Teamverwaltung mit individuellen Rollen und Rechten
Ab dem Tarif “Professional” verfügt Xodo Sign über mehrere User-Plätze und Teamverwaltungsfunktionen. Zwischen 5 und 15 User-Lizenzen (bzw. unbegrenzt viele im individuellen Enterprise-Tarif) können Sie in Xodo Sign integrieren und die hinzugefügten User dabei mit unterschiedlichen Rollen und Berechtigungen innerhalb des System ausstatten. So stellen Sie sicher, dass alle User nur diejenigen Dokumente zu sehen bekommen und diejenigen Arbeitsschritte durchführen können, die für ihre jeweilige Arbeit relevant sind.
In der Team-Verwaltung fügen Sie neue User-Profile hinzu und weisen Rollen und Rechte zu
Screenshot: trusted.de
Quelle: eversign.com
Eigenes CRM für das Kontaktmanagement
Sehr schön: Xodo Sign enthält Features für das Kontaktmanagement und bringt dafür ein eigenes rudimentäres CRM mit, so dass Sie Unterzeichner:innen, mit denen Sie regelmäßig Kontakt haben, direkt im System hinterlegen können. So verschicken Sie Dokumente an Ihre Kontakte in nur wenigen Klicks, was sich vor allem für Vertragsunterlagen eignet, die in bestimmten Zeitabständen erneuert werden müssen. Die Kontaktprofile in Xodo Sign bestehen beispielsweise aus Namen, Adressen, Kontaktdaten und anderen wichtigen Informationen.
eversign ist mit einem rudimentären CRM-System für die Kontaktverwaltung ausgestattet
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Quelle: eversign.com
Fehlende Bulk-Signaturen und Workflow-Management
Einer der am häufigsten genannten Nachteile von Xodo Sign ist das fehlende Bulk-Signatur-Feature. So ist es - anders als bei anderen führenden Signaturtools wie DocuSign, Adobe Sign oder Yousign - mit Xodo Sign nicht möglich, mehrere Dokumente gleichzeitig zur Signatur zu verschicken. Jeder Signaturprozess muss individuell ins Rollen gebracht werden, was in einigen Branchen einen enormen Zeitaufwand bedeuten kann.
Erschwerend hinzu kommt die Tatsache, dass Xodo Sign kaum Möglichkeiten zu individuellen Signaturworkflows oder Freigabeprozess mitbringt. Dank des Echtzeit-Audit-Trails ist die Verfolgung der einzelnen Dokumente zwar dennoch recht einfach; alleine die weitere interne Bearbeitung und Freigabe der Dokumente ist in Xodo Sign allerdings aufwändiger, als bei vielen Wettbewerbern.
Sequentielle und parallele Unterschriftenprozesse möglich
Immerhin können Sie einzelne Unterzeichner:innen in Xodo Sign als “sequentiell” oder “parallel” definieren, und so den Signaturprozess zumindest extern ein wenig steuern. Für die interne Bearbeitung und Zusammenarbeit fehlt es allerdings noch an diversen Features - etwa auch an automatischen Fristerinnerungen, Benachrichtigungen, eine Kommentarfunktion, und so weiter.
