So habe ich mfr getestet
Um die Handwerkersoftware mfr in der Praxis zu testen, habe ich mir ein typisches Szenario aus Sicht eines kleinen Malerbetriebs zurechtgelegt. Für meinen Test wollte ich prüfen, wie ich einen neuen Kundenkontakt im System anlegen, für diesen Kontakt ein Angebot für den Anstrich seiner Wohnung erstellen, den Auftrag terminieren und anschließend eine Rechnung dafür erzeugen kann. Meine Erfahrungen findest du hier: Getestetes Produkt/Tarif: Komplettversion; Prüfmuster: kostenlose Testphase.
Wie ich mfr im Test erlebt habe, erfährst du hier
Screenshot: trusted.de
Quelle: mfr-deutschland.de
mfr unterscheidet sich allein durch den Fokus auf die Einsatz- und Außendienstplanung von “gewöhnlichen” Handwerker-Softwares. Da verwundert es auch nicht, dass mfr in einigen Bereichen etwas anders aufgestellt ist, als Standard-Software wie HERO, Das Programm, ToolTime und Co. Das beginnt alleine schon beim Kontakt und Kundenmanagement, das ich mir für meinen Praxistest zuerst angeschaut habe:
Kleinteilige Kontakt-Datenbank mit farbigen Hervorhebungen für Profis
Vorweg: mfr erfindet das Rad nicht unbedingt neu. Auch mfr organisiert Kontakte in klassischen Listenansichten und liefert einzelne Kontaktkarten für Kundendetails. Soweit also keine Überraschungen. mfr geht aber etwas mehr ins Detail und unterscheidet zwischen Kundenkontakten, Ansprechpartner:innen und Unternehmen. Letztere trennt das System dann nochmal in Auftraggeber und Lieferanten.
Kontakte verwaltest du mit mfr in ganz klassischen Listenansichten
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Und das hat dann tatsächlich System! Zwar konnte ich auch mit Testsieger HERO und Das Programm Lieferanten und Kundenkontakte separat verwalten. Aber es gibt auch Tools wie plancraft, die alle Kontakte über eine gemeinsame Liste verwalten.
Kundenkontakte und Daten importieren: Über eine Excel-Vorlage ermöglicht mfr übrigens den unkomplizierten Import von Kunden- und Unternehmensdaten. Die Vorlage findest du in der Wissensdatenbank von mfr als Download-Datei.
Ich fand die Lösung in mfr gut, auch weil das Tool mit benutzerdefinierten Farb-Labels arbeitet und ich so meine Kontakte nochmal hervorheben und kennzeichnen konnte. Stammkund:innen in Blau, Neukund:innen in Rot, umsatzstarke Kund:innen in Grün usw.
So kannst du der Kontaktverwaltung von mfr deinen Stempel aufdrücken und für deine Zwecke und Anforderungen optimal anpassen. Cool!
Gut gelungen sind dann auch die Detailansichten. Hier ist wirklich alles zum jeweiligen Kontakt hinterlegt: Objektadressen, Einsatzorte, aktuelle und vergangene Aufträge, Angebots- und Rechnungsdokumente und eine ausführliche Kontakthistorie. So hatte ich im Test alles an einem Ort beisammen.
In den Detailansichten hast du Zugriff auf alle wichtigen Kontaktinformationen und Dokumente
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Die fiktiven Kontakte für meinen Praxistest waren dann auch recht schnell und einfach hinzugefügt, kategorisiert und mit den wichtigsten Infos ausgestattet. Bis hierher lief schon einmal alles glatt!
Leistungen, Material und Artikel zentral verwalten
Was mir an der Kontaktverwaltung von mfr gut gefallen hat, wurde in der Verwaltung von Artikeln und Leistungen nicht konsequent durchgezogen. Hier schmeißt mfr einfach alle Einträge zusammen in eine (potenziell) ellenlange Liste. Puh: ganz schön unübersichtlich!
Die Artikel- und Leistungsverwaltung mit mfr könnte etwas übersichtlicher sein!
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Klar, mit der leistungsstarken Suchfunktionen war ich nicht gezwungen, mich durch die Liste zu scrollen. Ich habe es trotzdem gern etwas aufgeräumter und auch sonst hat es Vorteile, wenn Leistungen und Artikel getrennt verwaltet werden.
Eine Leistung besteht ja in der Regel aus Lohnkosten, Material und Zusatzkosten (Transport, Anfahrt, Aufschläge etc. pp.) und ist deshalb komplexer als ein Artikel, der sich nur über Einkaufs- und Verkaufspreise definiert.
Naja, sei`s drum. Zu riesigen Problemen hat diese Art der Artikelverwaltung in meinem Test so oder so nicht geführt.
Neue Artikel und Leistungen konnte ich schnell anlegen und kalkulieren. Und auch der Import über Excel-Dateien klappt mit mfr problemlos.
Import aus Hersteller- und Großhändler-Katalogen: mfr unterstützt mit den entsprechenden Schnittstellen den Import über IDS-Connect, UGL und DATANORM-Dateien. So kannst du die Artikel- und Materialkataloge praktisch sätmlicher Großhändler direkt in dein mfr-System importieren.
Neue Material- und Leistungseinträge kannst du manuell oder via Import in dein digitales Büro laden
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Für meinen fiktiven Malerbetrieb habe ich so i kurzer Zeit eine ganze Parlette an Farben, Lacken und Grundieren samt Kalkulation erstellt und einige Leistungspositionen (z.B. “Anstrich innen”, etc.) angelegt.
Mobile Lagerverwaltung und automatische Bestellungen
Du kannst mit mfr aber nicht nur Artikel und Material verwalten, sondern hast auch Zugriff auf eine mobile Lagerverwaltung. Das Feature ist eine Besonderheit von mfr und mir so bei keinem Wettbewerber begegnet. Grund genug, mir das einmal genauer anzuschauen!
Im Grunde funktioniert das mobile Lager als eine Art Materialverwaltung für Firmenwagen. Techniker und Handwerker im Außendienst benötigen ja vor Ort je nach Auftrag immer einen gewissen Bestand an Werkzeug und Material. Genau hier setzt mfr an und macht aus den gelisteten Firmenwagen kurzerhand kleine rollende Minilager.
Stark: mit mfr kannst du mobile Lager und deine Warenbestände verwalten
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Für meine fiktive Testfirma habe ich also zwei Firmenwagen als mobile Lager angelegt, die zuständigen Kollegen als Verantwortliche eingesetzt und einen Grundstock an Material hinterlegt, das immer im Wagen verfügbar sein soll.
Der Clou kommt jetzt: Mobile Fiel Report bietet ein automatisches Bestellsystem. Mit der Eingabe von Mindest- und Maximalbeständen trackt das System den Lagervorrat mit. Der Techniker kann nämlich später bei Aufträgen das verwendete Material im Auftrag hinterlegen und so den Lagerbestand aktualisieren. Unterschreitet der Bestand dann das Minimum, löst mfr automatisch eine passende Bestellung aus.
Zugegeben: Malerbetriebe befinden sich eher selten in kurzfristigen Not- und Serviceeinsätzen. Für Reparaturen, beispielsweise im Sanitärbereich und andere Außendienstteams ist das Feature aber tatsächlich Gold wert!
Angebote und Rechnungen nur über das Zusatzmodul mfr Office
Jetzt bin ich ein bisschen abgeschweift; kommen wir also zurück zu meinem Testszenario. Hier sollte es nun damit weitergehen, für meine neuen Kontakte ein Angebot in mfr zu erstellen.
Also im Grunde: Klassische Büroarbeit. Grundsätzlich ist das auch mit mfr möglich, allerdings nur über das Zusatzpaket mfr Office. Im Grunde liefern die Basispakete von mfr nämlich “nur” die Funktionen für die Einsatz- und Personalplanung.
Ich habe mir mfr aber als Komplettlösung angeschaut und verrate dir, welche Features das Office-Paket mitbringt und wie sie sich im Alltag schlagen:
Im Grunde funktioniert die Angebotserstellung nicht groß anders als in Das Programm oder in dem etwas einfacheren ToolTime: Kundenkontakt bzw. Auftraggeber auswählen, Leistungspositionen manuell oder aus Vorlagen übernehmen, Textbausteine für Einleitungs- und Schlusstexte einfügen und fertig. Selbst ohne passende Vorlagen geht das im Editor mit wenigen Handgriffen.
Gut gefallen hat mir die Extraansicht für Positionen: statt direkt im Dokument herumzuwerkeln hatte ich mit der Konsole einen viel besseren Überblick über alle Leistungspositionen und die Kalkulation:
Die Angebotserstellung war im Test keine große Hürde. mfr ist hier sehr benutzerfreundlich und fügsam.
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mfr liefert Standard-Bausteine für Einleitungs- und Schlusstexte, aber natürlich kannst du die auch benutzerdefiniert anpassen und das Briefpapier nach deinen Vorstellungen gestalten. Das gibt deinem Betrieb einen einheitlichen Auftritt.
Mit Vorlagen und benutzerdefinierten Textbausteinen erstellst du Dokumente mit wenigen Handgriffen
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Die Rechnungserstellung funktioniert nach demselben Prinzip, wobei mfr auch die automatische Erstellung von Dokumenten erlaubt und für dich alle Kundendaten und Positionen einfach aus den Ursprungsdokumenten übernimmt.
Rechnungstitel und Sets: Übrigens arbeitet mfr auch mit Rechnungssets, Titeln und versteckten Positionen, du musst also nicht alle Rechnungsinhalte offenlegen. Fein!
Mit dem Preview-Modus zeigt mfr in einem Pop-up-Fenster dann eine Dokumentenvorschau. So konnte ich meine fertige Rechnung vor dem E-Mail-Versand noch einmal prüfen:
Letzter Check: Die Rechnung enthält alle Positionen und kann so an die Auftragsfirma rausgehen
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Kurzfazit: in Sachen Dokumentenverwaltung liefert mfr alle erwartbaren Funktionen und muss sich vor anderen Handwerker-Softwares nicht verstecken. Zwar hat sich die Dokumentenerstellung in HERO etwas bequemer angefühlt, aber ob ich nun Artikel und Leistungen aus einer Suchleiste wie in mfr einfüge oder per Drag-and-Drop ins Angebot ziehe wie in HERO, spielt nun nicht die entscheidende Rolle. Das passt!
Ein nettes Gimmick liefert mfr mit den Farb-Markierungen und Kategorien. So konnte ich im Test jeden Auftrag einer Kategorie zuweisen: “Stammkunde”, “Notdienst”, “Wartung”, “Ware bestellt” usw. Diese Kategorien kannst du benutzerdefiniert für deine Zwecke anpassen und es hilft bei der Priorisierung von Aufträgen.
mfr arbeitet viel mit Farbcodes. Das ist nicht nur übersichtlicher, sondern hilft auch bei der Priorisierung.
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Mit einem unterschrieben Angebot in der Tasche konnte ich nun damit anfangen, den Auftrag in mfr zu terminieren und meine Mitarbeiter:innen dafür einzuplanen. Damit kommen wir nun zum eigentlichen Kern von mfr und zu den Funktionen, die besonders im Fokus stehen.
Professionelle Einsatz- und Personalplanung für Außendienst-Teams
Die Einsatz- und Ressourcenplanung ist das absolute Highlight von mfr. Das liegt daran, dass mfr mit der Plantafel ein wirklich gelungenes Feature liefert, das sich durch Automatisierungen und KI-Unterstützung von vergleichbaren Funktionen in anderen Anwendungen abhebt.
Zunächst listet die Einsatztafel alle Mitarbeiter:innen oder Teams und zeigt deren Termine und Verfügbarkeiten für den ausgewählten Zeitraum. Mit Filtern kannst du zwischen Tagen, Wochen und Monaten switchen und so auch längere Zeiträume im Blick behalten.
Über die Karteneinblendung zeigt mfr außerdem die Echtzeit-Standorte deiner Teams und die Objektadressen der aktuell anstehenden Kundenaufträge:
Ein Highlight von mfr ist die smarte Plantafel für die Einsatz- und Ressourcenplanung: Job-Management für Profis!
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Stark ist dann die KI-Unterstützung über den Terminfinder: Er zeigt dir automatisch alle verfügbaren Techniker anhand von Kriterien wie Entfernung (kürzester Fahrtzeit), Qualifikation und Verfügbarkeit. Passt die Planung für dich, kannst du den Termin mit einem Klick festlegen und der Techniker erhält über die App eine Push-Benachrichtigung über den neuen Auftrag.
Das ist schon ein außergewöhnlich smartes Feature und gehört ganz sicher zu den USPs von mfr. Dass die KI-Planung und Routenoptimierung nur im teuersten Enterprise-Tarif verfügbar ist, ist zwar schade – halte ich angesichts des Nutzens in der Job-Planung aber für angemessen.
Mit dem KI-Assistenten findest du verfügbare Mitarbeiter in Bestzeit: Techniker-Management für Smarte!
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Über die Plantafel konnte ich im Test übrigens auch alle weiteren Ressourcen sauber verplanen: Werkzeuge und Materialien, Fahrzeuge und Maschinen - alles kein Problem, wenn die jeweiligen Kategorien eingepflegt sind. Kurzum: in Sachen Einsatzplanung hat mfr mir von allen getesteten Tools mit Abstand am besten gefallen.
mfr Project: kostenpflichtiges Zusatzmodul für die Projektabwicklung
Genau wie die Funktionen für Buchhaltung und Dokumentenmanagement lagert mfr alle Funktionen für das Projektmanagement in das Zusatzpaket “mfr Project” aus.
Aber hier verstecken sich dann einige Funktionen, die mir als Projektmanagement-Fan gut gefallen haben. mfr organisiert Projekt ein jeweils eigenen Projektmappen: hier hast du Zugriff auf alle verknüpften Dokumente, grundlegende Informationen und einen direkt eingebundenen Projektchat.
Besonders gut hat mfr das Aufgabenmanagement gelöst. Statt einzelner Listen hast du nämlich ein Kanban-Board, mit dem du einzelne Projektphasen sauber visualisieren kannst. Das ist nicht nur übersichtlicher, sondern kann richtig eingesetzt auch die Durchlaufzeit von Aufgaben verkürzen. Kurz um: dein Team ist produktiver!
Kanban-Boards erleichtern dir das Aufgabenmanagement bei komplexeren Projekten und (Bau-)Vorhaben
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Außerdem kannst du für jedes Projekt eine eigene Ressourcen- und Materialplanung vornehmen, Kalkulationen erstellen und die projektgebundene Zeiterfassung nutzen. In Kombination mit der mobilen App ist so auch die Baudokumentation direkt vor Ort möglich und dein Team kann problemlos Arbeitsberichte erstellen und in der digitalen Projektmappe ablegen.
Wenn du das Project-Modul nicht nutzen möchtest, ist die Abwicklung “normaler” Aufträge mit mfr trotzdem möglich. Die Project-Features (Kanban-Board, Projektmappe) eignen sich genau genommen auch nur für komplexere Vorhaben, etwa Bauaufträge mit mehreren Bauphasen etc.
Für die Auftragsabwicklung konnte ich auf das Zeiterfassungstool stützen, Aufmaße und Arbeitsberichte erstellen, Check- und Materiallisten erstellen und interne Nachrichten versenden. Das ist für die Abwicklung von Standardaufträgen völlig ausreichend!
Die Zeiterfassung läuft über Zeiteinträge oder du nutzt einfach die Stoppuhr der mobilen App
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Für meinen Test habe ich einige Beispielaufträge erstellt und hierfür auch die Aufmaßfunktion durchgespielt. Die hat mir gut gefallen, weil sie sehr feinporig ist und die verschiedensten Protokolle und Werteingaben erlaubt. Damit lassen sich dann nicht nur Flächen und Räume vermessen (was für meinen fiktiven Malerbetrieb wichtig war), sondern auch Leitungen, Sanitärobjekte und Gerüste.
Digitale Aufmaße erstellst du direkt in mfr und nimmst sie dann als Grundlage für Angebote und die Kalkulation
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Buchhaltung und Rechnungsverwaltung mit mfr Office
Weil ich im Test eine Komplett-Demo zur Verfügung hatte, konnte ich auf das gesamte Funktionspaket von mfr zugreifen. Mit dem Office-Zusatzmodul konnte ich also auch alle Buchhaltungs-Features nutzen.
Dazu zählen dann erweiterte Funktionen für die Rechnungsstellung mit Nachkalkulation, Abschlagsrechnungen und Vorlagen. Auch das Mahnwesen integriert mfr Office.
Über die Dokumentenablage hatte ich dann noch die Möglichkeit, sämtliche externen Dokumente, Belege und Lieferscheine im System abzulegen und zu verwalten. Jedes Dokument konnte ich einem Lieferanten, Auftrag oder auch Projekt zuordnen und so eine saubere Vorkontierung vornehmen.
Ein Blick auf die Dokumenten- und Belegablage in mfr. Unspektakulär aber funktional.
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Über Schnittstellen kannst du mfr mit EasyBill verknüpfen und darüber dein Rechnungswesen organisieren. Und mit den Schnittstellen zu lexoffice und DATEV ist dann auch die erweiterte Buchhaltung bzw. der Export aller Dokumente an Steuerbüros kein Problem.
Berichte und Auswertungen über das zentrale Dashboard
mfr verfügt über ein zentrales Dashboard, das dir eine Zusammenfassung der wichtigsten Zahlen liefert: aktuelle Aufträge, aktive Kundenkontakte, Aktivitäten und Auswertungen zu Rechnungen.
Für meinen Geschmack ist das Dashboard fast schon zu kleinteilig, andererseits hast du so natürlich alle wichtigen Kennzahlen im Blick. Vielleicht hätte man das Dashboard aber auch noch über Reiter etwas mehr gliedern können. Aber das ist Kritik auf hohem Niveau und vielleicht auch einfach Geschmackssache.
Das Dashboard liefert dir wichtige Zahlen und Auswertungen zur Auftragslage und Rechnungen
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Insgesamt macht mfr es mir schwer, wirkliche Funktionslücken aufzudecken. Als Komplett-Lösung, das heißt, mit allen Zusatzmodulen, Plugins und Add-ons ist das Tool ziemlich mächtig.
Interessant und relevant ist und bleibt das Tool allerdings vor allem für Betriebe mit viel Außendienst, Wartungs- und Service-Teams, etc. pp. Ich fasse dir im nächsten Abschnitt noch einmal die wichtigsten Funktionen zusammen: