- Buchführung ist lästig und aufwändig - darf aber nicht vernachlässigt werden, da Ihrem Unternehmen sonst saftige Strafen drohen.
- Buchhaltungssoftware erleichtert die Verbuchung von Einnahmen und Ausgaben und erstellt automatisch Berichte wie eine Abschlussbilanz.
- Kleine und mittelständische Unternehmen, die nur über wenige Kapazitäten verfügen, profitieren besonders von der Auslagerung der Buchführung an eine Online Buchhaltung.
Grundlagen der Buchhaltung
Buchführung: Lästig aber wichtig!
Jedes Unternehmen ist zur ordentlichen Buchführung verpflichtet. Eine fehlende, fehlerhafte oder unvollständige Buchführung kann schwere Strafen bis zum Entzug der Gewerbeberechtigung nach sich ziehen!
Die Buchführung ist ein leidiges Thema. Dennoch kommt kein Unternehmen darum herum. Sowohl Firmen als auch Freiberufler sind, sobald sie angemeldet sind, buchführungspflichtig. Was bedeutet das? In erster Linie, dass jedes Unternehmen dazu verpflichtet ist, eine Bilanz zu erstellen, die eigenen Einnahmen und Ausgaben zu dokumentieren und am Ende eines Geschäftsjahres einen ordentlichen Jahresabschluss durchzuführen.
Die Bilanz
Als erster Schritt einer betrieblichen Buchführung gilt die sogenannte Eröffnungsbilanz, die zu Beginn jedes neuen Geschäftsjahres wiederholt wird. Die erste Bilanz nach der Unternehmensgründung wird auch als Gründungsbilanz bezeichnet. In dieser ist aufgelistet, über welche Vermögenswerte und Geldmittel ein Unternehmen verfügt (Aktiva, Aktivposten) und woher diese Geldmittel jeweils stammen (Passiva, Passivkosten). Hier wird ersichtlich, ob es sich beispielsweise um Eigenkapital oder Fremdkapital aus Krediten und Darlehen handelt.
Erfolgsrechnung/ Gewinn- und Verlustrechnung
Auch während des laufenden Geschäftsjahres sind die Bücher ordentlich zu führen. Das betrifft in erster Linie die Dokumentation Ihrer Einnahmen und Ausgaben. Wann immer Sie Vermögen des Unternehmens einsetzen, um eine Investition zu tätigen oder Schulden zu tilgen, müssen Sie diese Veränderung Ihres Kapitals verbuchen. Dafür gibt es strenge formale Regeln, die vom jeweiligen Kontenrahmen abhängen. Das Überblicken dieser Regeln ist oft schwierig; Buchungssätze des Rechnungswesens zu verstehen, kommt dem Erlernen einer Fremdsprache gleich.
Theoretisch sind Sie dazu verpflichtet, auch den Kauf eines Päckchens Taschentücher als Ausgabe zu verbuchen, wenn das Geld dem Unternehmen gehört.
Wichtig ist dabei vor allem, dass Sie über alle Einnahmen und Ausgaben Belege vorweisen können. Für Rechnungen und Abschlüsse gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von mindestens 10 Jahren. Jeder Buchung, das heißt allen Einnahmen und Ausgaben, müssen Sie Belege zuordnen können, wenn irgendwann das Finanzamt vor der Tür stehen sollte.
Wie funktioniert Online Buchhaltung?
Buchführungssoftware unterstützt Sie bei allen Aufgaben, die mit der Buchhaltung einhergehen - von der Buchung von Einnahmen und Ausgaben über die Rechnungsstellung bis hin zur Erstellung einer ordentlichen Abschlussbilanz. Viele lästige Aufgaben, beispielsweise die aufwändige doppelte Buchführung, werden dadurch automatisiert.
Die wichtigsten Funktionen
Tools für die Online Buchhaltung sollten mindestens über die folgenden Funktionen verfügen:
Buchung aller relevanten Belege und Rechnungen
Alles, was während eines Geschäftsjahres mit den Vermögenswerten Ihres Unternehmens geschieht - ob Sie nun neue Maschinen kaufen, ein Darlehen aufnehmen oder Ihre Partner zum Mittagessen einladen - muss dokumentiert und gebucht werden. Dabei gelten feste Regeln. Damit Sie diese lästige Arbeit nicht selbst erledigen müssen, bringen die hier vorgestellten Profi-Tools Eingabemasken mit, mit deren Hilfe Sie alle Geschäftsvorfälle bequem und einfach einpflegen können. Die Buchung erfolgt dann automatisch und wird am Ende des Jahres für die Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung und der Jahresabschlussbilanz herangezogen.
Jahresabschluss, Bilanzierung und Berichtswesen
Die wichtigsten Berichte, die auf Basis der jährlichen Buchführung erstellt werden, sind die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), die Einkommensüberschussrechnung (EÜR), die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie die Jahresabschluss- und Eröffnungsbilanz. Eine professionelle Software wandelt alle Vorgänge eines Geschäftsjahres automatisch in diese Berichte um, sofern sie verantwortungsbewusst eingepflegt wurden.
Dazu lassen sich oft noch zusätzliche Reports wie Finanzberichte oder Liquiditätsrechnungen erstellen, die Sie für das Controlling und die strategische Planung innerhalb des Unternehmens heranziehen können.
Umsatzsteuervoranmeldung mit ELSTER
Eine der wichtigsten Funktionen von Buchhaltungstools ist die Umsatzsteuervoranmeldung beim elektronischen Finanzamt ELSTER. Damit dieser Prozess so schnell und einfach wie möglich erfolgt, existiert eine ELSTER-Schnittstelle, mit deren Hilfe Sie die Voranmeldung fristgerecht und den amtlichen Richtlinien gemäß automatisch einsenden. Alle dafür notwendigen Daten exportieren Sie einfach aus den Buchungen der Finanzbuchhaltung, die Sie mit Ihrer Software getätigt haben.
Optionale Funktionen
Zusätzlich zu den Standard-Funktionen bringen viele Tools auch noch zusätzliche Features mit, die Ihre Buchhaltung auf vielfältige Art und Weise unterstützen können:
- Rechnungsstellung: Erstellen Sie automatisch Rechnungen für Lieferungen und Leistungen und verschicken Sie sie an Ihre Geschäftspartner. Offene Rechnungen werden aufgelistet, bezahlte Rechnungen umgehend und automatisch verbucht.
- Verwaltung offener Verbindlichkeiten und Forderungen: Eine Auflistung offener Posten, seien es nun Verbindlichkeiten (Accounts Payable) oder Forderungen (Accounts Receivable) nebst automatischer Buchung bei Begleichung.
- Mahnwesen: Die automatische Erstellung von Mahnungen, wenn Rechnungen nicht fristgerecht beglichen werden.
- Online-Banking: Überblicken Sie all Ihre Bankkonten direkt aus dem Tool heraus, tätigen Sie Überweisungen, etc. Eine automatische Verbuchung aller Ab- und Zugänge in der digitalen Buchhaltung ist dann ebenfalls sinnvoll.
- Digitalisierung von Belegen: Scannen Sie Rechnungen und Belege ein und fügen Sie die digitalen Versionen den jeweiligen Buchungen hinzu. Moderne Tools sind dazu in der Lage, aus den eingescannten Dokumenten automatisch die wichtigsten Daten auszulesen und abzuspeichern.
Für wen sind Buchhaltungstools geeignet?
Vor allem KMU (Kleine und mittlere Unternehmen) profitieren immens von der Anschaffung einer Buchhaltungssoftware. In diesen Unternehmen gibt es oft nicht die nötigen Kapazitäten, um Mitarbeiter extra für die Buchführung zu schulen und eine eigene Buchhaltung einzurichten, oder eine teure externe Firma zu beauftragen. In einem solchen Fall bietet es sich an, die Buchführung online zu erledigen. Fachkenntnis ist dafür kaum nötig, lediglich ein wenig Vertrauen in das jeweilige Programm und eine kurze Eingewöhnungszeit.
Vorteile der Online Buchhaltung
Im Gegensatz zur althergebrachten Buchhaltung, zum Beispiel über einen externen Dienstleister, ergeben sich durch die digitale Online Buchführung einige signifikante Vorteile:
- Buchungen werden schneller und teilweise ohne menschliches Zutun getätigt. Das erleichtert der Buchhaltung die Arbeit, sorgt für Entschlackung und vermeidet Belastungsspitzen.
- Bilanzen und Berichte liegen fristgerecht und in der geforderten Form vor. So kommt es nicht zu Verspätungen oder Fehlern innerhalb der Jahresbaschluss- oder Eröffnungsbilanz. Das freut Finanzamt und Steuerbehörden und erspart Ihnen Strafen und lästige Nacharbeit.
- Unterlagen und Belege verbleiben im Unternehmen und liegen gegebenenfalls sogar in digitalisierter Form vor. So verfügen Sie über Kopien, sollten die Originale einmal verloren gehen oder verblassen (Stichwort: Rechnungen auf Thermopapier). Das Sammeln einzelner Belege im sprichwörtlichen “Schuhkarton” gehört damit ebenfalls der Vergangenheit an.
Buchhaltungssoftware im Preisüberblick
Buchhaltungssoftware ist grundsätzlich in zwei verschiedenen Preismodellen erhältlich:
| Bezahlmodell | Durchschnittspreis | Abrechnung | Günstigster Preis |
|---|---|---|---|
| Abonnement | 90 bis 170 Euro | pro Monat | 10 Euro |
| Abonnement | 12 Euro | pro Monat und Mitarbeiter | 6 Euro |
Für kleine Teams, Freiberufler und Startups gibt es darüber hinaus vergünstigte oder gänzlich kostenlose Tools und Tarife.
So finden Sie die passende Buchführungssoftware
Es gibt viele verschiedene Anbieter von Online Buchhaltung Tools auf dem Markt. Mit diesen Tipps finden Sie die richtige Software für Ihr Unternehmen:
Halten Sie es einfach
Gerade bei einem komplexen Thema wie der Buchhaltung empfiehlt sich die Faustregel: Je einfacher das Tool ist, desto besser. Achten Sie deswegen auf leichte Bedienbarkeit, übersichtliche Benutzeroberflächen und gegebenenfalls einen Assistenten, der Sie schrittweise durch das Programm führt.
Achten Sie auf Aktualität
Steuerbestimmungen und Richtlinien können sich ändern. Daher ist es immer wichtig, exakt über alle Vorgänge rund um die Buchhführung Bescheid zu wissen. Ausschlaggebend für eine gute Software ist, dass sie auf dem neuesten Stand ist und verantwortungsvoll gewartet wird, entweder durch manuelle, besser allerdings noch durch automatische Updates.
Wählen Sie den richtigen Kontenrahmen
Aus dem Kontenrahmen ergeben sich die Struktur Ihrer Buchhaltung sowie die Regeln, nach denen Sie abläuft. Beispielsweise gibt es den sogenannten Industriekontenrahmen (IKR) oder den Standardkontenrahmen der DATEV (SKR). Beim Kauf einer entsprechenden Software sollten Sie darauf achten, dass der jeweils passende Kontenrahmen implementiert ist oder zumindest nachträglich integriert werden kann. Die gängigsten Kontenrahmen sind:
| Kontenrahmen | Verwendende Unternehmen |
|---|---|
| SKR 03 und SKR 04 | Publizitätspflichtige Firmen allgemein |
| SKR 14 | Land- und forstwirtschaftliche Betriebe |
| SKR 30 | Einzelhandelsunternehmen |
| SKR 45 | Soziale Einrichtungen |
| SKR 49 | Eingetragene Vereine, Stiftungen |
| SKR 51 | KFZ-Gewerbe (Händler und Werkstätten) |
| SKR 70 | Hotels und Gaststätten |
| SKR 80 und SKR 81 | Arzt- und Zahnarztpraxen |
| SKR 99 | Krankenhäuser |
| IKR | Industrieunternehmen |
Der trusted.de Tipp: Nutzen Sie Fachwissen. In Ihrem Unternehmen gibt es mit Sicherheit einen Experten, der weiß, welche Kontenrahmen und Richtlinien für Sie gelten, und der Ihnen bei der Wahl der passenden Software helfen kann.
Der Markt um Buchhaltungssoftware
trusted.de hat die gängigsten Provider von Buchhaltungssoftware hier übersichtlich aufgelistet:
- billfaster
- Zoho Books
- FreshBooks
- move2clouds
- Sage One Finanzen & Buchhaltung
- Practice Ignition
- Wave
- WinWeb
- Workbook
- lexoffice
- Scopevisio Finanzen
- Diamant Finanzbuchhaltung
- DATEV Unternehmen onlne
- FibuNet
- HS Finanzbuchhaltung
- ALPHAPLAN Rechnungswesen 4
- BuchhaltungsButler
- Papierkram
- OnitemneBuchhaltung
- Cyberlab Onitemne Buchhaltung
- Reviso
- sevDesk
Fazit
Mithilfe von Online Buchhaltung gestalten Sie Ihre Buchführungsprozesse schneller, einfacher, effizienter und sicherer. Gerade für Unternehmen, die es sich nicht leisten können, eine eigene Buchhaltung einzurichten oder einen externen Experten zu konsultieren, lohnt sich die Anschaffung eines der relativ günstigen Tools aus der trusted.de Übersicht. Sparen Sie sich die BWL-Kurse an der Abendschule und lassen Sie einfach die Software den Job machen.
