Box bietet seinen Nutzern drei Produktversionen mit verschiedenem Leistungsumfang an. Der Business Account wird mit einer 14-tägigen Testphase angeboten.Der kostenlose Account bietet 5 GB Gratis Speicher, gegen eine monatliche Gebühr, kann dieser jedoch erweitert werden (25GB für 8,50 €, 50 GB für 17 € pro Monat).

Die Registrierung geht schnell und es werden nur wenig Daten abgefragt. Hat man die Registrierung abgeschlossen muss man sein Konto nur noch über den Bestätigunslink, welchen man per Mail erhält, freischalten. Danach kann mit der Nutzung der Anwendung begonnen werden. Möchten Sie Dokumente bearbeiten, muss zuerst ein Programm namens “box Edit” installiert werden. Über box Edit können Dokumente bearbeitet werden, diese werden automatisch in dem benötigten Programm z.B. Word geöffnet. Nach der Speicherung werden die Dokumente dann wieder direkt in der Cloud abgelegt. Ein Download als auch Upload der Datei entfällt dadurch. Eine Bearbeitung der Daten direkt im Browser ohne box Edit ist leider nicht möglich. Gibt es firmeninterne Regelungen bzw. Beschränkungen zum Download externer Anwendungen (z.B. in Internet Cafes), muss man den Umweg über einen Download des Dokuments und dem anschließenden Upload gehen.

Mit der Webanwendung haben Sie von überall aus Zugriff auf Ihre Daten. Egal von welchem Endgerät, ob vom PC zu Hause oder dem Laptop auf der Arbeit, Sie greifen immer auf die gleiche Datenbasis zu.Über die mobilen Apps für Apple, Android, BlackBerry und Windows können Sie Ihre Daten über Ihr Mobiltelefon verwalten und auch Offline auf Ihre Daten zugreifen. Einen Client zur Installation auf Ihren Desktop bietet Box nicht an. Durch die Integration von weiteren Apps, wie zum Beispiel SongDasher können Sie Musik Dateien und weitere Daten innerhalb von Box verwalten und speichern. Ab der Business Version, lässt sich Box als GoogleApp für Chrome integrieren. So müssen Sie nicht ständig die box Applikation bzw. Website geöffnet haben um auf Ihre Daten zugreifen zu können.

Daten können innerhalb der Anwendung aus Ihrem Datenbestand hochgeladen oder per Drag&Drop in die Nutzeroberfläche gezogen werden. Um Dokumente anzusehen, stellt Ihnen Box einen Präsentationmodus zur Verfügung. Eine Bearbeitung der Dateien innerhalb der Anwendung ist nur möglich, wenn Sie zuvor das Box Edit Programm installiert haben. Dieses Programm verknüpft Ihren Online Speicher mit dem Bearbeitungsprogramm (z.B. Word). Werden nun Änderungen im Dokument vorgenommen speichert Box die Datei als neue Version automatisch unter die vorherige. Haben Sie also ausversehen Daten überschrieben oder möchten auf eine alte Version zurückgreifen ist dies kein Problem. Alle Teammitglieder werden automatisch benachrichtigt, wurden Änderungen an Dokumenten vorgenommen oder neue Dokumente mit Ihnen geteilt. Eine sehr praktische Funktion stellt der tägliche Aktivitätenbericht per Mail dar. So bleibt man immer auf dem Laufenden. In der Applikation selbst liefert die Timline Funktion einen sehr guten Überblick, über die aktuellen Aktivitäten Ihrer Teammitglieder. Ähnlich wie bei Facebook können hier die letzten Aktivitäten/Diskussionen Ihrer Kollegen und Änderungen an Dokumenten nachvollzogen werden.

Möchten Sie Dateien mit weiteren Personen teilen, trennt Box zwischen einzelnen Dokumenten und Ordnern.Links können für beide Typen erzeugt werden. Dieser kann per Mail versendet oder in sozialen Netzwerken wie Facebook, Twitter und LinkedIn geteilt werden. Generell wird dieser Link öffentlich generiert. Sie haben jedoch Möglichkeiten den Zugriff zu beschränken. Ab dem Business Account kann der Link durch ein Passwort geschützt oder ein Ablaufdatum bestimmt werden. Ebenso besteht die Möglichkeit die Daten nur in einer Vorschauversion anzuzeigen oder die Daten auch zum herunter laden freizugeben. Möchten Sie, dass nur registrierte Mitglieder diesen Link öffnen können, lässt sich das auch administrieren.Per Mail erhalten die ausgewählten Personen eine Einladung. Sind die Nutzer noch nicht registriert werden Sie darauf aufmerksam gemacht, dass nur Eingeloggte Mitglieder Zugriff auf die Daten haben. Die Zugriffsrechte der einzelnen Personen werden während der Einladung festgelegt. Gruppen zu erstellen, um einzelne Dokumente nicht immer für jedes Teammitglied freigeben zu müssen ist hier nicht möglich.

Ihre Daten werden SSL-verschlüsselt übertragen und auf den box Servern selbst mit einer 256-bit AES Verschlüsselung gespeichert. Die Schlüssel zur Entschlüsselung werden auf separaten Servern verwaltet. Der Serverstandort von box ist nicht in Deutschland bzw. der EU, was bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entsprechende datenschutzrechtliche Problemstellungen mit sich bringt. Des Weiteren liegt der Firmensitz in den USA und somit ist box an den Patriot Act gebunden und muss auf Anfrage der Behörden ggf. Daten zur Verfügung stellen. Zwar besitzt box die Safe Harbour Zertifizierung, doch reicht diese allein noch nicht aus, um personenbezogene Daten auf box Servern im Einklang mit den Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetztes zu speichern. Dies sollten Sie bei der Wahl eines Collaboration Tool Anbieters aus der USA auf jeden Fall beachten. Eine kennwortgeschützte Freigabe von Daten ist erst ab dem Business Account möglich.

Auch wenn die Webseite sowie die Anwendung selbst auf deutsch zur Verfügung steht, ist der Support Bereich größtenteils in englisch verfasst. Haben Sie Probleme oder Fragen zu dem Produkt, können Sie auf einen ausführlichen FAQ Bereich zugreifen, der auch teilweise in deutsch übersetzt wurde. Zusätzlich können Support Anfragen per Mail gestellt werden. Desweiteren steht Ihnen ein deutschsprachiger Telefondienst zur Verfügung. Einen speziellen Support bzw. Priority Support erhalten Sie ab dem Enterprise Account.