Adobe Sign im trusted-Vergleich - wie schlägt sich der PDF-König in Sachen Digitale Unterschrift?

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Welche Funktionen hat Adobe Sign?

Mit Adobe Sign (bzw. Adobe Acrobat Sign) öffnen, bearbeiten und verwalten Sie PDF-Dateien in einer übersichtlichen Oberfläche, verschicken die gespeicherten Dokumente an ihre Kontakte und können dadurch E-Signaturen für die Unterlagen anfordern. Das Programm unterstützt Sie dabei, individuelle Signaturprozesse zu definieren und zu steuern, und dabei alle ausstehenden Unterschriften und Fristen stets im Blick zu behalten. Adobe Sign beherrscht außerdem die Erstellung von Qualifizierten Elektronischen Signaturen.

Übersichtliche Online-Datenbank für Ihre PDFs

Mit Adobe Sign verwalten Sie Ihre Unterlagen als PDF-Dateien in einer übersichtlichen und durchsuchbaren Oberfläche, die quasi als eine Art Dokumentendatenbank fungiert. So legen Sie alle Ihre Verträge und andere Unterlagen, die eine Unterschrift erfordern, zentral und digital ab und können ihre PDFs direkt aus der Weboberfläche heraus weiter bearbeiten, unterschreiben oder zur Unterschrift zu externen Kund:innen und Partner:innen verschicken.

PDFs öffnen, bearbeiten, schwärzen und mehr mit Acrobat

Mit Adobe Acrobat steht Ihnen nicht nur eine flexible E-Signature-Lösung sondern auch ein leistungsstarker PDF-Reader zur Verfügung. PDF-Dokumente lassen sich mit Adobe Sign aber nicht nur öffnen, sondern auch bearbeiten. So fügen Sie beispielsweise neue Text- und Formularfelder hinzu, exportieren oder konvertieren Ihre PDFs, schwärzen Informationen oder erstellen (mit Acrobat Sign Pro) vollständig neue editierbare PDFs. So ist beispielsweise auch die Vertragserstellung und -verhandlung in Adobe Sign abgedeckt.

Datei-Upload und Dokumentenscanner per Mobilgerät

Neue Dokumente landen entweder per einfachem Upload/Import in Ihrer Dokumentendatenbank, oder Sie nutzen die Scan-Funktion der Mobile App “Adobe Scan”. Damit ist es möglich, Papierdokumente mit der Kamera Ihres Mobilgeräts abzufotografieren und direkt in PDFs umzuwandeln. Das ist zum Beispiel dann nützlich, wenn Sie Ihre bestehenden Papierdokumente und -verträge digitalisieren möchten, oder um Verträge von einem Real-Life-Meeting in Ihre Dokumentendatenbank zu übertragen.

Einfache und schnelle Unterschriften-Anfragen per E-Mail

Um in Adobe Sign Digitale Unterschriften anzufordern, verschicken Sie Ihre PDF-Dokumente per E-Mail an die jeweiligen Unterzeichner:innen. Diese können - ggf. nach einer vorherigen Authentifizierung oder Identifikation (siehe unten) - die erhaltenen Dokumente am PC oder Mobilgerät unterschreiben, woraufhin das Dokument automatisch signiert zu Ihnen zurückkommt, während auch die externen Unterzeichnenden jeweils eine Kopie des unterschriebenen Dokuments erhalten.

Das jeweilige PDF sichert die erfolgte Unterschrift und macht diese nachvollziehbar, ebenso wie alle zukünftigen Änderungen am jeweiligen Dokument. Das sorgt für Rechtssicherheit und dafür, dass Änderungen an einem bereits unterschriebenen PDF nicht mehr möglich sind bzw. einwandfrei nachvollzogen werden kann, ob die jeweiligen Änderungen nach der Unterschrift durchgeführt wurden.

Unterschreiben per Maus, Touchscreen oder Grafik

Digitale Signaturen sind mit Adobe Sign auf verschiedene Arten und Weisen möglich. So lassen sich die Dokumente mithilfe der Maus oder mithilfe eines Touchscreens “handschriftlich” unterzeichnen, oder Sie verwenden dafür eine zuvor hochgeladene Grafik, zum Beispiel einen Scan Ihrer handschriftlichen Signatur.

Erinnerungen und Benachrichtigungen für Fristen und Co.

Um den Überblick über alle Ihre aktiven Dokumente und Signaturprozesse zu behalten, beinhaltet Adobe Sign eine Erinnerungsfunktion, die Sie automatisch benachrichtigt, wenn Unterschriften ausstehen oder neue Unterschriften eintreffen. Zudem haben Sie auch die Möglichkeit, Erinnerungen an externe Unterzeichner:innen zu versenden, um diese an die noch zu leistenden Unterschriften zu erinnern.

Umfassende Teamverwaltungsfunktionen in Acrobat für Teams

Adobe Sign steht in zwei Versionen zur Verfügung: für Einzelanwender:innen sowie für Teams. Die beiden Varianten unterscheiden sich in Sachen Funktionsumfang nur geringfügig, einen gewichtigen Unterschied gibt es aber doch: Die Team-Verwaltungsfunktionen. Diese stehen (natürlich) nur in den Team-Varianten von Adobe Sign zur Verfügung und beinhalten eine Admin-Konsole, eine Mitarbeiter:innen- und Gruppen-Verwaltung sowie die umfangreiche Rollen- und Rechteverwaltung.

Neue User lassen sich so ganz einfach zu Ihrem bestehenden Adobe Sign-Account hinzufügen und mit unterschiedlichen Rollen und Berechtigungen innerhalb des Systems ausstatten. So schränken Sie beispielsweise ein, welche User auf welche Dokumente zugreifen können, wer PDF-Dateien bearbeiten oder schwärzen kann, wer für die Freigabe von Dokumenten verantwortlich ist und mehr. Sogar Urlaubsvertretungen lassen sich in Adobe Sign hinterlegen, um im Fall der Fälle keine Kommunikationslücken zu riskieren.

Individuelle Signatur-Workflows und Freigabeprozesse

Mithilfe der Acrobat Sign Solutions haben Sie in Adobe Sign die Möglichkeit, völlig individuelle Signatur-Workflows zu erstellen und daraus bei Bedarf Vorlagen für zukünftige Prozesse zu generieren. So legen Sie beispielsweise für bestimmte Dokumenttypen fest, wer die jeweiligen Dokumente für die Signatur freigeben kann, und mehr. Durch diese individuell definierten Verantwortlichkeiten bilden Sie Ihre bestehenden Hierarchien und Prozesse in Adobe Sign ab.

Einfache Mehrfachsignatur

Besonders nützlich an Adobe Sign ist die einfache Stapelsignatur, die sich hier “Mega Sign” nennt. Dabei haben Sie die Möglichkeit, mehrere Dokumente aus Ihrer Datenbank (bzw. ein Dokument, das für mehrere Personen bestimmt ist) an so viele Kontakte zu verschicken, wie Sie möchten; dabei behalten Sie den Status jedes einzelnen Signaturprozesses immer im Blick und Adobe Sign erinnert Sie bei Bedarf daran, wenn Unterschriften noch fehlen. Kommen alle Dokumente unterschrieben zurück, ist die Stapelsignatur abgeschlossen.

Verschiedene Arten der Authentifizierung je Signaturtyp

Die Authentifizierung Ihrer Unterschrift mit Adobe Sign hängt von der Art der erstellten Signatur ab. Mit Adobe Sign können Sie alle in der eIDAS verankerten Arten von Unterschriften erstellen, also sowohl die Einfache Elektronische Signatur (EES), die Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES) und die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES). Für die EES ist in der Regel keine zusätzliche Authentifizierung notwendig, wohingegen für die FES und die QES steigende Compliance-Anforderungen gelten:

2-Faktor-Authentifizierung für FES

Erstellen Sie eine FES mit Adobe Sign, läuft die Authentifizierung der Unterzeichnenden mittels 2-Faktor-Authentifizierung via SMS-Code ab. Dabei müssen Sie (bzw. externe Unterzeichner:innen) sich nach dem Login mithilfe ihrer Mobilfunknummer verifizieren. Haben Sie den SMS-Code eingegeben, kann die digitale Unterschrift erstellt werden. Diese Form der Authentifizierung kommt bei so gut wie allen modernen Signatur-Lösungen zum Einsatz und ist mittlerweile zu einem festen Standard für die Erstellung von FES geworden.

VideoIdent-Authentifizierung für QES

Die Identifizierung für die Erstellung einer QES mit Adobe Sign läuft per VideoIdent-Verfahren ab. Dieses dauert rund 10 Minuten und dient der Authentifizierung der Unterschrift, indem die Identität der Unterzeichnenden eindeutig festgestellt wird. Für die Videoidentifikation benötigen Sie ein amtliches Ausweisdokument (beispielsweise einen Personalausweis), Internetverbindung sowie eine Webcam. Die Videoidentifikation wird bei Adobe Sign in Zusammenarbeit mit der deutschen D-TRUST als TSP durchgeführt (siehe unten).

Kompatibilität mit SSEE und anderer Signatur-Hardware

Neben der digitalen Fernsignatur beherrscht Adobe Sign auch die Erstellung einer QES mittels einer Sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE). Eine bestehende digitale Identität lässt sich somit beispielsweise mithilfe eines Hardware-Tokens oder eines Kartenlesegeräts und einer bestehenden Signaturkarte in Adobe Sign übernehmen. Da der Trend mittlerweile zur einfache Video-Identifizierung hingeht, und Hardware-Signatureinheiten eher selten geworden sind, unterstützen nicht mehr viele aktuelle Anbieter diese Art der Authentifizierung.

Beachten Sie, dass eine Auswahl der genannten Funktionen, beispielsweise das Stapelsignatur-Feature oder die erweiterte Authentifizierung für QES, nicht in allen Adobe Sign-Versionen zur Verfügung steht, sondern in der Regel nur in “Acrobate Sign Solutions” zur Verfügung steht.

Was kostet Adobe Sign?

Adobe Sign (bzw. Adobe Acrobat Sign) bekommen Sie ab rund 15 Euro pro Monat. Dabei stehen Ihnen fünf verschiedene mögliche Abo-Optionen zur Auswahl: “Acrobat Standard” und “Acrobat Pro” für Single User, “Acrobat Standard für Teams”, “Acrobat Pro für Teams” und die individuelle Acrobat Sign Solution, deren genauer Funktionsumfang und Preis direkt mit dem Anbieter zusammengestellt wird. Einen genauen Überblick über alle Preise und Konditionen finden Sie in der Adobe Sign-Tarifübersicht von trusted.de.

Ein Einblick in die Team-Tarife von Adobe Acrobat Sign

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Wie sicher ist Adobe Sign?

Adobe Sign gilt als sicher und datenschutzkonform. Europäische Kund:innen haben die Möglichkeit, als Speicherort ihrer Daten einen Server in einem von Adobes europäischen Rechenzentren zu wählen; so gibt es kein Problem bezüglich der Datenverarbeitung in den USA. Zudem werden alle Daten bei Adobe mit einer sicheren SSL-Verschlüsselung gesichert. Adobe erfüllt alle Voraussetzungen der DSGVO und kann eine ISO-27001-Zertifizierung für IT-Sicherheit vorweisen.

Adobe erfüllt die wichtigsten Auflagen der eIDAS für die rechtsgültige Digitale Signatur

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Zusammenarbeit mit D-TRUST als Vertrauensdiensteanbieter

Für die Erstellung von Qualifizierten Digitalen Signaturen (QES) arbeitet Adobe Sign mit dem deutschen Vertrauensdiensteanbieter D-TRUST der deutschen Bundesdruckerei zusammen. Dadurch ist Adobe vollständig konform mit der eIDAS-Verordnung und zur Erstellung von QES berechtigt, die durch die Identifikation im VideoIdent-Verfahren authentifiziert und zertifiziert werden. So lassen sich mit Adobe Sign auch sensible Dokumente wie Lebensversicherungen und andere Dokumente, die eine handschriftliche Unterschrift voraussetzen, rechtssicher unterzeichnen.

Welchen Kundenservice bietet Adobe Sign?

Adobe Sign unterstützt Kund:innen schriftlich per E-Mail (bzw. Ticketsystem) und Live-Chat. Zudem steht Ihnen online eine sehr große Auswahl an Hilfsmaterial zur Verfügung, von digitalen Handbüchern, über Tutorials und Schritt-für-Schritt-Anleitungen bis hin zur Adobe Community, einem Forum, in dem User der einzelnen Adobe-Lösungen sich untereinander austauschen können. Letztere ist größtenteils englischsprachig, wohingegen die Online-Hilfe für Adobe Acrobat Sign auch auf Deutsch zur Verfügung steht.

Tauschen Sie sich im Forum mit anderen Usern von Adobe Sign aus

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Sehr umfassendes Online-Helpcenter mit Tutorials und mehr

Das Online-Helpcenter von Adobe ist sehr umfangreich und hilft Ihnen in vielen Fällen schon gut weiter, so dass Sie teilweise überhaupt nicht auf die Hilfe des persönlichen Kundensupports zurückgreifen müssen. Vor allem das Benutzerhandbuch, das mit vielen wichtigen Tipps und Hinweisen für die ersten Schritte aufwarten kann, hilft Einsteiger:innen, die Funktionen und Features von Adobe Sign zu verstehen. Hinzu kommen diverse Video-Tutorials.

In der ausführlichen Online-Hilfe finden Sie eine Vielzahl nützlicher Materialien für den Einstieg in Adobe Sign

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