Zoho stellt gute Funktionen für Online Collaboration zur Verfügung. Mit dem weit verbreiteten Editor für Dokumente kann man zeitgleich an einem Dokument arbeiten.
Das Produkt Zoho Docs bietet mit seinen Produktvarianten Tools zur Online Zusammenarbeit. Die kostenpflichtigen Accounts können mit einer Testphase von 15 Tagen unverbindlich getestet werden.Entscheiden Sie sich für eine jährliche Laufzeit, erhalten sie 20% Rabatt. Die anfallenden Gebühren können Sie per Kreditkarte begleichen.
Die Anmeldung zu zoho Docs besteht aus zwei Schritten. Zuerst werden Ihre persönlichen Daten wie Benutzername und E-Mail Adresse abgefragt. Daraufhin erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, den Sie innerhalb von 7 Tagen bestätigen müssen. In einem weiteren Schritt werden Sie aufgefordert, Ihre Anmeldung zu evaluieren und dabei Ihren Firmennamen, sowie optional Ihr Land und Ihre Telefonnummer anzugeben. Danach können Sie mit der Anwendung starten. Innerhalb der Anwendung können Sie einfach Dokumente Online erstellen oder bereits bestehende Daten hochladen. Um alle Funktionen der Anwendung effektiv nutzen zu können, ist eine gewisse Einarbeitungszeit notwendig. Danach lassen sich Ihre Dokumente einfach erstellen, teilen und gemeinsam bearbeiten.
Über die Webanwendung, sowie über Apps für Android und Apple, haben Sie immer und überall Zugriff auf Ihre Daten, sofern eine Internetverbindung besteht. Um Offline auf Dokumente zugreifen zu können, stellt Ihnen zoho einen Offlinemodus Ihrer Dokumente zur Verfügung. Sie haben die Möglichkeit 5 Dokumente für diesen Status auszuwählen. Unter www.writer.zoho.com/offline.do ist es dann möglich die Dokumente einzusehen und zu bearbeiten. Sobald wieder eine Internetverbindung besteht werden Ihre Änderungen synchronisiert.
Zoho ist eine webbasierte Anwendung, um Online Dokumente zu erstellen und zu bearbeiten. Vorteil dieser Lösung ist, dass Sie Ihre Dokumente direkt im Browser erstellen und bearbeiten können. Arbeiten Sie an einem Rechner, an dem zum Beispiel keine Office Programme installiert sind, haben Sie trotzdem die Möglichkeit Daten zu erstellen. Einige Collaboration Tool Anbieter nutzen Zoho auch, um die Bearbeitungsfunktion von Dokumenten in Ihren Lösungen zur Verfügung stellen zu können. Über Zoho lassen sich auch Office Dateien öffnen und bearbeiten. Desweiteren steht Ihnen der Weg über den Uplaod zur Verfügung. Hier können Sie bestehende Dokumente von Ihrem PC hochladen. Ob Dokumente, Tabelle, Bilder oder Musik. In zoho können Sie all Ihre Daten verwalten.
Um Daten mit weiteren Personen zu teilen, können Sie diese freigeben. Dies Funktion erlaubt das Teilen mit Mitarbeitern Ihrer Organisation sowie mit externen Partnern. Dies hat den Vorteil, dass bei großen Projekten, in denen auch zum Beispiel Agenturen involviert sind, diese auch auf Ihre Daten zugreifen können.Möchten Sie Daten intern freigeben können Sie Mitglieder einladen. Ist der gewünschte Mitarbeiter noch nicht Teil Ihres Teams, müssen Sie diesen zuvor noch hinzufügen. Bei der Einladung von Mitgliedern können Sie direkt bestimmen, ob diese nur über Lese- oder auch Schreibrechte verfügen.Geben Sie Dokumente für externe frei, wird eine E-Mail mit einem Link zu Ihrem Dokument generiert. Während der Freigabe schützen Sie Ihr Dokument vor fremden und unbefugten Zugriffen, indem Sie dieses mit einem Passwort sowie einer Ablauffrist versehen können. Empfänger können sich nun die Datei herunterladen, aber nicht bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Dokumente und keine ganzen Ordner freigeben können.
Möchten Sie Daten einsehen oder ändern, können Sie dies direkt im Browser. Ein Download der Dokumente ist hierfür nicht notwendig. Über die Versionsfunktion können Sie alte Dokumente einsehen und bei Bedarf wieder herstellen. Wurden Daten ausversehen überschrieben oder möchten Sie Änderungen nocheinmal nachverfolgen, ist dies kein Problem. Bei der Speicherung einer neuen Version muss nur darauf geachtet werden, dass Sie nicht den Befehl “Speicher unter” sondern “Version erstellen” auswählen, da Ihr Dokument sonst überschrieben wird. Innerhalb der Anwendung können Sie ebenfalls Gruppen erstellen. Dies erleichtert die Kommunikation sowie die Organisation, da Sie ein Dokument für eine gesamte Gruppe freigeben können. Ebenfalls haben Sie die Möglichkeit Neuigkeiten über einen Gruppen-Chat zu diskutieren oder diese über eine Rundmail an alle Ihre Kollegen zu senden.
Ab der Standard Version, haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, Nutzern Aufgaben zuzuordnen. Durch das Hinzufügen von Deadlines können Sie Projekte effizienter organisieren und durchführen. Durch die E-Mail Integration, können Sie Dokumente und Dateien ganz einfach per Mail in zoho speichern. Hierfür müssen Sie die Datei nur an eine von zoho zur Verfügunggestellte E-Mail Adresse senden. Der Upload geschieht dann automatisch, ohne dass Sie sich in der Anwendung einloggen müssen. Dieses Feature steht Ihnen ab dem Premium Account zur Verfügung.
Innerhalb der zoho Anwendung, werden Ihre Daten über eine HTTPS Verbindung sicher übertragen. Über weitere Sicherheitsvorkehrungen wie eine verschlüsselte Speicherung Ihrer Daten oder dem Standort der Server gibt der Anbieter keine Auskunft. Um Ihre Daten jedoch vor fremden Zugriff zu schützen, können Sie diese bei externer Freigabe über ein Passwort schützen. Ebenfalls geben Sie ein Ablaufdatum für Dokumente an. So kann nur innerhalb eines bestimmten Zeitraumes auf Ihre Daten zugegriffen werden. Zoho beruft sich auf die Safe Harbor Vereinbarung, um die Sicherheit der Daten von EU-Kunden zu bestärken. Allerings reicht die Safe Harbour Zertifizierung allein nicht aus, um personenbezogene Daten gem. Deutschen Datenschutzbestimmungen zu verarbeiten. Hier stellt die Safe Harbour Zertifizierung lediglich ein Mosaikstein dar und ist allein nicht ausreichend.
Haben Sie Probleme oder Fragen zu dem Produkt, bietet Zoho einen ausführlichen Support Bereich.
Entscheiden Sie sich für diese Produkt, beachten Sie bitte, dass es sich hierbei um eine amerikanisches Unternehmen handelt und der Service nur in englischer Sprache zur Verfügung steht.
Die Einfachheit und die Tools unter Zoho One, welche noch dazu kommen. Vom CRM, über Project Tools aber auch dem Assistant (wie Teamviewer) ist einfach alles dabei. Über 40 Tools, zu einem sensationellen Preis.
Ich kann leider nichts sagen, was mir bisher nicht gefällt. Die Hotline reagiert schnell und kompetent, und das gefällt mir.
Arbeite komplett unter Zoho Docs (intern wie extern mit Kunden)
Zoho.com hat seine Firmensitze in Californien, Austin, Chennai, Yokohama und Beijing. Mittlerweile nutzen 7 Millionen Nutzer mindestens eine Ihrer über 25 Applikationen. Zoho bietet Apps für die Bereiche CRM, Mail, Office Suite, Project Management, Rechnungsmanagement, Web Konferenzen und viele mehr an. Für Ihre Anwendungen hat das Unternehmen bereits einige Preise gewonnen, unteranderem den “Product of the Year” Preis im Jahr 2009. Allerdings fällt es bei der Produktvielfalt schwer den Überblick zu behalten und man vermisst eine klare Fokussierung.
