Zielgruppe

Lexware Office eignet sich für verschiedene Kundengruppen: Von Freelancern und Selbstständigen über Startups und kleine Unternehmen bis hin zum Mittelstand. Das günstige Pricing der Software lässt darauf schließen, dass vor allem Kleinst- und Kleinunternehmen angesprochen werden.

Laut Aussagen des Providers eignet sich Lexware Office für die folgenden Gesellschaftsformen:

• Gewerbetreibender
• Freiberufler
• GbR / GdbR
• OHG
• KG
• GmbH & Co. KG
• Stille Gesellschaft
• PartG
• GmbH
• Limited
• UG

Funktionsumfang

Lexware Office Grundfunktionen

Die Funktionen, auf die Sie in Lexware Office Zugang haben, sind direkt vom gewählten Preispaket abhängig (mehr dazu unten), da diese sich funktional voneinander unterscheiden, bzw. aufeinander aufbauen. In allen Lexware Office-Versionen können Sie Ihre Belege GobD-konform in Lexware Office speichern, per Online-Banking-Schnittstelle Ihren Finanzüberblick abrufen, Kundenkontakte verwalten und per Steuerberater-Zugang digital mit ihrem Steuerberater zusammenarbeiten. Diese Grundfunktionen sind in allen Lexware Office-Versionen (S bis XL) enthalten. Ebenfalls zu den Grundfeatures gehört der Zugang zur mobilen Lexware Office-App.

Buchhaltungsfunktionen

Zu den Buchhaltungsfeatures von Lexware Office gehören - neben der Archivierung Ihrer Belege - beispielsweise die Umsatzsteuervoranmeldung, ein integriertes Kassenbuch, die Zusammenfassende Meldung sowie die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV); so lässt sich auch Ihr Jahresabschluss mithilfe von Lexware Office durchführen.

Beachten Sie dabei, dass diese Buchhaltungs-Features erst in den größeren Lexware Office-Tarifen L und XL enthalten sind. Wählen Sie dagegen die Pakete S oder M nutzen Sie die Software größtenteils als Belegarchiv sowie als Rechnungsstellungs-Tool.

Rechnungserstellung

Zum Weiteren Funktionsumfang von Lexware Office gehört die Erstellung von Finanzdokumenten wie Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen oder Auftragsbestätigungen. Diese können Sie direkt in Lexware Office generieren und aus dem Tool heraus an Ihre Kunden bzw. an Kontakte aus Ihrer Kundendatenbank verschicken.

Im größten Lexware Office-Tarif ist auch die Erstellung von Serienrechnungen möglich, die das System dann automatisch erstellt, versendet und abspeichert. Auch besondere Rechnungen wie Abschlagsrechnungen, die elektronischen XRechnungen sowie englische und EU-Rechnungen sind mit Lexware Office möglich. Mehr zur Rechnungsstellung mit Lexware Office erfahren Sie im umfangreichen Testbericht zum Lexware Office-Rechnungstool auf trusted.de.

Weitere Informationen über die integrierte Funktionen und Features finden Sie in der Lexware Office-Funktionsübersicht von trusted.de.

Usability

Das Setup von Lexware Office gestaltet sich relativ schnell und einfach. Durch Im- und Export-Funktionen sind Ihre Kunden- und Produktdaten rasch angelegt und können für die spätere Rechnungserstellung genutzt werden. Nun müssen Sie nur noch per Kontonummer und PIN Ihr Geschäftskonto mit Lexware Office verknüpfen - dadurch ist die Einrichtung der Software weitestgehend abgeschlossen.

Schön: Neue Kunden können Sie entweder im Vorfeld in der Kontaktdatenbank, oder direkt beim Erstellen eines neuen Angebots / einer neuen Rechnung anlegen. Das spart Ihnen einige Handgriffe bei der Verwaltung von Neukunden.

Die Zentrale von Lexware Office und auch die Startseite nach dem Login ist Ihr Finanzdashboard. Hier sehen Sie alle anstehenden Aufgaben und erhalten einen Überblick über den aktuellen Stand Ihrer Finanzen, zum Beispiel offene Rechnungen, den aktuellen Kontostand, Einnahmen und Ausgaben, etc.

Das Lexware Office Dashboard bietet die wichtigsten Finanzinformationen im Überblick

Screenshot: lexoffice.de

Von hier aus navigieren Sie durch das weitere Programm, was sich durch den übersichtlichen Aufbau und die nüchterne Benutzeroberfläche recht intuitiv gestaltet.

Selbst Einsteiger finden sich schnell im Tool zurecht und arbeiten schon nach kurzer Zeit sicher mit Lexware Office. Gelungene Hilfsfeatures, wie beispielsweise ein Schnellzugriff-Button im Dashboard, unterstützen Sie dabei. Mit diesem gelangen Sie mit nur einem Klick zu Formularen wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, etc, und können direkt neue Dokumente anlegen.

Für die Belegerfassung bringt Lexware Office mobile Apps für iOS- und Android-Geräte mit. Diese fungieren als Belegscanner: Mit der Smartphone-Kamera fotografieren Sie die Belege, die anschließend von Lexware Office ausgelesen und im System eingepflegt werden. Lexware Office nutzt hier OCR, also Texterkennung, um die wichtigsten Daten direkt auszulesen. Mit eingespeisten PDF-Dateien klappt das schon ziemlich gut; bei der Erkennung von fotografierten Belegen, die Sie über die App einspeisen, ist die Texterkennung laut Userstimmen oft noch etwas hakelig und ungenau, was dazu führt, dass Sie manuell nachbessern müssen.

Ein Plus jedoch: Lexware Office genügt den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) des Bundesfinanzministeriums. Das bedeutet für Sie: Haben Sie Ihre Belege digital gespeichert, ist eine physische Kopie nicht mehr notwendig.

Schnittstellen

Lexware Office bringt eine große Zahl von Integrationen und Schnittstellen mit, durch die Sie das Buchhaltungs-Tool nahtlos in Ihre bestehende IT-Umgebung einbetten oder aktuell noch fehlende Features der Software sinnvoll ergänzen und erweitern. So stehen rund 60 Schnittstellen zu verschiedenen Software-Lösungen und Drittentwickler-Apps zur Verfügung, darunter eCommerce-Systeme, Digitale Zahlungsanbieter, verschiedene Geschäftskonten wie Holvi oder Kontist, Zeiterfassungs-Lösungen, Reisekosten- und Spesenabrechnungstools, CRMs und vieles mehr. Eine kleine Auswahl der Möglichkeiten finden Sie hier:

• Durch die Verknüpfung mit der Time-Tracking-App TimeTrack integrieren Sie die Zeiterfassung in Lexware Office und nutzen diese für die Rechnungsstellung. Perfekt für die Arbeit von Freelancern oder projektorientierten Unternehmen
• Eine Schnittstelle zu AdBill erlaubt die Abrechnung von Online-Kampagnen, beispielsweise bei Google (AdWords), facebook oder Bing
• Lexware Office integriert außerdem in die Online-Shop-Plattformen WooCommerce und Versacommerce

Als deutsche Buchhaltungs-Lösung lässt es sich Lexware Office außerdem nicht nehmen, auch Schnittstellen für DATEV- sowie ELSTER zur Verfügung zu stellen. Toll: Auch Überweisungen sind direkt aus Lexware Office heraus möglich.

Preise und Plans

Lexware Office gibt es in vier verschiedenen “Größen” oder Preispaketen: S, M, L und XL.

Ein Überblick über das Pricing von Lexware Office

Screenshot: lexoffice.de

Lexware Office S

Das kleinste Lexware Office-Paket “S” enthält grundlegende Features für die Verwaltung Ihrer Belege und Rechnungen. So lassen sich Belege per mobiler App einscannen und ablegen, offene Posten verwalten, Rechnungen per E-Mail importieren und eine automatische Umsatzsteuerprognose erstellen. Zudem ist hier bereits der Steuerberater-Zugang mit integriert. “S” eignet sich am besten für kleine Unternehmen und für die vorbereitende Buchhaltung. Es kostet 3,45 Euro pro Monat.

Lexware Office M

Im Paket “M” kommen Features wie die Erstellung von Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen und Zahlungserinnerungen sowie ein automatisches Mahnwesen hinzu. Auch ein erweitertes CRM für die Verwaltung Ihrer Kundinnen und Kunden ist in “M” integriert. Der Tarif ist für die Rechnungsstellung in KMU geeignet, enthält aber noch keine umfassenden Buchhaltungs-Features. Für “M” bezahlen Sie 5,95 Euro pro Monat.

Lexware Office L

Das Paket “L” erweitert Lexware Office zur vollständigen Buchhaltungs-Lösung. Hier sind Features wie die Umsatzsteuervoranmeldung, ein elektronisches Kassenbuch, doppelte Buchführung, Anlagenverwaltung und die automatische Berichterstellung integriert. Das Paket kostet 9,95 Euro pro Monat.

Lexware Office XL

Das größte Paket “XL” von Lexware Office enthält Spezialfunktionen wie zusätzliche Rechnungstypen (Abschlagsrechnungen, englischsprachige Rechnungen, EU-Rechnungen, xRechnung), die Abo-Abrechnung und zusätzliche Reports wie Umsatzstatistiken. Dafür bezahlen Sie pro Monat 14,95 Euro.

Lexware Office Lohn und Gehalt

Wollen Sie mit Lexware Office auch Ihre Lohnbuchhaltung erledigen, upgraden Sie Ihren bestehenden Plan einfach durch das Zusatzmodul “Lohn & Gehalt”. So erweitern Sie den Funktionsumfang um die Mitarbeiterverwaltung und die Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnungen, Gehaltsverwaltung via Online-Banking und mehr. Das Modul ist in verschiedenen Preisklassen verfügbar; der jeweilige Endpreis ist der Anzahl Ihrer Mitarbeiter abhängig:

Eine Mindestvertragslaufzeit brauchen Sie bei Lexware Office nicht zu berücksichtigen. Die Beträge werden monatlich abgerechnet und eine Kündigung ist jederzeit zum Monatsende hin möglich.

Service und Support

Lexware Office bietet Support direkt aus der Benutzeroberfläche des Tools heraus. Mit einem Klick auf das Fragezeichen-Symbol der Menüleiste gelangen Sie zu umfangreichen Dokumentationen über die ersten Schritte mit dem dem Programm sowie zu einer Wissensdatenbank, in der die Funktionen und Features von Lexware Office umfassend erklärt werden. Hier stellt Lexware Office auch Muster und Vorlagen, zum Beispiel für Rechnungen und andere Dokumente zur Verfügung. Auf YouTube ist der Anbieter zudem mit einer Reihe kostenloser How-Tos und Kurztutorials in Videoform vertreten.

Lexware Office leistet persönlichen Support auf verschiedenen Kanälen und stellt Ihnen online eine Vielzahl an Hilfsmaterialien zur Verfügung

Screenshot: lexoffice.de

Persönlichen Support erhalten Sie bei Lexware Office auf verschiedenen Kanälen: Entweder per kostenloser Hotline (Montag bis Freitag, 8 bis 22 Uhr; Samstag und Sonntag, 10 bis 20 Uhr), per Mail ([email protected]) oder im Live-Chat.

Zusätzlich bietet Lexware Office für die Einführung des Tools in Ihrem Unternehmen sowie für die Bewältigung spezieller buchhalterischer Aufgaben mit Lexware Office regelmäßig kostenlose Webinare sowie die Lexware Office Academy an. So lernen Einsteiger schnell und einfach mit Lexware Office umzugehen.

Nett: Der Provider ist sehr transparent, was die Kommunikation von Updates anbelangt. In einer Online-Timeline können Sie sich alle Programmänderungen seit Launch der Plattform im Jahr 2012 ansehen. Zudem werden wichtige Updates im Lexware Office-Blog angekündigt.

Zusammenfassung

Lexware Office bietet einen ausreichenden Funktionsumfang für Selbstständige und kleine Unternehmen zu einem im Vergleich attraktiven Preis, der noch dazu mit einer flexiblen monatlichen Vertragslaufzeit aufwartet. Auch die intuitive Bedienung des Tools spricht für Lexware Office und macht die Software insbesondere für Einsteiger interessant. An ein paar Stellschrauben müsste Anbieter Lexware noch drehen - zum Beispiel an der oft noch hakeligen Texterkennung des Beleg-Scanners - alles in allem liefert der Provider allerdings eine gute Buchhaltungslösung nach deutschen Standards ab.