Um mfr ausführlich in der Praxis zu testen, versetzte ich mich in die Perspektive eines fiktiven, mittelständischen Handwerksbetriebs mit Außendienstmitarbeiter:innen. Dieser beabsichtigte, die bisherige Bürosoftware durch die Lösung von mfr zu ersetzen, um effektiver und effizienter zu arbeiten. Damit sollen Verwaltungsaufgaben vereinfacht und der Umsatz gesteigert werden.

Da mfr sowohl eine Webversion als auch eine mobile App für iOS und Android (für Mitarbeiter:innen im Außendienst) mitbringt, habe ich beide Versionen intensiv getestet und alle Features ausprobiert.

Ob sich die Handwerkersoftware von mfr wirklich für alle Betriebe eignet, erfährst du in meinem Bericht

Screenshot: trusted.de

Quelle: mfr-deutschland.de

Ob sich mfr für sämtliche Gewerke und Geschäftsprozesse eignet, inwieweit die vorhandenen Erweiterungen sinnvoll sind und ob sich Lücken in der Software aufgetan haben, verrate ich dir in meinem ausführlichen Testbericht.

Dabei konzentriere ich mich auch auf die Bereiche Kontaktverwaltung, Aufmaßerstellung, Termin- und Personalverwaltung, Aufgabenverwaltung und Buchhaltung – gehe allerdings auch auf mögliche Besonderheiten der Software ein:

CRM für Handwerker:innen – sinnvoll, aber gewöhnungsbedürftig

Das Wichtigste vorweg: Die Verwaltung von Kontakt- und Kundendaten gelingt mit mfr schon einmal recht gut. Allerdings muss man sich erstmal an die spezielle Herangehensweise der Software gewöhnen. Auf den ersten Blick fällt auf, dass mfr im integrierten CRM zwischen Kontakten, Unternehmen und Einsatzorten unterscheidet.

Gerade die Trennung in “Kontakte” und “Unternehmen” ergibt Sinn – immerhin haben Handwerksbetriebe nicht immer (nur) private Endkund:innen, sondern eben auch betriebliche. Anfangs wirkt das CRM dadurch aber ein wenig unübersichtlich und erinnert an den Testsieger HERO, der z.B. stark zwischen Kund:innen, Lieferant:innen und Ansprechpartner:innen unterscheidet.

Hat man sich erstmal an den Aufbau gewöhnt, fällt es allerdings leicht, sich darin zurechtzufinden.

Zentrale Kontaktdatenbank: Alle Kontakte an einem Ort

In der mfr-Kontaktdatenbank werden sowohl Kund:innen als auch Mitarbeiter:innen und Lieferanten verwaltet. Zu jedem Kontakt gibt es hier auch ausführliche Informationen, wie zugehöriges Unternehmen, genaue Adresse und Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer, usw.).

Auch das wirkt erst einmal ein wenig unsortiert und ich hatte im Test Sorge, ob die Kontaktdatenbank auch bei einer großen Menge an Daten noch übersichtlich ist. Dank umfassender Filter- und Sortiermöglichkeiten ist die Übersicht über die wichtigsten Daten allerdings kein Problem; zudem gibt es eine Suchfunktion, um einzelne Kontakte sofort wiederzufinden.

Hilfreich für den Überblick ist auch die Möglichkeit, einen Kontakt als “Hauptkontakt” zu markieren. So ist z.B. bei betrieblichen Kund:innen immer ersichtlich, wer die Hauptansprechpartner:innen sind, und wer ggf. die Ansprechpartner:innen vor Ort.

mfr verzichtet auf eine alphabetische Nummerierung in der Kontaktdatenbank

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Ein toller Vorteil der Software sind die automatischen Kundenbenachrichtigungen, die du in dem Kontaktfeld aktivieren kannst.

Umfangreiche Verwaltung von “Auftraggebern” und “Lieferanten”

Im Bereich “Unternehmen” gibt es wiederum eine Einteilung in die beiden Reiter “Auftraggeber” und “Lieferanten”.

Ersterer unterscheidet sich deutlich von gewöhnlichen Kontakten in mfr. Hier öffnet sich ein Fenster mit umfangreichen Infos und einigen Schnellfunktionen. Neben einer Übersicht über alle Aufträge, Zahlungskonditionen, Zahlungsziele und Co. sind hier auch die oben definierten “Hauptansprechpartner” gelistet.

Auch die Einrichtung eines Kundenportals direkt aus dieser Übersicht ist kein Problem. So können Ihre Kund:innen Termine, Aufträge und Dokumente wie Berichte einsehen und bei Bedarf herunterladen. Stark!

Auch im Bereich “Auftraggeber” gibt es zusätzliche Info-Bereiche, die dir bei der Planung helfen

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Auch hier entfallen lange Suchvorgänge oder umständliche Verknüpfungen. Auch dadurch, dass sich einzelne Einträge in Kategorien einordnen lassen wie A-, B- oder C-Kund:in. Neue Einträge sind dank Schnellansicht bzw. Kurzmenü schnell angelegt.

Für “Lieferanten” sind die Optionen identisch.

Einsatzorte und Wartungsplanung: Perfekt für den Außendienst

Spannend und ein bisschen einzigartig an mfr finde ich den dritten Bereich des CRM; den Bereich “Einsatzorte”. Dass sich hier nicht nur eine Liste mit … nun ja, Einsatzorten verbirgt, war mir auf den ersten Blick nicht ganz klar.

Wie so oft in mfr steckt hier noch mehr dahinter. In diesem Fall eine ganze Wartungsplanung, die noch einmal unterstreicht, wo mfr seine Wurzeln hat. Nämlich im Field Service Management, Wartungsmanagement und der Anlagenverwaltung.

Die Listenansicht, wie die meisten anderen Listen in mfr, sind dank Kategorie-Tags sehr übersichtlich

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Diesen ganzen Bereich hier vollständig abzudecken, würde wahrscheinlich den Rahmen sprengen. Daher an dieser Stelle die wichtigsten Eckdaten der Möglichkeiten:

• Ein “Einsatzort” kann – je nach Anwendungsfall – eine Person, ein Gebäude, eine Wohnung, eine Anlage oder ein Gerät sein
• Aufträge, Anlagendaten, Dokumente, Wartungsereignisse und Ansprechpartner:innen lassen sich direkt am Einsatzort verwalten (ähnlich wie bei “Unternehmen”)
• Jedem Einsatzort lässt sich ein Wartungsplan mit individuellen Intervallen zuweisen, komplett mit Wartungscheckliste und entsprechendem Auftrag in wenigen Klicks
• Für Geräte lassen sich spezifische Informationen wie Produktdaten, Wartungslisten oder Bar- und QR-Codes hinterlegen, um das Gerät vor Ort schnell in der Datenbank zu finden

Wie erwähnt, die Möglichkeiten sind hier umfangreich und ganz auf die Bedürfnisse von “wartenden” Gewerken und Betrieben ausgelegt – eine gewisse Größe vorausgesetzt. Kleine Betriebe werden die meisten dieser Einstellungsmöglichkeiten und Informationen selten benötigen; größeren Betrieben mit komplexen Prozessen wird dafür einiges an Arbeit abgenommen.

Mit mfr hast du alle Details zum Einsatzort eines Auftrags im Blick

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Einfache, aber praktische Verwaltungsmöglichkeiten auch mobil

Was ich an mfr sinnvoll finde, sind die direkten Anwendungsmöglichkeiten aller Daten in der mobilen App. Du kannst dort aus deiner Kontaktdatenbank heraus Anrufe tätigen, E-Mails schreiben oder dir die Adresse auf der Karte anzeigen lassen. Auch diese Features sind natürlich vor allem für die Montage oder für andere Außentermine nützlich.

Bei jedem Kontakt kannst du zusätzliche Infos hinterlegen

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Auch auf die gesamte Produktdatenbank kannst du jederzeit mobil zugreifen. So lassen sich vor Ort neue Geräte in die Datenbank aufnehmen. Dokumente wie Handbücher und eine Art Historie direkt an den hinterlegten Produkten erleichtern die Problemlösung vor Ort.

Kurzum: Die liefert die gleichen Funktionen, wie die Browser-Variante. Ich konnte im Test keinen Unterschied in der Funktionsweise von Kontaktaufnahme und Verwaltung zwischen App und PC-Version feststellen.

Kostenlose Übertragung der Stammdaten

Im Gegensatz zum Wettbewerbern, wie beispielsweise der Handwerkersoftware von HERO, bietet mfr eine kostenlose Möglichkeit, sämtliche Kundenstammdaten auf einmal in das mfr Portal hochzuladen. Zwar übernimmt mfr nicht den Datenimport für dich, bietet dir aber kostenlose Vorlagen zum Einpflegen der Stammdaten. Die Daten lassen sich damit kinderleicht per Drag-and-drop in mfr importieren.

Fazit: Funktionierende Kontaktdatenverwaltung

Claudia Lindenlaub-Sauer

trusted-Expertin für EdTech & Digitale-Dienste

Die Kontaktverwaltungsmöglichkeiten bei mfr sind im Vergleich zu anderen Handwerkersoftware-Lösungen wie Plancraft oder Das Programm weder besonders kompliziert noch besonders einfach. Für kleine Betriebe könnte der Umfang und der Aufbau über mehrere verknüpfte Datenbanken zu umständlich und unübersichtlich sein; größere Unternehmen haben dadurch aber deutlich flexiblere Möglichkeiten.

Besonders gefallen mir der Datenimport und die praktischen Funktionen wie E-Mail, Anruf oder Navigation direkt in der mobilen App. An der merkt man einfach, worauf sich mfr fokussiert: auf einen reibungslosen und möglichst komfortablen Ablauf für den Außendienst. Dass alle Informationen zu allen Kontakten und Einsatzorten jederzeit verfügbar sind, ist super und zeigt das Potenzial von mfr vor allem für Wartungs- und Reparatureinsätze!

Die Kontaktverwaltung von mfr im Überblick

• Schlanke CRM- und ERP-Funktionen: Eine innovative Organisation und Verknüpfung von Kontakten, Auftraggebern, Produkten, Einsatzorten und Wartungen in jeweil eigenen Datenbanken.
• Nützliche Features innerhalb der App: Egal ob Anrufe, E-Mail oder Wegbeschreibungen, ein Klick und schon erleichtert dir die Software den Alltag.
• Kostenloser Datenimport: mfr stellt dir kostenlose Vorlagen zur Verfügung, mit denen du deine Kontakte einfach übertragen und importieren kannst.

Das Aufmaß ist nicht so einfach zu entdecken

Für viele Handwerksbetriebe ist vor allem das Aufmaß eine wichtige Funktion. Das ist bei mfr aber gar nicht so einfach zu entdecken!

Zum Vergleich: Lösungen wie smarthandwerk bieten ein mobiles Aufmaß, in dem Flächen und Maße eingezeichnet werden können und deine Flächenberechnung in der App stattfindet. Andere Tools wie HERO oder winworker bieten eine manuelle Aufmaßfunktion, in der du Formel und Maße eintragen kannst, die dann von der Software berechnet werden.

Bei mfr ist die Sache ein bisschen komplexer.

Um ein Aufmaß zu erstellen, kannst du in einem Angebot unter “Material” oder in einem Projekt unter “Aufmaß” in den einzelnen Positionen deine Maße hinzufügen. Übersichtlicher ist es allerdings, das Aufmaß mobil zu erfassen; dafür legst du einen Auftrag an und erstellst in den Checklisten eine Vorlage für das Aufmaß.

Der erstellte Auftrag plus Aufmaß wird anschließend den Techniker:innen zugewiesen, die dann bequem alle Maße in der App eintragen können. Praktisch ist hier die Möglichkeit, mit einem Foto alle Arbeitsschritte exakt zu beschreiben.

Eine andere Möglichkeit ist es, die Aufmaß-Checkliste direkt vor Ort zu erstellen und auszufüllen. Dann geht die Sache in das Material und die benötigten Artikel können anhand des Aufmaßes direkt in der App ausgewählt werden.

Manko: Eine Berechnung anhand einer Formel ist mit mfr derzeit nicht möglich.

Fazit: Magere, aber funktionale Aufmaßerstellung

Das Aufmaß ist in mfr zwar vorhanden, aber auch ziemlich versteckt und ehrlicherweise ein wenig umständlich gelöst. Hier sollte der Anbieter nachjustieren; im Test hatte ich so meine Probleme damit.

Umfangreiche Termin- und Einsatzplanung

Kommen wir zum nächsten wichtigen Punkt: Der Verwaltung von Terminen und Mitarbeiter:innen.

Die Ansicht der Einsatzplanung in mfr ist sehr übersichtlich und klar. Sie teilt sich in vier Sektionen.

• Ressourcen (also Mitarbeiter:innen, Material, Fahrzeuge, etc.)
• Plantafel
• Listenansicht der Aufträge
• Google-Maps

Für eine bessere Übersicht lassen sich Kalender und Karte in je zwei separate Bildschirme aufteilen. Damit liefert mfr eine sehr gute Übersicht für Disponent:innen. Auch hier wird ganz klar: Die Software ist für Betriebe mit vielen Mitarbeiter:innen im Außendienst und einer zentralen Disposition (Innendienst) ausgelegt und liefert dafür eine koordinierende “Schaltzentrale”.

Die Einsatzplanung gelingt dir mit mfr gut und die Ansicht ist recht übersichtlich

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Quelle: mfr-deutschland.de

Terminplanung in Echtzeit

Vorläufiges Fazit: mfr überzeugt mit einer übersichtlichen Einsatzplanung mit verschiedenfarbigen Balken, die ein wenig an den Testsieger HERO erinnert. Anders als dort hat mfr aber zusätzlich noch einen kleinen Balken an Bord, der die (automatisch) berechnete Fahrtzeit zu einem Auftrag anzeigt. So soll sichergestellt werden, dass nicht zu viel oder zu wenig Fahrtzeit eingeplant wird. Eine kleine Funktion mit großer Wirkung!

Spannend finde ich auch, dass sich die Farbe der Balken ändert, wenn ich in der App anfange, den Auftrag zu bearbeiten. Auch wenn der Auftrag abgeschlossen ist oder eskaliert ändert sich die Darstellung in der Einsatzplanung, sodass immer alle Entwicklungen übersichtlich vorliegen.

Die Terminplanung in mfr kann aber noch mehr, als nur Einsätze planen. Im Test konnte ich dort auch Urlaube, Krankheiten und sich wiederholende Termine managen oder Aufträge direkt über den Kalender suchen bzw. neu anlegen – sinnvoll, wenn ich erst einmal schauen will, wo ein Termin am besten “reinpasst”.

Dank Tages-, Wochen- oder Monatsübersicht hast du auch für Wochen im Voraus anschauliche Planungsmöglichkeiten. Sehr schön!

Strukturierte Ressourcenplanung

Zusätzlich zu Zeiten und Personal kannst du in der Einsatzplanung auch ganz einfach Fahrzeuge, Werkzeuge oder externe Mitarbeiter:innen berücksichtigen. Letztere lassen sich sogar ohne eigene Lizenz der Plantafel hinzufügen. Das ist super und erinnert mich an die cloudbasierte Handwerkersoftware smarthandwerk, bei der du auch individuelle Zugangsberechtigungen vergeben kannst.

Auch Teams lassen sich spielend leicht planen. Eine eigene “Teamfunktion” gibt es zwar nicht; aber es hindert dich nichts daran, einem Auftrag einfach mehrere Mitarbeiter:innen hinzuzufügen.

Daneben gibt es automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen. Kund:innen kannst du beispielsweise automatisch per E-Mail über anstehende Termine informieren; deine Mitarbeiter:innen bleiben per Push-Benachrichtigungen auf dem Laufenden über Änderungen.

Mit KI-Unterstützung optimieren und automatisieren

Ein absolutes Alleinstellungsmerkmal bei mfr ist die Einsatzplanung per KI-Unterstützung, mit der sich Aufträge tatsächlich so gut wie automatisch planen lassen.

In der Auftragsliste öffnet sich hinter dem Icon eines kleinen Roboters das Fenster zum “intelligenten Terminfinder” von mfr. Hier genügt ein Klick und die Software ermittelt die besten Mitarbeiter:innen für einen Auftrag – wobei die künstliche Intelligenz sowohl die Dauer des Auftrags, den Anfahrtsweg und die Anfahrtszeit sowie die Qualifikationen der Mitarbeiter:innen berücksichtigt.

Auch optimale Routen- und Tourenpläne kann die KI in Windeseile erstellen. Richtig gut finde ich auch die Terminfindung; auf Basis der KI-Vorschläge lässt sich nämlich automatisch ein Terminvorschlag an Kund:innen versenden. Ein Klick auf den gewünschten Termin; schon ist er im System geplant.

Eine geniale Funktion vor allem für größere Betriebe mit vielen parallel laufenden Aufträgen und Terminen bzw. vielen Mitarbeiter:innen. Für kleine bis mittelständische oder Familienbetriebe dürfte das Ganze dagegen eher eine Spielerei sein.

Umfangreiche Verwaltung von Personal und Subunternehmer:innen

Die Personalverwaltung ist in mfr gelungen gelöst: Mitarbeiter:innen können direkt in der Einsatzplanung hinzugefügt werden, verfügen im System über Qualifikationen oder lassen sich in verschiedene Gruppen einteilen, wie z.B. “Notdienst”. Noch mehr Optionen bieten die Einstellungen im Punkt “Benutzer”; dort lässt sich sogar einstellen, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten die jeweiligen Mitarbeiter:innen automatisch verplant werden können.

Das Modul für Subunternehmer:innen innerhalb der mfr-Software wurde entwickelt, um dich bei der Koordination externer Unternehmen zu unterstützen. Ich finde das eine tolle und äußerst praktische Sache. So werden innerhalb des Systems Aufträge einem bestimmten Unternehmen zugewiesen. Dieses hat dann, gemäß den Vorgaben, eine festgelegte Zeitspanne, um den Termin mit Kund:innen zu vereinbaren und diesen zu bestätigen.

Sollte dies nicht erfolgen, wird der Auftrag automatisch entzogen, und der Status des Auftrags wird auf "eskaliert" gesetzt. Diese Maßnahme soll Subunternehmer:innen dazu bewegen dazu, Termine zeitnah zu koordinieren, was die Servicequalität für den Kunden gewährleistet.

Viele Zeiterfassungsmöglichkeiten für mehr Übersichtlichkeit

Was mir gut gefällt, sind die Möglichkeiten der Zeiterfassung. In der mfr-Software und der mfr-App gibt es nämlich verschiedene Arten der Zeiterfassung. Dazu gehören zunächst Zeitereignisse, die auftrags- oder projektbezogen sind und Zeitereignisse, die nicht auftrags- oder projektbezogen sind.

Erfasste Zeiten, verbrauchte und verbliebene Urlaubstage sowie alle Krankheitstage kannst du dir hier ebenfalls anzeigen lassen.

Die Zeiten sämtlicher Mitarbeiter:innen kannst du auf verschiedene Arten aufnehmen

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Quelle: mfr-deutschland.de

Die Aufträge oder projektbezogenen Zeitereignisse umfassen "Arbeitszeiten" und "Fahrzeiten". Arbeitszeiten beziehen sich wiederum auf den zeitlichen Aufwand, der für die Durchführung eines bestimmten Auftrags benötigt wurde. Fahrzeiten hingegen bezeichnen die Zeit, die für die An- oder Abreise zu bzw. von einem Auftrag aufgewendet wurde. Ich finde die Unterteilung in Arbeitszeiten und Fahrzeiten übersichtlich.

Zu den nicht auftrags- oder projektbezogenen Zeitereignissen zählen verschiedene Zeiten:

• Die "Globale Zeit" ist der gesamte Zeitraum vom Start bis zum Ende des Tages und wird separat erfasst
• "Pausen" dokumentieren – logisch – Arbeitspausen
• "Werkzeiten" erfassen Zeiten, die weder Arbeitszeit, Fahrzeit noch Pausen sind

Wenn du Zeitereignisse eintragen oder korrigieren möchtest, hast du im mfr-Portal 2 gute Optionen zur Verfügung: Erstens gibt es die Zeiterfassungsfunktion innerhalb der Aufträge, wo du auftragsbezogene Zeiten wie Arbeitszeiten, Fahrtzeiten und Fahrzeiten mit Kilometerangaben erfassen kannst.

Die zweite Möglichkeit bietet das Zeiterfassungstool in der App, das es dir ermöglicht, alle Arten von Zeitereignissen zu überprüfen, zu korrigieren, einzutragen und zu löschen.

Du kannst in der App sämtliche Zeiten erfassen und siehst sie dann anschaulich in Diagrammen

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Eine Möglichkeit der Zeiterfassung bieten zwar die meisten Handwerksoftware-Lösungen, doch ähnlich umfangreich und gleichzeitig praktisch ist es selten umgesetzt. Höchstens Tools wie pds oder Sander & Doll haben einen ähnlichen Fokus auf das Time Tracking.

Fazit: Umfangreiche Zeiterfassung und Einsatzplanung

Claudia Lindenlaub-Sauer

trusted-Expertin für EdTech & Digitale-Dienste

Was die Termin- & Einsatzplanung angeht, spielt mfr ganz klar in der obersten Liga mit. Dass ind er Planung und Terminierung der Schwerpunkt der Software liegt, wird an jeder Ecke klar und deutlich; sei es die übersichtliche Einsatzplanung und Plantafel oder einfache Bewältigung von komplexen Planungsoptimierungen durch die integrierte KI. Mit wenigen Klicks lassen sich Ressourcen exakt und lückenlos eintakten.

Für Disponent:innen und nicht zuletzt die Geschäftsführung kann das ein echter Gamechanger sein, um schneller zu planen und den Überblick über alle Vorgänge im Blick zu behalten.

Die Termin- und Personalverwaltung im Überblick

• Vereinfachte Einsatzplanung: verschiedene Einstellungen helfen dir, die Arbeitseinsätze gut im Blick zu haben
• KI-Einsatzplanung und -Routenoptimierung
• Echtzeit-Status von Aufträgen und Mitarbeiter:innen
• Verschiedene Arten der Zeiterfassung zur genaueren Übersicht
• Verwaltung deiner mobilen Ressourcen: Füge einfach benötigte Fahrzeuge und Werkzeuge bei der Planung hinzu, so wird nichts vergessen

Projekte nur als extra Modul, dafür mit Chat und Kanban-Board

Das Projektmanagement an sich gehört bei mfr (leider) nicht zum Standardumfang. Stattdessen ist es ein spezielles, abgekoppeltes Modul und muss – wenn du es benötigst – extra gebucht werden, was mit mindestens 99 €/Monat zusätzlich zu Buche schlägt. Enthalten sind dann 10 Lizenzen; weitere kannst du für je 15 € zusätzlich buchen.

Dafür wartet das Projekt-Modul mit einer Menge an nützlichen Funktionen auf. Eine Kernfunktion ist die Baumappe mit Projekt-Chat, der als eine Art zentrale Kommunikationsplattform fungiert. Alle relevanten Informationen zum Fortschritt und aktuellen Status können hinterlegt werden.

Der Projektchat vereinfacht die Kommunikation durchaus

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Grundsätzlich funktioniert der Chat wie viele andere bekannte Messenger. Neben allgemeinen Chats für Textnachrichten oder Bilder gibt es allerdings auch abgekoppelte “Auftragschats”; das steigert die Übersicht und verbessert die Planung.

In der Projektansicht hast du nicht nur den Chat, sondern auch deine Kalkulation

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Neben der Baumappe findest du hier auch eine Ansicht der Kalkulation des Projekts, die einen laufenden Soll-Ist-Vergleich ermöglicht und mit der du das Budget deiner Projekte im Blick behältst.

Cool ist auch das Kanban-Board, mit dem mfr in die Trickkiste etablierter Projektmanagement-Tools wie Notion, Asana und Co. greift, und auf dem du Projekte übersichtlich visuell darstellen kannst.

Sehr gutes und übersichtliches Aufgabenmanagement mit dem Kanban-Board

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Das ermöglicht auch die Planung größerer und komplexerer Projekte mit vielen Unteraufgaben und Beteiligten, wie zum Beispiel ein Hausbau.

Selbstverständlich findet sich im Projektmodul auch eine Übersicht über alle Angebote, Aufträge, Rechnungen, Eingangsrechnungen und andere Dokumente zu einem Projekt. So ist das Projektmanagement nahtlos in den Rest der Software integriert. Da stört es am Ende des Tages gar nicht mehr so sehr, dass diese smarten Features nicht schon im Basis-Paket integriert sind.

Detaillierte Checklisten für digitale Dokumentation, Formulare und Protokolle

Aber es gibt durchaus auch bereits in der Kernsoftware von mfr Funktionen und Features, die dir die Verwaltung von Aufgaben und Aufträgen erleichtern. Eine ganz zentrale ist das Checklisten-Feature.

Der Anbieter selbst bezeichnet die Funktion als “neu gedachte digitale Form von Berichten, Formularen, Protokollen, Aufgaben und Arbeitsschritten”, was es schon ziemlich gut trifft. Mithilfe des Checklisten-Editors erstellst du schnell und einfach auch lange Checklisten oder Aufgabenlisten mit mehreren Punkten und Unterpunkten – und speicherst sie auf Wunsch als Vorlage.

Die fertigen Checklisten kannst du Aufträgen hinzufügen; dadurch werden sie zum zentralen Bestandteil der mobilen Auftragsbearbeitung in mfr. Hier hast du viele Möglichkeiten, Aufgaben nicht nur zu verwalten und zu dokumentieren, sondern z.B. auch Daten von Geräten, Maße oder verbrauchtem Material zu erfassen. Dass du zu jedem Schritt unbegrenzt viele Fotos hinzufügen kannst und dass das Ganze auch offline funktioniert ist ein klares Plus.

Nach Abschluss eines Auftrags kannst du noch vor Ort aus der abgehakten Checkliste (mit oder ohne Bilder) ein PDF-Dokument als Abschlussbericht erstellen, oder du lässt deine Kund:innen auf dem Smartphone digital unterzeichnen, welche Aufgaben abgehakt wurden.

Die mobile Unterschrift finde ich besonders gelungen

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Dieses Feature erinnert ein bisschen an TAIFUN und das Ganze geht mit dem Smartphone mehr als einfach. So soll es sein!

In Sachen Aufgabenverwaltung setzt mfr die Hürden für den Wettbewerb damit einigermaßen hoch an. Zwar bietet z.B. auch der aktuelle Testsieger HERO eine rudimentäre Checklisten-Funktion; Wettbewerber mfr liefert an der Front aber schlicht mehr Umfang und Flexibilität.

Effiziente Verwaltung von wiederkehrenden Aufträgen: Auftragsvorlagen

Für Aufträge mit wiederkehrenden Aufgaben wie Wartungen und Installationen bietet mfr mit den Auftragsvorlagen eine komfortable und zugleich einfache Lösung – ganz ohne kostenpflichtiges Extramodul.

Auftragsvorlagen musst du nur einmal anlegen, dann die hinterlegten Stammdaten mit den in der Vorlage hinterlegten Checklisten, Dokumenten, Artikeln verknüpfen und schon bist du startklar.

Da Aufträge eines der Herzstücke der Software sind, hast du bei mfr verschiedene Möglichkeiten, um Aufträge anzulegen, je nachdem welche Funktion für dich im Vordergrund steht.

Einen neuen Auftrag anzulegen, ist mit mfr dank Vorlagen und Checklisten kinderleicht. Mit nur wenigen Klicks hast du sämtliche Informationen zur Hand und lässt den Auftrag generieren.

Für mehr Sicherheit sorgt die Kommunikations- und Bearbeitungshistorie am Auftrag. Dort wird jede Änderung geloggt und kann so sauber nachverfolgt werden.

Ein neuer Auftrag ist in wenigen Minuten generiert

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Die mfr-Smartphone App zur besseren Planung und Abwicklung

Auch in Sachen Projekte und Aufgaben ist der wahre Star der Show die mobile App von mfr. Hier findest du z.B. den oben erwähnten Projektchat (wenn du das Projektmodul gebucht hast); aber auch ohne das Zusatzmodul leistet die native App schon eine Menge und listet alle wichtigen Informationen zu all deinen Projekten und Aufträgen, inklusive Leistungs-, Zeit- und Materialerfassung.

Ein Feature, das ich in dieser Form noch nirgendwo gesehen habe, ist das mobile Warenlager. Hier kannst du Werkzeug und Warenbestände aller Fahrzeuge digital ablegen und genau überwachen. Mitarbeiter:innen können direkt aus der App heraus Material nachbestellen und bekommen sogar eine Benachrichtigung, wenn sie es im Lager abholen können.

Super; auch z.B. um spezielles Material für einen Auftrag zu besorgen!

Fazit: Umfangreiches Projekt- und Aufgabenmanagement, mit oder ohne Zusatzkosten

Claudia Lindenlaub-Sauer

trusted-Expertin für EdTech & Digitale-Dienste

Betrachtet man mfr nur mit seinen Kernmodulen, sind die Projektmanagement-Funktionen begrenzt; selbst dort bietet das Tool aber viele innovative Ansätze, wie die smarte Checklisten-Funktion und die übersichtliche Auftragsverwaltung. Gerade die mobile Unterschrift in der App macht für mich einen coolen Mehrwert aus, den noch lange nicht alle Handwerkertools bieten.

Betrachtet man die Software als Komplettpaket – also mfr plus Zusatzmodule – wird die Lösung dank umfassender und moderner Projektmanagement-Methoden sogar für große Bauprojekte interessant. Auch hier macht mfr nicht auf klein und entfaltet sein Potenzial vermutlich vor allem bei umfangreichen Projekten. Super ist auch der integrierte Messenger – den ich aber gerne bereits in der Kernsoftware gesehen hätte.

Projekt- und Aufgabenmanagement in Kürze

• Praktische Auftragsvorlagen: Viele Dokumente musst du bei mfr nur einmal erstellen, danach kannst du auf die entsprechende Vorlage zurückgreifen
• Projektchat: Dank dem ausführlichen Projektchat hast du sämtliche Infos, Kontakte und Aufträge an einem Ort und kannst schnell reagieren
• Kanban-Board für übersichtliche Aufgabenverwaltung und Statusüberblick
• Mobile Unterschrift: Gerade, wenn du viel mit Kund:innen und der Quittierung deiner Aufträge zu tun hast, ist die mobile Unterschrift ein sehr nützliches Tool

Strukturierte Angebote und Rechnungen (auch wieder mit Zusatzkosten)

Auch im Bereich “Buchhaltung” verbirgt mfr sein wahres Potenzial hinter einem kostenpflichtigen Zusatzmodul. Das Anlegen und Exportieren von Angeboten und Rechnungen ist sogar nur mit Modul mfr Office möglich.

Eine Rechnung kannst du mit dem Zusatzmodul direkt aus einem Auftrag generieren

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Quelle: mfr-deutschland.de

Damit kannst du dann Angebote und Rechnungen erstellen und in einer zentralen Übersicht verwalten. Individuelle Kategorien und Tags sorgen dafür, dass du auch viele Rechnungen händeln kannst.

Gut ist auch, dass bei Angeboten in dieser Übersicht der Status angezeigt wird; z.B. “offen” oder “bestätigt”. Bei Rechnungen siehst du dagegen auf einen Blick, ob diese bereits bezahlt wurden.

Das Office-Modul ist für 75 € pro Monat zu haben. Darin sind 5 Lizenzen enthalten, jeder weitere Zugang kostet 20€.

Praktisch finde ich auch, dass Material und Leistungen, die über die App erfasst wurden, direkt in die Rechnung übernommen werden können. Das geht in mfr schnell und einfach.

Auch Abschlagsrechnungen sowie Kalkulationen lassen sich mit dem Office-Modul erstellen.

Editor für Angebote und Rechnungen

Um Angebote und Rechnungen mit dem Office-Modul zu erstellen, bietet mfr einen praktischen Editor, der mit einfachster Drag-and-Drop-Bedienung aufwarten kann. Hier lassen sich Material und Leistungen hinzufügen, Zwischensummen ausgeben, versteckte Kosten sichtbar machen und mehr. Auch die Zeiterfassung der beteiligten Mitarbeiter:innen ist schnell und einfach übernommen.

Super: In der Seitenleiste ist immer die Kalkulation von Material und Lohn sichtbar, sodass du in jedem Prozessschritt den Überblick behältst.

Aus einem Angebot lässt sich in mfr direkt ein Auftrag, aus einem Auftrag wiederum eine Rechnung erstellen. Für Rechnungen hast du so gut wie alle Möglichkeiten, die du brauchst. Rechnungsdatum, Zahlungsziel und Leistungszeitraum stellst du im Rechnungsdesigner schnell ein; auch Skonto lässt sich hier hinzufügen. Das Layout kommt aus einer Vorlage, oder du klickst es dir einfach selbst zusammen. Das gilt auch für Satzbausteine, die du auf Wunsch vordefinieren kannst.

Was mir hier noch fehlt, sind verschiedene Steuersätze. Es kann nur jeweils einer vordefiniert werden. Gut ist dagegen die GOBD-Konformität der Plattform. Sobald eine Rechnung freigegeben wurde, kann diese nicht mehr bearbeitet werden und ist nur noch als PDF abrufbar.

Praktische Schnittstellen – für die Buchhaltung und zu Großhändlern

mfr bietet einige praktische Schnittstellen, die vor allem die vorbereitende Buchhaltung erleichtern können. Besonders komfortabel ist die direkte DATEV-Schnittstelle, über die alle wichtigen Informationen für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen, weiterführendes Rechnungswesen oder den Steuerberater automatisch aus mfr übertragen werden.

Hinzu kommen:

• E-Rechnungen mit ZUGFeRD
• Schnittstellen zu lexoffice oder easybill
• CSV-Export und -Import von Artikeln und Positionen
• IDS-Warenkörbe (empfangen und senden)
• UGL (Import und Export)
• GAEB (Import und Export)

Fazit: Solide Buchhaltung, aber nur mit Zusatzmodul

Ja, mfr bietet mit dem Zusatzmodul mfr Office solide Buchhaltungsfunktionen in Sachen Angebots- und Rechnungs(er)stellung. Die weisen noch die eine oder andere Lücke auf (siehe Steuersätze), sind ansonsten aber ausreichend.

Was mich überzeugt, ist die Rechnungserstellung, die dank mobiler Dokumentation und Leistungserfassung auch vor Ort funktioniert. Das spart durchaus Zeit. Mit einer ausgewachsenen Buchhaltungslösung solltest du auch das Office-Modul trotz Aufpreis aber nicht vergleichen. Die lässt sich auf Wunsch ggf. über die vorhandenen Schnittstellen anbinden.

Wie viel kostet mfr?

Die mfr-Handwerkersoftware ist in verschiedenen Abonnements zu erwerben: Die Kosten variieren je nach Paket und reichen von 15 € pro Monat und Nutzer bis 55 € pro Person. Dazu kommen optionale Zusatzpakete mit Erweiterungen wie Buchhaltung, Projektplanung, GPS-Tracking oder Support.

Kern der Software ist das Hauptmodul “mfr Field Service” – klar, denn für diesen Bereich ist die Software ja auch konzipiert. Das Hauptmodul gibt es in drei verschiedenen Varianten:

“Basis” ist das Einstiegspaket mit 29 €/User/Monat und auf maximal 5 User – also maximal 145 €/Monat – begrenzt. Das Paket empfiehlt sich für kleinere Betriebe, die ihre Abläufe straffen möchten, ohne den Geldbeutel zu sehr zu belasten. Hier sind bereits viele der wichtigsten Features integriert, wie die Checklisten, Einsatz- und Routenplanung, die mobile App, Zeiterfassung und Auftragsverwaltung.

“Professional” schlägt mit 39 €/User/Monat zu Buche und beinhaltet bereits 5 User-Lizenzen (kostet also mindestens 195 €/Monat). Es richtet sich an Unternehmen, die bereits gewachsen sind bzw. sich im Wachstum befinden, und Prozesse (inklusive Einbindung von Subunternehmer:innen) optimieren möchten. Im Gegensatz zu “Basis” kommen hier Features wie der Wartungsplaner, das Kundenportal sowie automatische Kundenbenachrichtigungen hinzu. Außerdem lässt sich das System ab “Professional” im eigenen Branding gestalten.

Das (vorläufige) Ende der Fahnenstange ist das Enterprise-Paket für 55 €/User/Monat (mit Mindestabnahme von 5 Lizenzen also ab 275 €/Monat). Hier sind die absoluten Alleinstellungsmerkmale von mfr – wie die Termin- und Routenplanung mit künstlicher Intelligenz – enthalten. “Enterprise” versteht sich als Premium-Angebot für große Betriebe mit anspruchsvollen Anforderungen.

mfr bietet zunächst 3 verschiedene Abos an

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Quelle: mfr-deutschland.de

Die Kernsoftware lässt sich darüber hinaus mit den oben erwähnten Zusatzmodulen aufbohren. Das sind im Einzelnen:

• mfr Project, mit dem du Projekte, Aufgaben und Baustellen planen kannst; es kostet mindestens 99 €/Monat zusätzlich und beinhaltet 10 User-Lizenzen
• mfr Office, mit dem du Angebote und Rechnungen schneller erstellst; es kostet mindestens 75 €/Monat zusätzlich und beinhaltet 5 User-Lizenzen
• GPS-Tracking und digitales Fahrtenbuch für 12 €/Monat/User zusätzlich, plus einmalig 150 € pro GPS-Tracker

Die Vertragslaufzeit für mfr beträgt standardmäßig 12 Monate; bezahlen kannst du monatlich oder jährlich – letzteres mit einem kleinen Rabatt von 3 %.

Beachten solltest du, dass in all diesen Rechnungen ausschließlich schriftlicher Support per E-Mail integriert ist. Willst du persönlichen Telefon-Support, musst du noch einmal in dei Tasche greifen. Hier werden dann on top noch einmal 20 % der monatlichen Gesamtkosten fällig. Besser gefällt mir dagegen, dass die geführte Accounteinrichtung und das Onboarding in mfr im Basispreis jedes Pakets schon integriert ist.

Kommen wir zur Benutzerfreundlichkeit:

Die Einarbeitung in die Software verlief grundsätzlich gut. Neben Demo-Vorführungen von Seiten des Herstellers gibt es innerhalb der Software ein sogenanntes mfr-Wiki, in dem die wichtigsten Funktionen erklärt werden. Und wenn dir das nicht reicht, kannst du dir so oft du willst das Tutorial ansehen, das dich Schritt für Schritt durch die Funktionen der Software geleitet.

Das Tutorial ist recht ausführlich und führt dich Schritt für Schritt durch die Software

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Die App war dagegen ohne einführendes Tutorial gut nutzbar, die Features sind übersichtlich und die Bedienung ist intuitiv. Dazu kommt ein Offline-Modus, der den Workflow nicht unterbricht.

Die Meinungen über die mfr Lösung sind größtenteils positiv. Benutzer:innen loben die Benutzerfreundlichkeit und die Vollständigkeit der verfügbaren Tools. Dazu gefällt den meisten Usern die Preisstruktur, sowie die relativ große Flexibilität bei der Erstellung eigener Checklisten. Häufig werden die mobile Anwendung, sowie die Reporting-Tools und das Online-Tracking (Zusatzmodul) gelobt.

mfr setzt umfänglich auf DSGVO und GoBD-Konformität, die auch vertraglich geregelt sind. Die Rechenzentren liegen außerhalb Deutschlands (aber innerhalb Europas) beim Cloud-Riesen Microsoft Azure. Alle Daten sind standardmäßig per SSL verschlüsselt; zudem überzeugen die Server von mfr mit einem zweiminütlichen Backup und redundanter Datenhaltung, um Datenverlusten effektiv vorzubeugen.

Für mehr Sicherheit auf Seiten der User sorgt ein optionales SSO-Verfahren zum Login.

Auf der Homepage des Unternehmens findest du recht ausführliche Informationen zur Software selbst und den einzelnen Modulen.

Ein Live-Chat bietet dir Unterstützung bei Fragen an, dazu bietet mfr eine gemeinsame Sitzung an. Ein:e Mitarbeiter:in zeigt dir in einem Videochat die Software und stellt dir sämtliche Funktionen vor. Das ist super und erleichtert vielen Kund:innen bereits am Anfang die Entscheidung.

Weniger schön finde ich dagegen die Sondergebühren für den Support. Zwar ist der E-Mail-Kundenservice kostenlos dabei, doch solltest du telefonische Unterstützung benötigen, musst du, wie bereits oben erwähnt, mit Extrakosten rechnen.

Immerhin unterstützt dich mfr nach Vertragsabschluss mit einer kostenfreien Accounteinrichtung.