Ressourcen, Mittel, Kapazitäten, Planungen, Zuweisungen, Verwaltung. Das sind nur einige der Schlagworte, die man mit dem Ressourcenmanagement in der Projektarbeit verbindet. Aber was bedeuten diese Begriffe eigentlich? Und welche Aufgaben und Arbeiten stecken dahinter?

Um das zu klären, habe ich dir diesen Guide erstellt, der Leitfaden und Beispiel zugleich sein soll. Wir schauen uns nämlich nicht nur an, was Ressourcenmanagement ausmacht, sondern gehen an einem Beispielprojekt Schritt-für-Schritt gemeinsam durch das Thema: von der Erstellung einer Ressourcenplanung, über die effiziente Zuweisung von Ressourcen bis hin zum optimalen Workload-Management in einem Projekt-Team.

Dabei zeige ich dir verschiedene Techniken und Methoden, die dir im Ressourcenmanagement begegnen und wie du sie optimal für deinen Projekterfolg einsetzen kannst. Außerdem werfen wir einen Blick auf einige Projektmanagement-Tools und welche Vorteile sie dir bringen. Bereit? Dann lass uns starten!

Definition: Was ist Ressourcenmanagement?

Machen wir es kurz und knackig: Ressourcenmanagement ist die effiziente Planung, Zuweisung und Verwaltung aller Ressourcen, die du für eine erfolgreiche Abwicklung deiner Projekte benötigst.

So weit, so simpel. Oder doch nicht?

Jein. Richtiges Ressourcenmanagement ist nämlich komplexer, als es sich mit einer einfachen Definition darstellen lässt. Aber der Reihe nach! Klären wir erst einmal, was Ressourcen überhaupt sind. Damit es nicht so abstrakt bleibt, zeige ich dir, was man im Projektmanagement alles darunter versteht:

Diese Auflistung ist natürlich nicht für alle Projekte gültig: Welche Ressourcen du tatsächlich brauchst, hängt immer auch vom konkreten Projektinhalt ab. Auf die Ressourcen Personal, Zeit und Geld wirst du aber nur in den seltensten Fällen verzichten können.

Ressourcenmanagement vs. Ressourcenplanung – Was sind die Unterschiede? Beide Begriffe werden gerne synonym benutzt. Es gibt aber feine Unterschiede. Die Ressourcenplanung findet vor dem Start eines Projekts ab und dreht sich um potenziell vorhandene Ressourcen. Damit ist die Ressourcenplanung Teil des Ressourcenmanagements, das sich aber auch mit den tatsächlich verfügbaren Ressourcen während des Projekts befasst.

Im nächsten Abschnitt zeige ich dir, wie das Ressourcenmanagement üblicherweise abläuft und welche Vorteile es dir bringt, wenn du es richtig machst.

Wie läuft Ressourcenmanagement ab und warum ist es so wichtig?

Ressourcenmanagement ist nicht einfach nur die Zuweisung von Budgets und Zeitplänen, sondern umfasst weitere Aspekte. Dazu gehören unter anderem das Controlling und Risikomanagement. Aber schauen wir uns das einmal genauer an:

Puh! Das sieht nach einer ganz schönen Stange Verantwortung aus. Und tatsächlich verbirgt sich hinter dem Begriff des Ressourcenmanagements eine Menge Arbeit. Wie viel Aufwand du dann tatsächlich in dein Ressourcenmanagement stecken musst, hängt aber auch von deinen Projekten und der Teamgröße ab. Es muss also nicht immer ausarten!

Was uns direkt zur nächsten Frage führt: Wer übernimmt eigentlich die ganze Arbeit?

Grundsätzlich kann man sagen, dass das Ressourcenmanagement in den Verantwortungsbereich des Projektmanagers fällt. In großen Unternehmen und bei sehr umfangreichen Projekten wird aber meistens ein spezieller Ressourcenmanager eingesetzt. So ist der Projektmanager entlastet und kann sich voll auf die Projektdurchführung konzentrieren.

Ich glaube, es sollte klar sein, welche Vorteile dir ein gutes Ressourcenmanagement bringt. Da ich aber ein großer Fan von Kompaktheit bin, habe ich dir hier nochmal eine Auflistung zusammengestellt. In der roten Nachteilbox findest du mögliche Risiken, die sich ergeben können, wenn du das Ressourcenmanagement in deinen Projekten vernachlässigst:

Insgesamt kann man sagen, dass ein solides Ressourcenmanagement die Durchführung deiner Projekte erleichtert, Risiken und Engpässe minimiert und die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Stakeholdern erhöht. Klingt doch gut, oder?

Wie eine Ressourcenplanung genau aussehen könnte und welche Hilfsmittel es gibt, zeige ich dir dann im nächsten Abschnitt mit einem Beispiel.

Wie erstelle ich einen Ressourcenplan? In 6 Schritten zu besserem Ressourcenmanagement

Im ersten Schritt werde ich dir ein paar Tools ans Herz legen, die du für dein Ressourcenmanagement gebrauchen könntest. Wenn du schon ein Projektmanagement-Tool hast, dem du vertraust – oder wenn du keine Lust auf “Werbung” hast – kannst du diesen Punkt aber überspringen und direkt in Schritt 2 starten.

Schritt 1: Die passenden Werkzeuge – Welche Tools unterstützen mich beim Ressourcenmanagement?

Planung und Management von Ressourcen kann gerade bei größeren Projekten schnell sehr umfangreich werden. Mit einer Zettelwirtschaft verlierst du da den Überblick. Deshalb ist die Auswahl passender Tools und der richtigen Helferlein ein wichtiger erster Schritt.

Stichwort: Projektmanagement-Tools. Nicht alle PM-Lösungen auf dem Markt eignen sich aber gleichermaßen für den Job. Einige Softwares konzentrieren sich vor allem auf die Zeiterfassung, lassen aber beispielsweise die Budgetierung und Bereitstellung von Wissenshubs und Datenbanken mehr oder weniger außen vor. Was für kleine Teams noch okay sein mag, für die Abwicklung großer Projekte aber oft nicht ausreicht.

Tools, die ich selbst bereits in den Händen hatte und dir daher empfehlen kann, sind diese:

factro

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Der leistungsfähige Allrounder aus Deutschland eignet sich nicht nur für alle Projektformen (klassisch, agil, hybrid), sondern auch für unterschiedliche Projektgrößen. Im Ressourcenmanagement haben Projektmanager alle wichtigen Funktionen: Zeitplanung und -erfassung, Budgetierung und Auslastungsdiagramme ermöglichen ein sauberes Management.

Wrike

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Ähnlich wie factro ist Wrike vielseitig einsetzbar. Außerdem glänzt das Tool mit starken Funktionen im Controlling- und Reporting-Bereich. So können Projektmanager den optimalen Ressourceneinsatz sicherstellen und die Effizienz von Projektteams steigern. Durch Drag-and-Drop ist die Bedienung dabei vorwiegend intuitiv und auch für Neulinge geeignet.

PLANTA project

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planta project mag auf den ersten Blick nicht so schick daherkommen, wie ein Wrike oder monday, ist aber mit Blick auf das Ressourcenmanagement und Fähigkeiten im Multiprojektmanagement eindeutig das leistungsstärkere Tool. Damit ist die Projektmanagement-Lösung aus Deutschland definitiv ein heißer Kandidat für den Mittelstand und große Unternehmen.

Projektron BCS

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BCS Projektron schlägt in dieselbe Kerbe wie planta und überzeugt mehr durch Leistung als Optik. Mit dem Tool lassen sich alle möglichen Projektformen abbilden und effektiv verwalten. Gerade für Unternehmen mit mehreren Abteilungen und Projektteams ist die Anwendung eine ideale Lösung.

monday.com

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Vielseitig einsetzbar und vergleichsweise einfach zu bedienen: monday gehört zu den leistungsfähigen All-in-One-Tools. Auch im Ressourcenmanagement ist die Anwendung zu gebrauchen und zeigt seine Qualitäten vor allem im Workload-Management und der Zeitverwaltung. Für die Budgetierung großer Projekte ist das Tool aber eher ungeeignet.

Wenn es nur um die Zeiterfassung geht und du sonst keine weiteren Ressourcen verwalten musst, eignet sich eigentlich jedes Projektmanagement-Tool. Kleine Teams können also auch Anwendungen wie awork oder Asana nutzen.

Sobald deine Projekte aber größer werden und du Budgets verwalten musst, solltest du bei der Auswahl eines Projektmanagement-Tools auf folgende Funktionen achten:

• Erstellung von Ressourcenplänen
• Zeiterfassung - und Verwaltung
• Budgetplanung und -Prüfung (Kostenberichte, Trendanalysen etc.)
• Umfassende Reporting-Funktionen (Aufwandsberichte, Stundenkontrolle etc.)
• Auslastungsdiagramme

Damit kannst du dann professionelles Ressourcenmanagement für deine Projekte nutzen und hast Zugriff auf alle nötigen Metriken und Charts, um den Ressourceneinsatz zu überwachen.

Schritt 2: Orientiere dich an den Projektzielen – Was soll erreicht werden und in welcher Zeit?

Wie ermittele ich die benötigten Ressourcen?

Ressourcenmanagement ist kein Selbstzweck. Es dient immer der reibungslosen Abwicklung deiner Projekte. Wie oben bereits angeteasert musst du nicht für jedes Projekt eine komplizierte Ressourcenplanung aufstellen, wenn es auch ohne geht.

Da gibt es keine allgemein gültige Faustregel; du musst also von Projekt zu Projekt entscheiden. Ich persönlich würde sagen: wenn du mit 2 bis 3 Teammitgliedern (ohne externe Beteiligung) und/oder an einem zeitlich begrenzten Projekt arbeitest, reicht dir eine einfache Zeitplanung.

Wichtig für einen Ressourcenplan sind diese Schritte:

1. Stecke ein festes Projektziel in Sachen Ergebnis und Zeithorizont (Zeit)
2. Notiere, welches Team du dafür brauchst (Manpower)
3. Stelle fest, ob du spezielle Mittel (Technologie, Material, Informationen) oder externe Kräfte anfordern musst
4. Berechne anhand von Stundenlöhnen und Zeiteinsatz das erforderliche Budget

Klingt kompliziert? Keine Panik, ich zeige dir das an einem anschaulichen Beispiel:

Beispiel: Planung des Projektziels in der Praxis

Hier siehst du einen Projektstrukturplan für die Entwicklung einer mobilen Fitness-App:

Projektstrukturpläne sind kein Muss, eignen sich aber besonders für die Visualisierung umfangreicher Projekte

Screenshot: trusted.de

Quelle: planta.de

Das Software-Projekt gliedert sich in mehrere Phasen, von der Konzeption über die Entwicklung bis hin zu Testphasen und dem Roll-out. Die Fitness-App soll neben der Verwaltung von Mitglieder-Konten verschiedene Funktionen mitbringen: Erstellung von Fitness- und Ernährungsplänen, Tracken der Kalorienaufnahme, Tipps für Ernährung und Bewegung usw.

Das Projekt hat also nicht nur viele Beteiligte, sondern auch spezielle fachliche Anforderungen und ist als Kundenprojekt von einem Budget abhängig.

Listen wir einmal alle benötigten Projekt-Ressourcen sauber auf. Wir brauchen:

• Software-Entwicklungsteam
• UI/UX-Designer
• Fitness- und Ernährungsexpert:innen (extern)
• Budget
• Fertigstellungstermin (Zeiteinsatz)
• IT-Infrastruktur und Hardware

Du siehst, mit einer einfachen To-do-Liste kommst du hier nicht weiter! Um deine Ressourcen sauber zu planen, musst du dir erst einmal ein festes Ziel stecken. Klassisch dafür ist die Definition der Ebene “Zeit” – also “Wann kann/soll das Projekt abgeschlossen sein?” Davon ausgehend kannst du planen, was du brauchst, um diese Frist einzuhalten.

Mir hat in meinem Beispielprojekt ein klassisches Gantt-Diagramm geholfen. So konnte ich den Ablauf planen, die konkreten Zeitaufwände für einzelne Arbeitspakete schätzen und Meilensteine eintragen. Abhängig davon ergibt sich dann ein realistischer Bedarf an Personal und Zeiteinsatz:

Mit Gantt-Diagrammen lassen sich übersichtliche Projektablaufpläne abbilden

Screenshot: trusted.de

Quelle: planta.de

Außerdem zeigen dir Gantt-Charts Abhängigkeiten von verschiedenen Aufgaben und stellen so auch einen kausalen Zusammenhang her.

Gantt-Charts zeigen dir nicht nur zeitliche Abläufe, sondern verfügen über weitere Ressourcen-Ebenen

Screenshot: trusted.de

Quelle: planta.de

Wie du ein Gantt-Diagramm erstellst und für deine Projekte nutzen kannst, zeige ich dir übrigens in meinem Ratgeber zum Thema “Gantt-Diagramme”. Aber weiter im Text.

Meine Planung ergibt: Für die Erstellung der Vorstudie und die Konzeption der App habe ich insgesamt 180 Stunden veranschlagt. Darauf entfallen allein 100 Stunden auf die Entwicklungsabteilung und 30 bzw. 50 Stunden auf die Projektleitung und den Teamleiter des Softwareteams:

Hier siehst du, welche Zeitaufwände ich für die Erstellung der Konzeption veranschlagt habe

Screenshot: trusted.de

Quelle: planta.de

Weil diese Zeiteinsätze parallel ablaufen, kann ich, wenn nichts dazwischen kommt, nach 100 Stunden oder knapp 2,5 Wochen mit einer abgeschlossen Vorstudie/Konzeption rechnen. Das ist mein (zeitliches) Projektziel.

Tipp: Es ist wichtig, dass du nicht einfach alle Zeitaufwände addierst, sondern für alle Projektphasen genau schaust, welche Prozesse gleichzeitig ablaufen. Sonst erhältst du am Ende einen sehr ungenauen Zeitplan für dein Projekt und landest nicht im Ziel.

Aber egal ob Gantt-Chart, ein komplexer Projektstrukturplan oder eine simple Liste von anstehenden Aufgaben: dein Projektplan gibt dir Auskunft darüber, wie deine zeitliche Vorgabe aussieht und wie dein Ressourcenplan aufgestellt sein muss.

Im nächsten Schritt kümmern wir uns um die Beschaffung der Ressourcen!

Schritt 3: Benötigte vs. verfügbare Ressourcen – Wie setze ich das Projektziel möglichst effizient um?

In Schritt 2 habe ich für mein Beispielprojekt den konkreten Bedarf an Zeiteinsätzen festgestellt. Jetzt muss ich das Team zusammenstellen, das diesen Zeiteinsatz erbringen kann. Das Team soll während der ganzen Projektdauer meinem Projekt zugeordnet sein und für andere Projektarbeiten geblockt werden.

Um Manpower zu beschaffen, musst du wissen, auf welche Mitarbeiter:innen du zurückgreifen kannst, welche Skills sie haben und wie sie ausgelastet sind.

Ich rede im Folgenden immer nur von Mitarbeiter:innen als Ressource. Manpower ist die wichtigste und häufigste Ressource in jedem Projekt; allerdings kannst du die meisten Aufgaben und Tipps 1 zu 1 auch auf andere Ressourcen wie benötigte Hardware, Software, Arbeitsplatz, Material, etc. anwenden.

Wie stelle ich die Ressourcen meines Projekts zusammen?

Um herauszufinden, welche Mitarbeiter:innen dir für dein Projekt zur Verfügung stehen, kannst du z.B. ein modernes Projektmanagement-Tool nutzen. Das zeigt dir, wer im Unternehmen verfügbar ist und wie diese Person gerade ausgelastet ist:

Auslastungsdiagramme zeigen dir, wo noch freie Kapazitäten in deinem Unternehmen stecken

Screenshot: trusted.de

Quelle: planta.de

Viele Unternehmen nutzen auch eine Skill-Matrix, um festzustellen, wer im Unternehmen über die nötigen Fähigkeiten verfügt, um erfolgreich an Projekten mitzuwirken. Das könnte zum Beispiel so aussehen:

Mit einer Skill Matrix lassen sich Fähigkeiten und Kompetenzen von Teams schnell erfassen und auswerten

Quelle: trusted.de

Wichtiger Tipp: Vermeide falsches Staffing! Es ist keine gute Idee, offene Projektstellen mit ungeeignetem Personal zu besetzen. Du suchst einen Software-Programmierer, hast zurzeit aber nur einen Netzwerk-Architekten frei? Dann plane ihn nicht ein! Am Ende bleibt nicht nur die Software-Entwicklung, sondern auch die Netzwerk-Administration liegen. In großen Unternehmen gibt es dafür spezielle Staffing-Manager, die dafür sorgen, dass das verfügbare Personal an der richtigen Stelle eingesetzt wird. Und wenn alle Stricke reißen, musst du die nötige Manpower extern beschaffen.

Weil ich mit planta project ein professionelles Multi-Projektmanagement-Tool genutzt habe, hatte ich die Möglichkeit, die Auslastung aller Mitarbeiter:innen im Unternehmen zu prüfen und bei Bedarf weiteres Personal anzufragen. Das geht in den meisten PM-Tools über einfache Formulare.

Auch im laufenden Projekt ist es wichtig, ein Auge auf das Workflow-Management zu haben.

Jedes Team-Mitglied hat nun mal nur eine begrenzte Leistungsfähigkeit und Arbeitszeit. Mit einer optimalen Verteilung arbeitet das gesamte Team produktiver und du kannst außerdem verhindern, dass einzelne Mitarbeiter:innen chronisch überlastet sind und irgendwann ausfallen. Als Projektmanager solltest du daher dem Workload-Balancing ein hohes Augenmerk schenken und wenn möglich täglich drüberchecken, wo dein Team gerade steht.

Du musst dich dafür zum Glück nicht durch lange Tabelle oder Listen pflügen! Die allermeisten PM-Tools liefern dir anschauliche Workload- und Auslastungsdiagramme, sodass du auf einen Blick erkennen kannst, wie der Stand der Dinge ist.

Die Budgetplanung und -Kontrolle ist mit PM-Tools wesentlich einfacher zu erledigen

Screenshot: trusted.de

Quelle: planta.de

Ein Sonderfall ist das Workload-Management in agil arbeitenden Projektteams. Hier steht die Selbstorganisation im Vordergrund und die Teams verteilen je nach Skill und Kapazitäten die Arbeit selbstständig. Das bringt im Ressourcenmanagement ganz andere Anforderung mit: Du kannst agile Projekte nicht von Anfang bis Ende durchplanen. Weil agile Teams in Sprintzyklen von wenigen Wochen planen und arbeiten, muss das Ressourcenmanagement hier nachziehen und flexibel aufgestellt sein.

Um die Workload deiner Teammitglieder noch feinporiger einzuschätzen, kannst du auch eine sogenannte RACI-Matrix erstellen. RACI steht dabei für die Bestandteile:

• Responsible (verantwortlich/zuständig)
• Accountable (rechenschaftspflichtig/haftbar)
• Consulted (beratend/abstimmend)
• Informed (informiert)

Im Grunde ist eine RACI-Matrix also eine Verantwortlichkeits-Tabelle, die dir genau zeigt, welche Projektbeteiligten in einem besonderen Verantwortlichkeit-Verhältnis zu einer Aufgabe stehen. Die Methode ist vergleichsweise einfach und anschaulich, gleichzeitig kannst du so aber auch komplexe Sachverhalte abbilden.

Eine RACI-Matrix zeigt die Verantwortlichkeiten für Aufgaben

Quelle: trusted.de

Aber das ist eher die Kür. Wichtig ist erst einmal, dass du dir einen Überblick darüber verschaffst, wie du dein Projektteam zusammenstellen kannst, damit du dein Projekt fristgerecht abschließt.

Stehen dir die nötigen Mitarbeiter:innen aktuell nicht zur Verfügung, musst du umdisponieren. Entweder du bist flexibel, was die Frist für dein Projekt angeht – oder du beschaffst die nötigen Ressourcen kurzfristig auf andere Art, z.B. von außen.

Beispiel: Zusammenstellung der Ressourcen in der Praxis

Für mein Beispielprojekt suche ich im Unternehmen nach Entwickler:innen und UX-Designern, die ich für mein Projekt einplanen kann. Dafür suche ich in unserem Projektmanagement-Tool nach Personen mit den entsprechenden Skills, schaue nach, ob sie im Projektzeitraum freie Kapazitäten haben und hole sie im besten Fall direkt mit ins Boot.

Genau deshalb sind leistungsfähige PM-Tools eine so wichtige Unterstützung im Ressourcenmanagement. Ohne solche Helferlein wirds nämlich echt knifflig, sobald du große Projekte mit viel Personal verwalten musst.

Neben internen braucht mein Projekt aber auch externe Ressourcen, die ich erst beschaffen muss. Denn: Ich habe keinen Zugriff auf Sport- und Ernährungsexpert:innen innerhalb der Firma. Um das nötige Know-how zu bekommen, muss ich also mit externen Kräften zusammenarbeiten – und dafür zusätzliche Kosten kalkulieren.

Apropos Kosten:

Schritt 4: Von der Ressourcen- zur Budgetplanung – Welches Budget brauche ich für meine Projekte?

Wie plane ich das Budget für mein Projekt?

Klar, weder mein Projektmanager noch meine Software-Entwickler arbeiten kostenlos. Für die veranschlagte Zeit muss ich also entsprechend der vertraglichen Vereinbarung ein bestimmtes Budget einplanen. Ich brauche einen konkreten Budgetplan.

Je nach Projektumfang, Dauer und Kostenstellen kann ein solcher Budgetplan natürlich ganz schön komplex werden. Es ist aber gerade in solchen komplexen Projekten wichtig, alle Kostenpunkte sauber zu erfassen, um die Budgetkontrolle zu behalten.

Die Verwaltung und Pflege von Budgetplänen ist dabei nicht ganz einfach und kann einiges an Zeit fressen. Deshalb wird bei großen Projekten oftmals ein spezieller Ressourcenmanager bestellt, der sich um die Budgetierung kümmert.

Hier siehst du einen beispielhaften Budgetplan für ein Projekt, dass sich über mehrere Quartale erstreckt und ein Gesamtbudget von über 277.000 € hat:

Ein beispielhafter Budgetplan für ein größeres Projekt

Screenshot: trusted.de

Quelle: planta.de

Wenn du selbst einen Budgetplan erstellst, achte darauf, alle Kostenpunkte zu berücksichtigen, nicht nur die Personalkosten deines Teams. Also zum Beispiel:

• Consulting/externe Beratungsfirmen
• Dienstleistungen
• Reise- und Unterkunftskosten
• IT-Infrastruktur und Hardware
• Software und Lizenzen
• Materialien und spezielle Tools
• Schulungen und Weiterbildungen

Du siehst: Es gibt eine ganze Menge an Kostenstellen, die du berücksichtigen solltest. Die genaue Aufschlüsselung der Kostenstellen hängt aber auch immer von der Art des Projektes ab und kann daher sehr unterschiedlich ausfallen.

Für die Erstellung eines Budgetplans rate ich dir – mal wieder – zu einer professionellen PM-Software. Die nimmt dir eine Menge Arbeit ab, denn: Alle berechneten Aufwände lassen sich hier bequem eintragen und mit dem Budget abgleichen. Das erleichtert die Kalkulation und vor allem Prüfung: Du siehst sofort, wenn es Abweichungen gibt und kannst im Zweifel neues Budget beantragen oder schauen, welche Kostenpunkte sich streichen oder zumindest eindampfen lassen.

Die Budgetplanung und -Kontrolle ist mit PM-Tools wesentlich einfacher zu erledigen

Screenshot: trusted.de

Quelle: planta.de

Beispiel: Die Budgetplanung in der Praxis

Für mein Projekt war die Budgetplanung nicht übermäßig kompliziert. Folgende Kostenstellen konnte ich im Vorfeld ausmachen:

• Interne Personalkosten: ca. 25.000 €
• Externe Beratung: ca. 20.000 €
• Sach- und Materialkosten ca. 10.000 €

IT-Infrastruktur, Hardware und Software-Lizenzen konnte ich ausklammern, weil die bereits vorhanden waren und die laufenden Kosten in den Betriebskosten eingerechnet sind.

Damit liegt das ungefähre Gesamtbudget bei 55.000 €. Ein finanzieller Spielraum in Form eines Puffers ist aber immer sinnvoll. Hier kann man je nach Projekt grob zwischen 10 und 20 % veranschlagen. Ich wollte auf der sicheren Seite sein und habe ein Gesamtbudget von 65.000 € veranschlagt.

Schritt 5: Fortschritte prüfen und Anpassungen vornehmen – Wie reagiere ich auf Veränderungen in der Planung?

Warum ist Projekt-Controlling wichtig?

Ich habe ja weiter oben bereits die Unterschiede zwischen Ressourcenplanung und Ressourcenmanagement erwähnt. In diesem Abschnitt schauen wir uns an, was das für dich konkret im Projekt-Alltag bedeutet.

Tatsächlich macht die Planung von Ressourcen nämlich nur einen Bruchteil der Arbeit im Management aus. Die viel größere Aufgabe ist die ständige Überwachung, Zuteilung und Optimierung der verfügbaren Projekt-Ressourcen im Alltag. Insgesamt nennt man diese Aufgabe auch Projekt-Controlling. Dazu zählt die Überwachung des Projektfortschritts, Kontrolle von Budgets, Zeitaufwänden, Personaleinsätzen und und und.

Merke: Egal wie gut deine Ressourcenplanung ist, nicht alle deine Projekte werden sich genau so abwickeln lassen, wie du ursprünglich geplant hast.

Mögliche Fälle, die eintreten können und deine Ressourcenplanung Lügen strafen:

• Kurzfristige Personalausfälle
• Nicht eingehaltene Fristen für Aufgaben
• Verzögerungen im Ablauf
• Änderung im verfügbaren Budget
• Ausfälle von IT-Infrastruktur oder Hardware

Also im Grunde alles, was nicht in deinem Projektplan vorgesehen war. Das muss aber kein Weltuntergang sein - du musst nur richtig reagieren.

Wie beuge ich Störungen und Verzögerungen vor?

Die wichtigste Regel lautet: Du kannst nur Fehlentwicklungen korrigieren, von denen du auch weißt!

Zur Hauptaufgabe im Ressourcenmanagement zählt deswegen der Abgleich von Soll und Ist-Zuständen und ein regelmäßiger Check-up aller wichtigen Kennzahlen. Kommt das Projektteam wie geplant voran? Liege ich über oder unter Budget? Werden Fristen und Termine eingehalten? Und wenn nein: Wie weit verzögert sich dadurch das Projekt und wie kann ich gegensteuern?

Zu den wichtigsten Instrumenten zählen z.B.:

• Aufwandsberichte
• Kosten/Nutzen-Analysen
• Kostentrendberichte
• Stundenkontroll-Berichte
• Risikotrendanalysen

Für fast alle diese Punkte findest du in professionellen Projektmanagement-Tools passende Auswertungen und Berichte, die dir zeigen, ob sich der Ressourcenverbrauch im geplanten Soll befindet.

So könnte beispielsweise ein Kostenbericht für ein größeres IT-Projekt aussehen:

Mit Kostenberichten und weiteren Reportings behältst du alle wichtigen Kennzahlen im Blick

Screenshot: trusted.de

Quelle: planta.de

Wie reagiere ich auf Abweichungen von der Planung?

Wenn du diese Kennzahlen im Blick behältst, kannst du frühzeitig gegensteuern und verhindern, dass Fehlentwicklungen großen Impact auf das Projekt haben.

Beispiel Zeitaufwand: Du siehst gleich zu Projektstart, dass dein Team wesentlich langsamer vorankommt, als ursprünglich geplant war. Das kann natürlich verschiedene Ursachen haben. Wenn dein Team aber schon am Anschlag arbeitet, ist es nicht besonders ratsam, jetzt auf mehr Produktivität zu dringen. Vielleicht waren deine Fristen einfach zu eng bemessen und müssen angepasst werden.

Zu einem guten Ressourcenmanagement gehört auch die Abdeckung von Risiken. Du solltest dir frühzeitig Strategien zurechtlegen, mit denen du auf Probleme reagieren kannst. Personelle Engpässe, finanzielle Schieflagen oder ausfallende Hardware sind nur einige der Punkte, die du auf dem Schirm haben solltest.

Anders sieht es aus, wenn ein wichtiges Teammitglied für längere Zeit ausfällt. Hier brauchst du schnell Ersatz, um das Projektziel nicht zu gefährden. Wenn in deinem Unternehmen keine Kapazitäten mehr frei sind, musst du wohl oder übel zu Freelancern und externen Auftragnehmer:innen greifen oder Projekte intern neu terminieren bzw. priorisieren.

Einige Lösungsansätze für potenzielle Probleme:

Das sind nur einige beispielhafte Fälle. Es gibt zwar für (fast) alle Probleme auch eine Lösung. Trotzdem sind Projekte in Aufbau, Struktur, Zielen und Ressourcen so unterschiedlich, dass allgemeingültige Lösungsansätze schwerfallen. Viel wichtiger für dich als Manager ist, dass du die Fähigkeit entwickelst, Missstände früh zu erkennen, zu analysieren und aktiv gegenzusteuern.

Schritt 6: Wieder versuchen, wieder versagen, besser versagen – Was lerne ich aus Fehlern für die zukünftige Planung?

Wie gesagt, Fehler lassen sich nicht immer verhindern und gehören zum Projektalltag dazu. Ressourcenmanagement ist ein komplexes Aufgabenfeld und es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Betrachte Fehler also nicht als etwas Negatives, sondern als Gelegenheit, in Zukunft besser zu planen.

Die Erstellung von Zeitplänen und Co. beruht, so doof das klingen mag, einfach auch auf Erfahrungswerten. Mit der Zeit wirst du in diesem Bereich immer genauer und besser arbeiten. Außerdem hat jedes Projekt eigene Merkmale und Herausforderung - deshalb sind es ja Projekte!

Ich habe dir hier noch einmal ein paar Tipps aufgelistet:

Fazit: Ressourcenmanagement ist keine einmalige Sache, sondern ein andauernder Prozess

Fassen wir zusammen: Ressourcenmanagement ist kein abgeschlossener Prozess, sondern wird dich im gesamten Projektverlauf begleiten. Darum ist es wichtig, mit welchem Mindset du an die Sache gehst.

Arbeite in der Planung sauber, gewissenhaft und anhand von realistischen Zielen. Erwarte aber trotzdem nicht, dass deine Planung immer 1 zu 1 im Ziel ist. Management beruht nicht auf dem stumpfen Abhaken von Plänen, sondern dem Umgang mit Veränderungen und dem Treffen von Entscheidungen.

Es geht auch nicht darum, dass du immer das Maximum aus deiner Projekt-Mannschaft oder dem Budget herauspresst: am Ende muss ein erfolgreicher Projektabschluss stehen und die Qualität der Arbeit stimmen. Klar ist es wünschenswert, dass Budgets und Zeitpläne eingehalten werden. Aber am Ende sind zufriedene Kund:innen und erreichte Projektziele eben wichtiger.

Ressourcenmanagement FAQ