Fazit der Redaktion
Billomat überzeugt durch einen großen Funktionsumfang, eine einfache Bedienung und die Erweiterbarkeit durch nützliche Add-ons, bzw. Schnittstellen. Glänzen kann der Provider außerdem durch die Kooperation mit dem Steuerberaternetzwerk PAP.LO, die es Ihnen ermöglicht, Ihren Jahresabschluss oder Ihre Steuererklärung durchzuführen. Zudem ist das Pricing von Billomat sehr flexibel und bietet vier verschiedene Tarife, die jeweils für unterschiedlich große Unternehmen interessant sind.
- Intuitive Bedienung
- Durch Add-ons erweiterbar
- Steuerberater-Netzwerk “PAP.LO”
Zielgruppe
Billomat richtet sich vor allem an Selbstständige, Freiberufler, Startups und KMU. Durch die Berücksichtigung der Kleinunternehmer-Klausel bei der Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (mehr dazu unten) ist auch für Kleinunternehmer gesorgt.
Funktionsumfang
Billomat, ursprünglich eine reine Fakturierungs-Software ohne großartige Buchhaltungsfunktionen, hat in den letzten Jahren ordentlich nachgelegt und ist mittlerweile ein ausgewachsenes Accounting-Tool, das sich vor Branchengrößen wie sevDesk und 1&1 Online-Buchhaltung nicht zu verstecken braucht. Der Funktionsumfang ist groß und reicht von der Kundenverwaltung per CRM-System über - klar - die Rechnungsstellung, die automatische Belegerkennung, das Online Payment, das Mahnwesen, automatischen Zahlungsabgleich bis zum buchhalterischen Berichtswesen.
Verwaltung: Kunden, Artikel und Dienstleistungen
Mit dem integrierten CRM von Billomat legen Sie Kunden- und Lieferantenlisten an, denen Sie später Angebote, Rechnungen oder Mahnungen zuweisen können. Gleichzeitig pflegen Sie im Billomat-Backend all Ihre Produkte, Artikel und Dienstleistungen mit Preisen, Steuersätzen, etc.
Fakturierung: Rechnungsstellung, Online Payment und Mahnwesen
Mit Billomat erstellen Sie für Ihre jeweiligen Kunden Angebote und Rechnungen mithilfe einer einfachen Eingabemaske. Hier wählen Sie die jeweiligen Artikel und Kunden aus, die Sie in Ihrer Datenbank hinterlegt haben, erstellen daraus die Rechnungen und verschicken Sie direkt aus Billomat heraus per Mail. Zugleich können Sie Ihren Kunden auf Wunsch Online Payment anbieten, indem Sie gleich einen entsprechenden Link mitschicken. So bieten Sie Ihren Kunden einen bequemen Weg, ihre Rechnung direkt zu begleichen.
Sollte das einmal nicht funktionieren, können Sie das automatische Mahnwesen von Billomat bemühen. In der Rechnungsübersicht sehen Sie immer, welche Zahlungen noch ausstehen. Auf Wunsch schickt Billomat automatische Zahlungserinnerungen an Ihre Kunden und erstellt auch ohne manuelles Zutun entsprechende Mahnschreiben.
Aus Gründen der GoBD-Konformität lassen sich abgeschlossene Rechnungen in Billomat nicht mehr verändern oder bearbeiten. Die Löschung von Rechnungsdokumenten ist nur im Status “Entwurf” möglich, nicht nach Abschluss des Vorgangs.
Automatisierung #1: Zahlungsabgleich und Belegerkennung per OCR
Texterkennung mit Gini
Die Texterkennung bei Billomat funktioniert mithilfe der kostenlosen App Gini. Dafür müssen Sie sich bei Gini anmelden und in den Kontoeinstellungen Billomat mit Gini verknüpfen.
Billomat setzt stark auf Automatisierung. Die Belegerkennung hochgeladener Dokumente per Texterkennung (OCR; optical character recognition) ist nur ein Teil davon. Diese ist zwar nicht so ausgereift, wie der lernfähige Algorithmus von Candis, arbeitet allerdings dennoch recht zuverlässig. Die Rechnungsnummer sowie die wichtigsten Daten wie Rechnungssumme und Lieferant werden automatisch ausgelesen und direkt in Billomat angelegt. Das funktioniert mit Emails, PDF- und JPG-Dateien.
Sie können Billomat auch mit Ihrem Geschäftskonto verknüpfen und so Eingänge und Ausgänge direkt den jeweiligen Posten (Rechnungen, Belegen, etc.) in Ihrer Billomat-Datenbank zuordnen. Auch der Zahlungsabgleich funktioniert automatisch, so dass Sie im Idealfall keine manuelle Tipp-Arbeit mehr vornehmen müssen.
Automatisierung #2: Online-Shop-Anbindung
Die Online-Shop-Anbindung von Billomat wartet mit einem hohen Grad an Automatisierung auf. Haben Sie Ihren Shop mit Ihrem Billomat-Konto verknüpft und es geht eine Bestellung ein, übernimmt das Tool automatisch die Rechnungsstellung für Sie. Gleichzeitig werden alle Vorgänge direkt verbucht und ein Lieferschein für die jeweilige Bestellung erstellt. Das spart Zeit und Mühe und ist vor allem für eCommerce-Händler eine tolle Sache.
Berichtswesen: Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Das Berichtswesen von Billomat liefert - abgesehen von einer grafischen Cash-Flow-Analyse - die Möglichkeit, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung vorzunehmen. Diese ist voll konfigurierbar. Der angepeilten Zielgruppe gemäß bietet Billomat auch die Möglichkeit, die Umsatzsteuer in der Berechnung unberücksichtigt zu lassen - sollte es sich bei Ihnen um einen Kleinunternehmer handeln.
Genauso einfach können Sie mit Billomat auch die Umsatzsteuervoranmeldung erstellen und direkt aus Billomat ans Finanzamt verschickt werden.
Eine umfassende Featureliste des Tools finden Sie in der Billomat-Funktionsübersicht.
Usability
Einfache Bedienung in moderner Oberfläche
Billomat bietet eine moderne und übersichtliche Benutzeroberfläche, die nicht nur gut aussieht, sondern auch mit einer einfachen und intuitiven Navigation aufwartet. Die sprechenden Reiter in der zentralen Navigationsleiste (links) helfen Ihnen, sich in der Software zurecht zu finden. Selbst Einsteigern gelingt das nach kurzer Zeit mühelos. Zur noch besseren Navigation können Sie sich in Billomat auch ‚Favoriten‘ festlegen, sodass Sie aus dem Dashboard direkt zu Ihren beliebtesten Funktionen springen können.
Neue Einträge in Ihr CRM oder eine andere Datenbank nehmen Sie per Eingabemaske vor. Diese sind kinderleicht zu bedienen. Das Erstellen einer Rechnung dauert - eine anfängliche Datenpflege vorausgesetzt - nur wenige Minuten.
Übersichtliches und anpassbares Dashboard
Per Drag-and-Drop passen Sie Ihr Finance Dashboard einfach Ihren Bedürfnissen an, fügen Widgets hinzu, verschieben sie und löschen sie bei Bedarf. So haben Sie immer genau die Daten und Informationen im Blick, die Sie gerade benötigen.
Kollaboration durch Rollen- und Rechtesystem
Billomat legt großen Wert auf Kollaboration und Kommunikation im Team. Jeder registrierte Nutzer (je nach gewähltem Tarif unterschiedlich viele) hat seinen eigenen Account, mit dem er in Billomat arbeiten kann. Die Sprache, Zeitzone und auch das persönliche Dashboard ist dabei für jeden Mitarbeiter individuell einstellbar. Mithilfe einer umfassenden Rollen- und Rechteverwaltung definieren Sie, welches Teammitglied welche Zugriffs- und Bearbeitungsrechte hat. Ein RSS-Feed liefert eine chronologische Übersicht über die letzten Aktionen auf der Plattform.
Nutzer der Tarife Business und Customized haben die Möglichkeit, zusätzlich einen Steuerberater als Nutzer in die Software einzuladen. Dies erleichtert die Weitergabe wichtiger Steuerdaten und -informationen. Der Steuerberaterzugang zählt nicht zur Nutzerlimitierung der jeweiligen Tarife - bleibt Kunden des Solo-Tarifs aber leider dennoch verwehrt.
Für Ihren Steuerberater hat Billomat außerdem einen besonderen Service und bietet kostenlose Schulungen zum Umgang mit der Software per Webinar.
Mobile Apps für iOS und Android
Um auch unterwegs ständig auf dem Laufenden zu sein, wichtige Daten abzurufen oder kleinere Handgriffe wie das Versenden einer Rechnung erledigen zu können, haben Sie bei Billomat Zugriff auf mobile Apps für iOS- und Android-Geräte. Mit dem Belegscanner können Sie Belege bequem von unterwegs einscannen und direkt auslesen und einpflegen lassen.
Sicherheit und Datenschutz
In Sachen Sicherheit kann Billomat glänzen - nicht nur durch Serverstandort Deutschland und standardmäßige 256-Bit-SSL-Verschlüsselung Ihrer Daten. Das Ganze ist auch noch nach ISO-Standards zertifiziert. So weist Billomat ein Zertifikat nach ISO 27001 (IT-Sicherheit) und 27018 (Datenschutz in der Cloud). Billomat ist auch nach dem IDW PS 880 offiziell GoBD-konform und zertifiziert. Billomat kann auch diverse andere Zertifizierungen vorweisen, zum Beispiel die Siegel “Software Made in Germany” und “Software Hosted in Germany” der Initiative Mittelstand und eine Testierung nach PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard).
Um Ihr Benutzerkonto noch sicherer zu machen, bietet Billomat eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die Sie auf Wunsch aktivieren können. Zum Einloggen benötigen Sie dann nicht nur Ihr Passwort, sondern auch einen Code, den Sie beispielsweise per SMS erhalten.
Schnittstellen
Billomat bringt diverse Schnittstellen und Add-ons zu Drittsystemen mit, mit denen sich der Funktionsumfang des Tools zusätzlich erweitern lässt. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen mit den Billomat-Add-ons offen:
- Importieren Sie erfasste Arbeitszeiten aus den Zeiterfassungstools mite und clockodo, um daraus Rechnungen zu erstellen
- Verknüpfen Sie Online-Shop-Systeme wie shopify oder WooCommerce
- Speichern Sie Rechnungen und andere Dokumente in den Cloud-Speichern OneDrive, Dropbox oder Google Drive
- Verknüpfen Sie die Buchhaltungstools freeFiBU oder Run my Accounts, nutzen Sie die DATEVconnect Online Schnittstelle oder das Liquiditätsmanagement-Tool Commitly
- Integrieren Sie erweitertes Kundenmanagement mit dem CRM-Systemen Highrise und Salesforce
- Versenden Sie Dokumente auch per Post mithilfe von EMAILBRIEF oder Google Cloud Print
- Erzeugen Sie als Amazon-Seller automatisch Rechnungen für Ihren Amazon Market Place
- Managen Sie Ihre Projekte mit Basecamp
- Nutzen Sie die Paymentfunktionen des Dienstleisters Concardis
Zudem ist in Billomat eine DATEV-Schnittstelle integriert, die es Ihnen ermöglicht, Finanz- und Steuerinformationen an Ihren Steuerberater weiterzuleiten. Alternativ ermöglichen Sie diesem Zugang zum System oder nutzen die Steuerberaterkooperation des Providers (mehr dazu unten).
Preise und Plans
Billomat gibt es in drei Preispaketen: Solo, Business und Enterprise. Diese unterscheiden sich untereinander durch die Anzahl der anlegbaren Dokumente und Kunden (die im kleinsten Paket Solo noch limitiert ist) sowie durch die Anzahl der Benutzer und den verfügbaren Speicherplatz. Zudem fehlt es dem Solo-Paket an einem Zugang für Ihren Steuerberater; dieser ist erst im Business-Tarif integriert. Der Enterprise-Tarif wartet zusätzlich mit 3 integrierten Benutzern auf (während in Solo und Business nur jeweils einer integriert ist) und enthält priorisierten Service. Benötigen Sie zusätzliche Nutzerzugänge, sind Sie bei Billomat flexibel. Für rund 5 Euro im Monat pro zusätzlicher Lizenz erhöhen Sie das User-Limit ganz nach Belieben. Details über die einzelnen Tarife finden Sie in der Billomat-Kostenübersicht.
Die Preise von Billomat beginnen bei 9 Euro pro Monat und liegen in einem gesunden Mittelfeld. Das Pricing erinnert an die Preisgestaltung von Wettbewerber FastBill, der ähnliche Monatspreise hat. Ein feiner Unterschied: FastBill bietet bereits im günstigsten Tarif unbegrenzte Dokumente und Rechnungen an, was ein klarer Vorteil ist.
Wie die meisten Wettbewerber bietet Billomat eine 14-tägige kostenlose Testphase, während derer Sie das Tool unverbindlich ausprobieren können.
Service und Support
Support per Mail, Formular und Telefon; plus Hilfe-Center und Magazin
TÜV-zertifizierter Kundenservice
Auch beim TÜV kann Billomat punkten: Mit dem Kundenzufriedenheitssiegel vom TÜV-Saarland wurde Billomat im März 2020 mit der Note 1,8 (gut) ausgezeichnet.
Den Kundenservice von Billomat erreichen Sie auf verschiedenen Kanälen: Per Kontaktformular, per Mail, Chat oder per kostenloser Hotline. Zudem bietet der Provider einen umfangreichen FAQ- und Hilfe-Bereich, in dem die wichtigsten Fragen geklärt werden. Hier finden Sie auch den “Starters Guide”, der Ihnen bei den ersten Schritten mit Billomat unter die Arme greift, die Einrichtung der Software erleichtert und die wichtigsten Funktionen erklärt. Im Billomat-Magazin finden Sie dagegen spannende und wertvolle Beiträge rund um Business- und Finanzthemen.
Im Ideenportal gestalten Sie Billomat mit
Sehr nett ist das Ideenportal von Billomat. Hier kann die Billomat-Community Vorschläge für neue Funktionen und Features hinterlassen. Andere User können dann für diese Requests stimmen oder sie kommentieren. So haben Sie bei Billomat die Möglichkeit, aktiv an der Weiterentwicklung der Software mitzuwirken, was nicht immer selbstverständlich ist.
PAP.LO: Die Steuerberaterkooperation von Billomat
Ein ganz besonderer Zusatzservice von Billomat ist die Zusammenarbeit mit Steuerberatern von PAP.LO, einem deutschlandweiten Steuerberaternetzwerk. Hier handelt es sich um Buchhaltungs- und Steuerberatungsexperten, die bei Bedarf (und selbstverständlich gegen Aufpreis) Ihre Buchführung, Ihren Jahresabschluss oder Ihre Steuererklärung für Sie erledigen. Ein echtes Alleinstellungsmerkmal: Kein anderer Anbieter im Buchhaltungs-Software-Vergleich bietet diesen Komplettservice aus Software und Beratung.
Zusammenfassung
Billomat erweist sich im Test als wahre Wundertüte. Der Funktionsumfang ist groß, die wichtigsten Features sind integriert und durch die nützlichen Add-ons haben Sie die Möglichkeit, das Tool zusätzlich zu erweitern. Nutzen Sie jetzt die 14-tägige Testphase und verschaffen Sie sich selbst einen Überblick.
