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QuickBooks

Buchhaltung

Fazit der Redaktion

QuickBooks glänzt mit einer sehr schön gestalteten Nutzeroberfläche, einem fairen Pricing mit großzügigen Rabatten im Jahresabo und einer unglaublichen Anzahl an Schnittstellen zu Drittsoftware. Nicht überzeugen kann dagegen das Handling des Tools, das manchmal etwas zu kompliziert ausfällt. Zudem ist das Tool auch auf dem europäischen Markt ausschließlich in englischer Sprache verfügbar. Es mangelt an deutschen Standards - beispielsweise der Umsatzsteuervoranmeldung via ELSTER.

  • Großzügiger Rabatt im Jahresabo
  • Viele Dokumentationen
  • Viele Schnittstellen
  • Keine Texterkennung
  • Keine DATEV/ELSTER-Schnittstelle
  • Ausschließlich englischsprachig
  • Kompliziertes Handling
Maximilian Reichlin
Redaktionsleiter von trusted
QuickBooks

Zielgruppe

Verwechslungsgefahr!

QuickBooks vom amerikanischen Hersteller Intuit sollte nicht verwechselt werden mit der Bürosoftware büro easy des deutschen Entwicklers Lexware. Letzteres hieß bis 2015 ebenfalls QuickBooks.

QuickBooks richtet sich ausdrücklich an das Small-Business-Umfeld und spricht damit vor allem kleine Unternehmen und Startups an. Ähnlich wie Wave und Zoho Books ist das Tool allerdings nicht mit dem deutschen Markt im Hinterkopf konzipiert und bringt daher beispielsweise keine DATEV- oder ELSTER-Schnittstelle mit, was für deutsche Unternehmen ein Ausschlusskriterium sein könnte.

Funktionsumfang

QuickBooks bringt alle nötigen Standard-Features mit, die eine Buchhaltungssoftware beinhalten sollte:

  • Tracking von Einnahmen und Ausgaben per Bankkonten-Verknüpfung
  • Erstellen von Rechnungen, Angeboten und Belegen aus Vorlagen
Gestalten Sie Rechnungen nach eigenen Vorlagen
Gestalten Sie Rechnungen nach eigenen Vorlagen
Screenshot: quickbooks.intuit.com
  • Verschicken Angeboten und Rechnungen aus dem Tool heraus
  • Verwaltung von Rechnungen als Rechnungsübersicht mit Erinnerungsfunktion für ausstehende Zahlungen
  • Buchhaltungs-Reports (GuV, Cashflow-Analyse, etc.)
  • Belegverwaltung (nebst Belegscanner als mobile App)
  • Steuerberater-Zugang

Alle relevanten Daten und Features liegen bei QuickBooks in der Cloud-Plattform, um geräteübergreifenden Zugriff zu ermöglichen. Hinzu kommen Export-Funktionen, um wichtige Finanzdaten im .csv-Format zu exportieren und weiterzugeben. Was aktuell noch fehlt sind Features wie:

  • OCR/Texterkennung für den Belegscanner, um eingescannte Belege automatisch einzupflegen
  • eine DATEV-Schnittstelle
  • eine ELSTER-Schnittstelle für die Umsatzsteuervoranmeldung

Gerade die letzten beiden Punkte könnten für deutsche Unternehmen ein Ausschlusskriterium darstellen. Da es sich bei QuickBooks nicht um eine in Deutschland entwickelte Plattform handelt, fehlen leider diese Standards deutscher Buchhaltungslösungen.

Usability

Der Umgang mit QuickBooks kann teilweise etwas “clunky” sein und diverse Nutzer bemängeln die kontraintuitive Menüführung des Tools. Obwohl die Nutzeroberfläche einen modernen, frischen und überschaubaren Eindruck macht, und durchaus gut aussieht, mangelt es dem Interface zeitweise an Übersichtlichkeit. Dass beispielsweise “Customers” (Kunden) und “Invoices” (Rechnungen) nur Unterreiter im Reiter “Sales” sind und von der Startseite nicht direkt zugänglich sind, mutet ein wenig seltsam an. Da haben Tools wie Papierkram eindeutig die Nase vorn! Dass die Nutzeroberfläche ausschließlich in englischer Sprache verfügbar ist, ist ebenfalls kein Pluspunkt und macht das Handling noch komplexer. Stellen Sie sich daher auf eine gewisse Einarbeitungszeit ein, bis Sie sich an die Menüführung gewöhnt haben.

Das Handling in der ansprechenden Oberfläche gestaltet sich manchmal etwas hakelig
Das Handling in der ansprechenden Oberfläche gestaltet sich manchmal etwas hakelig
Screenshot: quickbooks.intuit.com

Dagegen sieht es in Sachen Apps und Clients bei QuickBooks besser aus. Der Provider hat sowohl Desktop-Clients für Windows und Mac, als auch mobile Apps für iOS- und Android-Geräte im Angebot. Letztere sind jeweils mit einem Belegscanner ausgestattet, mit dessen Hilfe Sie Belege und Rechnungen einfach mit dem Handy abfotografieren und als Bilddatei in der Software ablegen können. Schade: Anders als beispielsweise bei Paradebeispiel Candis liest QuickBooks die Bilddateien nicht automatisch aus. Die Belegdaten müssen Sie daher manuell in das System eintragen.

Schnittstellen

QuickBooks ist eine wahre Wundertüte, wenn es um die Anbindung von Drittanbietersoftware geht. Über 500 Integrationen bringt das Tool laut Provider mit. Diese werden beständig aktualisiert und auf Relevanz geprüft. Einige der wichtigsten Schnittstellen:

  • Payment-Plattformen: Payment-Provider wie PayPal und Stripe sind ganz standardmäßig mit QuickBooks verknüpft. So lassen sich auch Zahlungen über diese Kanäle tracken, was vor allem für Online-Shops und andere online-basierte Unternehmen interessant ist.
  • Texterkennung: Der Belegscanner Expensify gilt als einer der leistungsfähigsten auf dem Markt und gleicht das Fehlen einer Texterkennung für die mobilen QuickBook-Apps ein wenig aus.
  • Time Tracking: Temponia und andere Time-Tracking-Apps helfen Ihnen dabei, in auftrags- und projektbasierten Unternehmen die Zeiterfassung direkt mit der Rechnungsstellung zu verknüpfen.

Auch CRM-Systeme oder die Shop-Plattform Magento sind in QuickBooks integrierbar. Alle möglichen Schnittstellen aufzuzählen, würde hier den Rahmen sprengen. Zumal mit der ebenfalls vorhandenen Zapier-Integration die Möglichkeit besteht, mit ein wenig Handarbeit auch eigene Schnittstellen hinzuzufügen.

Preise und Plans

QuickBooks gibt es in drei Preispaketen. Diese heißen “Simple Start”, “Essentials” und “Plus” und bauen funktional aufeinander auf:

  • Simple Start: Das kleinste Preispaket liefert Ihnen die Rudimentärfunktionen einer Buchhaltungssoftware. In Simple Start verwalten Sie hauptsächlich Ihre Einnahmen und Ausgaben (nebst Mehrwertsteuer) und erstellen und verschicken Rechnungen. Das Paket ist für einen Nutzer ausgelegt, plus einem Zugang für Ihren Steuerberater.
  • Essentials: QuickBooks Essentials liefert Ihnen über die Funktionen von Simple Start hinaus Features wie das Verwalten und Bezahlen von Eingangsrechnungen und die Umrechnung in Fremdwährungen und eignet sich daher für Unternehmen, die international aktiv sind. Das Paket ist für drei Nutzer ausgelegt; auch hier ist ein Zugang für Ihren Steuerberater integriert.
  • Plus: Das größte Preispaket bringt auch Funktionen der Lager- und Produktverwaltung mit und lässt Sie Ihren Bestand inventarisieren sowie Bestellungen erstellen und Lieferanten managen. Insgesamt können 25 Nutzer simultan mit diesem Softwarepaket arbeiten.
Das Pricing von QuickBooks nebst Rabatten im Überblick
Das Pricing von QuickBooks nebst Rabatten im Überblick
Screenshot: quickbooks.intuit.com

Jedes Paket können Sie in einer 30-tägigen Testphase zunächst kostenlos und unverbindlich antesten, bevor Sie sich für ein Abonnement entscheiden.

Binden Sie sich gleich für 12 Monate an QuickBooks, können Sie massiv sparen. 70 Prozent Rabatt (!) gibt es für Sie, wenn Sie die jährliche Abrechnung wählen.

Weitere Informationen zum Pricing des Tools finden Sie in der umfassenden QuickBooks-Kostenübersicht.

Service und Support

In Sachen Support ist QuickBooks ein zweischneidiges Schwert: Zunächst einmal fehlt es an einem Email-Support. Der geleistete Telefonsupport hingegen ist sehr umfassend und bringt Servicezeiten von 12 Uhr Nachts bis 5 Uhr Abends mit - die seltsamen Servicezeiten ergeben sich aus der Zeitzone, in der sich das Supportteam von QuickBooks befindet, da ein deutscher Support aktuell nicht existiert. Persönlicher Support findet also ausschließlich auf Englisch statt. Bisherige Nutzer bemängeln außerdem die teilweise längeren Wartezeiten in der Hotline.

Ein Blick auf das Hilfecenter, das QuickBooks online zur Verfügung stellt
Ein Blick auf das Hilfecenter, das QuickBooks online zur Verfügung stellt
Screenshot: quickbooks.intuit.com

Daneben bietet QuickBooks eine ganze Reihe von Dokumentationen und Tutorials, entweder in Textform im hauseigenen Helpcenter (hier finden Sie auch FAQ, etc.) als auch in Videoform auf YouTube. Einer der wichtigsten Supportkanäle für QuickBooks scheint das Community-Forum zu sein, in dem sich Nutzer und Hersteller miteinander austauschen können.

Zusammenfassung

Insgesamt ist QuickBooks von Intuit ein durchwachsenes Tool. Die wichtigsten Funktionen und Features sind zwar vorhanden, allerdings in der teilweise unübersichtlichen (allerdings sehr hübschen) Oberfläche schwer auszumachen, so dass Sie in jedem Fall eine gewisse Einarbeitungszeit und eine Menge Trial-and-Error in Kauf nehmen müssen, bis Sie sicher mit der Software umgehen. Dabei hilft Ihnen das umfangreiche Hilfeportal von QuickBooks, das die wichtigsten Funktionen erklärt. Leider gibt es das - wie den gesamten Support - nur auf Englisch.

Über QuickBooks

Entwickler Intuit wird bereits seit über 30 Jahren von der Idee angetrieben, die Buchhaltung in kleinen bis mittelständischen Unternehmen zu vereinfachen. Das erste Produkt unter dem Namen Quicken kam bereits 1984 auf den Markt - QuickBooks folgte dann im Jahr 2002. Seinen Hauptsitz hat das Unternehmen in Mountain View, Kalifornien im Herzen des Silicon Valley.

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