Die trusted-Redaktion wirft einen Blick auf das signatur-Tool eversign; wie es sich im Ranking schlägt, erfahren Sie in diesem Vergleichsbericht

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Quelle: eversign.com

Welche Funktionen hat eversign?

eversign bietet ein umfangreiches Dokumentenmanagement mit eigenem Text-Editor für die Bearbeitung von PDF-Dokumenten. Einladungen zur Digitalen Signatur verschicken Sie per E-Mail, entweder manuell oder mithilfe des integrierten Kontaktmanagements, mit dem Sie häufig wiederkehrende Kontakte abspeichern können. Für die Authentifizierung per SMS nutzen Sie SMS-Credits, die in Ihrem eversign-Tarif mit integriert sind. Eine Video-Identifikation für die Erstellung von QES bietet eversign dagegen nicht. Mehr Infos:

Umfassende Dokumentenverwaltung in der eversign-Datenbank

eversign bietet ein umfangreiches Dokumentenmanagement, das zwar nicht so ausufernd ausfällt, wie in einer dezidierten Vertragsmanagement-Software wie ContractHero, dafür aber einfach zu bedienen ist und die wichtigsten Funktionen und Features mit an Bord hat. So besteht eversign im Kern aus einer übersichtlichen Dokumentendatenbank, in die Sie jederzeit neue PDF-Dokumente und Verträge entweder per Drag-and-Drop-Upload oder per Scan hochladen können. Auch ein Import aus Cloud-Speichern wie Dropbox ist möglich.

Leistungsstarkes Dokumenten-Editor mit individuellen Feldern

Mithilfe des Dokumenten-Editors von eversign bereiten Sie Ihre Dokumente anschließend auf die Unterzeichnung vor. Dabei sind Ihre Möglichkeiten vielfältig. Selbstverständlich können Sie schnell und einfach die nötigen Signatur-Felder auf dem Dokument anbringen; hinzu kommen allerdings auch noch andere Bearbeitungsfunktionen. So lassen sich ganze neue Textblöcke zu Ihrem Dokument hinzufügen, zusätzliche Formular-Felder für Namen, Initialen oder andere Angaben einbauen und einzelne Felder als “zwingend benötigt” definieren.

Der funktionsstarke Text-Editor von eversign ist eines der Aushängeschilder der eSignatur-Plattform

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Auch das Hinzufügen von Drop-Down-Menüs und Datumsfeldern ist mit eversign kein Problem, ebenso wie interaktive Felder für das Hochladen von nötigen Anhängen oder Dateien, die Sie zusätzlich für die Vertragsunterzeichnung benötigen. Der Editor von eversign gehört ohne Frage zu den funtionsstärksten im aktuellen Signatur-Tool-Vergleich und eröffnet diverse Möglichkeiten für die Vertragsbearbeitung oder sogar -erstellung.

Flexible Vorlagen und Vertragserstellung direkt in eversign

Einzelne Dokumente oder Dokumenttypen, die Sie öfter mit eversign bearbeiten, lassen sich im System auch als Vorlagen speichern, so dass Sie für jeden neuen Signaturprozess Zugang dazu haben. In Kombination mit dem umfassenden Text-Editor lässt sich eversign so dazu benutzen, neue Verträge und Dokumente “from scratch” zu erstellen, so dass Sie - wenn Sie es darauf anlegen - nicht einmal mehr ein Textverarbeitungsprogramm für Ihre Vertragserstellung benötigen.

Einfache und schnelle E-Signatur per E-Mail

Die Digitale Signatur in eversign läuft denkbar einfach ab: Nachdem Sie ein Dokument in das Tool hochgeladen haben, verschicken Sie es per E-Mail - entweder mit einer neuen E-Mail-Adresse oder mithilfe eines im System hinterlegten Kontakts (siehe unten). Die Unterzeichnenden erhalten dann eine Einladung in Form eines Links und können die entsprechenden Verträge in Ruhe zuhause durchlesen und unterzeichnen. Das klappt an vielen Geräten, ob nun am PC oder auf Mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets.

Ihre Signatur können Sie auf verschiedenen Geräten auf dem jeweiligen Dokument hinterlassen

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Das Unterschreiben mit eversign ist via Keyboard-Eingabe, Freihand-Unterschrift per Maus oder Touchscreen, oder durch das Hochladen einer Grafik (beispielsweise eines Scans Ihrer handschriftlichen Unterschrift) möglich.

Speichern Sie Signaturen zur mehrmaligen Verwendung

Nett: Eine einmal getätigte Unterschrift lässt sich im eigenen eversign-Account abspeichern, so dass Sie in Zukunft Ihre Signatur nur noch per Drag-and-Drop an die passende Stelle im Dokument ziehen müssen, um es zu unterzeichnen. Das sorgt einerseits für einen noch schnelleren Prozess und andererseits für eine einheitliche Signatur, die auf allen unterzeichenten Dokumenten die gleiche ist.

Nachvollziehbarer Audit-Trail für jedes Dokument in Echtzeit

eversign bietet einen nachvollziehbaren Audit-Trail in Echtzeit. Alle verschickten Dokumente lassen sich darin nachverfolgen und jede geleistete Unterschrift wird automatisch im Audit Trail hinterlegt, so dass sich alle Signaturprozesse ideal nachverfolgen lassen. Nach geleisteter Unterschrift wird beiden Vertragspartnern automatisch eine Vertragskopie zugesendet und sicher im Dokumentenarchiv von eversign verwahrt. Von hier aus können Sie die jeweiligen Dokumente jederzeit exportieren oder (bei Bedarf) entfernen.

Im Audit-Trail zu jedem Dokument finden Sie alle Stationen des Prozesses übersichtlich aufgelistet

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Teamverwaltung mit individuellen Rollen und Rechten

Ab dem Tarif “Professional” verfügt eversign über mehrere User-Plätze und Teamverwaltungsfunktionen. Zwischen 5 und 15 User-Lizenzen (bzw. unbegrenzt viele im individuellen Enterprise-Tarif) können Sie in eversign integrieren und die hinzugefügten User dabei mit unterschiedlichen Rollen und Berechtigungen innerhalb des System ausstatten. So stellen Sie sicher, dass alle User nur diejenigen Dokumente zu sehen bekommen und diejenigen Arbeitsschritte durchführen können, die für ihre jeweilige Arbeit relevant sind.

In der Team-Verwaltung fügen Sie neue User-Profile hinzu und weisen Rollen und Rechte zu

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Eigenes CRM für das Kontaktmanagement

Sehr schön: eversign enthält Features für das Kontaktmanagement und bringt dafür ein eigenes rudimentäres CRM mit, so dass Sie Unterzeichner:innen, mit denen Sie regelmäßig Kontakt haben, direkt im System hinterlegen können. So verschicken Sie Dokumente an Ihre Kontakte in nur wenigen Klicks, was sich vor allem für Vertragsunterlagen eignet, die in bestimmten Zeitabständen erneuert werden müssen. Die Kontaktprofile in eversign bestehen beispielsweise aus Namen, Adressen, Kontaktdaten und anderen wichtigen Informationen.

eversign ist mit einem rudimentären CRM-System für die Kontaktverwaltung ausgestattet

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Fehlende Bulk-Signaturen und Workflow-Management

Einer der am häufigsten genannten Nachteile von eversign ist das fehlende Bulk-Signatur-Feature. So ist es - anders als bei anderen führenden Signaturtools wie DocuSign, Adobe Sign oder Yousign - mit eversign nicht möglich, mehrere Dokumente gleichzeitig zur Signatur zu verschicken. Jeder Signaturprozess muss individuell ins Rollen gebracht werden, was in einigen Branchen einen enormen Zeitaufwand bedeuten kann.

Erschwerend hinzu kommt die Tatsache, dass eversign kaum Möglichkeiten zu individuellen Signaturworkflows oder Freigabeprozess mitbringt. Dank des Echtzeit-Audit-Trails ist die Verfolgung der einzelnen Dokumente zwar dennoch recht einfach; alleine die weitere interne Bearbeitung und Freigabe der Dokumente ist in eversign allerdings aufwändiger, als bei vielen Wettbewerbern.

Sequentielle und parallele Unterschriftenprozesse möglich

Immerhin können Sie einzelne Unterzeichner:innen in eversign als “sequentiell” oder “parallel” definieren, und so den Signaturprozess zumindest extern ein wenig steuern. Für die interne Bearbeitung und Zusammenarbeit fehlt es allerdings noch an diversen Features - etwa auch an automatischen Fristerinnerungen, Benachrichtigungen, eine Kommentarfunktion, und so weiter.

Optionale und SMS-Authentifizierung mit SMS-Credits

eversign führt standardmäßig keine Authentifizierung der Unterzeichnenden durch und ist damit für die Erstellung von Fortgeschrittenen bzw. Qualifizierten Elektronischen Signaturen eigentlich schlicht ungeeignet. Auf Wunsch ist es allerdings möglich, für die Durchführung einer Signatur eine SMS-Authentifizierung vorauszusetzen, wie sie beispielsweise auch viele andere Signaturlösungen wie Yousign, MOXIS oder DocuSign anbieten. Diese ist allerdings optional und muss durch sogenannte “SMS-Credits” freigeschaltet werden.

Je nach gewähltem Tarif sind in Ihrem eversign-Account zwischen 2 und 40 SMS-Credits pro Monat integriert. Benötigen Sie mehr, müssen Sie diese kostenpflichtig hinzubuchen.

Durch die Durchführung einer SMS-Authentifizierung (aka 2-Faktor-Authentifizierung) ist eversign zur Erstellung von Fortgeschrittenen Elektronischen Signaturen in der Lage, während alle anderen Signaturen, die mit eversign erstellt werden, höchstens als Einfache Elektronische Signaturen gelten dürften. Vor diesem Hintergrund mit vollständiger Compliance mit den Europäischen Vorgaben und Richtlinien zu werben, wie es eversign tut, ist einigermaßen verwirrend.

Keine Zusammenarbeit mit TSPs, keine QES

eversign führt keine Identifikation der Unterzeichnenden per VideoIdent-Verfahren durch und arbeitet diesbezüglich auch nicht mit einem offiziellen europäischen Vertrauensdiensteanbieter zusammen. Daher ist eversign nicht in der Lage, Qualifizierte Elektronische Signaturen zu erstellen, die für bestimmte (sehr sensible Dokumente) verpflichtend sind. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt “Sicherheit & Datenschutz” dieses Vergleichsberichts.

Keine Zusammenarbeit mit TSPs, keine QES

Insgesamt kann eversign durch die enthaltenen Features nicht mit seiner Authentifizierung bzw. Identifikation punkten. Hier eignen sich Tools wie Yousign oder MOXIS deutlich besser, um eine einwandfreie Identifizierung der Unterzeichnenden sicherzustellen und damit rechtssicher unterwegs zu sein. Dort ist die SMS-Authentifizierung in der Regel auch fester Teil des Funktionsumfangs und muss nicht erst durch Credits oder Ähnliches hinzugebucht werden.

Was kostet eversign?

Die Signaturlösung eversign können Sie in einer eingeschränkten Free-Version dauerhaft kostenlos nutzen, sind dann allerdings auf 5 Dokumente pro Monat und die wichtigsten Standard-Features beschränkt. Die umfassenderen Premium-Versionen “Basic”, “Professional” und “Professional Plus” kosten dagegen zwischen rund 10 und rund 80 US-DOllar pro Monat, enthalten 1 bis 15 User-Lizenzen und zusätzliche Features. Hinzu kommt ein individueller Enterprise-Tarif.

Ein Blick auf das Pricing und die einzelnen Funktionen und Features der eversign-Tarife

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Alle Informationen zu den Kosten und Konditionen von eversign finden Sie im trusted-Tarifüberblick zum Tool:

Wie sicher ist eversign?

eversign ist als in Österrreich entwickeltes Tool konform mit der DSGVO und gilt als sicheres Tool. Kundendaten werden ausschließlich mit 256-Bit-SSL-Verschlüsselung auf Servern in europäischen Rechenzentren verarbeitet/gespeichert; hinzu kommt eine redundante Datenhaltung, die Datenverlusten vorbeugt. eversign verfügt über eine gültige Datenschutzbestimmung gemäß DSGVO. Eine kleine Lücke: Anders als z.B. Yousign, MOXIS oder ContractHero ist eversign nicht nach ISO 27001 für IT-Sicherheit zertifiziert.

Keine QES nach eIDAS, trotz angeblicher Rechtsgültigkeit

eversign nennt die eigene digitale Unterschrift “rechtsgültig”, da genau dokumentiert, also nachvollziehbar. Das stimmt allerdings nur zum Teil. eversign bringt zwar die nötigen Features für die Erstellung einer Einfachen Elektronischen Unterschrift - und dank optionaler SMS-Authentifizierung ggf. auch für die Fortgeschrittene Elektronische Unterschrift - arbeitet allerdings nicht mit offiziellen Vertrauensdiensteanbietern in der EU zusammen, um auch die Erstellung einer rechtsgültigen Qualifizierten Elektronischen Unterschrift zu ermöglichen.

eversign bezeichnet sich selbst als rechtssicher und konform mit europäischen Vorschriften, lässt es allerdings an einigen wichtigen Punkten für die eIDAS-Konformität vermissen

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Das ist erst einmal kein riesiges Manko, da für 80 bis 90 Prozent aller gängigen Dokumente und Verträge die FES völlig ausreicht. Allerdings sollte eversign unter diesen Voraussetzungen nicht mit absoluter Rechtssicherheit und Compliance mit der EU-Gesetzgebung werben, denn vollständig eIDAS-konform ist eversign eben nicht. Immerhin sind mit der sicheren Aufbewahrung in der Cloud, der 256-Bit-SSL-Verschlüsselung und dem nachvollziehbaren Audit-Trail die wichtigsten Sicherheits-Standards vertreten.

Weitere Infos über die einzelnen Arten der Elektronischen Signatur laut eIDAS-Verordnung und welche Anbieter welche Standards erfüllen finden Sie im umfassenden Signatur-Tool-Vergleich von trusted.de.

Welchen Kundenservice bietet eversign?

eversign leistet persönlichen Kundenservice auf verschiedenen Kanälen. So erreichen Sie das Supportteam des Anbieters sowohl schriftlich per E-Mail, per Telefon-Hotline, als auch per Live-Chat direkt aus der Anwendung heraus. Beachten müssen Sie dabei nur, dass Sie als User der Free-Version keinen Anspruch auf persönlichen Support haben und sich mit der Online-Hilfe von eversign zufrieden geben müssen. Ein wenig befremdlich: Obwohl das Tool in Österreich entwickelt wurde, findet der Support hauptsächlich auf Englisch statt.

Mit eversign können Sie beispielsweise per E-Mail in Kontakt treten

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Bisherige Bewertungen von Bestandskund:innen loben den eversign-Support als schnell und kompetent.

Umfassendes (englisches) Online-Helpcenter für die Selbsthilfe

Das angesprochene Online-Helpcenter von eversign ist die erste Adresse für Fragen (und für Free-User auch die einzige). Die umfangreiche Online-Hilfe besteht aus häufig gestellten Fragen und Antworten sowie aus nützlichen Anleitungen und Tutorials in der Knowledge-Base, mit der sich vor allem der Einstieg in eversign einfacher gestalten lässt. Hier finden Sie Hilfe beim Erstellen von E-Signaturen, beim Management Ihrer Accounts und mehr. Auch die Online-Hilfe gibt es allerdings ausschließlich auf englischer Sprache.

Im (englischsprachigen) eversign-Helpcenter finden Sie FAQs und einige nützliche Tutorials

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