Der Teamroom
Das zentrales Feature der Fabasoft Cloud Applikation stellt der so genannte Teamroom dar. In einem Teamroom können mehrere Ordner mit unterschiedlichen Dokumenten verwaltet werden. Zugriff auf die Inhalte eines Teamrooms haben nur die dafür freigegeben Personen. Dadurch lassen sich für unterschiedliche Projekte in einem Unternehmen eigene Teamrooms anlegen und die Zugriffsrechte auf diese Weise sauber verwalten.
Daten mit Dritten teilen
Nachdem Dateien in einen Teamroom hochgeladen wurden, können diese mit Dritten geteilt werden. Hierfür können sowohl externe User ohne Fabasoft Cloud Account eingeladen werden (Gast-Zugang) oder die Datei wird direkt bestehenden Fabasoft Cloud Usern freigegeben. Für die Einladung reicht die Eingabe der Email Adresse, die entsprechenden Personen erhalten dann eine Email mit den weiteren Anweisungen. Auch das Versenden als öffentlicher Link mit Passwortschutz ist möglich.
Zugriffsrechte steuern und Änderungsprotokolle
Die Zugriffsrechte lassen sich auf Teamroom-Ebene vergeben. Hier kann zwischen Usern mit Änderungsberechtigung und Leseberechtigung unterschieden werden. Um immer nachvollziehen zu können, welche User was wann an einem Dokument geändert haben, gibt es eine automatische Versionierung. Alle Versionen können in den Eigenschaften eines Dokuments verfolgt werden. Um auf Teamroom-Ebene immer auf dem laufenden zu sein, kann auf eine praktische Timeline zugegriffen werden. Hier sind alle Aktivitäten eines Teamrooms ersichtlich. Um schneller einen Überblick zu bekommen, lassen sich diverse Filter setzten (Alle Änderungen, nur Teamroom, Sicherheitseinstellungen usw.) oder es kann nach Benutzern, Objekten oder Kategorien (Allgemeine Änderungen, Teamroom usw.) sortiert werden.
Bearbeiten von Dateien
Die in der Fabasoft Cloud abgelegten Dateien können von den für den Teamroom freigegeben Personen mit den entsprechenden Schreibrechten bearbeitet werden. Die Dokumente werden mit den entsprechenden Programmen auf dem Client des Benutzers geöffnet. Demnach ist es nicht möglich, z.B. Word Dokumente direkt im Web Browser zu bearbeiten, wenn kein Word auf dem Rechner installiert ist. Die Änderungen in einem Dokument werden direkt in der Cloud gespeichert bzw. synchronisiert, so dass Sie allen anderen Personen in einem Teamroom in der aktuellsten Version zur Verfügung stehen. Parallel wird ein neuer Eintrag für die Versionierung und im Änderungsprotokoll angelegt.
Kommentierungsfunktion erst ab der Enterprise Version
Was wir beim Test der Professional Lösung vermisst haben, war eine Kommentierungsfunktion. Gerade wenn mit anderen Personen an einem Dokument zusammen gearbeitet wird, ist der Austausch “zum” Dokument innerhalb der Collaboration Applikation unserer Meinung nach sehr wichtig. Sonst läuft diese wieder in in einem anderen System wie Email oder Skype ab. Oftmals wird hier vergessen, alle relevanten Personen auf die Verteiler zu setzten bzw. zu informieren. In Fabasoft Cloud gibt es zwar in den Eigenschaften zu einem Dokument die Möglichkeit, Anmerkungen zu hinterlegen, allerdings müssen dann alle Teilnehmer auch immer die Eigenschaften aufrufen und die Anmerkungen durchlesen bzw. ergänzen. Automatische Benachrichtigungen oder eine Verwaltung von Kommentierungen gibt es leider nicht. Dafür besteht die Möglichkeit, einen Newsfeed einzurichten. Mit dieser Chat-Funktion können sich die Beteiligten im Teamroom austauschen. In der Enterprise-Edition besteht allerdings die Möglichkeit, Kommentare via „Annotieren“-Funktion in verschiedensten Dokumente anzubringen.
Offline Zugriff
Bei der Fabasoft Cloud können Dokumente auch ohne aktive Internetverbindung bearbeitet werden. Ideal wenn man auf Reisen ist und z.B. im Flugzeug sitzt. Die Änderungen werden dann automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Internetverbindung besteht.