Fazit der Redaktion
Candis überzeugt zunächst einmal durch einen interessanten Ansatz: Die Vereinfachung und Automatisierung des Rechnungsmanagements mithilfe von Künstlicher Intelligenz. Das Ergebnis: Weniger Papierkram und weniger manuelle Bearbeitung Ihrer Rechnungen. Das Ganze verpackt Candis zudem in einer ansprechenden und einfach zu bedienenden Oberfläche. Einziges Manko: Für mittelständische Unternehmen ideal, könnte das Tool für kleine Unternehmen und Startups ein wenig zu teuer sein. Paketpreise beginnen bei rund 369 Euro pro Monat. Zudem müssen Sie sich im Klaren sein, dass Candis explizit keine Lösung für die (vorbereitende) Buchhaltung bietet, sondern sich ausschließlich den Themen Rechnungsmanagement und Rechnungsfreigabe widmet.
- Hohe Automatisierung durch KI
- Sehr gute Usability
- Flexibler DATEV-Export
- Regelmäßige Updates
- Potentiell teurer Preis
Was ist Candis?
Candis ist deine Cloud-Lösung für Finanzprozesse. Im Kern ist es eine intelligente Rechnungsmanagement-Lösung, mit der Sie alle Prozesse der Rechnungsverwaltung – vom Eingang, über Freigaben bis hin zur Übertragung in die Buchhaltung – digitaliseren und automatisieren. Hinzu kommt die Verwaltung von Vertragsdokumenten in der Cloud sowie eine optionale Erweiterung für Firmenkreditkarten, mit der Sie alle Transaktionen einsehen und individuell entscheiden, wann diese an die Buchhaltung weitergeleitet werden.
Zielgruppe
Candis richtet sich an kleine bis mittelständische Unternehmen mit einem regelmäßigen und hohen Belegaufwand. Durch die intelligente Automatisierung des Tools können vor allem mittelgroße Unternehmens mit Candis sehr viel Zeit in der Buchhaltung und in der Rechnungsfreigabe einsparen. Bestandskunden sind beispielsweise die solarisBank, Blinkist, Original Unverpackt oder die IONIQ Group.
Funktionsumfang
Candis legt als Rechnungsmanagement-Tool vor allem Wert auf den automatischen Rechnungsimport, die OCR-Erkennung der Rechnungsdaten, die automatisierte Rechnungsfreigabe und die Kommunikation im Team via Chat- und Kommentarfunktion. Zu den weiteren Features von Candis gehören die Vorkontierung von Rechnungen, Zahlungen über SEPA-XML, diverse Exportmöglichkeiten, die DATEV-Schnittstelle und ein digitales Archiv für die GOBD-konforme Aufbewahrung von Rechnungen.
Digitale Rechnungsfreigabe
Das Hauptaugenmerk von Candis ist die digitale Rechnungsfreigabe. Ist eine Rechnung eingegangen und ausgelesen worden, lässt sich diese mit nur wenigen Klicks dem oder der Verantwortlichen im Team zuweisen, die die Rechnungen dann freigeben kann. Individuelle Zugriffsrechte und Freigabestufen unterstützen Sie dabei; hinzu kommt die Möglichkeit, hilfreiche Kommentare direkt auf den jeweiligen Belegen zu hinterlassen.
Ebenfalls nützlich ist die zentrale Rechnungsübersicht mit Filter- und Suchfunktion, durch die Sie offene Rechnungen, noch freizugebende Rechnungen, nicht bezahlte Rechnungen, etc. mit nur wenigen Klicks finden. Automatisch verschickte Erinnerungen an ausstehende Freigaben vereinfachen die interne Abstimmung.
Automatischer Rechnungsimport
Schritt 1 ist der Belegeingang. Rechnungen und Belege gelangen auf verschiedene Arten und Weisen in das System von Candis. Entweder, indem Sie Ihre Belege klassisch manuell hochladen. Oder indem Candis eingehende Rechnungen von angebundenen Online-Portalen und eingehenden E-Mails automatisch in die Inbox importiert.
Im Dokumentenarchiv von Candis bewahren Sie Ihre Rechnungen bis zu 10 Jahre lang garantiert rechtssicher und GOBD-konform auf.
Auslesen der Belege durch K.I.
In der Inbox angekommen werden die eingegangenen Belege durch die künstliche Intelligenz von Candis ausgelesen. Wichtige Informationen wie Empfänger, Rechnungsdatum, etc. liest Candis durch die smarte OCR-Texterkennung automatisch aus und hinterlegt sie im System. Alle Belege werden automatisch den entsprechenden Perioden zugeordnet; dabei findet gleichzeitig eine Dublettenprüfung statt, die doppelt gepflegte Dokumente erkennt.
Export und DATEV-Schnittstelle
Ein weiteres Feature von Candis ist die Übergabe der Rechnungsdaten, Rechnungsbilder und der Audit-Trails an Ihr Steuerbüro/Ihren Steuerberater via DATEV-Schnittstelle. Alternativ lassen sich die Daten auch im ASCII-Format übertragen, um individuell mit verschiedenen DATEV-Systemen arbeiten zu können. Zusätzlich bietet Candis die Möglichkeit, Rechnungsdaten als CSV-, XML- oder PDF-Dateien zu exportieren, die von einer Vielzahl von Tools verarbeitet werden können.
Weitere Features
Weitere Funktionen von Candis umfassen beispielsweise die Chat- und Kommentarfunktion, mit denen Sie schnell und einfach Rückfragen zu einzelnen Rechnungen klären können. Das klappt auch via @-Mention, um einzelne Kolleginnen und Kollegen direkt zu kontaktieren und um Rückmeldung zu bitten.
Usability
Candis’ künstliche Intelligenz
Das Versprechen des Providers: Die Erfassungsmaske von Candis soll Belege und Rechnungen mit 99-prozentiger Präzision richtig auslesen und zuordnen. Dabei lernt das System mit jeder Rechnung hinzu und erhöht die Genauigkeit für zukünftige Belege zusätzlich.
Die Arbeit mit Candis ist durchweg einfach und intuitiv, wozu auch die übersichtliche und klar strukturierte Benutzeroberfläche beiträgt. Der Provider hat alle Prozesse, die zum Rechnungsmanagement gehören, im Detail analysiert und Candis mit einem selbstlernenden Algorithmus ausgestattet, der die manuelle Arbeit weitestgehend übernimmt. Candis künstliche Intelligenz arbeitet, nachdem das Tool einmal aufgesetzt wurde, größtenteils selbsttätig.
Sollte doch einmal manuelles Nacharbeiten nötig sein, hilft das Candis Service-Center sowie die umfassenden Ratgeber-Artikel und -Videos, die Sie auf der Anbieterwebsite finden. Selbstverständlich ist auch ein manueller Upload und die “klassische” Bearbeitung von Belegen in Candis möglich.
Preise und Plans
Candis bietet drei verschiedene Preispakete:
- Basis (ab 369 €/Monat)
- Plus (Preis auf Anfrage)
- Max (Preis auf Anfrage)
Die Anzahl an verwalteten Rechnungen und die Anzahl möglicher User sind in allen Paketen unbegrenzt. Die Tarife unterscheiden sich daher ausschließlich in Sachen Funktionsumfang und möglicher Schnittstellen.
Während “Basis” auf kleine Unternehmen ausgerichtet ist und die wichtigsten Basisfeatures wie Freigabeprozesse, Automatische Erinnerungen und Dokumentenarchiv enthält, , liefert “Plus” mehr Funktionen für wachsende und mittelgroße Teams. Hier kommen unter anderem die Sage-Schnittstelle, Abwesenheits- und Vertretungsregelungen und das Vertragsmanagement (plus Kündigungserinnerung) hinzu. Im größten Tarif “Max” haben Sie auch Zugriff zur SAP-Schnittstelle sowie zum Single-Sign-On; es bietet außerdem eine zentrale Stammdatenverwaltung.
Auf Wunsch können Sie auch Candis Visa Firmenkreditkarten ab 149 €/Monat dazubuchen, um Transaktionen im Team zusätzlich zu vereinfachen und zu standardisieren.
Service und Support
Candis bietet seinen Kunden umfangreiche Support- und Servicemöglichkeiten. Auf der Website lädt ein Live-Chat dazu ein, Fragen zu stellen. Ratgeber, Newsletter, Blogs und ein Hilfecenter informieren User und Interessierte zusätzlich über Updates (von denen es viele gibt) und geben Tipps und Hinweise zur Nutzung. Für den Kundensupport selbst nutzt Candis Intercom, eine renommierte Customer-Messaging-Plattform.
Neben diesen Kanälen ist Candis außerdem auf gängigen Social-Media-Plattformen wie Facebook, Twitter, LinkedIn, XING und YouTube aktiv. Dort finden Sie nicht nur Kontakt zum Anbieter, sondern auch nützliches Zusatzmaterial wie Erklärungen und Tutorials zur Software in Text- und Videoform.
Zusammenfassung
Candis verspricht eine automatisierte und schnelle Rechnungsfreigabe, Rechnungsbearbeitung und Rechnungsverwaltung. Finanzabteilungen kleiner und mittlerer Unternehmen profitieren immens vom hohen Automatisierungsgrad durch den selbstlernenden Algorithmus, der Ihnen viele Schritte abnimmt. Eine gewisse Belegzahl vorausgesetzt, ermöglicht Candis Zeiteinsparungen von zwischen 60 und 80 Prozent im Tagesgeschäft.
