Aufgaben im Vertragsmanagement
Vertragsmanagement/Contract Management umfasst im Detail die folgenden Aufgaben:
- Vertragserstellung (Verhandlung, Anpassung, Personalisierung)
- Vertragsfreigabe (Überprüfung, Genehmigung)
- Vertragsabschluss (Unterzeichnung, Wirksamkeit)
- Fristen-Monitoring (Verlängerung, Kündigung, Reduzierung von Vertragsrisiken)
- Vertragsverwaltung/Aufbewahrung (revisionssichere Archivierung/Einhaltung der Aufbewahrungsfristen)
- Reporting (Analyseroutinen/Automatisierte Auswertungen)
Das Vertragsmanagement bildet den kompletten Lebenszyklus von Auftragsdokumenten ab; dabei kommen verschiedene Aufgaben auf dich zu
Im nächsten Abschnitt schauen wir uns die einzelnen Aufgabengebiete nochmal genauer an:
Vertragserstellung
Die Vertragserstellung meint nicht nur die Erstellung eines Dokuments, sondern auch die Vertragsverhandlungen, Revisionen durch die Partner:innen, entsprechende Anpassungen und mehr.
Die Vertragserstellung ist also alles, was passiert, um ein finales physisches Vertragsdokument aufsetzen zu können. Denn kein Vertragsabschluss ohne Vertrag. Logisch, oder?
In dieser Phase gehört die Verhandlung mit den Vertragspartner:innen zu deinen ersten Aufgaben. Sind die mit deinen Konditionen nicht einverstanden (oder umgekehrt), musst du ggf. mehrere Versionen des gleichen Vertrags erarbeiten.
Im Bild der leistungsstarke Vertragseditor von fynk
Screenshot: trusted.de
Quelle: fynk.com
Über alle diese Versionen solltest du nach Möglichkeit den Überblick behalten. So kannst du Änderungen rückgängig machen und die Vertragsgenese sauber dokumentieren.
Kommt es dann zu einer Einigung, kann der Vertrag aufgesetzt werden.
Beispiel: Stellen wir uns einen Vertragsprozess vor, wie ihn Sales-Teams regelmäßig durchlaufen. Dazu gehören oft Kostenvoranschläge, Angebote und schließlich der eigentliche (Kauf)Vertrag. Eine Menge zu managen; vor allem, wenn am Angebot oder am Vertrag noch Änderungen und Anpassungen nötig sind, weil deine Partner:innen mit dem Preis nicht einverstanden sind oder sich formale Vertragsänderungen wünschen.
Für all diese Aufgaben kannst du natürlich Word oder ein anderes Textverarbeitungsprogramm benutzen und deine Vertragsversionen in entsprechenden Ordnern ablegen. Oder du druckst sie klassisch aus und sortierst sie im Aktenschrank.
Mein Tipp sind allerdings Vertragsmanagement-Tools wie z.B. fynk oder PACTA. Die vereinfachen deine Vertragserstellung durch nützliche Vorlagen (wenn du oft die gleichen Verträge oder Angebote rausschickst) und die Verhandlungen durch einen Kollaborationsmodus, in dem du gemeinsam mit deinem Team oder mit externen Parteien an deinen Verträgen arbeiten kannst.
PACTA liefert für die schnelle Vertragserstellung eine integrierte Klausel- und Textbaustein-Bibliothek
Screenshot: trusted.de
Quelle: pacta.ai
Vertragsfreigabe
Ggf. musst du fertige Verträge noch absegnen – oder absegnen lassen. Deine Aufgaben in diesem Schritt sind vor allem die Kommunikation mit den Vertragsparteien und mit den verantwortlichen Stellen bei dir im Unternehmen.
So muss der fertige Vertrag ggf. vom “Chef” überprüft werden oder erst durch ein Legal-Team abgesegnet sein, bevor er in die nächste Phase gehen kann.
Damit stellt ihr sicher, dass erstens die entscheidenden Stellen im Haus den Überblick über die Verträge behalten; und dass zweitens alle gesetzlichen oder internen Vorgaben eingehalten werden.
Beispiel: Dienstleistungs- und Lieferantenverträge sind prädestiniert dafür, häufig nachverhandelt zu werden. Da kann es sein, dass sich die Konditionen oft ändern und das finale Dokument vom ursprünglichen Vertragsentwurf abweicht; manchmal leicht, manchmal stark. Damit kein Vertrag unterschrieben wird, der nicht die Zustimmung des Managements oder der verantwortlichen Personen (Prokura) hat, ist ein klarer Genehmigungsprozess wichtig und relevant. Auch das gehört zu deinen Aufgaben.
Auch für die Vertragsfreigabe lautet mein Tipp, dir digitale Unterstützung zu beschaffen. Moderne Vertragsmanagement-Tools bringen Möglichkeiten mit, um Freigabeprozesse mithilfe von automatischen E-Mail-Benachrichtigungen und “Warteschleifen” abzubilden. Das geht schneller, als per (Haus)Post und Papier und ist weniger anfällig für Fehler.
Durch die Definition von Rollen- und Rechten im System stellst du bei Bedarf sicher, dass niemand die eigenen Befugnisse überschreitet, wenn es um Vertragsprozesse geht.
Vertragsabschluss
Was ist eine elektronische Signatur?
Die elektronische oder digitale Signatur ist eine Möglichkeit, Verträge digital zu unterzeichnen. In der eIDAS-Richtlinie der EU sind dafür Signaturtypen und Voraussetzungen verankert, um eine E-Signatur rechtskräftig zu machen. Es gibt die “Einfache Elektronische Signatur” (EES) ohne besondere Auflagen, die “Fortgeschrittene Elektronische Signatur” (FES), die eine 2-Faktor-Verifizierung der Beteiligten verlangt, und die “Qualifizierte Elektronische Signatur” (QES), für die die Identität durch einen “Vertrauensdiensteanbieter” (z.B. per Video-Identifizierung) durchgeführt werden muss.
Verträge sind erst rechtlich bindend und wirksam, wenn alle Vertragsparteien unterzeichnet haben. Auch das ist klar. Die Koordinierung der Unterschriften gehört daher auch zu den Aufgaben eines Vertragsmanagers.
Im “klassischen” Vertragsmanagement bedeutet das Terminabsprachen zwischen allen Parteien, um alle “an einen Tisch zu bekommen”. Alternativ musst du, wenn du mit physischen Verträgen arbeitest, den sicheren Versand der Unterlagen organisieren.
Natürlich lassen sich Verträge auch per E-Mail verschicken, z.B. als unveränderliche PDF-Datei. Die können die Vertragspartner:innen dann ausdrucken, unterzeichnen, wieder einscannen und zurückschicken.
Docusign erleichtert den E-Signatur-Prozess und bietet verschiedene Vorlagen für digitale Unterschriften
Screenshot: trusted.de
Quelle: docusign.com
Seit 2016 ist es dank der neuen EU-Richtlinie eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) aber auch gang und gäbe, Dokumente elektronisch zu unterzeichnen. Das spart Zeit und Ressourcen.
Beispiele für elektronische Unterschriften und wann sie gelten: Die EES benötigt keine Verifizierung und gilt z.B. für die Unterzeichnung von Kostenvoranschlägen, Geheimhaltungserklärungen oder Kaufverträgen. Die FES ist gültig für Mietverträge, Arbeitsverträge, Gesellschaftsverträge sowie Patent- und Markenverträge. Die QES ist nötig für alle Dokumente, die der “Schriftform” bedürfen – ausgenommen Testamente, notarielle Urkunden und Arbeitsvertrags-Kündigungen.
Fristen-Monitoring
Nichts ist ärgerlicher, unnötiger und teurer, als eine verpasste Vertragsfrist. Viele Verträge verlängern sich automatisch nach Ablauf einer bestimmten Kündigungsfrist oder müssen regelmäßig erneuert werden. Deshalb ist das Fristen-Monitoring, also die Überwachung aller Vertragsfristen, eine wichtige Aufgabe im Vertragsmanagement.
Hast du Fristen sauber im Blick, kannst du rechtzeitig auf Änderungen reagieren. Für Lieferantenverträge lassen sich dann ggf. günstigere Konditionen aushandeln; Mitarbeiter:innen mit befristeten Arbeitsverträgen im Unternehmen halten.
Hier ein Überblick über Termine, Fristen und Daten, die du als Vertragsmanager im Blick haben solltest:
- Mindestvertragslaufzeiten
- Kündigungsfristen
- Verlängerungsoptionen
- Überschreitung von Schwellwerten
- Wiedervorlagen
- Mindest- und Maximalaufbewahrungsfristen
Beispiel: Dein Unternehmen plant einen Umzug in ein neues Büro und hat das neue Bürogebäude schon angemietet. Durch eine verpasste Kündigungsfrist im alten Mietvertrag läuft dieser aber nun noch mindestens einige Monate weiter – eine zusätzliche und unnötige Mehrbelastung für die Firma, die durch besseres Fristen-Monitoring hätte vermieden werden können.
Beim Fristen-Monitoring unterstützen dich CLM-Tools mithilfe von automatischen Erinnerungen und internen Kalendern, in denen du alle wichtigen Termine stets im Überblick hast. So minimierst du gewisse Vertragsrisiken schon im Vorfeld.
PACTA erinnert dich nicht nur an Vertragsfristen, sondern analysiert deine Vertragsdokumente KI-gestützt
Screenshot: trusted.de
Quelle: pacta.ai
Reporting
Gesetz zur Kontrolle und Transparenz in Unternehmen
KonTraG trat bereits Anfang 1998 in Kraft und soll die Corporate Governance in deutschen Unternehmen verbessern. Das Gesetz verpflichtet Unternehmen zu Risikoanalysen und entsprechenden Maßnahmen. Das betrifft vor allem Unternehmen, die auf Basis von (Kunden-)Projekten arbeiten, etwa IT-Systemhäuser, Bauunternehmen oder Architekturbüros.
Das Vertragsreporting fokussiert sich vor allem auf die Auswertung deiner Verträge.
Das kann verschiedene Dimensionen haben: Zum Beispiel kannst du bestimmte Leistungskennzahlen überwachen, Vertragswerte analysieren, die Einhaltung von zugesicherten Qualitätsstandards oder Terminen überprüfen und deine Ausgaben kontrollieren. Oder es geht darum, die Einhaltung gesetzlicher oder interner Vorgaben und Richtlinien im Auge zu behalten.
Das Vertragsreporting ist nicht für alle Unternehmen gleich wichtig; aber gerade Rechtsabteilungen, Einkäufer:innen oder Sales-Teams können auf eine saubere Überwachung und Analyse der Vertragsdaten kaum verzichten!
Beispiel: Dein Unternehmen betreibt einen Online-Versandhandel und hat diverse Verträge mit Verkäufer:innen und Lieferant:innen geschlossen. Mithilfe von Berichten und Auswertungen lässt sich überprüfen, ob sich alle deine Vertragspartner an festgeschriebene Bedingungen, etwa Liefertermine und Zahlungsfristen halten. Bei Abweichungen kannst du schnell reagieren und die Verluste gering halten.
Docusign erlaubt benutzerdefinierte Reportings und zählt hier derzeit zu den stärksten Vertragsmanagement-Tools
Screenshot: trusted.de
Quelle: docusign.com
Vertragsverwaltung, Aufbewahrung und Archivierung
Zu guter Letzt dreht es sich im Vertragsmanagement auch um die (revisions)sichere Ablage, Aufbewahrung und Archivierung abgeschlossener Verträge. Das betrifft aktive wie inaktive Verträge, wobei es für die Mindestaufbewahrungszeit gesetzliche Fristen gibt, die sich von Vertragsart zu Vertragsart unterscheiden können.
Aufbewahrungsfristen im Vertragsmanagement
Für Unternehmen gibt es teils strenge gesetzliche Vorgaben, wie lange bestimmte Vertragswerke und dazugehörige Dokumente aufbewahrt werden müssen. Für Geschäftsbriefe, Handelsbriefe, Mahnungen und Verträge gilt beispielsweise eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren nach Ablauf des Vertrages.
Digitale Lösungen liefern auch für diese Herausforderung eine Lösung. Mithilfe von sicheren Cloud-Speichern oder CLM-Tools kannst du deine Verträge auf einer zentralen Plattform ablegen, speichern und archivieren.
Dein Vertragsmanagement-Tool wird dadurch zum “Single Point of Truth”, der es dir ermöglicht, deinen Vertragsbestand gesetzeskonform abzulegen – ohne Aktenregale und Berge von Papier.
Je nach Tool kannst du eigene Ordnersysteme für die Vertragsablage und revisionssichere Archivierung anlegen
Screenshot: trusted.de
Quelle: contracthero.com
Beteiligte Personen und Abteilungen im Vertragsmanagement
Je nach Unternehmensgröße und Branche kann eine Vielzahl an Personen im Vertragsmanagement beteiligt sein. Wer konkret für welchen Bereich zuständig ist, hängt aber natürlich immer von der jeweiligen Unternehmensstruktur ab.
Grob kannst du aber folgende Einteilung stehen lassen:
- Vertrieb: Schließt Verträge mit neuen Kunden und wickelt diese ab.
- Einkauf: Schließt Verträge mit Geschäftspartnern wie Lieferant:innen, Makler:innen und Partner:innen und wickelt diese ab.
- Rechtsabteilung: Überwacht die Einhaltung gesetzlicher, gesellschaftlicher und interner Vorschriften.
- IT: Ist für die Beschaffung und Wartung von Software, also etwa der Vertragsmanagement-Software, zuständig; aber auch bei Leasingverträgen, z.B. für Hardware.
- Personalabteilung/HR-Team: Erstellt und verwaltet Arbeitsverträge, Bewerbungsunterlagen, digitale Personalakten, usw.
- Buchhaltung und Rechnungswesen: Erstellt Rechnungen und kümmert sich ggf. um die rechtssichere (GoBD-konforme) Archivierung aller entsprechenden Dokumente.
