Docusign geht etwas andere Wege als die meisten klassischen CLM-Tools und fokussiert sich vor allem auf die schnelle und unkomplizierte Vertragsabwicklung und Unterzeichnung. Das heißt nicht zwangsläufig, dass klassische Vertragsverwaltung mit Docusign nicht geht - die Anwendung setzt nur andere Schwerpunkte. Insgesamt ein spannendes Konzept, das mich natürlich auf den ausführlichen Praxistest gespannt gemacht hat!

Docusign setzt auf einfache und schnelle Vertragsabwicklung

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Quelle: docusign.com

Also habe ich mir ein Testszenario samt fiktiver Firma zusammengeschustert und Docusign der Feuertaufe unterzogen. Wie ich das Tool erlebt habe, welche Funktionen herausstechen und was ich mit der Software alles anstellen konnte, erfährst du hier in meiner Review:

Docusign organisiert die Vertragsansicht und Dokumentablage im Look einer E-Mail-Anwendung. User haben Zugriff auf einen Posteingang mit importierten oder empfangenen Verträgen, einen Postausgang und einen “Aktion erforderlich”-Bereich. Hier liegen dann in tabellarischen Listenansichten die jeweiligen Dokumente - also etwa Verträge, die du noch freigeben, überprüfen oder zeichnen musst.

Das Tool kommt im Mailer-Look daher, du kannst aber auch Ordnerstrukturen aufbauen

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Zugegeben, das war anfangs etwas ungewohnt, ergab aber immer mehr Sinn, je länger ich mich mit Docusign beschäftigt habe. Denn so hast du alle Prozesse im Blick und musst dir nicht durch verschiedene Tags oder Labels die entsprechenden Verträge aus einer Liste zusammensuchen.

Docusign unterstützt eine Vielzahl von Dateiformaten. Neben PDFs und Worddokumenten verarbeitet das System auch Bilddateien (JPG, PNG, TIF). User haben außerdem die Wahl aus Einzel- und Massenimporten per Drag-and-drop und können sich beim Upload auf einen funktionierenden Dublettencheck verlassen.

Aber auch Fans von Ordnersystem kommen auf ihre Kosten: das Ablagesystem von Docusign ist nicht fix, sondern lässt sich benutzerdefiniert um weitere Ordner, Unterordner usw. ergänzen. Das gibt Flexibilität und erlaubt auch die Abbildung von größeren Organisationen oder Unternehmen. Fein!

Docusign zieht die Vertragsverwaltung etwas anders auf als die meisten anderen CLM-Tools. Die Postfach-Struktur ist gewöhnungsbedürftig, aber nicht grundlegend verkehrt. Außerdem können User beliebige Ordner anlegen und so den Arbeitsbereich individuell nach Bedarf gestalten. Das passt! Dafür bekommt Docusign von mir im Bereich “Ablage & Archivierung” eine solide 1,8 (gut). Suchst du nach einem Tool, das sich voll auf die Vertragsverwaltung fokussiert, könnte ContractHero eine gute Alternative sein!

Für die Vertragserstellung liefert Docusign einen eigenen Text- bzw. Dokumenteneditor. Anders als in PACTA oder fynk kannst du hier aber nicht mit einem leeren Dokument starten. Du benötigst also immer eine Vorlage, aus der du dann deine Vertragsentwürfe erstellst. Das hieß für meinen Test, dass ich mir erst einmal einige Vorlagen zusammenschustern und abspeichern musste, um die Vertragserstellung von Docusign zu testen.

Der Ansatz ist in Ordnung, wenn du oft die gleichen Verträge, bzw. die gleichen Arten von Verträgen bearbeitest. Allerdings finde ich das auch ein bisschen unflexibel.

Ohne Vorlagen geht in Docusign nichts. Einmal erstellt und abgelegt, kannst du sie immer wieder verwenden

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Die eigentliche Bearbeitung der Dokumente geht dann mit dem Editor recht gut - hier sind Standardfelder für Texteingaben, Datumsänderungen, Kontaktdaten etc. hinterlegt, die du dann im Dokument platzierst und ausfüllst.

Mit ein bisschen Übung geht das recht gut von der Hand. Allerdings gefällt mir die Vertragserstellung in fynk und PACTA deutlich besser. Das mag auch Geschmackssache sein, aber die Möglichkeiten sind bei den beiden genannten Tools einfach zahlreicher. Man kann mit leeren Dokumenten starten, Text- und Satzbausteine benutzen und im Zweifel die KI machen lassen. Trotzdem ist Docusign in Sachen Vertragserstellung nicht übel. Und zur Wahrehit gehört eben auch dazu, dass etliche CLM-Tools überhaupt keinen Text-Editor mitliefern. Insofern will ich nicht zu streng sein!

Der Editor ist funktional und mit ein bisschen Einarbeitungszeit gut zu bedienen

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Grundsätzlich ist die Vertragserstellung in Docusign gut gelöst. Allerdings seh ich es als kleines Manko, dass User auf Vorlagen zurückgreifen müssen und nicht mit einem leeren Dokument starten können. Das schränkt die Möglichkeiten etwas ein und schwächt die Funktion im direkten Vergleich zu fynk, PACTA und Co. ab. Dennoch bewerte ich Docusign in der “Vertragserstellung” mit einer 1,2 (sehr gut).

Docusign erlaubt die Einrichtung von Teams und Arbeitsbereichen. In Kombination mit Zugriffsrechten und Benutzerrollen kannst du so Zuständigkeitsbereiche und Verantwortlichkeiten sauber abbilden. Ansonsten liefert Docusign die für CLM-Tools üblichen Funktionen für automatische Erinnerungen zu Fristen und Terminen, Aufgabenerstellung und die Delegierung von Signaturprozessen und Verträgen.

Außerdem liefert Docusign einen Kollaborationsmodus für die gemeinsame Bearbeitung, Überprüfung und Freigabe von Dokumenten und Entwürfen, hier ist dann auch eine Kommentarfunktion verfügbar. Etliche der Team- bzw. Organisations-Funktionen sind aber leider erst ab den erweiterten Abonnements verfügbar, also den individuell zugeschneiderten Tarifen.

Docusign erlaubt die Erstellung von Teams mit eigenen Arbeitsbereichen. So können auch größere Unternehmen ihre Abteilungen und Standorte gut abbilden. Auch der Kollaborationsmodus für die Vortragerstellung ist eine Erwähnung wert. Mit Automatisierungen und individuelle Workflows ist das Tool gut für die tägliche Arbeit auch größerer Teams geeignet. Deshalb von mir die Teilnote 1,8 (gut) in diesem Bereich.

Kommen wir zu einer der großen Stärken von Docusign: dem elektronischen Signaturprozess.

Zuerst einmal die Hardfacts: Docusign unterstützt alle Typen elektronischer Signaturen und ist vollständig eIDAS-konform. Die Authentifizierung für qualifizierte Signaturen (QES) wird in Deutschland vom Vertrauensanbieter D-Trust abgewickelt.

Der eigentliche Signaturprozess im Tool ist dann fast spielend einfach: Du lädst einfach alle Unterzeichner per E-Mail-Link ein, legst die Reihenfolge fest und kannst dann mit der Maus selber zeichnen oder nutzt einfach die Tastatur. Was mir gut gefallen hat, sind die Signatur-Vorlagen: Docusign gibt dir nämlich etliche Vorlagen für elektronische Signaturen in unterschiedlichsten Schriftarten und Varianten.

Aufgepasst! Docusign unterstützt einfache elektronische Signaturen in allen Tarifen. User, die erweiterte und qualifizierte Signaturen nutzen möchten, benötigen dafür aber zwingend den Tarif “Erweiterte Abonnements”.

Cool: Docusign liefert verschiedene Vorlagen für Signaturen

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Docusign unterstützt grundsätzlich alle Typen von elektronischen Signaturen. Der Unterzeichnungsprozess ist toll gelöst und mit wenigen Klicks in kurzer Zeit erledigt. Fein! Allerdings hat es mich etwas verwundert (und geärgert), dass Docusign erweiterte und qualifizierte Signaturen nur im teuersten Tarif anbietet. Dennoch gebe ich Docusign eine 1,2 (sehr gut) für “Digitale Signaturen”.

Das Reporting ist in Docusign für ein CLM-Tool vergleichsweise ziemlich weit ausgebaut und bietet etliche Möglichkeiten zur Auswertung und Analyse. Je nach Zugangsberechtigung bzw. Rolle haben User Zugriff auf das Admin-Dashboard, das Auswertungen für die gesamte Organisation liefert.

Auf Wunsch kannst du dir auch dein eigenes Dashboard zusammenbasteln. Hier finden sich dann je nach Bedarf Auswertungen zu Vertragsabschlüssen, Stornierungen und einzelnen Dokumenten.

Aber da hört Docusign noch nicht auf: Mit Filteranwendungen konnte ich im Test die Berichte auf bestimmte Zeiträume eingrenzen. Gut gefallen haben mir die Visualisierungen in Balkendiagrammen; die kommen nüchtern und übersichtlich daher. Gerade Sales-Teams dürften hier ihre Freude haben, weil sie Vertragsabschlüsse, Verkäufe etc. einfach gut im Blick behalten.

Docusign liefert benutzerdefinierte Reportings und saubere Visualisierungen

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Das Reporting in Docusign gehört zum besten, was ich im Test der CLM-Tools erlebt habe. Account-übergreifende Admin-Reportings, benutzerdefinierte Berichte für einzelne User, präzise Vertragsauswertungen usw.: das hat Power und liefert gerade für Sales-Teams echten Mehrwert. Kurz und knapp: eine mehr als verdiente 1,0 (sehr gut).

Wie viel kostet Docusign?

Docusign ist bei einer jährlichen Vertragsbindung ab 9 € pro Monat im Tarif “Persönlich” erhältlich. Der “Standard”-Tarif start bei 23 € monatlichen Kosten und bietet einen Großteil der grundlegenden Funktionen. User, die Docusign vollständig nutzen möchten finden mit der “Business Pro”-Edition einen geeigneten Tarif ab 38 € pro User und Monat.

Hier eine Übersicht über die erhältlichen Tarife und die enthaltenen Funktionen:

Die Preis- und Tarifansicht im Überblick

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Du siehst: Docusign ist in vier verschiedenen Tarifen bzw. Leistungspaketen erhältlich und bietet eine monatliche und jährliche Vertragsbindung. Leistungspakete deshalb, weil die enthaltenen Funktionen und Feature zwischen den Tarifen stark variieren. User, die Docusign vollumfänglich nutzen möchten (mit Vorlagen, Bulk-Aktionen etc.) sollten also mindestens zur Business Pro-Edition greifen.

Insgesamt hat Docusign ein faires Pricing, sodass auch Selbstständige und Kleinstunternehmen das Tool zu kleinen Preisen (ab 9 Euro monatlich) nutzen können. Für individuell zugeschnittene Pakete bietet Docusign die erweiterten Abonnements an, hier können sich User eine maßgeschneiderte Lösung zusammenbasteln.

Docusign funktioniert vorwiegend intuitiv, die wenigsten User sollten hier Schwierigkeiten haben oder längere Einarbeitungszeiten brauchen. Zugegeben war die Oberfläche im Mailer-Look zu Anfang für mich etwas gewöhnungsbedürftig, hat aber in der Navigation auch ihre Vorteile. Docusign ist insgesamt anwenderfreundlich und auch Neulinge im Vertragsmanagement kommen mit dem Tool gut zurecht.

Docusign ist cloud-basiert und wird für deutsche Kund:innen über Server in Deutschland gehostet. Die Rechenzentren sind nach ISO 27001 und SOC 2 Typ II zertifiziert und alle Datenübertragungen sind mit TLS-128 verschlüsselt. Docusign ist vollständig DSGVO-konform.

Docusign erfüllt damit alle Voraussetzungen für eine sichere und datenschutzkonforme Software und erhält im Bereich “Sicherheit & Datenschutz” die Note 1,2 (sehr gut).

Kund:innen können sich bei Problemen und Fragen auf einen recht ordentlichen Kundensupport von Docusign verlassen. Als Supportkanäle stehen E-Mail, Telefon und Live-Chat zur Verfügung. Damit deckt Docusign einen 24/7 Support ab, die Beantwortung von Anfragen dauert in meinem Test um die 4 Stunden. Nicht schlecht, aber es geht auch definitiv schneller.

Wer nicht warten will, findet auf der Anbieterwebsite einen Self-Service-Bereich in Form ausführlicher FAQs.

Insgesamt ein guter und solider Support, den ich gerne mit der Note 1,6 (gut) bewerte.