So habe ich TAIFUN getestet
Um die Handwerkersoftware TAIFUN in der Praxis zu testen, habe ich mir ein typisches Szenario aus Sicht eines kleinen Malerbetriebs zurechtgelegt. Für meinen Test wollte ich prüfen, wie ich einen neuen Kundenkontakt im System anlegen, für diesen Kontakt ein Angebot für den Anstrich seiner Wohnung erstellen, den Auftrag terminieren und anschließend eine Rechnung dafür erzeugen kann. Meine Erfahrungen findest du hier: Getestetes Produkt/Tarif: TAIFUN openBusiness; Prüfmuster: vom Anbieter gestellt.
Wie schlägt sich die TAIFUN Handwerkersoftware im trusted-Test? Hier findest du es heraus.
Screenshot: trusted.de
Quelle: taifun-software.de
Achtung: TAIFUN ist eine komplexe und modulare Handwerkersoftware, die in mehreren Produktlinien und mit einer Vielzahl von Zusatzmodulen vertrieben wird. Dir alle Funktionen und Features vorzustellen, ist an dieser Stelle kaum möglich. Ich beschränke mich daher auf die wichtigsten Funktionen für die alltägliche Büro- und Baustellenarbeit, wie sie in jedem Handwerksunternehmen zum Einsatz kommen.
TAIFUN beginnt mit einem (nötigen) geführten Onboarding
Den Anfang machte TAIFUN in meinem Test mit einer rund 2-stündigen Einführungsveranstaltung mit einem Supportmitarbeiter im trusted-Büro vor Ort. Die war auch dringend nötig, denn die Software wirkte schon beim ersten Start ziemlich komplex. Und im Vergleich mit einigen Wettbewerbern wie Das Programm oder HERO auch etwas unübersichtlich.
Deswegen habe ich mir TAIFUN im Vorfeld einmal zeigen lassen. Das ist auch der normale Prozess, wenn du dich für TAIFUN entscheiden solltest. Ohne diese Einweisung ist der Start mit TAIFUN nämlich so gut wie unmöglich.
Eine nicht unwichtige Info vorweg: Ich habe die Cloud-Version von TAIFUN getestet, die relativ neu ist. Davor gab es nur eine On-Premises-Version mit Windows-Client und lokaler Installation. Die Cloud-Version steckt aktuell noch in den Kinderschuhen und hat einige Schönheitsfehler, wie einen umständlichen Login und lange Ladezeiten. TAIFUN arbeitet nach eigenen Angaben daran, diese Fehler Schritt für Schritt zu beheben.
Mächtige Kunden- und Kontaktverwaltung im internen CRM
Als ich nach der Einführung selbst Hand anlegen durfte, war mein erstes Ziel die Kunden- und Kontaktverwaltung von TAIFUN. Die stellt mehr oder weniger das Herz der Software dar und verbirgt sich hinter dem Menüpunkt “Adressen”. Hier hatte ich die Möglichkeit, mithilfe einer Eingabemaske neue Kontakte anzulegen und meiner Datenbank hinzuzufügen.
Die Adressdatenbank ist eines deiner wichtigsten Werkzeuge in TAIFUN
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Die Menge und Tiefe der Daten hat mich ziemlich beeindruckt! Ich durfte nicht nur Anschrift und Kontaktmöglichkeiten hinterlegen, sondern z.B. auch interne Ansprechpartner:innen, Details zur Währung, zur Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer und sogar zur Erreichbarkeit vor Ort und zu den Parkmöglichkeiten.
Auch nützlich ist die “Karteikarte”, ein Freitextfeld auf, in der du zusätzliche Informationen unterbringen kannst. Zum Beispiel: “Zahlt unpünktlich”, “hat Rückruf angefordert”, “bissiger Hund”, “Parken in der Seitenstraße” und was dir sonst noch einfällt.
Die Datentiefe in TAIFUN ist beeindruckend; so gehen keine wichtigen Infos zu deinen Kontakten verloren
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Datenbanken in TAIFUN sind groß, aber oft unübersichtlich
Ob du alle diese Daten im Alltag brauchst, ist fraglich; deswegen sind sie auch so gut wie alle optional. Die Datentiefe kann das Ganze zudem ziemlich unübersichtlich machen. Schau’ dir nur mal dieses Fenster an:
Oben im Fenster, unten im Fenster … TAIFUN wirkt teilweise sehr überladen und komplex.
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Die Reiter unten im Fenster sind schon erschlagend genug; aber auch am oberen Fensterrand finden sich zusätzliche Werkzeuge. Kunden-Info, Lieferanten-Info, Standort-Info, Objekt-Info, Wartung und dann auch noch “Sonstiges”.
Was sich jeweils dahinter verbirgt und ob/wofür ich all diese Funktionen im Alltag brauche, bleibt unklar.
Trotzdem zeigt sich hier auch eine Stärke von TAIFUN: Die Möglichkeiten, Daten zu pflegen, sind vielfältig. Und vieles läuft wieder auf die hier gepflegten Kontakte hinaus. Habe ich später im Test z.B. neue Aufträge oder Angebote erstellt, waren diese direkt mit einem Kontakt verknüpft. So kannst du von überall im System auf die wichtigsten Infos zugreifen.
Aber ich greife vor; zurück zur Adressverwaltung.
Suchen, Blättern, Ändern: So gewöhnungsbedürftig ist TAIFUN
Die funktioniert – wie auch fast alles andere in TAIFUN – nach dem System “Suchen – Blättern – Ändern”: Öffnest du den Reiter “Adressen” landest du in der Suchmaske und kannst deine Kontaktdatenbank durchsuchen. Hast du einen Kontakt gefunden, kannst du mit den Pfeiltasten alphabetisch durch die Kontaktliste weiterblättern. Möchtest du einen Eintrag ändern, drückst du “Enter”.
Das ist alles ein bisschen gewöhnungsbedürftig und hat nichts mit den übersichtlichen Kontaktlisten zu tun, die andere Handwerkertools liefern. So eine gibt es zwar auch; sie präsentiert sich in TAIFUN allerdings als schnöde und nackte Tabelle, die an Excel erinnert.
Die Adressübersicht in TAIFUN könnte durchaus ansprechender und übersichtlicher aussehen
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Die konnte ich immerhin nach einzelnen Datenfeldern sortieren und auch die Reihenfolge der Datenfelder ändern bzw. nicht genutzte Spalten ausblenden. Das würde ich auch neuen Usern wärmstens empfehlen, denn sonst verliert die tabellarische Ansicht schnell an Übersicht.
Um bei vielen Datensätzen Kontakte wiederzufinden, bietet sich die Volltextsuche von TAIFUN an. Die durchsucht alle Datensätze und listet die Ergebnisse tabellarisch auf. So kannst du dir z.B. alle Kund:innen anzeigen lassen, die aus Hannover kommen – oder die unpünktlich zahlen. Sofern du diese Daten gepflegt hast. Dank OCR-Texterkennung lassen sich sogar Dokumente durchforsten.
Davon abgesehen war das Anlegen eines neuen Kontakts einfach, als ich mich einmal an das System “Suchen – Blättern – Ändern” gewöhnt hatte. Je nachdem, welche Daten du pflegen musst dauert es natürlich eine Weile, alle Felder zu finden und auszufüllen.
Ich brauchte im Test erstmal nur das Nötigste; das heißt Name, Adresse und Kontaktmöglichkeiten.
Angebote erstellen dank Aufmaßrechner und individuellen Positionen
Im nächsten Schritt wollte ich für meinen neuen Kontakt ein Angebot erstellen.
Das ging ziemlich einfach in einer ähnlichen Eingabemaske, wie ich sie schon aus der Kontaktverwaltung kannte. Hier zeigt sich die Verknüpfung der Datenbanken in TAIFUN, denn: Um ein Angebot zu erstellen, musste ich zuerst den gerade angelegten Kontakt auswählen, um das Angebot mit den Kundendaten zu verknüpfen.
Für ein neues Angebot klickst du dich wieder erst durch die Eingabemaske …
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Ein paar Eingaben später, durfte ich dann die einzelnen Positionen meines Angebots bearbeiten. Das klappte – typisch TAIFUN – in einer Tabelle. Oder aber direkt in der Dokumentenvorschau. Letzteres fand ich übersichtlicher und einfacher.
… anschließend geht es mit der Dokumentenvorschau weiter.
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Positionen konnte ich für mein Testdokument nun entweder manuell hinzufügen, oder dafür ein Aufmaß erstellen.
Die Aufmaßerstellung an sich funktionierte simpel, nachdem ich mich kurz reingefuchst hatte. Ich konnte mein Aufmaß in verschiedene Ordner unterteilen (z.B. für einzelne Räume oder unterschiedliche Arbeitsschritte) und Aufmaßzeilen gemäß meiner Rechenkette hinzufügen. Für mein Testszenario ideal; denn so errechnete ich schnell die anzustreichende Wandfläche in Quadratmeter und zog davon z.B. Türöffnungen ab.
Mithilfe individueller Rechenketten erstellst du schnell und einfach ein Aufmaß, z.B. für den Anstrich einer Wohnung
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Das erstellte Aufmaß dann in mein Angebot zu übernehmen erforderte allerdings einen kleinen Umweg, denn das Aufmaßbuch ließ sich nicht direkt in ein Angebot umwandeln.
Zuerst musste ich in mein Angebot zurückkehren, eine neue Position erstellen, mit Stundenlohn und Materialaufwand ausstatten und schließlich mit meinem errechneten Aufmaß “füllen”. So wurden die Kosten und Preise automatisch errechnet.
Die Aufmaßdaten lassen sich mit ein paar Klicks als Positionen in ein Angebot überführen
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Ein bisschen umständlich; aber wenn man es ein paar Mal gemacht hat, läuft die Sache.
Fenster, wohin man blickt: TAIFUN kann schnell unübersichtlich werden
Bei all diesen Wechseln zwischen Datenbanken und Fenstern, kann es schnell einmal passieren, dass deine TAIFUN-Oberfläche so aussieht:
Fenster, Fenster, Fenster – und alle sehen gleich aus und sind zu groß. Da soll sich noch einer auskennen.
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Das kann nervig sein, weil sich jede Datenbank in einem eigenen Fenster öffnet. Und neue Fenster passen sich leider nicht der aktuellen Bildschirmgröße an. Ein Detail! Das aber dafür gesorgt hat, dass ich im Test viel und lange damit beschäftigt war, Fenster zu verschieben oder anzupassen.
Das Ganze wirkt etwas out of date und erinnerte mich an Bürosoftware aus den 90er-Jahren.
Dokumente erstellen, anpassen, verschicken oder exportieren
Zurück zu meinem Angebot. Das hatte ich mir schließlich aus meinen Positionen und Aufmaßen zusammengeklickt. Wobei ich nicht verschweigen will, dass ich dafür die Hilfefunktion von TAIFUN nutzen musste, um weiterzukommen.
Nach einigem Herumprobieren und Datenherumschieben hatte ich nun ein fertiges Angebot, komplett mit vorgefertigten Textbausteinen, einem Vortext und einem Nachtext. Perfekt!
Vorlagen und Textbausteine für deine Dokumente sind in TAIFUN von Start hinterlegt. Eigene Vorlagen können theoretisch hinzugefügt werden; das erfordert allerdings ein tieferes Verständnis für die Funktionsweise der Software und ist für ungeübte Nutzer:innen nicht zu empfehlen. Deswegen bietet das TAIFUN-Team an, neue Dokumentenvorlagen bei Bedarf für dich hinzuzufügen.
In der Dokumentenvorschau hätte ich nun die Möglichkeit gehabt, einzelne Positionen noch einmal zu ändern, z.B. was Preise, Stückzahlen, Leistungsbeschreibungen, etc. angeht. Ich war allerdings zufrieden mit meinem Dokument, legte es als PDF ab und verschickte es aus TAIFUN heraus an die Mail, die an meinem Kontakt angehängt war.
Wird das Angebot angenommen, lässt es sich mit ein paar wenigen Klicks in einen Auftrag umwandeln. Sofern du weißt, wo du klicken musst, denn das Feature ist in TAIFUN ein wenig versteckt. Ich musste (schon wieder) das Online-Handbuch konsultieren.
Die Artikel- & Leistungsdatenbank und die Großhandelsschnittstellen von TAIFUN
Ein kleiner Exkurs: Es gibt noch andere Möglichkeiten, Angebote in TAIFUN zu erstellen, ohne ein Aufmaß anzulegen. Eine bietet die Artikeldatenbank, in der du Artikel und Leistungen pflegst. Auch hier sind die wichtigsten Daten wie Material- und Lohnkosten bereits mit hinterlegt.
In der Artikeldatenbank sammelst du deine Artikel und deine Leistungen übersichtlich und mit den wichtigsten Daten
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Noch eine Option ist die Verknüpfung von TAIFUN mit den Katalogen diverser Großhändler via DATANORM- bzw. Open Masterdata-Schnittstelle.
Durch die native Verknüpfung zum Beispiel mit dem Katalog der GC-Gruppe (einem der bekannteste Großhändler für SHK-Technik) kannst du Artikel und Material direkt im Warenkorb des Anbieters zusammenstellen und mit nur ein paar Klicks in dein Angebot überführen; mit den aktuellen Preisen sowie Kurz- und Langtexten.
Dank der Großhandelsschnittstelle füllen Sie Angebote und Rechnungen mit ein paar Klicks mit den Live-Artikeldaten
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Das ist beim ersten Mal ein bisschen komplex und läuft bei jedem Großhandelskatalog anders ab; hast du die Handgriffe aber gemeistert, bedeutet die Schnittstelle eine echte Zeitersparnis. Die Anbindungen an den Großhandel sind so etwas wie der heimliche Star von TAIFUN, das deswegen stark damit wirbt. Hier bekommst du einen Einblick:
Zentraler Teamkalender mit Terminverwaltung und Erinnerungsfunktion
Im nächsten Schritt wollte ich wissen, wie sich das Aufgaben- und Terminmanagement in TAIFUN ausnimmt.
Auch dafür liefert die Software das nötige Handwerkszeug. Für die Verwaltung von Terminen stellt TAIFUN einen Kalender zur Verfügung. Der ist tabellarisch aufgebaut und lässt sich als Tages-, Wochen- und Monatsansicht oder als Zeitleiste darstellen.
Im Terminkalender finden sich alle Termine und Aufgaben für dich und deine Mitarbeiter:innen
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Neue Termine sind dank der Eingabemaske schnell hinzugefügt, lassen sich aber auch direkt im Kalender mit der Maus eintragen. Bestehende Termine konnte ich per Drag-and-Drop verschieben oder anpassen.
Für mehr Übersicht änderst du einfach die Kalenderansicht oder setzt entsprechende Filter
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Im Gegensatz zu anderen Softwarebereichen habe ich den Kalender intuitiv verstanden und konnte ihn direkt gut bedienen. Das Ganze erinnert ein wenig an den Google-Kalender. Für jeden Termin lassen sich außerdem automatische Erinnerungen einstellen.
Mein Verdikt zur Terminverwaltung: Die ist übersichtlich und gelungen; könnte aber (wie alles in TAIFUN) moderner und hübscher aussehen. Kein Beinbruch, aber trotzdem.
Aufgabenmanagement per mobiler To-do-Liste
Cool finde ich die Aufgabenverwaltung von TAIFUN. “Aufgaben” erstellt das System automatisch, z.B. aus einem Auftrag, wie in meinem Test. Das bedeutet: Sofern du beim Anlegen des Auftrags das Auftragsdatum und die verantwortlichen Mitarbeiter:innen hinzugefügt hast, übernimmt TAIFUN die Daten automatisch. Die Aufgabe und der Termin landen dann im Kalender.
Aufgaben lassen sich außerdem in einer digitalen To-do-Liste in der mobilen App aufrufen:
Alle aktuellen bzw. noch nicht erledigten Aufgaben sammelt TAIFUN als übersichtliche To-do-Liste in der App
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Auch hier gilt wieder: Die saubere Pflege der Daten ist alles! Vergisst du einen wesentlichen Punkt beim Ausfüllen gibt es zwar einen Datenbankeintrag, aber keinen automatischen Termin und auch keine Aufgabe.
Angebote/Aufträge lassen sich schnell in Rechnungen umwandeln
Nun hatte ich also alles, was ich für die Durchführung meines Auftrags brauchte: Ein Angebot bzw. einen Auftrag zum Unterzeichnen, einen Termin, eine Aufgabe für die verantwortlichen Kolleg:innen und einen Kundenkontakt, mit dem all diese Vorgänge verknüpft waren.
Im letzten Schritt wollte ich nun noch eine Rechnung für den fertigen Auftrag erstellen. Das klappte genauso, wie die Umwandlung des Angebots in einen Auftrag und dauerte nur ein paar Klicks – in denen ich ja nun geübt war.
Rudimentäre Zeiterfassung in der mobilen TAIFUN-App
Nett: Dank der Arbeitszeiterfassung in der mobilen App konnte ich erfasste Arbeitsstunden im System direkt mit dem Auftrag verknüpfen und als Position in die Rechnung übernehmen. Das macht die TAIFUN-App zu einem nützlichen Begleiter für Mitarbeiter:innen im Außendienst.
Die Zeiterfassung in TAIFUN ist recht rudimentär, klappt in der mobilen App dafür aber supereinfach
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Für eine tiefgreifende Zeiterfassung mit Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung, Verwaltung von Krankheitstagen, Genehmigungsprozesse und Co. ist die App zu rudimentär. Dafür brauchst du ein eigenes Modul, den “Personal Manager” von TAIFUN. Den habe ich mir im Test nicht angeschaut und bewerte daher hier nur die Funktionen, die in meiner Basisversion vorhanden waren.
Die Rechnung lässt sich im Dokumenteneditor noch einmal anpassen und versenden. Sobald eine Zahlung ankommt (was du durch die optionale Online-Banking-Schnittstelle direkt in TAIFUN verfolgen kannst) markierst du die Rechnung einfach als “bezahlt”. Ab dann ist sie als unveränderliches PDF-Dokument GoBD-konform im System abgelegt.
Genaue Stück- und Mengenangaben und Einzelpreise zu Artikeln oder Material lassen sich in TAIFUN in der Rechnung ausblenden. So wird nur die Summe der Positionen angezeigt, was die Vergleichbarkeit deines Angebots mit der Konkurrenz erschwert.
Damit war mein Testszenario im Grunde abgeschlossen und ich hatte mich erfolgreich (und mit ein wenig Hilfe durch das Online-Handbuch) durch TAIFUN gekämpft.
Ein paar Funktionen, die ich oben auslassen musste, möchte ich dir aber trotzdem noch rasch im Kurzüberblick vorstellen:
TAIFUN bringt Möglichkeiten zur Personalverwaltung mit. Die Stammdaten deiner Mitarbeiter:innen pflegst du in einer eigenen Datenbank. Neben den wichtigsten Daten wie Namen, Adressen, Steuern, Kranken- und Rentenversicherung und Co. kannst du Mitarbeiter:innen auch einer Abteilung zuordnen, Löhne bzw. Lohngruppen hinterlegen, Dokumente sammeln (z.B. Zertifizierungen oder Führerscheine), und mehr.
In der Stammdatenverwaltung sammelst du alle wichtige Daten deiner Mitarbeiter:innen
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Cool: TAIFUN bietet auch die Funktion eine Unterschrift als Scan zu pflegen, mit der deine Kolleg:innen Angebote oder Rechnungen digital unterschreiben können.
Komplexe Projektmappen mit allerhand Infos
Neben dem einfachen Aufgabenmanagement verfügt TAIFUN auch über eine Projektierung. Projekte werden in TAIFUN als digitale “Mappen” angelegt. Dort findest du dann alle Unterlagen wie Aufträge, Angebote, Rechnungen, etc.
Besonders gut gefallen hat mir im Test das Bautagebuch. Für Bauprojekte oder andere große Projekte, die eine detaillierte Dokumentation brauchen, ist das eine sinnvolle Angelegenheit. Das Tagebuch erlaubt dir, Dokumente und Bilder zu sammeln, Raum- oder Aufmaßbücher zu erstellen oder sogar Wetterdaten zu hinterlegen. Das kann zum Beispiel für Dachdeckerfirmen wichtig sein.
Projekte werden – wie alles in TAIFUN – in einer übersichtlichen Eingabemaske angelegt
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Eine wirkliche Projektübersicht gibt es dafür nicht. Auch hier ist alles entweder in Form einer Such-/Eingabemaske oder in Form einer nackten Tabelle gestaltet.
Trotzdem sind die Möglichkeiten, Informationen am Projekt unterzubringen ziemlich ausführlich und alle Infos auch mobil immer abrufbar. Schön!
In der digitalen Projektmappe sammeln Sie alle wichtigen Informationen, Dokumente und Co.
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Das Anlegen eines Projekts kann allerdings auch Zeit in Anspruch nehmen und ziemlich komplex ausfallen. Es empfiehlt sich daher, nicht für jeden Auftrag auch gleichzeitig eine Projektmappe anzulegen. Für “kleinere” Einzelaufträge lassen sich Dokumente, Bilder, Kontaktpunkte und Co. stattdessen direkt am entsprechenden Kontakt einsehen.
Projekte dagegen sollten längerfristigen Projekten wie Bauprojekten, etc. vorbehalten sein. Das empfiehlt übrigens auch der Anbieter selbst.
Wofür sich die Erstellung eines Projekts oder einer Projektakte allerdings lohnt, sind Projekte/Aufträge mit Abschlagsrechnungen. Da alle Dokumente und Vorgänge mit einem Projekt verknüpft sind, lassen sich auch einzelne Abschlagsrechnungen direkt am Projekt erstellen. Die Schlussrechnung über den fälligen Endbetrag erstellt TAIFUN dann nach Abzug der bereits in Rechnung gestellten Summen automatisch. Fein!
Gelungene Kommunikation – sowohl intern als auch extern
Für die Kommunikation stellt TAIFUN diverse Tools zur Verfügung – intern für dein Team und extern für deine Kund:innen.
Für die interne Kommunikation bietet TAIFUN einen Messenger, mit dem du Textnachrichten und Dateien mit deinen Teammitgliedern austauschen kannst. Im Messenger siehst du auch jederzeit den Status deiner Mitarbeiter:innen – also ob diese grade verfügbar sind, oder nicht. Ein nützliches Tool!
Mit dem Messenger stehst du immer im Austausch mit deinen Mitarbeiter:innen
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Für die Abstimmung mit deinen Kund:innen nutzt du entweder eine angeschlossene Telefonanlage (die du per TAPI hinzufügst) oder die E-Mail-Integration, mit der du direkt aus einem TAIFUN-Kontakt heraus in Outlook springen und eine E-Mail verschicken kannst. Eingehende E-Mails sammelt dir TAIFUN ebenfalls und ordnet sie anhand der E-Mail-Adresse dem Kontakt hinzu, sodass kein Austausch mit deinen Kund:innen untergeht.
Jetzt weißt du fast alles, was du über TAIFUN wissen musst. Eine Zusammenfassung meiner Eindrücke und meine konkrete Bewertung für TAIFUN findest du im Anschluss:
