project ViewerDarf Reports zu zugeordneten Projekten einsehen

Eine Ausnahme bildet die bei der Anmeldung einmalig vergebene Rolle “organization owner”, die als einzige Zugriff auf die Finanzverwaltung der Organisation hat.

Rechnungsstellung
100/100

Hubstaff bietet Ihnen eine unkomplizierte Rechnungserstellung. Über den Button “Generate line items” öffnen Sie die Dialogbox, in der Sie Rechnungen auf Basis des Time Trackings erstellen.

Um eine korrekte Rechnung zu erstellen, muss der passende Stundensatz für jedes beteiligte Teammitglied hinterlegt sein.

Erledigen Sie direkt in Hubstaff die Rechnungserstellung und -versendung
Erledigen Sie direkt in Hubstaff die Rechnungserstellung und -versendung
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com

Alternativ geben Sie Posten manuell ein. Eine Artikeldatenbank wie in clockodo, mit der Sie vorab definierte Leistungen auswählen können, gibt es nicht. Sind Sie mit der Bearbeitung fertig, versenden Sie die Rechnung direkt aus der Software heraus.

Die fertigen Rechnungen aus Hubstaff
Die fertigen Rechnungen aus Hubstaff
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com

Bezahlen Sie Ihr Team direkt über Hubstaff

Hubstaff bietet Ihnen den Menüpunkt “Payroll”. Über diesen können Sie direkt Ihre Mitarbeiter:innen bezahlen. Sie müssen zuvor jedoch einen passenden Zahlungsanbieter integrieren. Ihnen stehen Gusto, PayPal, Wise, Bitwage und Payoneer zur Verfügung.

Eine kurze Zusammenfassung zu den genannten Funktionen finden Sie in der trusted-Tarifübersicht zu Hubstaff Time.

Vertrag & Kosten
100/100

Was kostet Hubstaff Time?

Die “Time Free”-Version nutzen Sie als Einzeluser dauerhaft kostenlos. Den Tarif “Starter” gibt es für 7,00 $ pro Lizenz im Monatsabo und 5,83 $ pro Lizenz und Monat im Jahresabo. Für “Time Pro” werden 10,00 $ pro Monat und Lizenz fällig; im Jahresabo sind es 8,33 $ pro Monat und Lizenz. Zuletzt gibt es den Tarif “Enterprise”, bei dem auch Features aus “Hubstaff Desk” und “Field” enthalten sind. Eine Lizenz kostet 20,00 $ im Monatsabo bzw. 16,67 $ pro Monat im Jahresabo. Sie können die Software 14 Tage kostenlos testen.

Hubstaff Time Tarife

Die Software gibt es in vier Variationen. Sie unterscheiden sich vor allem in der Begrenzung der Benutzer-Plätze sowie im Funktionsumfang.

Die Preise von Hubstaff
Die Preise von Hubstaff
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com

Hubstaff Time Free

Den Tarif “Hubstaff Time Free” ist für Sie dauerhaft kostenlos. Allerdings steht Ihnen hier auch nur ein Benutzerplatz zur Verfügung.

Hubstaff Time Starter

Der Time Starter-Tarif kostet Sie im Monatsabo 7 $ pro User und Monat, im Jahresabo reduziert sich der Preis auf 5,83 $ pro Monat und Lizenz. Beachten Sie, dass mindestens zwei Nutzer:innen im Tarif gebucht werden müssen. So ergibt sich ein Einstiegspreis von Minimum 14 $ pro Monat.

Hubstaff Time Pro

“Pro” ist die nächstgrößere Variante von Hubstaff Time und schlägt mit 10 $ pro Lizenz im Monatsabo zu Buche. Im jahresabo zahlen Sie 8,33 $ pro Monat und User. Wie bei “Starter” gilt eine Mindestabnahme von mindestens zwei Lizenzen.

Hubstaff Time Enterprise

“Enterprise” ist der größte Tarif und kostet pro Nutzerplatz 20 $ im Monatsabo. Im Jahresabo sind es noch 16,67 $ im Monat pro Lizenz. “Enterprise” kommt ebenfalls mit dem unteren Userlimit von zwei Benutzer:innen. Dieser Tarif ist jedoch besonders, da er neben der Zeiterfassung auch alle Features der Hubstaff-Editionen “Desk” und “Field” enthält.

Hubstaff Time Vertragslaufzeiten und Kündigung

Durch das Angebot des Monatsabos ergibt sich eine Mindestvertragslaufzeit von einem Monat. Wenn Sie zeitweilig nicht zahlen wollen, archivieren Sie Ihre Organisation. Möchten Sie Ihren Account endgültig löschen, sprechen Sie den Support via E-Mail oder Telefon an.

Hubstaff Time Testphase

Die Software bietet Ihnen eine 14-tägige kostenlose Testphase.

Die Hubstaff Time-Tarifübersicht zeigt Ihnen, welche Features Sie in welchem Tarif erwarten.

Usability
81/100

Wie benutzerfreundlich ist Hubstaff Time?

In den Kategorien Time Tracking und Berichte ist Hubstaff eine gelungene Software-Lösung. Da sie auf sämtlichen Plattformen wie mobile sowie Desktop-App, Web-App und als Browser-Extension verfügbar ist, ist es genauso flexibel wie Harvest und für verschiedene Workflows geeignet. Dank Free-Tarif und günstigen Jahresabos macht die Software auch in Sachen Preis-Leistungs-Verhältnis eine gute Figur. Doch die mögliche Überwachung, “Activity levels” und das strenge Reporting kann eventuell zu Stress führen.

Zügige Steuerung und schnelles Onboarding

Die Steuerung der Hubstaff-Software ist unkompliziert und intuitiv. Zudem helfen Ihnen Tutorial-Videos sowie kurze Erklärungstexte beim Onboarding. Durch die vielen Einstellungsmöglichkeiten wie etwa die Währung, Freigabeprozesse oder eigene Feiertage lässt sich die Software in unterschiedlichen Branchen mit verschiedenen Workflows einsetzen.

Sie erhalten für Ihr Onboarding Hilfe von Tutorial-Videos
Sie erhalten für Ihr Onboarding Hilfe von Tutorial-Videos
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com

Damit ist Hubstaff eigentlich ein sehr gutes Tool. Doch das Activity-Tracking, ist, wie auch beim Mitbewerber Time Doctor, eine zweischneidige Angelegenheit. So kann sie dem Vertrauensverhältnis von Arbeitgeber:innen und -nehmer:innen schaden. Sie kann aber auch beispielsweise Solo-Arbeitenden, die sich nur vor sich selbst verantworten müssen, als Kontrollinstanz zur Steigerung Ihrer Produktivität dienen. Ob und wie Sie die fragwürdigen Features nutzen, liegt also in Ihrer Verantwortung - wird teilweise aber auch vom geltenden Daten- und Arbeitsschutz geregelt.

Wenn Sie noch mehr Infos und Details zum Thema Time Tracking-Software erfahren möchten, dann schauen Sie in den großen trusted-Test zu Zeiterfassungssystemen.

Sicherheit & Datenschutz
57/100

Wie sicher ist Hubstaff Time?

Hubstaff ist ein US-Produkt und nicht den Vorgaben der DSGVO. Der Anbieter bietet jedoch zur Wahrung der DSGVO-Konformität einen entsprechenden Vertrag (DPA) an und verweist auf das zuständige Datenschutzbüro in Wien. Die Daten inklusive der gespeicherten Screenshots aus dem Activity Tracking gehen an Server der AWS. Die Übertragung der Daten erfolgt über eine SSL-Verschlüsselung.

Service & Support
90/100

Welchen Kundenservice bietet Hubstaff Time?

Sie erhalten direkte Hilfe über den Live-Chat oder via E-Mail-Support. Falls Sie sich selbst einen Überblick verschaffen wollen, nutzen sie den FAQ-Bereich auf der Website des Anbieters, schauen in das umfassende Online-Handbuch oder nutzen die Tutorial-Videos.

Welche Schnittstellen hat Hubstaff Time?

Sie finden im Integrationsangebot PM-Software wie Asana, Wrike oder Jira, das CRM Salesforce oder Developer-Tools wie GitHub. Dazu kommen Rechnungsprogramme wie Fresh- und QuickBooks sowie die Zahlungsanbieter PayPal und (Transfer)Wise. Sollte Ihnen das Angebot aus über 30 Schnittstellen nicht ausreichen, erweitern Sie die Software mit Zapier.

Was unterscheidet Hubstaff Time von anderen Tools?

Hubstaff bietet Ihnen alle wichtigen Grundfunktionen wie unterschiedliche Zeiterfassungs-Optionen, die Rechnungsstellung und ein umfassendes Reporting. Die weiter gedachte Version der Reports ist das Activity Tracking. Dieses gibt Ihnen exakt wieder, wo über den Tag verteilt Ihre Produktivität hingeflossen ist. Das ist im Zusammenhang mit Arbeitgeber und -nehmer -Beziehung schwierig. Als Selbstständiger ist es jedoch eine effektive freiwillige Kontrollinstanz.

Änderungshistorie

25.08.2021
Hubstaff im trusted-Test

Hubstaff wurde im Zuge des großen Zeiterfassungs-Vergleich von trusted.de getestet.

Bewertungsquellen

Über Hubstaff Time

Das Unternehmen Netsoft Holdings ist in Fishers, Indiana ansässig, allerdings arbeiten die meisten der über 60 Angestellten remote über den Globus verteilt. Die Firma besteht seit 2012 und vertreibt unterschiedliche Hubstaff-Ausführungen wie “Time”, “Desk” und “Field”. Daneben entwickeln Sie Tools anderer Kategorien wie die PM-Anwendung Hubstaff Tasks und die Recruitment Software Hubstaff Talent.

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