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fynk Vertragsmanagement

Vertragsmanagement Software

4.7
(12)
Verifiziertes Profil

fynk Vertragsmanagement Erfahrungen 2024 » Test, Details & Features

Du willst dein Vertragsmanagement automatisieren und KI-gestützt in das digitale Zeitalter holen? Mit fynk habe ich einen geeigneten Kandidaten für dieses Vorhaben getestet. Das Ergebnis: fynk hält, was es verspricht und liefert CLM in Reinform.

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Testfazit: Meine Erfahrungen mit fynk Vertragsmanagement

sehr gut
1,2
Test
07/2024

fynk hat geliefert wie versprochen und mich im Test mehr als überzeugt! Leistungsstärke, gepaart mit hoher Benutzerfreundlichkeit und einer einfachen Bedienung. Außerdem ist fynk wandelbar und flexibel für viele verschiedene Einsatzgebiete geeignet. Top!

Test & Erfahrungsbericht
Sehr gut (1,2)
Ablage & Archivierung
Sehr gut (1,4)
Vertragserstellung
Sehr gut (1,0)
Workflow & Zusammenarbeit
Sehr gut (1,2)
Digitale Signaturen
Sehr gut (1,2)
Auswertung & Reporting
Gut (1,9)
Vertrag & Kosten
Sehr gut (1,0)
Usability
Sehr gut (1,0)
Sicherheit & Datenschutz
Sehr gut (1,2)
Service & Support
Sehr gut (1,5)
Vorteile
  • Integrierte Vertrags-Erstellung
  • KI-Unterstützung
  • Für viele Use-Cases geeignet
  • Hohe Benutzerfreundlichkeit
  • DSGVO-konform
Nachteile
  • Keine Vertragsduplizierung
fynk Vertragsmanagement
4.7
(12)

Was ist fynk Vertragsmanagement?

fynk ist eine leistungsstarke und intuitive Vertragsmanagement- und E-Signatur-Lösung aus Österreich. Die Cloud-basierte Anwendung ist für kleine bis große Unternehmen geeignet und unterstützt den kompletten Vertragsprozess von der Erstellung, Unterzeichnung bis zur revisionssicheren Archivierung. fynk ist rechtssicher und eIDAS- sowie DSGVO-konform.

Screenshots

Essential Growth Advanced Pro
Preis
89,00 € / monatlich 249,00 € / monatlich 379,00 € / monatlich Auf Anfrage
Keine Unterschiede vorhanden

Top-Features

Automatische Texterkennung (OCR)
Dokumenteneditor
Automatische Vertragsanalyse (KI)
Art der Signatur
Einfache Elektronische Signatur (EES)
Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES)
Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)
Einfache Elektronische Signatur (EES)
Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES)
Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)
Einfache Elektronische Signatur (EES)
Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES)
Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)
Einfache Elektronische Signatur (EES)
Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES)
Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)
Serverstandort(e)
Frankfurt, Deutschland Frankfurt, Deutschland Frankfurt, Deutschland Frankfurt, Deutschland
Unterstützte Plattformen
Web-App
Web-App
Web-App
Web-App
Geeignet für
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Keine Unterschiede vorhanden

Für wen ist fynk Vertragsmanagement geeignet?

fynk eignet sich für das Contract Management in vielen verschiedenen Bereichen. Dazu zählen u.a. Legal-Teams, der Einkauf oder auch der Vertrieb. Ebenso eignet sich fynk für Finanzdienstleistungen bzw. -Operations. Hinzu kommen Kanzleien, Rechtsabteilungen oder HR-Abteilungen aller Unternehmensgrößen und Branchen.

Was unterscheidet fynk Vertragsmanagement von anderen Tools?

fynk punktet vor allem mit einem riesigen Funktionsumfang und unterstützt nicht nur die reine Vertragsverwaltung, sondern deckt den gesamten Vertrags-Prozess ab von der Erstellung bis zur Unterzeichnung ab. Besondere Stärken hat das Tool im Bereich der Automatisierung, KI-Unterstützung und standardisierten Workflows.

fynk Vertragsmanagement Video

Test & Erfahrungsbericht

Sehr gut (1,2)

fynk wurde 2022 in Wien gegründet und hat sich einer Mission verschrieben: Vertragsmanagement auf ein neues (digitales) Level heben. Das Tool setzt auf Innovation und KI-Technologien, um dieses Ziel zu erreichen. Derzeit noch hauptsächlich auf den DACH-Markt beschränkt, ist es nicht unwahrscheinlich, dass fynk bald auf dem gesamten europäischen Markt als eine Spitzenlösung etabliert ist.

fynk ist ein deutschsprachiges Contract Management System aus Österreich mit KI-Unterstützung
fynk ist ein deutschsprachiges Contract Management System aus Österreich mit KI-Unterstützung
Screenshot: trusted.de
Quelle: fynk.com

Für mich gab es nun auch eine Mission: fynk ausführlich für dich in der Praxis zu testen. Ob fynk eine Revolution im Vertragsmanagement einläutet oder einfach nur ein weiteres Contract Management System ist, erfährst du hier:

So habe ich fynk getestet
Ich wollte nicht nur wissen, welche Funktionen fynk bietet, sondern herausfinden, was ein Unternehmen mit der Anwendung konkret anstellen kann. Dafür habe ich ein Set aus Testverträgen erstellt, diese in fynk importiert und den gesamten Contract Management Lifecycle einmal “durchgespielt”. Auch die Vertragserstellung, die Usability, die Sicherheit und das Preis-Leistungs-Verhältnis sind in meine Bewertung eingeflossen.
15
Zeit (Stunden)
100
Test-Verträge
fynk Vertragsmanagement
4.7
(12)

Ablage & Archivierung

Sehr gut (1,4)

Schneller und einfacher Vertragsimport mit Dublettencheck und KI

Bevor ich mit dem Test von fynk loslegen konnte, musste ich natürlich erstmal das System mit Verträgen füttern. Dafür hatte ich mir im Vorfeld etliche dutzend Verträge und Vertragsvorlagen aus unterschiedlichsten Kategorien zusammengestellt, die ich alle als PDF-Datei in fynk importieren konnte.

Der Import selbst war kein Hexenwerk und ging bequem als Massenaktion. Einzelimport wäre natürlich auch möglich gewesen. Außerdem lieferte fynk einen Dublettencheck, der in meinem Test hervorragend doppelte Verträge erkannte und aussortierte. Super!

Cool: ich konnte meine Verträge direkt während des Upload-Vorgangs einem Team zuweisen und bei Bedarf genau wie in PACTA die KI-Analyse über meine Verträge rauschen lassen. Die KI liest dann automatisch Vertrags- und Metadaten sowie Friste und spezielle Klauseln aus und übernimmt sie ins System. So sparst du dir die manuelle Eingabe.

Die KI analysiert für dich Verträge: vollständig automatisch
Die KI analysiert für dich Verträge: vollständig automatisch
Screenshot: trusted.de
Quelle: fynk.com

Clevere Vertragsverwaltung mit Kanban-Board

Alle meine Verträge landeten dann in der zentralen Dokumentenablage von fynk.

Erstmal ungewohnt ist, dass die nicht in Ordner oder Verzeichnisse organisiert ist, sondern als einzige lange Liste daherkommt.

Ordnung entsteht durch die “Phasen”, denn fynk denkt nicht in Ordnung, sondern in Status und Dynamik. Das heißt: Jeder Vertrag wird einer Phase zugeordnet, also z.B. “Entwurf”, “Prüfung”, “Unterzeichnet”, usw.

Jede Phase hat einen eigenen Farbcode, das erleichtert die Erkennung und gibt eine gute Übersicht.

Verträge listet fynk in übersichtlichen Listenansichten mit benutzerdefinierten Labels und Tags
Verträge listet fynk in übersichtlichen Listenansichten mit benutzerdefinierten Labels und Tags
Screenshot: trusted.de
Quelle: fynk.com
Was ist ein Kanban-Board?

Kanban-Boards stammen aus dem (agilen) Projektmanagement und sollen dabei helfen, komplexe Projekte und Prozesse in einzelne Aufgaben zu unterteilen. Jede Aufgabe ist eine eigene “Karte” und wird durch verschiedene Spalten des Boards verschoben. Die einzelnen Spalten bilden einen Prozess ab. So sollen alle Beteiligten immer im Blick haben, in welchem Status eine Aufgabe sich befindet.

Wieso fynk in Phasen denkt, wird dann mit der zweiten verfügbaren Dokumentenansicht klar. Neben der nackten Liste liefert fynk nämlich ein vollwertiges Kanban-Board, mit dem du jeden Vertragsprozess nachverfolgen kannst.

Abgesehen davon, dass ich großer Kanban-Fan bin (und deswegen hier eventuell nicht ganz unvoreingenommen reagiere) ist das einfach ein cleverer Schachzug. Statt dich durch verschiedene Ordner zu klicken, hast du so alle Verträge im Blick und kannst ihren jeweiligen Status nachverfolgen.

Mit dem Kanban-Board behältst du alle Vertragsprozesse während jeder Phase im Blick
Mit dem Kanban-Board behältst du alle Vertragsprozesse während jeder Phase im Blick
Screenshot: trusted.de
Quelle: fynk.com

Und mit der automatischen Benachrichtigung erinnert dich das System an auslaufende Verträge und Fristen. Du musst also nicht regelmäßig deine Verträge prüfen, das übernimmt fynk für dich!

Gerade Unternehmen, die täglich oder beinahe täglich neue Verträge bearbeiten (müssen) profitieren von dieser Art der Vertragsverwaltung. Wer stattdessen “nur” nach einer sicheren Form der Aufbewahrung oder nach einem digitalen Archiv sucht, kann das Kanban-Board getrost ignorieren.

Fazit: fynk ist prozessorientiert und liefert smartes Vertragsmanagement

Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation

fynk beweist, dass Vertragsverwaltung nicht dröge sein muss. Mir hat der Test mit dem Tool sogar richtiggehend Spaß gemacht!

Die KI von fynk nimmt dir nämlich einiges an Arbeit ab. Die automatischen Erinnerungen und Benachrichtigungen entlasten zusätzlich. Mit dem innovativen Kanban-Board konnte ich in meinem Test alle Vertragsprozesse vom Entwurf bis zur Unterzeichnung gut im Blick behalten. Dass fynk kein Ordnersystem zur Ablage anbietet, könnte für viele ein Wermutstropfen sein; denn gerade bei einer großen Zahl von Verträgen kann die reine Listenansicht schon mal unübersichtlich werden. Aber das ist halt die Philosophie von fynk.

Unterm Strich erfindet fynk das Vertrags-Rad damit nicht neu, bringt aber definitiv Tempo in die Vertragsverwaltung und bietet Unternehmen, die täglich mit Verträgen arbeiten, mehr Kontrolle. Deswegen bewerte ich fynk in Sachen Vertragsverwaltung mit der Note 1,4 (sehr gut). Damit braucht fynk sich nicht zu verstecken; auch wenn z.B. ContractHero (1,0) im aktuellen Vergleich noch besser abgeschnitten hat.

Die wichtigsten Features für die Vertragsverwaltung in fynk:

  • Listenansicht und Kanban-Board: fynk liefert eine klassische Listenansicht mit benutzerdefinierten Spalten und ein innovatives Kanban-Board für Vertragsprozesse
  • Einzel- und Massenimport: fynk erlaubt sowohl den Einzel- als auch Massenimport von Textdokumenten und Verträgen im PDF- und DOCX-Format
  • Dublettencheck: Das System erkennt automatisch Dubletten und gibt dir die Möglichkeit, den Import mehrfach vorhandener Dokumente zu verhindern
  • KI-Analyse: Die KI-Analyse erkennt Stamm- und Metadaten, Vertragsinhalte, Fristen und -Termine und übernimmt diese selbstständig ins System
  • Kalenderfunktion: fynk hat einen Kalender in das zentrale Dashboard integriert. Hier kannst du anstehende Termine und Fristen einsehen
  • Datenextraktion: Die KI übernimmt automatisch Termine in den Kalender
  • Automatische Erinnerungen: Das System erinnert dich je nach Einstellung an Fristen, Termine und auslaufende Verträge bzw. Vertragsverlängerungen
  • Volltextsuche: Mit Filteroptionen und der Volltextsuche können User Dokumente oder spezifische Vertragsabschnitte finden und direkt darauf zugreifen
fynk Vertragsmanagement
4.7
(12)

Vertragserstellung

Sehr gut (1,0)

Vertragserstellung mit wenigen Klicks dank Vertragsvorlagen

Kommen wir zu einem Kernstück von fynk; dem integrierten Dokumenteneditor. Ohne zu viel vorwegzunehmen: der hat’s drauf! Aber schauen wir uns das Feature einmal im Detail an:

Im Grunde bietet fynk zwei Wege an, um neue Verträge oder Dokumente (Formulare, Angebote, Kostenvoranschläge etc.) zu erstellen. Entweder du bedienst dich an einer vorher erstellten und abgespeicherten Vorlage oder du startest bei null mit einem leeren Dokument. Beide Wege führen nach Rom, die Arbeit mit Vorlagen hat aber natürlich einige Vorteile.

Einmal erstellt und abgespeichert, kannst du in wenigen Klicks Anpassungen vornehmen, also etwa Vertragsvorlagen personalisieren oder Inhalte bearbeiten. Das spart Zeit, es lohnt sich also, etwas Arbeit in die Vorlagenbibliothek zu investieren. Außerdem hat die Arbeit mit Vorlagen den Vorteil, dass du Inhalte so vorab genehmigen kannst und Fehler in der Vertragserstellung vermeidest.

Die Erstellung von Vorlagen ist nicht ganz einfach, einmal gemacht, profitierst du aber immer wieder
Die Erstellung von Vorlagen ist nicht ganz einfach, einmal gemacht, profitierst du aber immer wieder
Screenshot: trusted.de
Quelle: fynk.com

Leistungsstarker Dokumenteneditor mit KI-Unterstützung

Aber auch die Erstellung “from Scratch”, also mit einem leeren Dokument funktioniert! Hier brauchte ich im Test etwas Geduld. Das Feature kommt zwar in einem Gewand daher, das an MS Word erinnert, bietet aber nicht dieselben Funktionen wie ein herkömmliches Textverarbeitungsprogramm. Und ich brauchte ehrlich gesagt auch einfach ein wenig Zeit, um mich zurechtzufinden.

Als ich mich erst einmal eingearbeitet hatte, konnte ich mit dem Editor aber eine ganze Menge machen:

Beispielsweise konnte ich eigene Inhaltsbibliothek erstellen, also vorgefertigte Textblöcke und -bausteine abspeichern, etwa kritische Klauseln oder häufig benutzte Formulierungen. So kannst du dir auch ohne Vorlage in kurzer Zeit Verträge und Dokumente zusammensetzen. Außerdem konnte ich im Test festlegen, welche Bestandteile eine bestimmte Textgattung haben sollte: Metadaten, Signaturtypen, Verknüpfungen zu anderen Dokumenten und so weiter.

Der integrierte Dokumenten-Editor liefert alle benötigten Funktionen und arbeitet Microsoft-Word-Alike
Der integrierte Dokumenten-Editor liefert alle benötigten Funktionen und arbeitet Microsoft-Word-Alike
Screenshot: trusted.de
Quelle: fynk.com

Mit diesen festgelegten Parametern kann die KI von fynk auch automatisch Texte generieren, die deinen Vorgaben entsprechen. Das kostet zwar einmalig etwas Aufwand, die Datensätze anzulegen, eignet sich aber super für Dokumente, die du immer wieder benötigst.

Außerdem erlaubt der Editor die Erstellung markengerechter Layouts, mit eigenen Tabellenkalkulationen (für Angebote etc.) und Medieninhalten (Fotos usw.).

Spätestens hier ist dann aber definitiv etwas Übung gefragt! Zwar kannst du etliche Funktionen einfach per Drag-and-drop bedienen, ganz einfach ist der Umgang dennoch nicht.

Fazit: Die Vertragserstellung ist innovativ und funktioniert hervorragend

Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation

fynk liefert einen tatsächlich vollwertigen Editor für die Vertragserstellung und Anpassung von Dokumenten und Formularen. Das Tool ist wirklich zu gebrauchen! Besonders die Arbeit mit Vorlagen hat mir gut gefallen; einmal erstellt, kannst du damit blitzschnell und mit wenigen Klicks personalisierte bzw. angepasste Verträge erstellen.

Allerdings benötigt der Editor zu Beginn etwas Aufmerksamkeit, das Feature ist anfangs kein Selbstläufer und ganz ohne Einarbeitungszeit ging es bei mir nicht. Die Zeit ist aber gut angelegt, weil die Vertragserstellung so später (fast) zum Kinderspiel wird. Dafür gibt es von mir in Sachen “Vertragserstellung” für fynk die Bestnote 1,0 (sehr gut).

Die wichtigsten Funktionen für die Vertragserstellung in fynk:

  • Vorlagen-Bibliothek: Mit dem Editor kannst du Vorlagenerstellen oder importieren und für die Wiederverwendung abspeichern
  • Textbausteine und -Blöcke: Mit der Inhalte-Bibliothek lassen sich Textbausteine für häufig benutzte Formulierungen, Klauseln und Inhalte anlegen
  • KI-Unterstützung: Mit vordefinierten Datensätzen erstellt die KI vollkommen automatisch Verträge
  • Layout-Anpassung: Erstellung markengerechter Layouts mit Branding, Medieninhalten und Kalkulationen
  • Anhänge: Verträge lassen sich bündeln und mit Anhängen und Verweisen versehen
fynk Vertragsmanagement
4.7
(12)

Workflow & Zusammenarbeit

Sehr gut (1,2)

Teams, Rollen und Berichtigungen in fynk

Wie vorhin bereits kurz erwähnt, bietet fynk die Möglichkeit Teams einzurichten. In Kombination mit Berechtigungen und Rollen war es mir so möglich, Abteilungen, Unterorganisationen oder Projektgruppen abzubilden.

Beispielsweise kannst du deinem Vertriebsteam einen eigenen Arbeitsbereich einrichten, indem dieses zwar Angebote und Kostenvoranschläge erstellen kann, aber keinen Zugriff auf Personalverträge und dergleichen hat.

Keine Kontaktdatenbank, aber etwas Ähnliches

fynk hat übrigens keine separate Kontaktdatenbank. Allerdings konnte ich im Test Parteien und damit beispielsweise wiederkehrende bzw. häufige Vertragspartner anlegen. Und auch zu Verträgen lassen sich verknüpfte Kontaktdaten hinterlegen.

Du kannst Vertragsparteien anlegen und mit allen wichtigen Kontaktdaten abspeichern
Du kannst Vertragsparteien anlegen und mit allen wichtigen Kontaktdaten abspeichern
Screenshot: trusted.de
Quelle: fynk.com

Reibungslose Zusammenarbeit an Verträgen + automatische Workflows

Für die Zusammenarbeit ist fynk gut aufgestellt: Als User kannst du nämlich mit deinen Kolleg:innen (oder auch Externen) gemeinsam an Verträgen arbeiten, Kommentare direkt in Vertragsentwürfen hinterlassen, Änderungen im Vorschlagsmodus einbringen und Vorschläge anderer überprüfen. fynk aktualisiert Dokumente dabei in Echtzeit, du behältst also jederzeit den Überblick über verschiedene Versionen eines Vertrages.

Zusätzlich konnte ich im Test Automatisierungen erstellen. Das ging überraschend einfach und ist besonders für wiederkehrende Aufgaben eine echte Erleichterung. Vertragskategorie XY landet dann beispielsweise zur Überprüfung und Freigabe immer bei einer bestimmten Person. So schiebt dir fynk entspannt Verträge durch alle Bearbeitungsphasen und du sparst dir die manuelle Zuweisung.

Automatisierungen sind schnell und einfach aufgesetzt: das kriegen auch absolute Neulinge mit fynk hin!
Automatisierungen sind schnell und einfach aufgesetzt: das kriegen auch absolute Neulinge mit fynk hin!
Screenshot: trusted.de
Quelle: fynk.com

Fazit: Kollaboration auf hohem Niveau

Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation

fynk ist nicht einfach “eine weitere CL-Lösung”, sondern geht das Thema Zusammenarbeit mit viel Enthusiasmus an. Das zeigt sich in der präzisen Abbildung von Zugriffsrechten, Rollen und Teams und auch in Sachen Automatisierungen konnte fynk bei mir im Test punkten. Mit wenigen Klicks konnte ich Abläufe in feste Workflows gießen und Zeit sparen gehen.

Was mir außerdem gut gefallen hat, waren die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit bei der Vertragserstellung bzw. -bearbeitung. Statt sich wieder und wieder neue Versionen zuzusenden, kann man mit fynk in Echtzeit arbeiten und hat dabei eine saubere Versionskontrolle. Fein!

Dafür gibt es die Note 1,2 (sehr gut) für “Workflow & Zusammenarbeit”.

Die wichtigsten Features für die Kollaboration in fynk:

  • Teams: fynk ermöglicht die Einrichtung von Teams und Abteilungen mit jeweils eigenen Arbeitsbereichen und Zuständigkeiten
  • Rollen und Berechtigungen: Jedem Nutzeraccount kann ein bestimmtes Rollenprofil mit definierten Zugriffsberechtigungen zugewiesen werden
  • Zusammenarbeit: Du kannst mit Kolleg:innen oder auch Externen gemeinsam an Dokumenten arbeiten und den Vorschlagsmodus für Änderungen nutzen
  • Kommentarfunktion: Kommentare lassen sich direkt über den Webbrowser an Vertragsdokumente und Entwürfe anheften
  • Automatisierungen: Automatisierungen für Workflows lassen sich vergleichsweise einfach und schnell einrichten
fynk Vertragsmanagement
4.7
(12)

Digitale Signaturen

Sehr gut (1,2)

Rechtssichere Signaturen nach eIDAS-Verordnung

Nächstes Thema: Wenn deine Verträge im System sind – ob nun importiert oder direkt in fynk erstellt – geht es weiter zum nächsten Prozessschritt: Die digitale Unterzeichnung.

Dazu erstmal die wichtigsten Hardfacts. fynk unterstützt alle Typen von digitalen Signaturen (EES, FES und QES), ist vollständig eIDAS-konform und damit zu 100 % rechtssicher.

In Sachen Signaturprozess setzt fynk auf Geschwindigkeit

Das sollte für eine moderne Vertragsmanagement- oder Signaturlösung aber Standard sein! Wo also liegt die Besonderheit von fynk?

Genau wie in der Vertragsverwaltung setzt fynk in Sachen Signaturen auf Geschwindigkeit.

Der Signaturprozess als solcher ist ziemlich einfach gestrickt: Ich konnte im Test auswählen, welchen Signaturtypen ich für das vorliegende Dokument nutzen wollte. Im nächsten Schritt musste ich nur festlegen, welche Parteien den Vertrag unterzeichnen sollten – und bei Bedarf in welcher Reihenfolge. Per Drag-and-Drop setzte ich dann die entsprechenden Signaturfelder im Dokument.

Und das war es auch schon; im Anschluss konnte ich meine Signatureinladung per E-Mail verschicken.

Die eigentliche Unterschrift können User dann bequem hochladen, direkt im Webbrowser zeichnen (mit der Maus oder einem Smart Pen) oder auch mit der Tastatur eingeben. Dass dabei drei Farben (schwarz, hell- und dunkelblau) zur Auswahl stehen ist eine nette Spielerei, aber nicht wirklich ausschlaggebend. Danach kann man dann mit einem Klick die ausgewählte Signatur bestätigen und zack: Unterschrift erledigt.

fynk unterstützt alle Typen von elektronischen Unterschriften: einfach, schnell und zuverlässig
fynk unterstützt alle Typen von elektronischen Unterschriften: einfach, schnell und zuverlässig
Screenshot: trusted.de
Quelle: fynk.com

Mobile Signatur und 2-Faktor-Authentifizierung

Ein weiterer Vorteil von fynk ist, dass Signaturen praktisch von überall aus erfolgen können. Da die Software cloudbasiert ist, brauchst du im Grunde nur eine stehende Internetverbindung. Die Authentifizierung läuft dann über den Identitätsnachweis mit einer 2-Faktor-Authentifizierung via Handynummer bzw. SMS-Code.

Für die Nutzung von QES-Unterschriften ist dann eine Identifizierung per VideoIdent-Verfahren nötig. Das ist aber keine Besonderheit von fynk, sondern gesetzlich so vorgeschrieben. Hier arbeitet fynk mit unterschiedlichen Vertrauensdienstanbietern zusammen, in Deutschland kann das zum Beispiel D-Trust sein.

Alle Vertrauensdienstanbieter sind eIDAS- und DSGVO-konform.

Fazit: Einfach und schnell – Signaturen in Bestzeit

Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation

Zum Thema “Electronic Signature” gibt es nicht viel zu sagen: fynk funktioniert hier reibungslos, unkompliziert und zuverlässig. Viel einfacher kann man den Unterzeichnungs-Prozess nun wirklich nicht gestalten und ich hatte im Test keine Probleme. Damit sollten auch Neulinge im digitalen Vertragsmanagement gut zurechtkommen. Dafür gibt es von mir die Teilnote 1,2 (sehr gut) für das Testkriterium “Digitale Signatur”.

Die wichtigsten Features für die digitale Signatur in fynk:

  • Alle Signaturtypen: fynk unterstützt alle Typen von elektronischen Signaturen (EES, FES, QES)
  • eIDAS-konform: Das Tool ist eIDAS-konform und rechtssicher
  • Abhängigkeiten: Unterschriften können in einer festgelegten Reihenfolge eingefordert werden
  • Ortsunabhängig: Signaturen können von jedem internetfähigen Gerät direkt im Webbrowser erfolgen
fynk Vertragsmanagement
4.7
(12)

Auswertung & Reporting

Gut (1,9)

Standard-Reportings im zentralen Dashboard

fynk verfügt über ein zentrales User-Dashboard. Hier spuckt das Tool verschiedene Metriken aus, die sich vor allem um das Daily Business drehen: offene Aufgaben, bereits erledigte Aufgaben sowie Fristen und Umsätze von Verträgen. Soweit nichts Originelles, sondern eher Standard - aber immerhin! Außerdem können sich User individuelle Auswertungen auf Basis der automatischen ausgelesenen Vertragsdaten ausgeben lassen. Passt!

Das zentrale Dashboard liefert alle grundlegenden Metriken
Das zentrale Dashboard liefert alle grundlegenden Metriken
Screenshot: trusted.de
Quelle: fynk.com

Eine kleine Besonderheit, die mir ausgesprochen gut gefallen hat, liefert fynk noch dazu. Und das ist die im unteren Bereich des Dashboards integrierte Kalenderansicht. Hier zeigt das Tool anstehende Fristen und Termine; du musst also nicht erst eine Kalenderanwendung mit fynk verknüpfen, um up to date zu bleiben.

Mit der integrierten Kalenderansicht behältst du anstehende Termine, Fristen und auslaufende Verträge im Blick!
Mit der integrierten Kalenderansicht behältst du anstehende Termine, Fristen und auslaufende Verträge im Blick!
Screenshot: trusted.de
Quelle: fynk.com

Fazit: Solides Reporting ohne große Überraschungen

Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation

Ich will fynk aber auch nicht über den grünen Klee loben. Es liefert im Dashboard einige Auswertungen und neben Vertragswerten und Abschlüssen kannst du auch anstehende Aufgaben und Aktivitäten einsehen. Die Einbindung einer Kalenderansicht ist sinnvoll und nützlich.

Die benutzerdefinierten Auswertungen zu Verträgen sind eine feine Sache und für eine Contract Management Solution eher ungewöhnlich. Insofern schneidet fynk hier solide ab. Dafür gibt es die Teilnote 1,9 (gut) für “Analyse & Reporting”.

Die wichtigsten Features für Analyse & Reporting in fynk

  • Zentrales Dashboard: Über das zentrale User- (bzw. Admin-)Dashboard siehst du aktuelle Vertragsabschlüsse und -Werte
  • Benutzerdefinierte Auswertungen: fynk erstellt individuelle Auswertungen auf Basis der automatischen Vertragsanalyse
  • Aufgaben: Aufgaben und Aktivitäten zeigt dir das Board, sodass du alle Vertragsprozesse im Blick behältst
  • Kalenderansicht: fynk bindet eine Kalenderansicht in das Dashboard ein: hier siehst du anstehende Termine und Vertragsfristen und kannst mit der Erinnerungsfunktion auslaufende Verträge oder Fristen nicht mehr verpassen
fynk Vertragsmanagement
4.7
(12)

Vertrag & Kosten

Sehr gut (1,0)

Wie viel kostet fynk?

fynk startet im Tarif “Essential” bei monatlichen Kosten von 89 € und integriert hier 2 Nutzerlizenzen und bis zu 50 aktive Vertragsdokumente. “Growth” und “Advanced” sind ab 249 € bzw. 379 € monatlich erhältlich und erweitern den Funktionsumfang deutlich. Außerdem gibt es einen individuell konfigurierbaren Tarif. Mit einer jährlichen Zahlweise können User in allen Tarifen bis zu 22 % sparen.

Hier die Tarife und einige Funktionen im Vergleich:

EssentialGrowthAdvancedPro
Benutzerlizenz258auf Anfrage
Verträge503001.000unbegrenzt
SignaturenEES, FES, QESEES, FES, QESEES, FES, QESEES, FES, QES
KI-AnalyseJaJaJaJa
BrandingNeinJaJaJa
SupportStandardStandardStandardPriority
Ein Überblick über die verschiedenen fynk-Tarife und Editionen
Ein Überblick über die verschiedenen fynk-Tarife und Editionen
Screenshot: trusted.de
Quelle: fynk.com
fynk Vertragsmanagement
4.7
(12)

Usability

Sehr gut (1,0)

Zur Benutzerfreundlichkeit von fynk gibt es ehrlich gesagt nicht viel zu sagen. fynk ist weitgehend intuitiv aufgebaut und hat genau wie PACTA eine aufgeräumte, moderne und ansprechende Oberfläche. Hier sollten sich nach einer kurzen Einarbeitungszeit also auch komplette Neulinge schnell zurechtfinden.

Mir hat die Optik des Userinterface gut gefallen: schlicht und sachlich, ohne dabei gleich spröde zu werden. So mag ich Software! Für die Usability des Tools vergebe ich daher die Testnote 1,4 (sehr gut).

fynk Vertragsmanagement
4.7
(12)

Sicherheit & Datenschutz

Sehr gut (1,2)

fynk ist für den europäischen Markt konzipiert und entsprechend für die strengen EU-Datenschutzrichtlinien optimiert. Das Tool wird über Server in Frankfurt am Main gehostet, wobei als Betreiber hier Amazon Web Services (AWS) fungiert, und ist DSGVO-konform. Die Server sind nach ISO 27001 zertifiziert. Datenübertragungen sind grundsätzlich mit TLS-128 verschlüsselt.

Hier gibt es nichts zu Meckern, darum vergebe ich für fynk in Sachen Sicherheit & Datenschutz die Teilnote 1,2 (sehr gut).

fynk Vertragsmanagement
4.7
(12)

Service & Support

Sehr gut (1,5)

Allgemeines zum Support von fynk

fynk liefert einen vergleichsweise breit aufgestellten Support mit mehreren Kanälen. Dazu gehören die Standardoptionen Telefon und E-Mail und ein Live-Chat, der direkt über die Benutzeroberfläche erreichbar ist. Außerdem gibt es einen FAQ-Bereich für den Self-Service. Die unterstützen Sprachen sind bisher auf Englisch und Deutsch begrenzt. Grundsätzlich ist fynk 24/7 für Supportanfragen erreichbar.

Meine Erfahrungen mit dem Support von fynk

fynk bemüht sich um eine schnelle Beantwortung. Die Antwortzeit hängt dabei natürlich auch von der Komplexität der Anfrage ab. Kleine Probleme lassen sich innerhalb weniger Minuten im Live-Chat klären, ansonsten liegt die Bearbeitungszeit bei knapp einer Stunde - was sehr gut ist! Innerhalb von 24h erhalten User spätestens eine Antwort vom fynk Support-Team.

In meinem Test waren die Antworten kompetent und hilfreich - allerdings hatte ich auch keine wirklichen Probleme mit der Anwendung. Was natürlich wiederum auch für fynk spricht.

So bewerten Kund:innen den fynk-Support: Eine überwiegende Mehrheit der fynk-User und Kund:innen bewerten den Kundenservice sehr positiv. Negative Erfahrungen gibt es kaum, im Gegenteil: Stichworte, die immer wieder fallen sind “schnell” und “hilfsbereit”.

Für eine Contract-Management-Software liefert fynk einen sehr guten Support, der sich sehen lassen kann. Gerade Anbieter aus Übersee (UK oder USA) sind da oft deutlich intransparenter und weniger kundenorientiert – bzw. nicht fokussiert auf deutsche Kund:innen. Deswegen gibt es für den Support von fynk die Testnote 1,5 (sehr gut).

fynk Vertragsmanagement
4.7
(12)

Fazit

sehr gut
1,2
Test
07/2024

fynk konnte tatsächlich halten, was es verspricht! Die Funktionen sind leistungsstark und egal ob Dokumentenmanagement oder Vertragserstellung: mit fynk geht fast alles den einen Tick schneller, als in vergleichbaren Anwendungen. Besonders überzeugen konnte mich die KI-Einbindung und der integrierte Dokumenten-Editor. Mit etwas Anfangsaufwand kann man so später Verträge mit wenigen Klicks erstellen. Stark! Außerdem hat mich der kollaborative Charakter von fynk ziemlich beeindruckt. Und auch in Sachen Benutzerfreundlichkeit und Support punktet fynk: Das Tool liefert für eine Contract-Management-Software einen fast schon außergewöhnlich guten Support: Das kann sich wirklich sehen lassen. Gerade Anbieter aus Übersee (UK, USA) sind da oft deutlich intransparenter und weniger kundenorientiert.

Test & Erfahrungsbericht
Sehr gut (1,2)
Ablage & Archivierung
Sehr gut (1,4)
Vertragserstellung
Sehr gut (1,0)
Workflow & Zusammenarbeit
Sehr gut (1,2)
Digitale Signaturen
Sehr gut (1,2)
Auswertung & Reporting
Gut (1,9)
Vertrag & Kosten
Sehr gut (1,0)
Usability
Sehr gut (1,0)
Sicherheit & Datenschutz
Sehr gut (1,2)
Service & Support
Sehr gut (1,5)
Vorteile
  • Integrierte Vertrags-Erstellung
  • KI-Unterstützung
  • Für viele Use-Cases geeignet
  • Hohe Benutzerfreundlichkeit
  • DSGVO-konform
Nachteile
  • Keine Vertragsduplizierung
fynk Vertragsmanagement
4.7
(12)

Änderungshistorie

18.07.2024
fynk - Test

trusted hat fynk im Rahmen des großen Vertragsmanagement-Tests eingehend überprüft und in der Praxis getestet. Das Ergebnis: fynk erzielt eine Testnote von 1,2 und landet auf Platz 1 von 5.

Bewertung abgeben

Über fynk Vertragsmanagement

fynk kommt aus Österreich, wurde 2022 gegründet und hat seinen Sitz in Wien. Das Team hat es sich zur Aufgabe gemacht, Vertragsmanagement und alle damit verbundenen Prozesse und Aufgaben vollständig zu automatisieren. Aktuell vorrangig auf den DACH-Markt fokussiert, bietet fynk mit einer vollständigen englischsprachigen Version Potenzial für den anglo-amerikanischen Raum.

fynk Vertragsmanagement
4.7
(12)

Babbel Bewertungen

4.5
918.106 Bewertungen
davon sind
918.006 Bewertungen
aus 3 anderen Quellen

Bewertungsquellen

203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
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