Fazit der Redaktion
Papierkram ist eine Online-Buchhaltungssoftware mit einem recht überschaubaren Funktionsumfang. Dafür punktet das Tool mit einer überragenden Usability: Mit kaum einer anderen Software im Vergleich lässt sich die Buchhaltung eines Kleinstunternehmens so problemlos und einfach erledigen, wie mit Papierkram. Das Tool orientiert sich an der Alltagslogik projektbasierter Teams und Freelancer und wartet zudem mit einem KMU-freundlichen Pricing auf. Ein echtes Manko allerdings: Eine Gewinn- und Verlustrechnung lässt sich mit Papierkram nicht durchführen und auch auf mobile Apps und Schnittstellen wurde (größtenteils) verzichtet.
- Sehr benutzerfreundlich
- Entlang der Alltagslogik aufgebaut
- Integrierte Zeiterfassung
- Kostengünstig
- Keine Gewinn- und Verlustrechnung
- Keine API
Zielgruppe
Zielgruppe von Papierkram sind vor allem projekt- und auftragsbasierte Selbstständige, Kleinst- und kleine Unternehmen. Dafür sprechen sowohl der kleine Preis als auch der überschaubare Funktionsumfang, der für große Unternehmen zu klein ausfallen dürfte. Auch die fehlenden Schnittstellen zu Drittanbietersoftware wie ERP-, CRM- und anderen System disqualifiziert Papierkram als Lösung für größere Unternehmen.
Funktionsumfang
Von der Angebotserstellung bis zur Umsatzsteuererklärung deckt Papierkram prinzipiell die wichtigsten Funktionen ab, die kleine Unternehmen für Ihre Buchhaltung, ihr Projektmanagement sowie ihre Warenwirtschaft benötigen.
Für Projekte haben Sie als Nutzer jederzeit die volle Kontrolle und Übersicht über das veranschlagte Budget. Zudem lassen sich Aufgaben erstellen und Mitarbeitern zuweisen. Ein rudimentäres Dokumentenmanagement-System ist ebenfalls integriert, um Dokumente zu einzelnen Projekten zu sammeln und zentral zu verwalten.
Angebote und Rechnungen erstellen und im Kundenportal teilen
Angebote und Rechnungen erstellen Sie bei Papierkram aus passenden Vorlagen, die Sie im Vorfeld selbst individuell erstellen müssen. So haben Sie die Möglichkeit, schnell und unkompliziert Angebotsschreiben im eigenen Corporate Design zu erstellen. Erstellte Angebote verbleiben im System und können später automatisch in Rechnungen umgewandelt werden - so brauchen Sie nicht alles doppelt zu tippen.
Nett: Dokumente wie Angebote und Rechnungen lassen sich in den Tarifen “Team” und “Business” in einem Kundenportal pflegen, durch das Sie Ihren Kundinnen und Kunden eingeschränkten Zugang zu Ihrem Papierkram-Konto geben. Dort lassen sich Angebote und Rechnungen für einzelne Kunden einsehen und als PDF herunterladen oder per E-Mail verschicken. Sogar eine Kommentar-Funktion steht zur Verfügung – sollten Ihre Kunden einmal etwas einzuwenden haben oder zu einem Dokument Fragen aufkommen.
Besonders zeitsparend ist, dass Angebote auch direkt über das Kundenportal angenommen werden können. Super: In den Einstellungen lassen sich sogar für jeden Kunden spezifische Zahlungsfristen, Skontohöhen und Mahnfristen festlegen. So räumen Sie langjährigen Kunden bessere Bedingungen ein oder bilden im internationalen Geschäft jeweils lokale Standards ab. Eine gute Ergänzung!
Integrierte Zeiterfassung
Bei Papierkram wird die Rechnungsstellung durch ein Zeiterfassungssystem unterstützt. So können projektbasierte Teams ganz einfach Aufgaben und Zeiten tracken und später automatisch in Rechnungen umwandeln.
Bankkonten verknüpfen
Bankkonten können Sie mithilfe einer PSD2/XSA2-Schnittstelle mit Papierkram verknüpfen. Rund 90 Prozent aller deutschen Banken werden dadurch unterstützt, so dass Sie Ein- und Ausgänge sowie den Stand Ihrer angeschlossenen Konten einfach und bequem direkt in Papierkram überprüfen und Buchungen mit den entsprechenden Belegen abgleichen können.
Belegerfassung per Mail und mobiler App
Belege für Neben- und Reisekosten und weitere Ausgaben können Sie problemlos in Papierkram erfassen. Am einfachsten geht das hier per Mail: Per individueller Papierkram-Email-Adresse schicken Sie Ihre eingescannten oder abfotografierten Belege ein. Diese landen dann direkt in Ihrem System und können zugeordnet und weiter bearbeitet werden.
Super: Per Mobile App lassen sich Belege auch einfach per Smartphone zu erfassen. Zwar verfügt Papierkram (noch) nicht über eine Möglichkeit, die wichtigsten Belegdaten einfach direkt per Kamera auszulese; dafür lassen sich Bilder der Belege direkt als Anhang im System speichern. Wichtig jedoch: Belege lassen sich per App zwar erfassen, aber nicht verbuchen.
Auswertung und Formulare
Papierkram bietet Ihnen die Möglichkeit, wichtige Formulare und Auswertungen automatisch anzufertigen. Die wichtigsten sind:
- Anlagegüter
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung
- Umsatzsteuervoranmeldung (mit ELSTER-Support)
- Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
- Cashflow
Die Möglichkeit, eine Gewinn- und Verlustrechnung anzufertigen oder gar einen Jahresabschluss durchzuführen bietet Papierkram noch nicht.
CRM und Warenwirtschaft
Zusätzlich zu den Buchhaltungsfunktionen bietet Papierkram außerdem ein rudimentäres CRM zur Pflege von Kundendaten. Auch Lieferanten, Waren und Dienstleistungen können Sie in Papierkram erfassen und in Datenbanken pflegen. In der Team-Version verfügen so alle Mitarbeiter über den gleichen Datenstand und können damit arbeiten.
Wechseln Sie von einem anderen CRM oder Buchhaltungsprogramm auf Papierkram, lassen sich die verschiedenen Datensätze auch problemlos importieren. Das klappt beispielsweise mit Daten zu Kontakten, Waren und Dienstleistungen, aber auch mit Rechnungs- und Belegdaten im DATEV-Format, so dass der Wechsel von einem auf das andere System möglichst reibungslos verläuft.
Weitere Informationen über die enthaltenen Features und Funktionen finden Sie in der Papierkram-Funktionsübersicht von trusted.
Usability
Intuitive Bedienung in einer ansprechenden Oberfläche
Eine der Stärken von Papierkram ist die einfache und intuitive Bedienung in einer übersichtlichen Web-Oberfläche. Hier wurde offensichtlich Wert auf hohe Benutzerfreundlichkeit gelegt.
Workflow orientiert sich am Alltag projektbasierter Teams
Papierkram verfolgt ein logisches Konzept, das zu den Abläufen passt, die Dienstleister und Projektteams in ihrem Alltag begegnen. Ein klassischer Papierkram-Workflow sieht etwa so aus:
- Kunde anlegen
- Angebot schreiben
- Projektaufgaben mit Timetracking abarbeiten
- Rechnung schreiben
Schnittstellen
Mobile App für Zeiterfassung, Projektübersicht und mehr
Papierkram verfügt über eine mobile App für Smartphones mit iOS- und Android-Betriebssystem. Die App dient größtenteils der mobilen Übersicht und ermöglicht Ihnen Zugriff auf das Dashboard, die Projektplanung und die Kontaktübersicht. Zudem lassen sich neue Kontakte und Projekte anlegen – sehr gut für Mitarbeiter:innen im Außendienst – sowie Ein- und Ausgangsbelege einsehen und erfassen. Auch die mobile Zeiterfassung ist dank der App möglich.
Fehlende Drittsoftware-Schnittstellen
In Sachen Schnittstellen ist Papierkram leider nicht ganz so gut aufgestellt, wie beispielsweise Wettbewerber Sage One, und bringt nur die nötigsten Im- und Export-Funktionen mit. So lassen sich alle Listen im XML-Format exportieren und Datenbanken als .zip-Archive sichern. Ansonsten ist leider nicht viel möglich. So mangelt es beispielsweise noch an einer API.
Steuerberater-Zugang für die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro
Zwei wichtige Features – nämlich erstens die nahtlose Integration in das “Online-Finanzamt” ELSTER und zweitens der Zugang für Steuerberater in Papierkram – erleichtern die Umsatzsteuervoranmeldung und sparen viel Zeit und Verwaltungsaufwand. Letzteren müssen Sie im System erst aktivieren, erlauben dadurch allerdings Ihrem Steuerbüro Zugriff auf Ihre Rechnungen und Belege und ein eigenes Dashboard mit den wichtigsten Zahlen und Infos. Steuerrelevante Daten sind so schnell und kommuniziert.
Preise und Plans
Kostenlose Version mit eingeschränktem Funktionsumfang
Papierkram bietet eine dauerhaft kostenlose Version, mit der Sie Angebote und Rechnungen erstellen, Belege managen, Waren und Dienstleistungen erfassen und Ihre Buchhaltung online verwalten können. Hier fehlen nur einige Premium-Features wie die Erstellung von Mahnungen, die Cashflow-Auswertung oder der Time-Tracker für den Desktop. Zudem sind Speicherplatz (100 MB) und Support (nur die ersten 60 Tage) beschränkt.
Preisgünstige Premium-Pakete
Neben der FREE-Version bietet Papierkram außerdem die drei Premium-Tarife PRO+, TEAM und BUSINESS an. Diese kosten zwischen 10 und 50 Euro pro Monat und bieten jeweils einen erweiterten Funktionsumfang und Speicherplatz. Dabei sind nur im Tarif TEAM zusätzliche (bis zu 5) Nutzerzugänge integriert. Das größte Paket Business ist dann mehrbenutzerfähig bis 20 User.
Beachten Sie: Die genannten Preise gelten jeweils für monatliche Abonnements, die Sie flexibel jeden Monat kündigen können. Zusätzlich bietet Papierkram auch ein Jahresabo mit jeweils 20 Prozent Rabatt auf den Einzelmonat an. Weitere Informationen über die entstehenden Kosten entnehmen Sie der Papierkram-Kostenübersicht.
Service und Support
Papierkram bietet ausreichende Support-Möglichkeiten. Es gibt ein Handbuch, Video-Tutorials (auch auf YouTube) sowie ein ausführliches FAQ. Ab der günstigsten Bezahlversion PRO haben Sie außerdem Zugriff auf Premium-Support, den Sie direkt aus Ihrem Kundenkonto heraus erreichen. Das Service-Team steht Ihnen hauptsächlich per Ticketsystem zur Verfügung - eine auf der Website auffindbare Telefonnummer ist ausdrücklich nicht für den Support bestimmt.
Zusammenfassung
Gerade für kleinere Unternehmen und Freelancer ist Papierkram ein nützliches Tool, um Rechnungen zu schreiben, die Buchhaltung zu erledigen und Projekte und Kunden zu managen. Dank der mobilen App erledigen Sie viele Handgriffe auch unterwegs und mithilfe des Kundenportals und des Steuerberater-Zugangs stehen Sie immer im Austausch – sowohl mit Ihren Kunden, als auch mit Ihrem Steuerbüro.
Der günstige Preis und das daraus resultierende gute Preis-Leistungs-Verhältnis sind eine klare Stärke von Papierkram. Im direkten Vergleich mit einigen Konkurrenten fehlt es zwar noch an Komfort-Funktionen (zum Beispiel der Belegerkennung per Smartphone-Kamera) doch der Anbieter zeigt sich bestrebt, bestehende Funktionslücken kontinuierlich zu schließen und seine Software damit stetig zu verbessern.
