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Candis

Buchhaltung

4
(2)

Fazit der Redaktion

Candis überzeugt zunächst einmal durch einen interessanten Ansatz: Die Vereinfachung und Automatisierung des Rechnungsmanagements mithilfe von Künstlicher Intelligenz. Das Ergebnis: Weniger Papierkram und weniger manuelle Bearbeitung Ihrer Rechnungen. Das Ganze verpackt Candis zudem in einer ansprechenden und einfach zu bedienenden Oberfläche. Einziges Manko: Für mittelständische Unternehmen ideal, könnte das Tool für kleine Unternehmen und Startups ein wenig zu teuer sein. Paketpreise beginnen bei rund 229 Euro pro Monat. Zudem müssen Sie sich im Klaren sein, dass Candis explizit keine Lösung für die (vorbereitende) Buchhaltung bietet, sondern sich ausschließlich den Themen Rechnungsmanagement und Rechnungsfreigabe widmet.

  • Hohe Automatisierung durch KI
  • Sehr gute Usability
  • Flexibler DATEV-Export
  • Regelmäßige Updates
  • Potentiell teurer Preis
Maximilian Reichlin
Head of Content von trusted

Was ist Candis?

Candis ist deine Cloud-Lösung für Finanzprozesse. Im Kern ist es eine intelligente Rechnungsmanagement-Lösung, mit der Sie alle Prozesse der Rechnungsverwaltung – vom Eingang, über Freigaben bis hin zur Übertragung in die Buchhaltung – digitaliseren und automatisieren. Hinzu kommt die Verwaltung von Vertragsdokumenten in der Cloud sowie eine optionale Erweiterung für Firmenkreditkarten, mit der Sie alle Transaktionen einsehen und individuell entscheiden, wann diese an die Buchhaltung weitergeleitet werden.

Zielgruppe

Candis richtet sich an kleine bis mittelständische Unternehmen mit einem regelmäßigen und hohen Belegaufwand. Durch die intelligente Automatisierung des Tools können vor allem mittelgroße Unternehmens mit Candis sehr viel Zeit in der Buchhaltung und in der Rechnungsfreigabe einsparen. Bestandskunden sind beispielsweise die solarisBank, Blinkist, Original Unverpackt oder die IONIQ Group.

Funktionsumfang

Candis legt als Rechnungsmanagement-Tool vor allem Wert auf den automatischen Rechnungsimport, die OCR-Erkennung der Rechnungsdaten, die automatisierte Rechnungsfreigabe und die Kommunikation im Team via Chat- und Kommentarfunktion. Zu den weiteren Features von Candis gehören die Vorkontierung von Rechnungen, Zahlungen über SEPA-XML, diverse Exportmöglichkeiten, die DATEV-Schnittstelle und ein digitales Archiv für die GOBD-konforme Aufbewahrung von Rechnungen.

Digitale Rechnungsfreigabe

Das Hauptaugenmerk von Candis ist die digitale Rechnungsfreigabe. Ist eine Rechnung eingegangen und ausgelesen worden, lässt sich diese mit nur wenigen Klicks dem oder der Verantwortlichen im Team zuweisen, die die Rechnungen dann freigeben kann. Individuelle Zugriffsrechte und Freigabestufen unterstützen Sie dabei; hinzu kommt die Möglichkeit, hilfreiche Kommentare direkt auf den jeweiligen Belegen zu hinterlassen.

Ebenfalls nützlich ist die zentrale Rechnungsübersicht mit Filter- und Suchfunktion, durch die Sie offene Rechnungen, noch freizugebende Rechnungen, nicht bezahlte Rechnungen, etc. mit nur wenigen Klicks finden. Automatisch verschickte Erinnerungen an ausstehende Freigaben vereinfachen die interne Abstimmung.

Rechnungen lassen sich in Candis ganz einfach betrachten, zuordnen und freigeben
Rechnungen lassen sich in Candis ganz einfach betrachten, zuordnen und freigeben
Screenshot: trusted.de
Quelle: candis.io

Automatischer Rechnungsimport

Schritt 1 ist der Belegeingang. Rechnungen und Belege gelangen auf verschiedene Arten und Weisen in das System von Candis. Entweder, indem Sie Ihre Belege klassisch manuell hochladen. Oder indem Candis eingehende Rechnungen von angebundenen Online-Portalen und eingehenden E-Mails automatisch in die Inbox importiert.

Rechnungen und Belege gelangen ganz einfach per Drag-and-Drop in Candis
Rechnungen und Belege gelangen ganz einfach per Drag-and-Drop in Candis
Screenshot: trusted.de
Quelle: candis.io

Im Dokumentenarchiv von Candis bewahren Sie Ihre Rechnungen bis zu 10 Jahre lang garantiert rechtssicher und GOBD-konform auf.

Auslesen der Belege durch K.I.

In der Inbox angekommen werden die eingegangenen Belege durch die künstliche Intelligenz von Candis ausgelesen. Wichtige Informationen wie Empfänger, Rechnungsdatum, etc. liest Candis durch die smarte OCR-Texterkennung automatisch aus und hinterlegt sie im System. Alle Belege werden automatisch den entsprechenden Perioden zugeordnet; dabei findet gleichzeitig eine Dublettenprüfung statt, die doppelt gepflegte Dokumente erkennt.

Candis liest automatisch die wichtigsten Rechnungsdaten aus
Candis liest automatisch die wichtigsten Rechnungsdaten aus
Screenshot: trusted.de
Quelle: candis.io

Export und DATEV-Schnittstelle

Ein weiteres Feature von Candis ist die Übergabe der Rechnungsdaten, Rechnungsbilder und der Audit-Trails an Ihr Steuerbüro/Ihren Steuerberater via DATEV-Schnittstelle. Alternativ lassen sich die Daten auch im ASCII-Format übertragen, um individuell mit verschiedenen DATEV-Systemen arbeiten zu können. Zusätzlich bietet Candis die Möglichkeit, Rechnungsdaten als CSV-, XML- oder PDF-Dateien zu exportieren, die von einer Vielzahl von Tools verarbeitet werden können.

Candis bietet viele verschiedene nützliche Schnittstellen
Candis bietet viele verschiedene nützliche Schnittstellen
Screenshot: trusted.de
Quelle: candis.io

Weitere Features

Weitere Funktionen von Candis umfassen beispielsweise die Chat- und Kommentarfunktion, mit denen Sie schnell und einfach Rückfragen zu einzelnen Rechnungen klären können. Das klappt auch via @-Mention, um einzelne Kolleginnen und Kollegen direkt zu kontaktieren und um Rückmeldung zu bitten.

Usability

Candis’ künstliche Intelligenz

Das Versprechen des Providers: Die Erfassungsmaske von Candis soll Belege und Rechnungen mit 99-prozentiger Präzision richtig auslesen und zuordnen. Dabei lernt das System mit jeder Rechnung hinzu und erhöht die Genauigkeit für zukünftige Belege zusätzlich.

Die Arbeit mit Candis ist durchweg einfach und intuitiv, wozu auch die übersichtliche und klar strukturierte Benutzeroberfläche beiträgt. Der Provider hat alle Prozesse, die zum Rechnungsmanagement gehören, im Detail analysiert und Candis mit einem selbstlernenden Algorithmus ausgestattet, der die manuelle Arbeit weitestgehend übernimmt. Candis künstliche Intelligenz arbeitet, nachdem das Tool einmal aufgesetzt wurde, größtenteils selbsttätig.

Sollte doch einmal manuelles Nacharbeiten nötig sein, hilft das Candis Service-Center sowie die umfassenden Ratgeber-Artikel und -Videos, die Sie auf der Anbieterwebsite finden. Selbstverständlich ist auch ein manueller Upload und die “klassische” Bearbeitung von Belegen in Candis möglich.

Preise und Plans

Candis bietet drei verschiedene Preispakete:

  • Basis (ab 369 €/Monat)
  • Plus (Preis auf Anfrage)
  • Max (Preis auf Anfrage)

Die Anzahl an verwalteten Rechnungen und die Anzahl möglicher User sind in allen Paketen unbegrenzt. Die Tarife unterscheiden sich daher ausschließlich in Sachen Funktionsumfang und möglicher Schnittstellen.

Während “Basis” auf kleine Unternehmen ausgerichtet ist und die wichtigsten Basisfeatures wie Freigabeprozesse, Automatische Erinnerungen und Dokumentenarchiv enthält, , liefert “Plus” mehr Funktionen für wachsende und mittelgroße Teams. Hier kommen unter anderem die Sage-Schnittstelle, Abwesenheits- und Vertretungsregelungen und das Vertragsmanagement (plus Kündigungserinnerung) hinzu. Im größten Tarif “Max” haben Sie auch Zugriff zur SAP-Schnittstelle sowie zum Single-Sign-On; es bietet außerdem eine zentrale Stammdatenverwaltung.

Auf Wunsch können Sie auch Candis Visa Firmenkreditkarten ab 149 €/Monat dazubuchen, um Transaktionen im Team zusätzlich zu vereinfachen und zu standardisieren.

Service und Support

Candis bietet seinen Kunden umfangreiche Support- und Servicemöglichkeiten. Auf der Website lädt ein Live-Chat dazu ein, Fragen zu stellen. Ratgeber, Newsletter, Blogs und ein Hilfecenter informieren User und Interessierte zusätzlich über Updates (von denen es viele gibt) und geben Tipps und Hinweise zur Nutzung. Für den Kundensupport selbst nutzt Candis Intercom, eine renommierte Customer-Messaging-Plattform.

Neben diesen Kanälen ist Candis außerdem auf gängigen Social-Media-Plattformen wie Facebook, Twitter, LinkedIn, XING und YouTube aktiv. Dort finden Sie nicht nur Kontakt zum Anbieter, sondern auch nützliches Zusatzmaterial wie Erklärungen und Tutorials zur Software in Text- und Videoform.

Zusammenfassung

Candis verspricht eine automatisierte und schnelle Rechnungsfreigabe, Rechnungsbearbeitung und Rechnungsverwaltung. Finanzabteilungen kleiner und mittlerer Unternehmen profitieren immens vom hohen Automatisierungsgrad durch den selbstlernenden Algorithmus, der Ihnen viele Schritte abnimmt. Eine gewisse Belegzahl vorausgesetzt, ermöglicht Candis Zeiteinsparungen von zwischen 60 und 80 Prozent im Tagesgeschäft.

4
2 Bewertungen
Robert
1 Bewertung
4. Juni 2018

Es erfordert viel händische Nacharbeit bei der Zuordnung.

Was gefällt Dir am besten?

Einigermaßen übersichtliche Benutzeroberfläche und ein interessantes Serviceversprechen.

Was gefällt Dir nicht?

Hoher Zeitaufwand bei der Zuordnung der Belege zu den Buchungen; Belege werden fehlerhaft ausgelesen/zugeordnet.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Bis jetzt konnte noch kein Problem gelöst werden.

Glenn
4 Bewertungen
6. März 2018

Candis ist Klasse Belegerkennung 1A und vieles mehr ...

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Vorab müssen wir sagen, dass wir Candis erst seit 3-4 Tagen testen, aber es zeichnet sich schon jetzt ab, dass es wirklich macht, was es verspricht! Support ist prima! Antworten gibt es auch mit Rückruf, falls der direkte Draht überlastet ist. Dann stört mich auch kein "ebüro". Einrichtung ist sehr intuitiv und wird durch gute Tutorial Videos unterstützt. Alle Belege werden wirklich automatisch !!! zu 85-90% richtig ugeordnet. Die Belege die Candis nicht automatisch zuordnet werden dennoch als Vorschlag angezeigt, wenn man offenen Posten im "online Konto" verknüpfen will oder umgekehrt Belege an Zahlungen / Einnahmen. Solche Dinge werden von anderen Firmen wie z.B. Sevdesk propagiert, aber können es einfach nicht ..nicht mal annährend! Rechnungen können einzeln oder als Sammelbuchung (XML) an die Bank geschickt und direkt aus Candis bezahlt werden. Fantastisch!! Jetzt bleibt uns abzuwarten wir der Datev Export online funktioniert und was unsere Steuerberater davon halten. Wir werden berichten, sofern Trusted weitere Bewertungen zulässt ;) Wir können klar sagen, Candis kann sehr sehr viel !! Es müsste vielleicht seine Dokumentenzahl in den einzelnen Preiskategorien etwas überdenken, aber an sonsten ist es genial ! Andere Softwarelösungen machen einfach nur mehr Arbeit :))) Weiter so A +++ Software

Über Candis

Candis wurde im Jahr 2015 von den Softwareunternehmern Christian Ritosek, Christopher Becker und Garik Suess im Zuge eines Bankathons gegründet. Im Jahr 2016 gewann das Startup den 1. Platz im KMPG Microsoft Innovation Showcase für FinTech-Startups.

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Babbel Bewertungen

4.5
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davon sind
918.006 Bewertungen
aus 3 anderen Quellen

Bewertungsquellen

203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
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