Definition: Was ist Kanban?

Kanban ist eine agile Projektmanagement-Methode, mit der du Aufgaben effizient verwaltest, Engpässe und Leerlauf vermeidest und für alle Beteiligten mehr Transparenz in deine Projekte bringst. Dafür erstellst du für dein Projekt ein “Kanban-Board” und schreibst alle anstehenden Aufgaben auf Karten (oder Tafeln; jap. “Kanban). Diese verschiebst du dann – je nach Status/Projektphase – von links nach rechts durch das Board.

Das kannst du dir zum Beispiel so vorstellen – hier mit dem Projekt “Social-Media-Kampagne”:

Das Kanban-Schema im Überblick

Quelle: trusted.de

Das liest sich erstmal einfach und sieht auch einfach aus.

Das liegt daran, dass es ziemlich einfach ist! Deswegen ist die Kanban-Methode für das Projekt- und Aufgabenmanagement so beliebt, vor allem in agilen Teams. Außerdem bringt die Methode deiner Arbeit einige Vorteile:

Kann (und sollte) ich Kanban nutzen?

Kanban ist eine hervorragende Methode, um Projekte übersichtlicher zu planen und zu strukturieren. Aber sie ist nicht für jedes Team ideal. Schauen wir uns das an!

In vielen Branchen und Unternehmen kommt Kanban heute erfolgreich zum Einsatz. Das sind zum Beispiel:

• Agiles Aufgabenmanagement in Produkt- und Designteams
• Software Development und IT-Projekte
• Kreativlabors und Texter
• Agiles Marketing
• Werbeagenturen und Eventmanagement
• Produktion und Fertigung
• und mehr

Kanban ist aber nicht nur auf diese Bereiche beschränkt, sondern ziemlich flexibel. Schaue deswegen am besten nicht auf die Branche, sondern auf dein Team und deine Projekte.

Auf jeden Fall nutzen solltest du Kanban, wenn …

• … dein Team agil und eigenverantwortlich arbeitet oder arbeiten soll. Dann schnappen sich deine Mitarbeiter:innen ihre Aufgaben selbstständig aus der “To do”-Spalte und du musst Tasks nicht mehr zuweisen. Das nennt sich “Pull-Prinzip” oder Pull-System.
• … du für mehr Transparenz sorgen willst. Auf ein Kanban-Board hat immer das ganze Team Zugriff und sieht, wo das Projekt gerade steht. So gibt es keine Doppelarbeit und keine Frage nach den nächsten Schritten.
• … du die Produktivität steigern und Organisationsprozesse verschlanken willst.
• … deine Projekte manchmal umgeplant werden müssen, weil neue Aufgaben hinzukommen oder Prioritäten sich verschieben.
• … oder du wiederkehrende Prozesse abbilden willst; z.B., um in deinem Supportteam Kundenanfragen (“Tickets”) zu organisieren, oder in deinem Sales-Team Leads durch deinen Funnel zu schleusen. Auch für solche Aufgaben ist Kanban perfekt!

Nicht benutzen solltest du Kanban, wenn …

• … deine Projekte akribisch vorgeplant werden (müssen) oder immer nach den gleichen, festen Schritten ablaufen. In diesem Fall bringt Kanban keinen Mehrwert; nützlicher wären dann To-do-Listen oder Checklisten.
• … in deinem Team die Aufgaben fix nach Position der Teammitglieder verteilt sind. Auch dann ist ein Kanban-Board mit seiner Selbstständigkeit und Flexibilität überflüssig.
• … deine Projekte sehr kleinteilig und komplex ausfallen. Die Möglichkeiten des Kanban-Boards und der Karten sind begrenzt. Haben deine Tasks zu viele Unteraufgaben oder Teilschritte, geht der Sinn der Karten flöten; pflegst du alle Teilschritte als einzelne Tasks, leidet dagegen die Übersichtlichkeit des Boards.

Im letzten Fall musst du nicht zwangsläufig auf Kanban verzichten, solltest aber Kontrollmechanismen einbauen. Zum Beispiel könntest du – wie es auch bei Scrum gemacht wird – Boards nur für je 2, 3 oder 4 Wochen planen und die restlichen Aufgaben in ein abgetrenntes Backlog verbannen. Sofern deine Projekte das zulassen; ganz klar!

Übrigens: Die Teamgröße ist bei Kanban nicht so wahnsinnig entscheidend. Kanban kann in kleinen Teams bis hin zu ganzen Abteilungen zum Einsatz kommen. Selbst Freelancer können mit einfachen Kanban-Boards ihren Arbeitsalltag strukturieren.

Wie funktioniert Kanban? Das Projektmanagement mit Kanban in 5 Schritten

Kanban hat die Devise “Start where you are”. Das heißt: Anders als z.B. bei Scrum musst du nicht alle deine Prozesse umkrempeln, um mit Kanban durchzustarten. Eigentlich brauchst du zum Start nur zwei Dinge: ein Kanban-Board mit Statusspalten und ein Work-in-Progress-Limit oder WIP.

Was es damit auf sich hat, wie du konkret mit Kanban anfängst und deine Projekte damit planst, zeige ich dir jetzt:

1. Die ersten Schritte: Kanban-Board und Statusspalten

Im ersten Schritt erstellst du dein Kanban-Board und teilst es in Spalten ein.

Ein Kanban-Board kann alles sein. Eine Pinnwand mit Stecknadeln, ein Whiteboard mit Post-its, eine Flip-Chart in deinem Meeting-Raum, eine Excel-Tabelle, ein Word-Dokument, ein digitales Kanban-Board wie bei monday, Trello und Co. oder eine Window-Color-Zeichnung an deinem Office-Fenster. Egal!

Hauptsache, dein Kanban-Board ist für alle Teammitglieder jederzeit zugänglich.

Für die Planung kannst du dir also auch einfach ein Stück Papier und einen Stift schnappen, eine Skizze machen und das Board später dorthin übertragen, wo du es haben willst.

Um deinen Workflow auf deinem Kanban-Board abzubilden, musst du erstmal deine Statusspalten definieren. Die sollten sich an deiner bisherigen Arbeitsweise orientieren. Oft reichen aber schon diese Status:

• To do (Geplant/Zu erledigen)
• In progress (In Bearbeitung)
• Done (Erledigt)
• On hold (gestoppt/verschoben/problematisch)

So kann zum Beispiel ein einfaches Kanban-Board für ein fiktives Marketing-Team aussehen (gebaut in monday):

Ein Kanban-Board mit (noch) leeren Statusspalten

Screenshot: trusted.de

Quelle: monday.com

Je nach Workflow kannst du zusätzliche Spalten einziehen, wie z.B. “In Prüfung” oder “Getestet” (z.B. für Programmierer:innen oder Kreativarbeiten) oder “in Abnahme” (für Agenturen und Kundenprozesse). Genauso einfach ist es, die Schritte deiner Sales-Pipeline als Board abzubilden.

Das ist ja das Schöne an Kanban: Du kannst praktisch jeden Workflow sauber abbilden.

Hast du dein (vorläufiges) Kanban-Board geplant? Perfekt, dann geht es an den nächsten Schritt.

Wie du dein Kanban-Board aufbaust, ist dir überlassen. Ich persönlich bin Fan von digitalen Kanban-Boards und professionellen PM-Lösungen. Das ist auch die beste Lösung für dich, wenn dein Team Remote arbeitet und keinen Zugang zu einem physischen Board hat. Weiter unten stelle ich dir meine persönlichen Lieblinge in Sachen Kanban-Tools vor. Aber jetzt erstmal weiter im Text.

2. WIP-Limit: Work in Progress sinnvoll begrenzen

Der zweite Punkt, bevor du tatsächlich mit Kanban durchstarten kannst: Du legst ein WIP-Limit fest. WIP oder “Work in Progress” definiert, wie viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden dürfen. Diese Regel hilft deinem Team dabei, fokussiert und nicht halbherzig an den Tasks zu arbeiten und Überlastung zu vermeiden.

“Multitasking” ist quasi ein Schimpfwort im Kanban-Umfeld.

Als “in Progress” gelten alle Aufgaben, die auf deinem Kanban-Board weder in der Spalte “To do” stehen (also noch nicht begonnen wurden), noch in die Spalte “Done” verschoben wurden (also noch nicht abgeschlossen sind):

Quelle: trusted.de

Welches WIP-Limit für dein Team sinnvoll ist, kannst nur du selbst entscheiden. Das ist von mehreren Fragen abhängig:

• Wie viele Mitglieder hat dein Team?
• Wie viele Aufgaben kann jedes Teammitglied (sinnvoll und effektiv) parallel bearbeiten?
• Wie viele Status-Spalten hat dein Board und welche Status könnten schnell “vollaufen”?

Keine Sorge: Am Anfang brauchst du erstmal nur einen Schätzwert. Lege das Limit nach bestem Wissen und Gewissen fest und fahre erstmal damit. Du und dein Team werdet schnell merken, ob das Limit zu hoch oder zu niedrig angesetzt ist und könnt es dann jederzeit anpassen.

WIP ist ein Ist-Wert, kein Soll-Wert. Kanban soll dir dabei helfen, effektiver zu arbeiten; aber dein Team schon am Anfang zu überlasten, ergibt keinen Sinn. Plane die WIP so, dass ihr die Aufgaben gut händeln könnt und mache dich dann auf die Suche nach möglichen “Bottlenecks” oder anderen Störfaktoren, die eure Arbeit verzögern. Genau dafür ist Kanban gedacht; aber das geht nicht über Nacht.

Mein Tipp: Fahre die Minimalstrategie. Lege fest, dass jedes Teammitglied zu jeder Zeit immer nur eine Aufgabe bearbeiten kann (wenn du nur die Spalte “In Bearbeitung” hast), bzw. dass in jeder Spalte immer nur so viele Aufgaben liegen dürfen, wie es Teammitglieder gibt (wenn du mehr als eine “Progress”-Spalte hast). Guck dir die Ergebnisse an und steigere bei Bedarf das Limit. So kommst du schnell auf einen soliden Ist-Wert.

Beispiel: Das Marketing-Team in unserem Beispiel ist klein, es besteht aus 2 Grafik-Designern, einem Texter und einem Verantwortlichen, der gleichzeitig als Projektmanager und Stratege fungiert. Daher ist auch das WIP-Limit auf maximal 4 gleichzeitig ablaufende Aufgaben begrenzt; eine Aufgabe pro Teammitglied.

Hast du ein Limit für den Start gefunden? Super; kommuniziere das Limit auf jeden Fall auch deinem Team, wenn ihr bald mit Kanban loslegt und erkläre, was es damit auf sich hat.

Und dann hält euch im Grunde nichts mehr auf und ihr könnt loslegen!

3. Projektplanung: Aufgaben planen und verwalten

Da dein Board nun steht, kannst du anfangen, es mit Aufgaben für dich und dein Team zu füllen.

Die beste Lösung dafür ist (meiner Meinung nach) die Arbeit mit einem Backlog. Das kann eine ganz einfache Liste sein, in der du erstmal alle Aufgaben und/oder Projektanforderungen notierst und aus der du dann konkrete Aufgaben ableiten kannst.

So brichst du dein Projekt sauber in Einzelaufgaben runter und hast gleichzeitig einen zentralen Ablageort für alle deine Aufgaben:

So könnte ein Backlog mit allen Projektanforderungen und Aufgaben aussehen

Screenshot: trusted.de

Quelle: monday.com

Sind alle Aufgaben geplant, kannst du sie noch priorisieren – sofern sie nicht alle die gleiche Priorität haben und die Reihenfolge der Bearbeitung egal ist.

Ein Wort zum Thema “Aufgabenverteilung”: Grundsätzlich gilt, dass Kanban-Teams selbstorganisiert sind. Trotzdem kann es eine Hilfe sein, einzelne Aufgaben oder Aufgabenpakete einem Teammitglied zuzuweisen. Warum erkläre ich dir anhand unseres Beispiels:

In unserem Marketing-Team werden Aufgaben wie Blogbeiträge und alles, was damit zusammenhängt, dem Marketing-Texter zugewiesen; die Grafikdesigner kümmern sich um Bannerwerbung; usw. Zwar weiß dein Team selbst, wo die Verantwortlichkeiten liegen. Grade bei vielen Aufgaben im Board kann es die Übersicht aber erhöhen, wenn sie sich gezielt ihre Aufgaben herauspicken können. Das klappt in digitalen Boards per Zuweisung zum Profil; bei physischen Kanban-Boards z.B. durch unterschiedlich gefärbte Post-its.

Ist die Aufgabenplanung erledigt, legst du die ersten Aufgaben aus dem Backlog in deine “To do”-Spalte – und lässt dein Team darauf los. Ab jetzt ist es deine Aufgabe als Projektmanager, immer dafür zu sorgen, dass ausreichend Aufgaben auf dem Board sind.

Wichtig: Klatsche dein Board aber nicht mit zu vielen Aufgaben voll. Am Ende verliert dein Team die Übersicht. Und unter uns: Es ist auch nicht besonders motivierend, permanent auf 30 bis 40 offene Aufgaben zu starren. Je nach Teamgröße und Aufgabenmanagement finde ich, dass 15 bis 20 Aufgaben in der “To do”-Spalte ausreichen; ggf. sogar noch weniger.

4. Arbeitsalltag: Aufgaben bearbeiten und durch die Status-Spalten führen

Der Projektalltag mit Kanban ist dann kein Hexenwerk: Dein Team zieht sich die zugewiesenen Aufgaben aus der “To-do”-Spalte in den Status “In Bearbeitung” (“Pull-Prinzip”) und arbeitet sukzessive und kontinuierlich am Projektfortschritt.

Ein Kanban-Board im Arbeitsalltag: das Board sollte nur die aktuellen Aufgaben enthalten und nicht überladen sein

Screenshot: trusted.de

Quelle: monday.com

Klingt erstmal nach einem Selbstläufer. Als Projektmanager solltest du trotzdem regelmäßig den Stand einzelner Aufgaben prüfen und bei Problemen behilflich sein.

Spannend wirds aber eigentlich erst, wenn es zu plötzlichen und unvorhergesehen Änderungen kommt: Wenn Kund:innen neue Anforderungen stellen, eine Aufgabe wegen einer Softwarestörung nicht abgeschlossen werden kann oder der Projektplan sonst irgendwie angepasst werden muss.

Keine Panik; mit Kanban ist das kein Problem: Aufgaben kann dein Team jederzeit stoppen, neu priorisieren oder komplett neu dazunehmen und dazu das Backlog aktualisieren.

Deshalb ist eine Spalte mit dem Status “gestoppt/problematisch” nicht verkehrt. So ist für alle Teammitglieder ersichtlich, dass es mit einer Aufgabe ein Problem gibt und sie können sich auf andere Aufgaben konzentrieren - gleichzeitig verschwindet der Task aber nicht komplett aus dem Fokus. Und du als Projektmanager bekommst sofort mit, wenn es irgendwo Probleme gibt.

Es bietet sich fast immer an, eine Spalte für den Status “problematisch/gestoppt” einzubauen

Screenshot: trusted.de

Quelle: monday.com

Zusammenfassend könnte man die Arbeit mit Kanban auch mithilfe der “6 Praktiken des Kanban” erklären:

5. Kommunikation: Meetings und Termine im Kanban-Prozess

Kanban schreibt anders als Scrum keine feste Meetingroutine vor. Tatsächlich ist es so, dass Kanban-Teams durch die transparenten Boards immer in der Lage sind, sich selbstständig über Aufgaben und deren Status zu informieren. Die Infos liegen für alle offen; ein tägliches Meeting zum Status quo ist eigentlich nicht nötig.

Trotzdem lebt auch Kanban davon, dass dein Team sich regelmäßig austauscht; wenn auch nicht zu fixen Terminen.

Das gilt vor allem für Teams, die in der Produkt- und Software-Entwicklung arbeiten. Aber auch für Kreativ-Teams, Marketing- und Event-Agenturen sind Meetings wichtig, um Tasks nicht nur stumpf abzuarbeiten, sondern konkret zu besprechen, was ansteht und wie das Ergebnis aussehen sollte.

Teams, die dagegen im Kundensupport oder im Vertrieb arbeiten, haben feste Prozesse und können (auch wenn es blöd klingt) einfach “runterarbeiten”. Hier sollten Meetings nur dann stattfinden, wenn es nötig ist oder eine besondere Lage eintritt. Das kenne ich noch aus meiner eigenen Zeit im technischen Support eines großen Konzerns: Meetings waren da nicht auf der Tagesordnung – oder halt nur, wenn es brannte.

Tipp: Für die Anfangszeit mit dem neuen System kannst du trotzdem in regelmäßigen Abständen eine Retrospektive (siehe oben) einplanen. Dort kann sich dein Team dann darüber austauschen, wie die neuen Prozesse mit Kanban laufen und ob es Verbesserungspotenzial gibt. Zusätzliche Status-Spalten, ein anderes WIP-Limit, mehr oder weniger Austausch, etc. Womit wir schon beim letzten Schritt des Prozesses wären:

6. Kaizen: Entwickelt euren Kanban-Prozess ständig weiter

Werden wir kurz ein bisschen fernöstlich-philosophisch: Kanban lebt von “Kaizen”, der japanischen Philosophie der “guten Veränderung”. Konkret heißt das: wenn etwas nicht funktioniert, muss es geändert werden. Das gilt auch für deinen Kanban-Prozess.

Kaizen meint aber nicht, dass du komplette Arbeitsabläufe und Prozesse über den Haufen werfen musst. Ganz im Gegenteil: auch kleine Änderungen können über einen längeren Zeitraum ihre Wirkung entfalten. Es geht also um kleine, schrittweise Veränderung. Und das macht ihr am besten im Team und #gemeinsam.

Kaizen erfordert, dass alle im Team sich jeden Tag Gedanken darüber machen, wie Prozesse verbessert werden können. Das kann verschiedene Facetten haben:

• Wo habe ich/haben wir heute Zeit und/oder Ressourcen verschwendet?
• Wo und wodurch ist meine Arbeit/unsere Arbeit heute ins Stocken geraten?
• Welche Information, die ich heute gebraucht hätte, hatte ich nicht, und warum?
• Hätten wir in diesem Projekt schneller oder effizienter arbeiten können? Wie?
• Welche Wirkung haben unsere Workflows für Kund:innen? Ist das gut oder schlecht?
• Wie sieht der Arbeitstag jedes einzelnen Teammitglieds live und vor Ort aus?

Um diese Fragen zu beantworten, ist permanentes Feedback ins Team und aus dem Team nötig. Dafür könnt ihr euch z.B. ein regelmäßiges Meeting setzen (Retrospektive), ein zusätzliches Kanban-Board für Verbesserungsvorschläge und Ideen etablieren oder einmal pro Woche/pro Monat eine Umfrage im Team starten und die Ergebnisse auswerten.

Beispiel: Unser Marketing-Team hat ein Problem. Entwürfe für Layouts und Designs passen nicht immer und durchlaufen dann ständig neue Optimierungsschleifen. Deshalb hat das Team beschlossen, solche Aufgaben in Zukunft kleinteiliger anzugehen. Zukünftig lautet der Prozess: Entwurfsphase (1), Feedbackrunde (2), Korrekturen/Verbesserung (3) und Abnahme (4). Damit ist sichergestellt, dass spätestens in der Feedbackrunde das gesamte Team Vorschläge einbringen kann. Das bedeutet einen gewissen Mehraufwand für Meetings und die Kommunikation, hilft aber, die Ziele zu erreichen.

Werkzeuge & Hilfsmittel: Was brauche ich für Kanban?

Kanban-Board

Als Hauptwerkzeug der Kanban-Methode ist das Kanban-Board die Arbeitszentrale und das Nervensystem deines Teams. Im Grunde spielt sich hier alles ab. Das Kanban-Board visualisiert Aufgaben und Aktivitäten, zeigt den Projektfortschritt und kritische Engpässe.

Wichtig ist, dass das Board zu deinen Prozessen und Aufgabeninhalten passt. Der Aufbau der Spalten sollte also genau deine Arbeitsweise abbilden. Wenn ihr an komplexeren Themen arbeitet, die nicht einfach “erledigt” werden, sondern Tests und Überprüfungsphasen benötigen, dann brauchst du also auch entsprechende Statusspalten.

Beispiel: Ein Webdesign-Team arbeitet an der Erstellung eines Internetauftritts für eine Kundenfirma. Das Team erstellt parallel verschiedene Entwürfe für das Design und wird dann gemeinsam einen Favoriten benennen. Diese Aufgaben sind also keine einfachen “To-dos”, sondern benötigen eine Besprechung im Team. Deshalb wandern diese Tasks nicht auf “erledigt”, sondern in die Spalte “In Prüfung”.

Hier ein Beispiel für ein etwas komplexeres Kanban-Board mit Zuständigkeiten, Statusinformationen, Fristen und Dateianhängen bzw. Verlinkungen.

Tools wie factro erlauben die Einrichtung komplexer Kanban-Boards mit benutzerdefinierten Anpassungen

Screenshot: trusted.de

Quelle: factro.de

Kanban-Karten

Kanban-Karten sind die visuelle Darstellung von Aufgaben innerhalb deines Projekts. Neben der Aufgabenennung bietet eine Kanban-Karte auf der Vorderseite Platz für weitere Informationen und Angaben. Das können beispielsweise Aufgabenbeschreibungen sein, Zuständigkeiten, Fälligkeitstermine und natürlich der Status.

Auf der Rückseite kannst du dann wichtige Kennzahlen, Notizen und Verknüpfungen zu Quelldokumenten und Dateien notieren, also Informationen, die während der Bearbeitung wichtig sind.

Hier ein paar klassische Elemente, die auf einer Kanban-Karte auftauchen könnten:

• Aufgabentitel
• Beschreibung
• Zuständigkeit(en)
• Status
• Priorität
• Deadlines und Fristen

Wieder ein gutes Argument für ein professionelles digitales Kanban-Tool: Deine Karten sind weniger eingeschränkt. Während eine Post-it irgendwann vollgeschrieben ist, kannst du auf digitalen Karten viel mehr Informationen unterbringen.

WIP-Limit

Ich habe dir oben das WIP-Limit vorgestellt; also die Obergrenze von Aufgaben, die gleichzeitig “in Bearbeitung” stehen dürfen.

Kerngedanke dahinter ist, dass dein Team fokussiert arbeitet, nicht von anderen Aufgaben abgelenkt wird und keine Leichtsinnsfehler durch unnötiges Multitasking begeht.

Insofern ist das WIP-Limit eines der wichtigsten Instrumente von Kanban. Schade also, dass es keine klare Formel dafür gibt. Das Limit hängt immer von deinen Aufgaben und deiner Teamgröße ab.

Warum du in jedem Fall ein WIP-Limit brauchst und welche Fehler du dabei vermeiden solltest, zeige ich dir jetzt nochmal im Detail:

Context Switching

Context Switching ist das ständige Springen zwischen unterschiedlichen Aufgaben. Dabei verschiebst du ständig deine Aufmerksamkeit zwischen Tasks mit unterschiedlichen Anforderungen und Inhalten.

Ganz klar, dass das zu Chaos führt. Erstens erhöht Context Switching die Gesamtdauer der Aufgaben und zweitens steigt dadurch die Gefahr von Fehler durch Unachtsamkeit. Beides widerspricht der Kanban-Philosophie.

Neigt dein Team zu Context Switching? Dann musst du die WIP-Leine enger ziehen! Nicht nur darf ab jetzt nur jeweils ein Task aktiv in Bearbeitung sein, sondern es darf auch nur dann ein neuer Task aus den “To dos” gezogen werden, wenn der erste entweder in “Done” oder in “On hold” gelandet ist.

Zu hohe WIP-Limits

Projektmanager denken gerne ganz klassisch “viel hilft viel”. Bzw.: “Je mehr Aufgaben in “Arbeit”, desto schneller erreichen wir das Projektziel.”

Das ist fast immer falsch. Setzt du das WIP-Limit zu hoch an, überforderst du dein Team, was zu Schusselei, Leichtsinnsfehlern und Überarbeitung führt.

Genau so, wie du immer nur ein Buch nach dem anderen liest (und nicht 3 oder 4 auf einmal) solltest du es auch mit der WIP-Grenze handhaben.

Langsam ist präzise und präzise ist schnell. Statt Tasks in mehreren Schleifen fertigzustellen, solltest du lieber dafür sorgen, dass sich Nacharbeit und Korrekturen im Minimum bewegen. Das erhöht die Durchlaufzeit vom Aufgaben mehr als jedes noch so hohe WIP-Limit!

Projektmanagement- bzw. Kanban-Tool

Ich habe ja schon oben von den Möglichkeiten geschwärmt, die dir Projektmanagement-Tools in Sachen Kanban-Prozess liefern. Klar, du kannst auch physische Kanban-Boards nutzen. Im Projektalltag sind solche Boards aber ziemlich unpraktisch und in der Pflege auch aufwendig. Mit einer Projektmanagement-Software fährst du meiner Erfahrung nach deutlich besser.

Da ich für trusted die besten Projektmanagement-Tools getestet habe, kann ich dir hier ein paar meiner Favoriten zeigen:

Willst du schnell, günstig und einfach starten, dann gibt es einige Kanban-Tools, mit denen du quasi in fünf Minuten dein erstes Board gebaut hast:

Trello

Zum Profil

Trello aus dem Software-Haus Atlassian ist sowas wie der kleine Bruder der Projektmanagement-Lösung Jira und besonders einsteigerfreundlich. Das Tool ist praktisch ab Start einsatzbereit und liefert einfach aufzusetzende Kanban-Boards mit hoher Anpassungsfähigkeit und Automatisierungen. Das gute Preis-Leistungs-Verhältnis dürfte kleinen Teams entgegenkommen.

MeisterTask

Zum Anbieter

Etwas leistungsfähiger und komplexer als Trello, aber dennoch benutzerfreundlich ist MeisterTask. Wie der Name verrät, ist die Anwendung stark im Aufgabenmanagement und eignet sich hervorragend für die Nutzung dynamischer Kanban-Boards. Diese lassen sich problemlos mit weiteren Ansichten, etwa Zeitleisten, verknüpfen und individuell gestalten.

Für größere Teams und komplexere Kanban-Boards eignen sich diese Kandidaten:

factro

Zum Profil

factro ist ein typischer Projektmanagement-Allrounder und eignet sich mit seinem Leistungspaket auch für größere Teams und das Multiprojektmanagement. Die Kanban-Boards lassen sich problemlos mit weiteren Ansichten verknüpfen oder automatisch aus Listen generieren. Ein starkes Tool aus dem Bereich des hybriden Projektmanagements.

monday.com

Zum Anbieter

monday.com zählt zu den leistungsstärksten Projektmanagement-Tools und hat seine Stärken im hybriden Projektmanagement. Kanban-Boards lassen sich benutzerdefiniert anpassen und mit Projekt-Ansichten wie Gantt-Charts oder Zeitleisten verknüpfen. Auch größere Teams können mit monday.com arbeiten und sich dabei auf Automatisierungen und Workflows verlassen.

Projektron BCS

Zum Profil

Größeren Unternehmen, die ein Tool für effektives Multiprojektmanagement suchen, empfehle ich projektron bcs. Das Tool ist modular aufgebaut und sowohl für klassisches als auch hybrides bzw. agiles Projektmanagement geeignet. Die Kanban-Boards sind dabei nur eine von vielen möglichen Visualisierungen und lassen sich vollständig anpassen.

Freelancer und kleine Teams können einen Blick auf diese Tipps werfen:

Asana

Zum Profil

Asana liefert einen ähnlichen Funktionsumfang wie monday.com, ist in der Bedienung aber etwas intuitiver und damit ohne besondere Einarbeitungszeit startklar. Neben Kanban-Boards liefert das Tool alle wichtigen Projekt-Ansichten und bietet auch Automatisierungen und Workflows. Das günstige Preis-Leistungs-Verhältnis macht das Tool erschwinglich.

awork

Zum Anbieter

Eines meiner Lieblingstools im hybriden Projektmanagement: flexibel einsetzbar, einfach zu bedienen und leistungsstark, wenn es um effizientes Aufgabenmanagement geht. Kanban-Boards können User mit wenigen Klicks erstellen oder automatisch aus Listen ziehen. Und bei Bedarf kann die integrierte KI unter die Arme greifen. Ein echter Alleskönner!

Kreative Teams, Texter:innen und Agenturen finden mit Notion ein geeignetes Projektmanagement-Tool:

Notion

Zum Anbieter

Notion hat mich im Test positiv überrascht. Es liefert über 10.000 Projektvorlagen, sodass du praktisch mit wenigen Klicks deine Projekte aufziehen und abbilden kannst. Besonders für Kreativ-Teams geeignet, ist das Tool dennoch flexibel einsetzbar und liefert übersichtliche und dynamische Kanban-Board - KI-Assistent inklusive!

Wenn du dich genauer mit der Materie “Projektmanagement-Tool” auseinandersetzen möchtest oder noch nicht das passende Tool gefunden hast, dann findest du in meinem aktuellen Projektmanagement-Software-Test ganz sicher eine Lösung.

Die 4 Prinzipien des Kanban

Zum Schluss und als abschließenden Tipp möchte ich dir noch die “4 Prinzipien von Kanban” mit auf den Weg geben. Die sind essenziell für die Einführung deines neuen Systems und fassen meinen Guide noch einmal schön für dich zusammen:

Kanban FAQ