Einfache Dokumentenverwaltung für PDF- und Word-Dateien
Mit DocuSign laden Sie Ihre Dokumente und Verträge als PDF- oder Word-Datei in die Cloud hoch und haben von dort jederzeit Zugriff darauf. Das Tool fungiert damit auch als Ihre Dokumentendatenbank bzw. als Online-Speicher und -Archiv für Ihre Unterlagen. Ähnlich wie in der “Unterschriftenmappe” von MOXIS lassen sich einzelne Dokumente anhand verschiedener Kategorien anzeigen, beispielsweise “Unterschrift ausstehend”, “Erledigt”, etc.
DocuSign bietet eine übersichtliche und einfach zu bedienende Oberfläche sowohl im Browser als auch in der App
Screenshot: trusted.de
Quelle: docusign.de
Eine erweiterte Dokumentendatenbank bzw. umfassende Funktionen für die Dokumenten- und Vertragsverwaltung hat DocuSign eSignatur dagegen nicht mit an Bord, anders als beispielsweise ContractHero. Dafür steht eine eigene DocuSign-Lösung “CLM” (Contract Lifecycle Management) zur Verfügung, die Sie unabhängig und kostenpflichtig zubuchen können. Weitere Informationen dazu erhalten Sie direkt beim Anbieter. Allerdings verfügt DocuSign über einige nützliche Funktionen für die Vertragserstellung und -verhandlung:
Dokumentenvorlagen aus häufig verschickten Dokumenten
Aus häufig verwendeten Dokumenten lassen sich in DocuSign spielend leicht Vorlagen erstellen, die Sie immer wieder verwenden können. Häufig verwendete Vertragstypen können so direkt in DocuSign hinterlegt, und für jeden neuen Signaturprozess mit den wichtigsten Angaben über die Vertragspartner:innen, Fristen, etc. ausgestattet werden, um Zeit in der Dokumenterstellung zu sparen. Im aktuellen Vergleich verfügen nicht viele Signaturtools über diese Möglichkeiten.
Mit DocuSign erstellen Sie schnell und einfach Vorlagen für wiederkehrende Dokumente und Prozesse
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Benutzerdefinierte Felder und Zusammenarbeitsfelder
Doch nicht nur Dokumentvorlagen können Sie mit DocuSign erstellen. Auch das Hinzufügen benutzerdefinierter Inhaltsfelder für Ihre Dokumente ist möglich, so dass Sie erweiterte Felder für automatische Berechnungen (wie etwa für abhängige Fristen, Lohnangaben in Arbeitsverträgen, etc.) oder Zeichnungsfelder hinzufügen können, in denen Empfänger:innen selbstständig Zeichnungen oder andere Angaben hinterlassen dürfen. Damit ist DocuSign nicht nur ein Tool für das Signieren von Dokumenten, sondern auch für die Dokumentgenese.
Fügen Sie Ihren Dokumenten individuelle und benutzerdefinierte Felder hinzu
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Besonders nützlich sind dabei die Zusammenarbeitsfelder, die digitale Vertragsverhandlungen ermöglichen. Damit definieren Sie einzelne Felder Ihrer Dokumente als verhandelbar und geben Ihren Empfänger:innen die Möglichkeit, Angaben zu ändern bzw. Änderungen vorzuschlagen. Alle Änderungsvorschläge lassen sich im Echtzeit-Audit-Trail von DocuSign nachvollziehen. Auf diese Weise sammeln Sie nicht nur Unterschriften, sondern bilden auch Vertragsverhandlungen in DocuSign ab.
