Erfahren Sie im signNow-Vergleichsbericht alles Wichtige über das Signaturtool aus den USA

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Quelle: signnow.com

Welche Funktionen hat signNow?

Mit signNow verwalten Sie Ihre (PDF-) Dokumente online in einer übersichtlichen Plattform, bereiten diese mit dem umfangreichen Text-Editor auf die Digitale Unterschrift vor, verschicken Signaturanfragen per E-Mail oder Link und erstellen schnell und einfach E-Signaturen auf verschiedenen Geräten. Das Tool ist “easy to use” und glänzt mit einem großen Funktionsumfang - vor allem im Gebiet Dokumentenerstellung und -verwaltung - lässt es aber noch an der Möglichkeit zur Qualifizierten Elektronischen Signatur vermissen.

Einfache Dokumentenverwaltung und -bearbeitung

Ihre Dokumente verwalten Sie in signNow in einer übersichtlichen Oberfläche, die mit Benutzerfreundlichkeit und einem modernen Design überzeugt. Vom Menü aus gelangen Sie an alle Ihre Dokumente und Verträge, können neue Signaturprozesse erstellen und Ihre Dokumente in der Datenbank verwalten. Spätestens ab dem Paket “Business Premium” sind außerdem umfangreiche Anpassungen an Ihren Dokumenten und Vorlagen möglich, so dass Sie Ihre Dokumente nicht nur verwalten, sondern auch erstellen und bearbeiten können.

singNow bietet Ihnen viele Möglichkeiten, Ihre Dokumente zu bearbeiten oder direkt im Tool zu erstellen

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Unbegrenzte individuelle Vorlagen

Die Möglichkeiten zur Dokumentenerstellung sind in signNow ziemlich umfangreich. Zunächst einmal haben Sie bereits im Business-Tarif die Möglichkeit, unbegrenzt viele Vorlagen für Dokumente zu erstellen und mit den wichtigsten Feldern - wie für Namen, Firmennamen und natürlich Signaturen - auszustatten. So ist nicht nur das Dokumentenmanagement ein Teil von signNow, sondern auch die Dokumenten- und Vertragserstellung.

Individuelle Felder und Formulare für Ihre Verträge

Weitere Möglichkeiten begegnen dann in den größeren Tarifen “Business Premium” und “Enterprise”. Hier können Sie Ihre Dokumente beispielsweise mit einer eigenen CI bzw. einem individuellen Branding ausstatten und zusätzliche Felder hinzufügen - z.B. kalkulierte Felder, die sich auf Basis anderern Daten auf dem Vertrag automatisch anpassen, oder Felder, die nur unter bestimmten Bedingungen auf dem Dokument auftauchen. Zudem sind im Enterprise-Plan auch Felder für Online-Zahlungen möglich (siehe unten).

Über die meisten Möglichkeiten verfügt signNow im Rahmen der airSlate Business Cloud, die neben der Signatur-Lösung mit einem funktionsstarken PDF-Editor und -Reader ausgestattet ist.

Einfache Unterschrift handschriftlich, via Text oder Grafik

Mit signNow signieren Sie Ihre Dokumente und Verträge entweder per Maus bzw. Touchscreen, mithilfe einer Tastatur oder durch das Einfügen einer eingescannten Unterschrift als Grafik-Datei. So sind Sie flexibel und können Ihren Unterzeichner:innen verschiedene Möglichkeiten für ihre Unterschrift zur Verfügung stellen. Zudem brauchen Sie, wenn Sie eine vorgefertigte Unterschrift als Scan in signNow hochgeladen haben, nicht jedes Mal “handschriftlich” zu unterzeichnen, wenn Sie selbst ein Dokument signieren.

Die einfachen Signaturprozesse folgen individuellen Vorgaben und Workflows

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Einladungen zur Signatur per E-Mail oder Link

Digitale Signatureinladungen erstellen Sie in signNow auf eine von zwei Arten: Entweder via E-Mail oder via kopierbaren Signaturlink. Invite-Links lassen sich beispielsweise in WhatsApp und anderen Messengern weitergeben, so dass Sie nicht zwangsläufig auf die E-Mail-Adresse Ihrer Empfänger:innen angewiesen sind. Das Feature steht Ihnen ab dem Enterprise-Paket von signNow zur Verfügung.

Umfangreiche User- und Teamverwaltung

signNow bietet Ihnen eine umfangreiche User- und Team-Verwaltung, in der Sie flexibel neue User hinzufügen und einem vordefinierten Team oder einer Gruppe zuweisen können. Gleichzeitig verwalten Sie für Gruppen und einzelne User deren Rechte im System und können so individuell festlegen, welche User-Gruppen welche Dokumente einsehen und verwalten können, wer für die Freigabe bzw. die Signatur bestimmter Dokumente und Verträge zuständig ist, und mehr.

Erstellen Sie Teams und Gruppen und verwalten Sie so die Rechte Ihrer User

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Fordern Sie Zahlungen mit dem Payment-Feature an

Im Enterprise-Paket von signNow steht Ihnen das Payment-Feature zur Verfügung, mit dem Sie nicht nur Unterschriften anfordern, sondern Ihren Empfänger:innen direkt auf dem jeweiligen Dokument die Möglichkeit geben, Zahlungen zu leisten. Welche Payment-Provider (zum Beispiel PayPal, etc.) Sie für dieses Feature anbinden können, erfahren Sie direkt beim Anbieter.

Automatische Reminder und Benachrichtigungen

Mithilfe von automatischen Erinnerungen und Benachrichtigungen bleiben Sie immer auf dem Laufenden darüber, welchen Prozess-Status Ihre Dokumente gerade durchlaufen, ob eine Unterschrift möglicherweise zu lange aussteht oder wie es um Vertragsfristen bestellt ist. Die jeweiligen Reminder lassen sich in signNow individuell je Signaturvorgang einstellen und lösen beispielsweise E-Mail- oder Push-Benachrichtigungen auf Ihrem Mobilgerät aus.

Bulk-Signatur mithilfe von CSV-Dateien

Im “Business Premium”-Paket von signNow steht Ihnen das Bulk-Feature zur Verfügung, mit dem Sie ein Dokument automatisch an viele verschiedene Unterzeichner:innen versenden können. Dazu benötigen Sie eine CSV-Datei mit den Namen und E-Mail-Adressen der jeweiligen Empfänger:innen, die Sie in signNow hochladen können. Spezifische Einstellungen wie Pflichtfelder, 2-Faktor-Authentifizierung (siehe unten) und mehr werden dabei für jeden einzelnen Signaturvorgang übernommen.

SMS-Authentifizierung für FES

Mit signNow ist die Erstellung einer Fortgeschrittenen Elektronischen Signatur (FES) mithilfe der optionalen 2-Faktor-Authentifizierung möglich. Diese können Sie für jeden Signaturvorgang individuell voraussetzen oder auch nur für bestimmte Unterzeichner:innen verbindlich machen. Aktivieren Sie das Feature, müssen Unterzeichner:innen sich vor der Unterschrift mithilfe ihrer Mobilnummer authentifizieren. Dabei erhalten sie einen SMS-Code, mit dem sie den Signaturvorgang starten können. Ähnlich läuft die Authentifizierung für die Erstellung von Unterschriften auch bei anderen Tools wie Yousign, MOXIS und Co.

Keine Video-Identifizierung, keine QES

Im Gegensatz zu diesen Tools führt signNow allerdings keine zusätzliche Identifizierung durch, beispielsweise durch die Zusammenarbeit mit einem deutschen Trust Center oder einem offiziellen Vertrauensdiensteanbieter. Auch Signaturkarten oder andere Hardware für die Identifizierung kommt bei signNow nicht zum Einsatz, so dass die Erstellung einer Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) mit signNow nicht möglich ist. Ein wenig befremdlich: signNow wirbt dennoch mit absoluter Rechtssicherheit innerhalb der EU.

Was kostet signNow?

signNow bekommen Sie für zwischen 8 und 50 US-Dollar pro User und Monat. Dabei haben Sie die Wahl aus dem eigenständigen signNow in den Tarifen “Business” (8 US-Dollar), “Business Premium” (15 US-Dollar) und “Enterprise” (30 US-Dollar pro User und Monat) sowie der umfangreichen airSlate Business Cloud, die neben signNow noch andere Tools wie eine PDF-Editor und eine Business-Process-Automation-Plattform enthält und ab 50 Dollar pro User und Monat zu haben ist. Mehr Infos zum Pricing finden Sie hier:

Ein Blick auf das Pricing von signNow und die verfügbaren Tarife und Funktionen

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Wie sicher ist signNow?

signNow stammt (wie etwa auch DocuSign) aus den USA, verfügt allerdings über alle nötigen Features, um auch in Europa sicher und datenschutzkonform tätig zu sein. Alle Kundendaten europäischer Kund:innen werden ausschließlich verschlüsselt auf Servern innerhalb der EU gespeichert und verarbeitet - sofern Sie dies bei der Anmeldung angeben. Zudem ist signNow nach ISO 27001 für IT-Sicherheit zertifiziert und bringt eine Verschlüsselung auf Bankenniveau mit, die für Datensicherheit sorgt.

signNow ist trotz seiner US-Herkunft DSGVO-zertifiziert und bringt noch andere Zertifikate mit

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Keine rechtssichere QES aufgrund fehlender Identifizierung

Ein Manko an signNow: Ähnlich wie eversign arbeitet der Anbieter nicht mit europäischen/deutschen Vertrauensdiensteanbietern zusammen und führt auch sonst keine erweiterte Authentifikation bzw. Identifizierungen der Unterzeichnenden durch, wodurch mit signNow Qualifizierte Elektronische Signaturen nach eIDAS-Richtlinie nicht erstellt werden können. Die QES ist zwar nicht für viele Dokumente verpflichtend; trotzdem sollte signNow unter diesen Voraussetzungen nicht mit Rechtssicherheit für die EU werben.

Weitere Informationen über die einzelnen “Level” der Elektronischen Signatur gemäß EU-Recht und welche Software-Anbieter für welche Art der elektronischen Unterschrift geeignet sind, finden Sie im umfassenden Signatur-Software-Vergleich von trusted.de.

Welchen Kundenservice bietet signNow?

signNow leistet (ausschließlich englischsprachigen) Kundensupport via Telefon-Support, E-Mail und Live-Chat, wobei das Support-Team nach Angaben des Anbieters rund um die Uhr und an 7 Tagen die Woche verfügbar ist. Zudem steht Ihnen online ein umfangreiches Support-Center zur Verfügung, in dem Sie neben FAQ und nützlichen Anleitungen auch Video-Tutorials für den Einstieg in die Software finden. Auch die signNow-Academy steht Ihnen online zur Verfügung, die Ihnen alles rund um das Tool beibringen soll.

Im umfassenden Help Center von signNow finden Sie nützliche Infos und schnelle Hilfe

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