Da net-files sich auf den Unternehmens Bereich spezialisiert hat, stellt es seine Anwendung ab 5 Nutzern zur Verfügung. Mit weniger Nutzern kann der Service natürlich auch jeder Zeit genutzt werden. Unterschiede zwischen den Versionen besteht nur in dem Umfang der Speicherkapazitäten sowie der Sicherheitsfunktionen, so bietet die Dataroom sowie Enterprise Version unter anderem einen Virenscanner, die verschlüsselte Dateiablage oder ein Ablaufdatum für Dokumente. Als Vertragslaufzeit können Sie eine monatliche, 3 monatliche, 6 monatliche oder jährliche Laufzeit wählen. Ab 6 Monaten wird ein Rabatt gewährt. Die Kosten können Sie per Kreditkarte, Bankeinzug oder Rechnung begleichen. Net-files bietet seinen Kunden eine 14-tägige Testphase an, um die Funktionen Ihres Produktes zu testen. Die Testphase läuft automatisch aus.

Während der Registrierung werden Daten wie Name, Firmenzugehörigkeit, Telefon und E-Mail Adresse abgefragt. Bei einem Produkt für den Einsatz in Unternehmen durchaus nicht ungewöhnlich, für Arbeitsgruppen wie z.B. Studenten nicht ganz ideal. Nach erfolgreicher Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail des Anbieters mit der Bitte zur Bestätigung Ihrer Registrierung. Danach kann sofort mit der Nutzung des Programms begonnen werden. Die Anwendung ist gut und modern gestaltet, allerdings sind nicht in allen Fällen die Abläufe intuitiv. So müssen z.B. die Funktion zur Bearbeitung von Dokumenten im Browser oder die Versionierung von Dateien erst umständlich in den Einstellungen freigegeben werden. Net-files bietet seinen Kunden neben den Grundfunktionen, Daten bearbeiten, teilen und speichern, nützliche Features wie das Erstellen von WIKI´s und die gemeinsame Erarbeitung von Mindmaps. Diese zusätzlichen Funktionen ermöglichen eine bessere und abwechslungsreichere Zusammenarbeit. Daten müssen dadurch nicht extra hochgeladen werden sondern können direkt im Browser erstellt werden.

Zugriff auf Ihre Daten haben Sie über Ihren Browser als auch eine App fürs iPad. Durch die webbasierte Anwendung können Sie von überall aus auf Ihre Dokumente zugreifen, sofern eine Internetverbindung besteht.Leider bietet net-files keine Apps für iPhone, Android, Windows Phone oder BlackBerry an.Allerdings ist die Website bzw. Applikation für Mobilgeräte optimiert. Net-files erkennt, sobald Sie sich mit Ihrem Smartphone einloggen und passt alle Inhalte auf die Displaygröße an.

Daten können innerhalb der Anwendung ganz einfach per “Upload” Button hochgeladen werden. Hier besteht auch die Möglichkeit mehrere Dokumente bis zu einer Größe von 5GB gleichzeitig hochzuladen. Laden Sie eine ZIP-Datei hoch, wird diese, nach anwählen einer Check Box, direkt am Server entpackt. Ebenso ist der Dateiupload per Drag&Drop möglich. Um Daten für weitere Personen verfügbar zu machen, besteht die Möglichkeit Personen einzuladen und Gruppen zu bilden. So können mehrere Personen auf eine Datenbasis zugreifen. Fügen Sie neue Benutzer hinzu, legen Sie fest ob sie Dokumente einsehen und herunterladen oder ob sie diese auch bearbeiten dürfen.

Des Weiteren können Datenlinks per Mail versendet werden. Der Empfänger kann die Daten einsehen, auch wenn er nicht bei net-files registriert ist. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit Daten zusätzlich als Anhang zu verschicken. Dies gilt allerdings nur für einzelne Dokumente und nicht für ganze Ordner. Ihre Daten werden Ihnen in einem Präsentationmodus angezeigt. Dies hat den Vorteil, dass die Dokumente nicht jedesmal heruntergeladen werden müssen um deren Inhalt zu sehen. Möchten Sie Dokumente bearbeiten, haben Sie zwei Möglichkeiten. Die Bearbeitung der Daten direkt im Browser oder das herunterladen und externe Bearbeiten.

Durch die Integration von zoho.com ist es möglich Ihre Dokumente im Browser zu bearbeiten. Diese Einstellung ist jedoch nicht vorausgewählt sondern muss manuell hinzugefügt werden. Hat man dies in den Einstellungen vorgenommen, lassen sich Office-Formate wie Word oder Excel einfach bearbeiten. Uns erschließt sich nicht, wieso diese Option nicht von Beginn an aktiviert ist. Des Weiteren können Daten extern bearbeitet werden. Hier muss jedoch beachtet werden, dass Dateiversionen nicht automatisch gespeichert werden sondern die Dokumente zuerst lokal auf dem Rechner gespeichert werden müssen. Danach kann das Dokument unter der vorherigen Version manuell hochgeladen werden.

Wird ein Dokument Online über zoho bearbeitet, wird immer zunächst eine temporäre Arbeitskopie (Check-Out) erstellt. Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass alle Teammitglieder sehen, dass das Dokument noch nicht final oder noch in Bearbeitung ist. Bearbeiten Sie das Dokument dennoch zur gleichen Zeit, können Versionskonflikte entstehen. Dies wird Ihnen jedoch als Warnung beim abspeichern angezeigt. Gegebenfalls müssen Sie hier die verschiedenen Versionen manuell zusammenführen. Sobald ein neues Dokument hochgeladen oder eine Änderung vorgenommen wurde, werden alle Mitglieder die für dieses Dokument freigeschaltet sind benachrichtigt.

net-files speichert die Daten in einem Rechenzentrum in Deutschland. Die verschlüsselte Datenübertragung sowie die tägliche Datensicherung erhalten Sie in jeder Produktversion. Entscheiden Sie sich für den Dataroom Account erhalten Sie weitere Sicherheitsfunktionen wie einen Virenscanner, die verschlüsselte Datenspeicherung oder Benutzer Verifikation per SMS bevor Daten heruntergeladen werden können. Desweiteren bietet net-files umfassende Funktionen im Bereich der Zugriffsverwaltung der Dokumente. So kann beispielsweise ein Ablaufdatum für geteilte Dokumente hinterlegt werden.

Haben Sie Fragen zum Produkt, können Sie dies per Telefon, Mail oder Kontaktformular tun. Da es sich um ein deutsches Unternehmen handelt, ist auch der Kundenservice in deutscher Sprache verfügbar.Des Weiteren bietet net-files einen Blog an, in dem Sie Neuheiten und Ankündigungen zu Produkten mit Ihnen teilen, sowie Video Tutorials zur Einführung in die Anwendung zur Verfügung stellen. Einen FAQ-Bereich sowie ein Forum werden leider nicht angeboten.