Dokumente können in Soonr nur in bestehende Projekte hochgeladen werden. Dies gestaltet sich einfach über zwei Wege. Zum einen können Daten über den Upload Button hochgeladen oder per Drag&Drop in die Anwendung gezogen werden. Um Projekte freigeben zu können, müssen Sie zunächst Mitglieder zu Ihrer Anwendung hinzufügen. Hilfreidh ist, dass ein User mit Admin-Rechtnen weitere Personen selbst anmelden kann. Ein neues Mitglied muss somit nichts tun außer auf eine Bestätiguns E-Mail zu warten. Danach können alle hinzugefügten Personen auf die gleiche Datenbasis zugreifen.
Um Dokumente Dritten zugänglich machen zu können kann ein öffentlicher Link zu den Dokumenten erzeugt werden. Da es sich hierbei um einen öffentlichen Link handelt können theoretisch alle Personen, die diesen Link kennen oder per Zufall auf diesen Link stoßen, Ihre Daten einsehen. Soonr bietet dafür jedoch einige Schutzmaßnahmen, wie den Passwortschutz oder die Gültigkeitsdauer des Links. Desweiteren können Sie die Dokumente in einem PDF Formal innerhalb des Links anzeigen lassen. So lassen sich Ihre Daten nicht bearbeiten.
Dokumente werden Ihnen in einem Präsentationsmodus angezeigt, um den Download der Datei zu umgehen, wenn Sie diese nicht bearbeiten sondern nur einsehen möchten. Zum Bearbeiten der Datei, muss diese jedoch heruntergeladen werden und kann nicht direkt im Browser bearbeitet werden. Neue Dokumentenversionen müssen so manuell unter den jeweiligen Dokumenten hochgeladen werden.In der Versionshistorie werden die Details archiviert und es ist ersichtlich wer das Dokument wann bearbeitet hat. So können Änderungen nachverfolgt, sowie auf alte Versionen zurückgegriffen werden.