Warum trusted kostenlos ist
Diese Webseite verwendet Affiliate-Links. Erfolgt eine Bestellung oder ein Kauf über diese Links, erhält trusted eine Provision vom jeweiligen Anbieter. Das ermöglicht es uns, Ihnen unseren Service und unsere Inhalte kostenlos zur Verfügung zu stellen. Die Provision hat keinen Einfluss auf unsere Bewertung oder unser Ranking! Wir bewerten stets neutral und unabhängig.

Billomat Buchhaltung

Buchhaltung

4.3
(275)

Fazit der Redaktion

Billomat überzeugt durch einen großen Funktionsumfang, eine einfache Bedienung und die Erweiterbarkeit durch nützliche Add-ons, bzw. Schnittstellen. Glänzen kann der Provider außerdem durch den Zusatzservice Steuromat, den Sie auf Wunsch kostenpflichtig hinzubuchen können, um Ihren Jahresabschluss oder Ihre Steuererklärung durchzuführen. Ein Wermutstropfen ist das Preismodell, das für Klein- und Einzelunternehmer kundenfreundlicher ausfallen könnte. Im kleinsten Paket Solo sind die erstellbaren Dokumente nämlich stark limitiert. Er eignet sich ausschließlich für Unternehmen mit kleinstem Bedarf - Startups und größere Unternehmen müssen für unbegrenzte Dokumente in den Tarifen Business und Enterprise tiefer in die Tasche greifen.

  • Intuitive Bedienung
  • Durch Add-ons erweiterbar
  • Steuerberater-Service “Steuromat”
  • Begrenzte Dokumente im kleinsten Tarif
Maximilian Reichlin
Redaktionsleiter von trusted
Billomat Buchhaltung
4.3

Zielgruppe

Billomat richtet sich vor allem an Selbstständige, Freiberufler, Startups und KMU. Durch die Berücksichtigung der Kleinunternehmer-Klausel bei der Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (mehr dazu unten) ist auch für Kleinunternehmer gesorgt - diese gehören aber laut Aussagen des Providers nicht zur Fokus-Zielgruppe.

Funktionsumfang

Billomat, ursprünglich eine reine Fakturierungs-Software ohne großartige Buchhaltungsfunktionen, hat in den letzten Jahren ordentlich nachgelegt und ist mittlerweile ein ausgewachsenes Accounting-Tool, das sich vor Branchengrößen wie sevDesk und 1&1 Online-Buchhaltung nicht zu verstecken braucht. Der Funktionsumfang ist groß und reicht von der Kundenverwaltung per CRM-System über - klar - die Rechnungsstellung, die automatische Belegerkennung, das Online Payment, das Mahnwesen, automatischen Zahlungsabgleich bis zum buchhalterischen Berichtswesen.

Verwaltung: Kunden, Artikel und Dienstleistungen

Mit dem integrierten CRM von Billomat legen Sie Kunden- und Lieferantenlisten an, denen Sie später Angebote, Rechnungen oder Mahnungen zuweisen können. Gleichzeitig pflegen Sie im Billomat-Backend all Ihre Produkte, Artikel und Dienstleistungen mit Preisen, Steuersätzen, etc.

Organisieren Sie Ihre Kunden im integrierten Billomat-CRM
© billomat.com - Organisieren Sie Ihre Kunden im integrierten Billomat-CRM

Fakturierung: Rechnungsstellung, Online Payment und Mahnwesen

Mit Billomat erstellen Sie für Ihre jeweiligen Kunden Angebote und Rechnungen mithilfe einer einfachen Eingabemaske. Hier wählen Sie die jeweiligen Artikel und Kunden aus, die Sie in Ihrer Datenbank hinterlegt haben, erstellen daraus die Rechnungen und verschicken Sie direkt aus Billomat heraus per Mail. Zugleich können Sie Ihren Kunden auf Wunsch Online Payment anbieten, indem Sie gleich einen entsprechenden Link mitschicken. So bieten Sie Ihren Kunden einen bequemen Weg, ihre Rechnung direkt zu begleichen.

Erstellen Sie Rechnungen, Angebote und Mahnungen mithilfe einfacher Eingabemasken
© billomat.com - Erstellen Sie Rechnungen, Angebote und Mahnungen mithilfe einfacher Eingabemasken

Sollte das einmal nicht funktionieren, können Sie das automatische Mahnwesen von Billomat bemühen. In der Rechnungsübersicht sehen Sie immer, welche Zahlungen noch ausstehen. Auf Wunsch schickt Billomat automatische Zahlungserinnerungen an Ihre Kunden und erstellt auch ohne manuelles Zutun entsprechende Mahnschreiben.

Aus Gründen der GoBD-Konformität lassen sich abgeschlossene Rechnungen in Billomat nicht mehr verändern oder bearbeiten. Die Löschung von Rechnungsdokumenten ist nur im Status “Entwurf” möglich, nicht nach Abschluss des Vorgangs.

Automatisierung #1: Zahlungsabgleich und Belegerkennung per OCR

Texterkennung mit Gini

Die Texterkennung bei Billomat funktioniert mithilfe der kostenlosen App Gini. Dafür müssen Sie sich bei Gini anmelden und in den Kontoeinstellungen Billomat mit Gini verknüpfen.

Billomat setzt stark auf Automatisierung. Die Belegerkennung hochgeladener Dokumente per Texterkennung (OCR; optical character recognition) ist nur ein Teil davon. Diese ist zwar nicht so ausgereift, wie der lernfähige Algorithmus von Candis, arbeitet allerdings dennoch recht zuverlässig. Die Rechnungsnummer sowie die wichtigsten Daten wie Rechnungssumme und Lieferant werden automatisch ausgelesen und direkt in Billomat angelegt. Das funktioniert mit Emails, PDF- und JPG-Dateien.

Pflegen Sie Belege einfach als PDF oder JPG ein und lassen Sie sie automatisch auslesen
© billomat.com - Pflegen Sie Belege einfach als PDF oder JPG ein und lassen Sie sie automatisch auslesen

Sie können Billomat auch mit Ihrem Geschäftskonto verknüpfen und so Eingänge und Ausgänge direkt den jeweiligen Posten (Rechnungen, Belegen, etc.) in Ihrer Billomat-Datenbank zuordnen. Auch der Zahlungsabgleich funktioniert automatisch, so dass Sie im Idealfall keine manuelle Tipp-Arbeit mehr vornehmen müssen.

Automatisierung #2: Online-Shop-Anbindung

Die Online-Shop-Anbindung von Billomat wartet mit einem hohen Grad an Automatisierung auf. Haben Sie Ihren Shop mit Ihrem Billomat-Konto verknüpft und es geht eine Bestellung ein, übernimmt das Tool automatisch die Rechnungsstellung für Sie. Gleichzeitig werden alle Vorgänge direkt verbucht und ein Lieferschein für die jeweilige Bestellung erstellt. Das spart Zeit und Mühe und ist vor allem für eCommerce-Händler eine tolle Sache.

Berichtswesen: Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Einzig das Berichtswesen von Billomat ist aktuell noch ein wenig eingeschränkt und liefert - abgesehen von einer grafischen Cash-Flow-Analyse in der “Schaltzentrale” (mehr dazu unten) - nur die Möglichkeit, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung vorzunehmen. Diese ist dafür voll konfigurierbar. Der angepeilten Zielgruppe gemäß bietet Billomat auch die Möglichkeit, die Umsatzsteuer in der Berechnung unberücksichtigt zu lassen - sollte es sich bei Ihnen um einen Kleinunternehmer handeln.

Mit Billomat erstellen Sie schnell eine EÜR - mit oder ohne Umsatzsteuer
© billomat.com - Mit Billomat erstellen Sie schnell eine EÜR - mit oder ohne Umsatzsteuer

Eine umfassende Featureliste des Tools finden Sie in der Billomat-Funktionsübersicht.

Usability

Einfache Bedienung in moderner Oberfläche

Billomat bietet eine moderne und übersichtliche Benutzeroberfläche, die nicht nur gut aussieht, sondern auch mit einer einfachen und intuitiven Navigation aufwartet. Die sprechenden Reiter in der zentralen Navigationsleiste (links) helfen Ihnen, sich in der Software zurecht zu finden. Selbst Einsteigern gelingt das nach kurzer Zeit mühelos. Neue Einträge in Ihr CRM oder eine andere Datenbank nehmen Sie per Eingabemaske vor. Diese sind kinderleicht zu bedienen. Das Erstellen einer Rechnung dauert - eine anfängliche Datenpflege vorausgesetzt - nur wenige Minuten.

Die “Schaltzentrale”: Übersichtliches und anpassbares Dashboard

Das von anderen Anbietern bekannte “Dashboard” heißt bei Billomat zu Deutsch “Schaltzentrale”. So sperrig der Name auch klingt, so flexibel ist diese Übersicht jedoch: Per Drag-and-Drop passen Sie Ihr Finance Dashboard einfach Ihren Bedürfnissen an, fügen Widgets hinzu, verschieben sie und löschen sie bei Bedarf. So haben Sie immer genau die Daten und Informationen im Blick, die Sie gerade benötigen.

Das Dashboard - bei Billomat Schaltzentrale genannt - liefert die wichtigsten Informationen
© billomat.com - Das Dashboard - bei Billomat Schaltzentrale genannt - liefert die wichtigsten Informationen

Kollaboration durch Rollen- und Rechtesystem

Billomat legt großen Wert auf Kollaboration und Kommunikation im Team. Jeder registrierte Nutzer (je nach gewähltem Tarif unterschiedlich viele) hat seinen eigenen Account, mit dem er in Billomat arbeiten kann. Die Sprache, Zeitzone und auch die persönliche “Schaltzentrale” ist dabei für jeden Mitarbeiter individuell einstellbar. Mithilfe einer umfassenden Rollen- und Rechteverwaltung definieren Sie, welches Teammitglied welche Zugriffs- und Bearbeitungsrechte hat. Ein RSS-Feed liefert eine chronologische Übersicht über die letzten Aktionen auf der Plattform.

Weisen Sie Mitarbeitern individuelle Rollen und Berechtigungen zu
© billomat.com - Weisen Sie Mitarbeitern individuelle Rollen und Berechtigungen zu

Nutzer der Tarife Business und Enterprise haben die Möglichkeit, zusätzlich einen Steuerberater als Nutzer in die Software einzuladen. Dies erleichtert die Weitergabe wichtiger Steuerdaten und -informationen. Der Steuerberaterzugang zählt nicht zur Nutzerlimitierung der jeweiligen Tarife - bleibt Kunden des Solo-Tarifs aber leider dennoch verwehrt.

Für Ihren Steuerberater hat Billomat außerdem einen besonderen Service und bietet kostenlose Schulungen zum Umgang mit der Software per Webinar.

Mobile Apps für iOS und Android

Um auch unterwegs ständig auf dem Laufenden zu sein, wichtige Daten abzurufen oder kleinere Handgriffe wie das Versenden einer Rechnung erledigen zu können, haben Sie bei Billomat Zugriff auf mobile Apps für iOS- und Android-Geräte. Anders als bei vergleichbaren Anbietern dient diese allerdings nicht als Belegscanner - Sie können damit also keine Belege einscannen und direkt auslesen und einpflegen lassen. Ein entsprechendes Features ist allerdings für Mai 2018 geplant.

Mobile Apps stehen bei Billomat für iOS und Android zur Verfügung
© billomat.com - Mobile Apps stehen bei Billomat für iOS und Android zur Verfügung

Sicherheit und Datenschutz

In Sachen Sicherheit kann Billomat glänzen - nicht nur durch Serverstandort Deutschland und standardmäßige 256-Bit-SSL-Verschlüsselung Ihrer Daten. Das Ganze ist auch noch nach ISO-Standards zertifiziert. So weist Billomat ein Zertifikat nach ISO 27001 (IT-Sicherheit) und 27018 (Datenschutz in der Cloud). An einer Zertifizierung nach GoBD arbeitet der Anbieter momentan noch. Dafür kann Billomat diverse andere Zertifizierungen vorweisen, zum Beispiel die Siegel “Software Made in Germany” und “Software Hosted in Germany” der Initiative Mittelstand und eine Testierung nach PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard).

Um Ihr Benutzerkonto noch sicherer zu machen, bietet Billomat eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die Sie auf Wunsch aktivieren können. Zum Einloggen benötigen Sie dann nicht nur Ihr Passwort, sondern auch einen Code, den Sie beispielsweise per SMS erhalten.

Schnittstellen

Billomat bringt diverse Schnittstellen und Add-ons zu Drittsystemen mit, mit denen sich der Funktionsumfang des Tools zusätzlich erweitern lässt. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen mit den Billomat-Add-ons offen:

  • Importieren Sie erfasste Arbeitszeiten aus den Zeiterfassungstools mite und clockodo, um daraus Rechnungen zu erstellen
  • Verknüpfen Sie Online-Shop-Systeme wie shopify oder WooCommerce
  • Speichern Sie Rechnungen und andere Dokumente in den Cloud-Speichern OneDrive, Dropbox oder Google Drive
  • Integrieren Sie erweitertes Kundenmanagement mit dem CRM-Systemen Highrise und Salesforce
  • Verknüpfen Sie die Buchhaltungstools freeFiBU oder Run my Accounts
  • Versenden Sie Dokumente auch per Post mithilfe von pixelletter oder Google Cloud Print

Zudem ist in Billomat eine DATEV-Schnittstelle integriert, die es Ihnen ermöglicht, Finanz- und Steuerinformationen an Ihren Steuerberater weiterzuleiten. Alternativ ermöglichen Sie diesem Zugang zum System oder nutzen den Steuromat-Service des Providers (mehr dazu unten).

Preise und Plans

Billomat gibt es in drei Preispaketen: Solo, Business und Enterprise. Diese unterscheiden sich untereinander durch die Anzahl der anlegbaren Dokumente und Kunden (die im kleinsten Paket Solo noch limitiert ist) sowie durch die Anzahl der Benutzer und den verfügbaren Speicherplatz. Zudem fehlt es dem Solo-Paket an einem Zugang für Ihren Steuerberater; dieser ist erst im Business-Tarif integriert. Benötigen Sie zusätzliche Nutzerzugänge, sind Sie bei Billomat flexibel. Für rund 5 Euro im Monat pro zusätzlicher Lizenz erhöhen Sie das User-Limit ganz nach Belieben. Details über die einzelnen Tarife finden Sie in der Billomat-Kostenübersicht.

Das dreigeteilte Tarifsystem von Billomat im Überblick
© billomat.com - Das dreigeteilte Tarifsystem von Billomat im Überblick

Die Preise von Billomat reicht von rund 9 bis rund 130 Euro pro Monat und liegen in einem gesunden Mittelfeld. Das Pricing erinnert an die Preisgestaltung von Wettbewerber FastBill, der ähnliche Monatspreise hat. Ein feiner Unterschied: FastBill bietet bereits im günstigsten Tarif unbegrenzte Dokumente und Rechnungen an, was ein klarer Vorteil ist. Bei Billomat sollten Sie daher bereits vor Abschluss eines Vertrages wissen, wie viele Dokumente Sie monatlich benötigen, um nicht in die Gefahr zu geraten, am Monatsende Ihr Solo-Volumen verbraucht zu haben und möglicherweise aufstocken zu müssen.

Anders als die meisten Wettbewerber bietet Billomat eine 60-tägige kostenlose Testphase, während derer Sie das Tool unverbindlich ausprobieren können. Üblich sind 14 bis 30 Tage.

Service und Support

Support per Mail, Formular und Telefon; plus Hilfe-Center und Magazin

TÜV-zertifizierter Kundenservice

Billomat kann mit Zertifizierungen des TÜV glänzen: Mit dem Siegel “Service Tested” wird dem Provider “sehr guter” Kundenservice bescheinigt; die Kundenzufriedenheit bewertete der TÜV mit “gut”.

Den Kundenservice von Billomat erreichen Sie auf verschiedenen Kanälen: Per Kontaktformulat, per Mail oder per kostenloser Hotline. Zudem bietet der Provider einen umfangreichen FAQ- und Hilfe-Bereich, in dem die wichtigsten Fragen geklärt werden. Hier finden Sie auch den “Starters Guide”, der Ihnen bei den ersten Schritten mit Billomat unter die Arme greift, die Einrichtung der Software erleichtert und die wichtigsten Funktionen erklärt. Im Billomat-Magazin finden Sie dagegen spannende und wertvolle Beiträge rund um Business- und Finanzthemen.

Das Billomat-Magazin wartet mit spannenden Beiträgen aus der Finanz- und Businesswelt auf
© billomat.com - Das Billomat-Magazin wartet mit spannenden Beiträgen aus der Finanz- und Businesswelt auf

Mit Feature Requests gestalten Sie Billomat mit

Sehr nett ist das Feature-Request-System von Billomat. Hier kann die Billomat-Community Vorschläge für neue Funktionen und Features hinterlassen. Andere User können dann für diese Requests stimmen oder sie kommentieren. So haben Sie bei Billomat die Möglichkeit, aktiv an der Weiterentwicklung der Software mitzuwirken, was nicht immer selbstverständlich ist.

Steuromat: Die Steuerberater-Experten von Billomat

Ein ganz besonderer Zusatzservice sind die sogenannten Steuromaten. Hier handelt es sich um Buchhaltungs- und Steuerberatungsexperten, die bei Bedarf (und selbstverständlich gegen Aufpreis) Ihre Buchführung, Ihren Jahresabschluss oder Ihre Steuererklärung für Sie erledigen. Ein echtes Alleinstellungsmerkmal: Kein anderer Anbieter im Buchhaltungs-Software-Vergleich bietet diesen Komplettservice aus Software und Beratung.

Mit dem Steuromat-Service bekommen Sie bei Billomat alles aus einer Hand
© billomat.com - Mit dem Steuromat-Service bekommen Sie bei Billomat alles aus einer Hand

In Sachen Steuromat-Service arbeitet Billomat unter anderem mit der renommierten Kanzlei Zwingel Book aus München zusammen.

Zusammenfassung

Billomat erweist sich im Test als wahre Wundertüte. Der Funktionsumfang ist groß, die wichtigsten Features sind integriert und durch die nützlichen Add-ons haben Sie die Möglichkeit, das Tool zusätzlich zu erweitern. Einige Einschränkungen, wie zum Beispiel das auf die Einnahmen-Überschuss-Rechnung begrenzte Berichtswesen, müssen Sie allerdings hinnehmen. Diese sind der Zielgruppe (Einzel- und Kleinunternehmer) geschuldet. Schade ist die Beschränkung der erstellbaren Dokumente im kleinsten Paket, die Sie im Ernstfall zum frühen Upgrade zwingt. Nett dagegen ist die lange Testphase von 60 Tagen, während derer Sie sich orientieren und das Tool auf Herz und Nieren testen können.

4.3
/5
275 Bewertungen
Hervorragend
Gut
Akzeptabel
Mangelhaft
Ungenügend
0% Weiterempfehlung
Dieter Ebner
1 Bewertung
8. April 2019

Eigentlich positive Erfahrung mit dem Programm.

Vorteile: Was hat Ihnen am besten gefallen?

User Interface - sehr einfache Bedienung und toller Support allerdings habe ich jetzt nach 3 Jahren über ein Inkassobüro eine Mahnung erhalten - ohne je davor eine Mahnung erhalten zu haben....

Nachteile: Was hat Ihnen gar nicht gefallen?

Nach über 3 Jahren eine RE an ein Inkassobüro übergeben ohne das ich je eine Mahnung erhalten habe.

Wofür verwenden Sie Billomat Buchhaltung? Welche Probleme konnten Sie lösen?

Für 3 verschiedene Firmen.

Bewertungsquellen

Über Billomat Buchhaltung

Billomat wurde 2007 von den beiden Geschäftsführern Simon Stücher und Steve Mattuschka als reine Online-Rechnung-Software ins Leben gerufen. Seit einem umfangreichen Relaunch im Jahr 2016 zeichnet ein neues Team für die Software verantwortlich und Billomat hat sich vom Fakturierungs- zum ausgewachsenen Buchhaltungs-Tool entwickelt. Hauptsitz der Billomat GmbH ist in Nürnberg.

Bewertung abgeben
trusted