Schneller und einfacher Vertragsimport mit Dublettencheck und KI
Bevor ich mit dem Test von fynk loslegen konnte, musste ich natürlich erstmal das System mit Verträgen füttern. Dafür hatte ich mir im Vorfeld etliche dutzend Verträge und Vertragsvorlagen aus unterschiedlichsten Kategorien zusammengestellt, die ich alle als PDF-Datei in fynk importieren konnte.
Der Import selbst war kein Hexenwerk und ging bequem als Massenaktion. Einzelimport wäre natürlich auch möglich gewesen. Außerdem lieferte fynk einen Dublettencheck, der in meinem Test hervorragend doppelte Verträge erkannte und aussortierte. Super!
Cool: ich konnte meine Verträge direkt während des Upload-Vorgangs einem Team zuweisen und bei Bedarf genau wie in PACTA die KI-Analyse über meine Verträge rauschen lassen. Die KI liest dann automatisch Vertrags- und Metadaten sowie Friste und spezielle Klauseln aus und übernimmt sie ins System. So sparst du dir die manuelle Eingabe.
Die KI analysiert für dich Verträge: vollständig automatisch
Screenshot: trusted.de
Quelle: fynk.com
Clevere Vertragsverwaltung mit Kanban-Board
Alle meine Verträge landeten dann in der zentralen Dokumentenablage von fynk.
Erstmal ungewohnt ist, dass die nicht in Ordner oder Verzeichnisse organisiert ist, sondern als einzige lange Liste daherkommt.
Ordnung entsteht durch die “Phasen”, denn fynk denkt nicht in Ordnung, sondern in Status und Dynamik. Das heißt: Jeder Vertrag wird einer Phase zugeordnet, also z.B. “Entwurf”, “Prüfung”, “Unterzeichnet”, usw.
Jede Phase hat einen eigenen Farbcode, das erleichtert die Erkennung und gibt eine gute Übersicht.
Verträge listet fynk in übersichtlichen Listenansichten mit benutzerdefinierten Labels und Tags
Screenshot: trusted.de
Quelle: fynk.com
Was ist ein Kanban-Board?
Kanban-Boards stammen aus dem (agilen) Projektmanagement und sollen dabei helfen, komplexe Projekte und Prozesse in einzelne Aufgaben zu unterteilen. Jede Aufgabe ist eine eigene “Karte” und wird durch verschiedene Spalten des Boards verschoben. Die einzelnen Spalten bilden einen Prozess ab. So sollen alle Beteiligten immer im Blick haben, in welchem Status eine Aufgabe sich befindet.
Wieso fynk in Phasen denkt, wird dann mit der zweiten verfügbaren Dokumentenansicht klar. Neben der nackten Liste liefert fynk nämlich ein vollwertiges Kanban-Board, mit dem du jeden Vertragsprozess nachverfolgen kannst.
Abgesehen davon, dass ich großer Kanban-Fan bin (und deswegen hier eventuell nicht ganz unvoreingenommen reagiere) ist das einfach ein cleverer Schachzug. Statt dich durch verschiedene Ordner zu klicken, hast du so alle Verträge im Blick und kannst ihren jeweiligen Status nachverfolgen.
Mit dem Kanban-Board behältst du alle Vertragsprozesse während jeder Phase im Blick
Screenshot: trusted.de
Quelle: fynk.com
Und mit der automatischen Benachrichtigung erinnert dich das System an auslaufende Verträge und Fristen. Du musst also nicht regelmäßig deine Verträge prüfen, das übernimmt fynk für dich!
Gerade Unternehmen, die täglich oder beinahe täglich neue Verträge bearbeiten (müssen) profitieren von dieser Art der Vertragsverwaltung. Wer stattdessen “nur” nach einer sicheren Form der Aufbewahrung oder nach einem digitalen Archiv sucht, kann das Kanban-Board getrost ignorieren.
Fazit: fynk ist prozessorientiert und liefert smartes Vertragsmanagement
Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation
fynk beweist, dass Vertragsverwaltung nicht dröge sein muss. Mir hat der Test mit dem Tool sogar richtiggehend Spaß gemacht!
Die KI von fynk nimmt dir nämlich einiges an Arbeit ab. Die automatischen Erinnerungen und Benachrichtigungen entlasten zusätzlich. Mit dem innovativen Kanban-Board konnte ich in meinem Test alle Vertragsprozesse vom Entwurf bis zur Unterzeichnung gut im Blick behalten. Dass fynk kein Ordnersystem zur Ablage anbietet, könnte für viele ein Wermutstropfen sein; denn gerade bei einer großen Zahl von Verträgen kann die reine Listenansicht schon mal unübersichtlich werden. Aber das ist halt die Philosophie von fynk.
Unterm Strich erfindet fynk das Vertrags-Rad damit nicht neu, bringt aber definitiv Tempo in die Vertragsverwaltung und bietet Unternehmen, die täglich mit Verträgen arbeiten, mehr Kontrolle. Deswegen bewerte ich fynk in Sachen Vertragsverwaltung mit der Note 1,4 (sehr gut). Damit braucht fynk sich nicht zu verstecken; auch wenn z.B. ContractHero (1,0) im aktuellen Vergleich noch besser abgeschnitten hat.
Die wichtigsten Features für die Vertragsverwaltung in fynk:
Listenansicht und Kanban-Board: fynk liefert eine klassische Listenansicht mit benutzerdefinierten Spalten und ein innovatives Kanban-Board für Vertragsprozesse
Einzel- und Massenimport: fynk erlaubt sowohl den Einzel- als auch Massenimport von Textdokumenten und Verträgen im PDF- und DOCX-Format
Dublettencheck: Das System erkennt automatisch Dubletten und gibt dir die Möglichkeit, den Import mehrfach vorhandener Dokumente zu verhindern
KI-Analyse: Die KI-Analyse erkennt Stamm- und Metadaten, Vertragsinhalte, Fristen und -Termine und übernimmt diese selbstständig ins System
Kalenderfunktion: fynk hat einen Kalender in das zentrale Dashboard integriert. Hier kannst du anstehende Termine und Fristen einsehen
Datenextraktion: Die KI übernimmt automatisch Termine in den Kalender
Automatische Erinnerungen: Das System erinnert dich je nach Einstellung an Fristen, Termine und auslaufende Verträge bzw. Vertragsverlängerungen
Volltextsuche: Mit Filteroptionen und der Volltextsuche können User Dokumente oder spezifische Vertragsabschnitte finden und direkt darauf zugreifen