Warum die gute alte To-do-Liste noch lange nicht ausgesorgt hat!

Seien wir ehrlich: To-do-Listen sind ganz sicher nicht der neueste Hype, jeder kennt sie, hat sie schon einmal benutzt oder weiß zumindest, was es damit auf sich hat.

Das heißt aber noch lange nicht, dass To-do-Listen outdated oder unbrauchbar wären! Ganz im Gegenteil: To-do-Listen können deine Produktivität enorm steigern; sowohl privat als auch im Arbeitsumfeld und in Projekten.

Warum? To-do-Listen:

• … organisieren deine Aufgaben
• … sorgen für Übersicht, auch bei vielen anstehenden Tasks
• … setzen klare Prioritäten
• … strukturieren deinen Tagesablauf
• … tracken deinen Fortschritt
• … zerlegen große Projekte in überschaubare Teilaufgaben
• … schaffen Verbindlichkeit und lassen sich schwieriger ignorieren/aufschieben

Netter Nebeneffekt: Jede abgehakte Aufgabe auf deiner Liste ist ein kleiner Teilerfolg. Das sorgt für ein Belohnungsgefühl und mehr Motivation. Es tut einfach gut, Dinge erledigt zu haben!

Das Aufschreiben und Festhalten von Aufgaben entlastet unser Gehirn und gibt uns mehr innere Ruhe und Gelassenheit. Glaubst du nicht? Eine Studie der Baylor Universität in Texas von 2018 zeigt: Versuchspersonen, die vor dem Einschlafen eine To-do-Liste für den nächsten Tag anlegen, schlafen im Schnitt 9 Minuten früher ein als Personen, die auf eine To-do-Liste verzichten. Schäfchen zählen war gestern!

Eine einfache To-do-Liste könnte zum Beispiel so aussehen:

Eine einfache To-do-Liste gibt dir einen guten Überblick, über deine Tagesaufgaben

Quelle: trusted.de

Für den persönlichen Gebrauch ist diese einfach Art schon sehr brauchbar. Es gibt aber auch Möglichkeiten, die gute alte To-do-Liste für komplexere Projekte zu erweitern:

• Erweiterte To-do-Listen enthalten neben den Aufgaben auch Zeitaufwand und ggf. eine Deadline
• Komplexe To-do-Listen zerlegen Aufgaben in Unteraufgaben und zeigen, wer für eine Aufgabe zuständig ist

Das sieht dann so aus:

Komplexere To-do-Listen bieten mit Fristen und Abhängigkeiten mehr Informationsgehalt als einfache Listen

Quelle: trusted.de

Komplexe To-do-Listen eignen sich super für den Einsatz im Team. Sie geben auch Hilfestellung im Projekt- und Ressourcenmanagement. Mit ein paar Anpassungen leistet die simple Aufgabenliste also schon viel mehr, als man meinen könnte!

Das gehört auf deine To-do-Liste …

Eine klassische To-do-Liste ist so etwas wie ein Tagesfahrplan - keine komplizierte Anleitung für detaillierte Aufgaben! Für eine einfache To-do-Liste notierst du also ganz einfach die anstehenden Aktivitäten je nach Dringlichkeit oder Priorität.

Oder anders gesagt: Alles, was du an einem Tag zu tun hast und was dich bzw. deine Projekte weiterbringt, gehört auf die To-do-Liste!

Bei Bedarf kannst du für einzelne Aufgaben auch noch eine Deadline bzw. ein Fälligkeitsdatum einfügen. Viel komplexer sollte eine einfache To-do-Liste aber nicht werden. Sonst geht die Übersicht flöten und du verlierst damit einen der wichtigsten Vorteile.

To-do-Listen sind keine Roadmap und auch kein geeignetes Mittel für die Monatsplanung. Beschränke dich auf einen möglichst kurzen Zeitraum; idealerweise einen Tag, in Ausnahmefällen bis zu einer Woche. Beachte dabei aber: je länger der Zeitraum ist, den du planst, desto wichtiger ist es, Prioritäten zu setzen und dich auf die wichtigsten Aufgaben zu beschränken. Wie das genau geht, zeige ich dir später im Text.

Mein Tipp: Wenn es um komplexere Aufgaben geht, etwa bestimmte Prozesse innerhalb eines Projektes, lohnt es sich, von einer einfachen Liste zu einer tabellarischen Darstellung zu wechseln. Hier kannst du problemlos Unteraufgaben, Zuständigkeiten, Notizen, Statusmeldungen und Beschreibungen hinzufügen und hast trotzdem eine vergleichsweise saubere Struktur.

Aber auch dann gilt: weniger ist mehr! Vermeide es, zu detaillierte Listen zu erstellen.

… und das gehört nicht drauf!

Es gibt definitiv Punkte, die auf einer To-do-Liste nichts verloren haben, wenn sie ihren Zweck erfüllen soll. Ein paar Beispiele gefällig?

“Zur Arbeit fahren”: Etwas, was du jeden Tag erledigst, sollte nicht auf der Liste landen. Warum auch? Das machst du sowieso! Konzentriere dich auf Aufgaben, die du abgesehen von deinen täglichen Pflichten erledigen musst!

“Marketingkampagne planen”: Oder im privaten Umfeld etwas wie “Küche renovieren”. Solche Mammutaufgaben binden dich nicht einen Tag, sondern mehrere Tage und Wochen und sollten keine einzelnen To-dos sein. Es spricht aber nichts dagegen, diese Projekte in Teilaufgaben zu zerlegen und die auf eine To-do-Liste zu packen.

“E-Mail weiterleiten”: Als Faustregel kannst du dir merken, dass Aufgaben, die in unter 2 bis 3 Minuten erledigt sind, nicht auf die To-do-Liste gehören. Die erledigst du am besten direkt, bevor du deine To-do-Liste schreibst. Dann hast du den Kopf frei für wichtigeres. Apropos:

“Kaffee kochen”: Kaffee macht dich vielleicht produktiver, diese Aufgabe aber nicht. Konzentriere dich auf wesentliche Aufgaben, die dich deinem Ziel näherbringen!

“13 Uhr – Teambesprechung”: Meetings sind keine Aufgaben, sondern Termine; und Termine gehören in den Kalender, nicht auf die To-do-Liste. Anders sieht es aus, wenn du etwas für ein Meeting erledigen musst, z.B. “Präsentation vorbereiten”. Das gehört auf jeden Fall auf die Liste. Am besten priorisiert und mit Deadline, damit du es pünktlich schaffst.

“Nicht über Kritik von Kolleg:innen aufregen”: Oder auch “Weniger als 5 Zigaretten rauchen”. Verneinungen sind kein Teil deiner To-do-Liste. Aber du kannst darüber nachdenken, dafür eine tägliche Not-to-do-Liste zu schreiben!

To-do-Liste vs. Checkliste: Achtung bei diesen beiden Begriffen, denn sie sind nicht dasselbe! Eine To-do-Liste enthält besondere und in sich abgeschlossene einmalige Aufgaben, während Checklisten einen immer wiederkehrenden Prozess strukturieren oder Prüflisten sind. Mit einer To-do-Liste erledigst du den Einkauf für eine Reise; mit der Checkliste überprüfst du dann, ob dein Gepäck vollständig ist.

Die To-do-Liste im Alltag und im Projektmanagement – wann ist sie nützlich?

Im Alltag sind To-do-Listen natürlich auch für dein Privatleben nützlich; als Einkaufsliste, als Tagesplan, um deinen Frühjahrsputz zu strukturieren oder um eine Reise zu planen. Daneben hat die gute alte To-do-Liste aber auch im professionellen Projektmanagement ihre Berechtigung.

Hier gibt es viele verschiedene Anwendungsfälle, wie du To-do-Listen für dich und dein Team nutzen kannst:

Kanban oder Taskboards

Kanban-Boards sind eine weit verbreitete Methode im Aufgabenmanagement von Projektteams. Das Prinzip ist einfach, aber effektiv: Aufgaben werden in Form einzelner Tafeln oder Karten von links nach rechts durch die Spalten eines Boards bewegt. Jede Spalte ist ein Status und gibt Auskunft über den aktuellen Stand. Aufgaben können zum Beispiel in der Spalte “zu erledigen”, “in Arbeit” oder “erledigt” sein.

Kanban-Boards kannst du mit Post-its ganz einfach selber erstellen oder du nutzt ein passendes Projektmanagement-Tool

Screenshot: trusted.de

Quelle: factro.de

Die Idee von Kanban ist quasi, eine To-do-Liste für das ganze Team zu erstellen und übersichtlich aufzubereiten. Die erste Spalte ist deswegen (in der Regel) die Spalte “zu erledigen” – oder eben “to do”.

Mit einem Kanban-Board lässt sich die Arbeit am Projekt gut über das Team verteilen. Außerdem können Projektmanager kurzfristig auf Änderungen reagieren, indem sie einzelne Aufgaben stoppen, neu zuweisen oder priorisieren.

Insgesamt steigert der richtige Einsatz von Kanban-Boards die Produktivität von Teams.

Plus: Es spricht nichts dagegen, Kanban-Boards (auf Team-Ebene) mit individuellen To-do-Listen (auf Einzelpersonen-Ebene) zu verknüpfen. Wenn die Aufgaben zugewiesen sind, kann jedes Teammitglied für sich selbst eine To-do-Liste anlegen und abhaken.

Sprint Backlog in Scrum-Frameworks

Das Sprint Backlog ist in Scrum-Teams so etwas wie die To-do-Liste für den anstehenden Sprint-Zyklus. Scrum-Teams arbeiten in kurzen Iterationen (“Sprints”) von ca. 1-4 Wochen und planen für diesen Zeitraum anstehenden Tasks.

Anders als eine klassische To-do-Liste erfasst ein Sprint Backlog aber nicht die persönlichen Aufgaben, sondern die zu erreichenden Ziele des gesamten Teams. Bei der Erstellung des Sprint Backlogs ist deshalb auch das gesamte Scrum-Team beteiligt. Grundsätzlich arbeiten Scrum-Teams selbstorganisiert, was ein hohes Maß an Disziplin und Motivation voraussetzt. Daher ist diese Methode nicht für alle Projektarten zu empfehlen.

Sprint Backlogs sind komplexere To-do-Listen für Scrum Teams

Screenshot: trusted.de

Quelle: asana.com

Auch im Fall von Scrum ist es jederzeit möglich, aus dem gemeinsamen Sprint-Backlog eine persönliche To-do-Liste abzuleiten und abzuarbeiten.

Wenn dich Scrum jetzt interessiert und du mehr Infos brauchst, dann findest du hier in meinem aktuellen Scrum-Guide alles, was du wissen musst.

Tabellenansichten

Gerade komplexe To-do-Listen werden häufig als Tabelle dargestellt.

Solche Ansichten sind für fast alle Projektteams geeignet (und damit weniger spezifisch, als Kanban oder Scrum). Neben Aufgaben und Deadlines kannst du hier problemlos weitere Informationen hinzufügen, wie eine genauere Aufgabenbeschreibung, den Aufgabenstatus, Verantwortlichkeiten, Zuweisungen oder Prioritäten.

Mit Tabellenansichten bekommst du deutlich mehr Informationen unter als in einer einfachen To-do-Liste

Screenshot: trusted.de

Quelle: monday.com

Damit liefern solche Ansichten natürlich deutlich mehr Informationsgehalt, sind aber auch in der Verwaltung und Pflege etwas aufwendiger. Für größere Projekte aber definitiv empfehlenswert, gerade wenn es darum geht, dass sich alle Teammitglieder über den Stand von Aufgaben informieren können.

Eine solche Tabelle – wie übrigens auch das oben erwähnte Kanban-Board – kannst du handschriftlich oder mithilfe von Excel aufsetzen. Deutlich bequemer sind in der Regel aber Projektmanagement-Tools.

Kein Hexenwerk: So erstellst du deine To-do-Liste in 5 Schritten

Bevor es losgeht: Handschriftlich oder digital – Was ergibt mehr Sinn?

Ob du deine To-do-Liste klassisch auf Papier erstellst, in Word oder Excel arbeitest oder eine spezielle Software bemühst, bleibt komplett dir überlassen.

Ich selbst bin bei dem Thema zwiegespalten; ich mache mir nämlich sowohl handschriftliche Notizen, verwende aber in der täglichen Arbeit auch ein Projektmanagement-Tool (nämlich monday).

Digitale Listen sparen Papierkram, lassen sich flexibel ändern und vor allem mit deinem Team teilen. Außerdem hast du per Smartphone überall und jederzeit Zugriff darauf.

Handschriftliche To-do-Listen haben aber auch ihre Vorzüge. Das handschriftliche Schreiben regt einige Synapsen an und sorgt für eine bessere Verknüpfung im Gehirn, sodass du dir deine Tasks besser merken kannst.

Deswegen fahre ich zweigleisig: Ich benutze gemeinsam mit dem Rest des trusted-Teams unser Projektmanagement-Tool monday für die Monats- und Wochenplanung; schreibe mir basierend darauf aber meine jeweiligen Tagesziele handschriftlich auf.

Ganz ohne meine digitalen Helfer will ich also nicht sein. Willst du auch eine moderne To-do-Liste benutzen oder die Arbeit in deinem Team organisieren, habe ich ein paar Tipps für dich, mit welchen Tools das besonders gut funktioniert.

ClickUp

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ClickUp ist ein professionelles Projektmanagement-Tool und unterstützt dich effektiv im Aufgabenmanagement. Die Anwendung hat eine benutzerfreundliche Oberfläche und eignet sich für klassische und agile Projektteams. Ob personalisierte Kanbans, klassische To-do-Listen oder komplexe Tabellen: als echter Allrounder ist ClickUp vielseitig einsetzbar.

monday.com

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monday.com zeigt im Grunde die gleichen Eigenschaften wie ClickUp und ist für alle Projektmanagement-Methoden geeignet. Das leistungsfähige All-in-one-Tool hat einen starken kollaborativen und kommunikativen Charakter; so kannst du beispielsweise Check- oder To-do-Listen kommentieren, teilen und gemeinsam bearbeiten.

Asana

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Asana liefert zwar etwas weniger Funktionen als monday.com und ClickUp, ist aber gerade im Aufgabenmanagement ein ideales Tool: Aufgaben verwaltest du in Asana nämlich hauptsächlich über einfach zu verwaltende To-do-Listen. Generell steht die Benutzerfreundlichkeit bei Asana im Vordergrund. Ein toller Kandidat für Teams, die es unkompliziert mögen!

MeisterTask

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MeisterTask ist ein Projektmanagement-Tool aus Deutschland und hat seine Qualitäten definitiv im Aufgabenmanagement. Du kannst Kanban-Boards oder klassische Listen nutzen, Fristen terminieren, Verantwortlichkeiten zuweisen und Abhängigkeiten definiere. Die Bedienung ist dabei fast kinderleicht und erfolgt intuitiv per Drag-and-drop.

Notion

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Notion ist mein persönlicher Favorit für Kreativ-Teams und eignet sich hervorragend für Texter, Agenturen, Marketing- und Design-Teams. Eine Besonderheit der Anwendung sind das exzellente Dokumentenmanagement und die Dateiablage. Aber auch im Aufgabenmanagement überzeugt das Tool mit übersichtlichen und vielseitig einsetzbaren To-do-Listen.

Todoist

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Todoist ist eine App für die schnelle und unkomplizierte Erstellung von To-do-Listen. Im abgespeckten Funktionsumfang können User die App dauerhaft kostenlos nutzen und auf über 80 weitere Integrationen zugreifen. Zu den Kernfunktionen der Anwendung gehören u.a. die Schnelleingabe, wiederkehrende Fälligkeitstermine und Erinnerungsfunktion.

Schritt 1: Plane die Aufgaben für deinen Tag – und nur für den!

Wenn du deine perfekte To-do-Liste erstellen willst, fängst du am besten mit deinen aktuellen Aufgaben für den kommenden Tag an. Orientiere dich dabei an deinem aktuellen Projekt bzw. den Projekten deines Teams. Welche Aufgaben stehen für dich an? Wie kannst du das Projektziel heute mit deiner Arbeit unterstützen?

Wichtig dabei ist natürlich auch, auf Deadlines zu achten. Wenn eine Aufgabe morgen abgeschlossen sein muss, damit jemand anderes weiterarbeiten kann, ist diese Aufgabe heute fällig. Ist ja klar.

Wichtig dafür:

1. Achte auf dein Pensum und mute dir nicht zu viel zu! Plane mit dem, was an einem Tag machbar ist.
2. Sei aber auch nicht faul und schreibe nur Aufgaben auf, von denen du zu 100 % sicher bist, dass sie heute fertig werden. Gestalte deine Ziele erreichbar, aber sportlich, sodass du einen Antrieb hast, auch etwas zu schaffen!
3. Plane am besten immer nur für einen Tag im Voraus. Der Grund ist einfach: Planst du in deiner Liste für drei Tage und bist schon heute nicht im Ziel, musst du nicht nur eine To-do-Liste anpassen – sondern drei. Das kann dann die Motivation restlos killen.

Beispiel: Stellen wir uns eine PR- und Marketing-Agentur vor, die im Auftrag eines Kunden eine Crossmedia-Kampagne für die Markteinführung eines neuen Produkts konzipieren soll. Auf das Team kommt eine Menge Arbeit zu, von der Zielgruppen- und Marktanalyse bis zur erfolgreichen Durchführung der Kampagne. Geplant sind Blogbeiträge, Video-Assets für TikTok, YouTube und Instagram, Banner-Werbung und Facebook-Ads. Das Team organisiert das Projekt als übersichtliches Kanban-Board und trifft sich jeden Tag, um die Ergebnisse zu besprechen und die Tasks für die nächsten 2 Wochen zu planen. Auch Alex erhält seine Aufgaben und weiß, was er im kommenden “Sprint” zu tun hat. Davon leitet er jeden Tag seine “Tagesziele” als persönliche To-do-Liste ab:

Im ersten Schritt notierst du dir einfach alle Aufgaben, die du an diesem Tag schaffen möchtest

Quelle: trusted.de

Schritt 2: Priorisiere die Aufgaben von oben nach unten

Aufgabe ist nicht gleich Aufgabe. Ich meine damit nicht einmal so sehr die Faktoren Zeit und Aufwand, sondern Wichtigkeit und Dringlichkeit. Mit diesen beiden Kriterien kannst du deine Aufgaben nämlich wirklich sinnvoll gewichten und Prioritäten in der Abarbeitung festlegen.

Hier gibt es verschiedene Ansätze, die ich dir vorstellen möchte:

Die Eisenhower-Matrix

Mit dieser Matrix teilst du Aufgaben in ein klassisches Diagramm ein. Gewertet werden die Faktoren “wichtig und nicht dringend”, “wichtig und dringend”, “nicht wichtig und nicht dringend” und “nicht wichtig und dringend”. Ein Kriterium für “dringend” könnte beispielsweise eine Deadline sein oder eine andere Arbeit, die vom Abschluss deiner Aufgabe abhängt.

So bekommst du sehr einfach Struktur in deine Aufgaben und weißt, auf welche Arbeiten du dich zuerst stürzen solltest.

Mit der Eisenhower-Matrix kannst du deine Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit ordnen und priorisieren

Quelle: trusted.de

Die ABC-Analyse

Mit der ABC-Analyse kommst du zu ähnlichen Ergebnissen wie mit der Eisenhower-Matrix. Die Faktoren zur Einteilung von Aufgaben sind mit “Dringend” und “Wichtig” dieselben, allerdings ist die ABC-Analyse etwas radikaler: Aufgaben mit dem Label “nicht wichtig und nicht dringend” fliegen nämlich kurzerhand komplett aus der To-do-Liste raus.

Damit eignet sich die ABC-Analyse vor allem für eine Optimierung der Produktivität und legt großen Fokus auf effizientes Zeitmanagement.

Natürlich kannst du deine To-do-Liste auch nach anderen Kriterien sortieren. Also beispielsweise nach Aufwand oder Komplexität. Dann läufst du aber Gefahr, dass du viel Zeit in eigentlich unwichtige Arbeiten steckst.

Mit der ABC Methode priorisiert du deine Aufgaben einfach aber effektiv

Quelle: trusted.de

Schritt 3: Statte deine Aufgaben mit Deadlines aus

Nicht jede Aufgabe braucht zwingend eine Deadline. Aber gerade in Projekten und Teams, in denen es zwischen den Beteiligten viele Abhängigkeiten gibt, ist es wichtig, dass jeder im Team pünktlich mit seinen Aufgaben fertig wird. Sonst werden andere Mitglieder bei ihrer Arbeit behindert.

Deswegen kannst du darüber nachdenken, deine Aufgaben mit verbindlichen Deadlines auszustatten. Das hilft dir ggf. auch, nicht zu viel für einen Tag einzuplanen.

Und mit “Deadlines” meine ich “Deadlines” – nicht nur eine Schätzung, wie lange eine Aufgabe dauert. Statt “2 Stunden” trage also “bis 10 Uhr” ein. Dann kannst du auf Nachfrage von Kolleg:innen konkret antworten, bis wann du etwas lieferst – und die wiederum können besser planen.

Beispiel: Alex’ Kolleginnen Becca und Sofia wollen um 13:00 Uhr mit ihm die Blogbeiträge für die Kampagne abstimmen. Davor soll Alex die bisherigen Entwürfe prüfen und sie dann auch den beiden weiterleiten, damit sie vor dem Termin noch einen Blick darauf werfen können. Da die Aufgabe dadurch eine Timebox hat, plant Alex sie zuerst ein. Er weiß, dass er ungefähr 2 Stunden pro Blogbeitrag braucht. Er beginnt um 8 mit der Arbeit; inklusive eines Sicherheitspuffers von 15 Minuten je Beitrag haben seine Aufgaben also eine Deadline um Punkt 12:30. Das gibt Becca und Sofia ebenfalls Zeit für einen Check, bevor sich alle drei treffen.

Deadlines geben nie einen Zeitraum, sondern einen konkreten Zeitpunkt an

Quelle: trusted.de

Schritt 4: Führe einen Farbcode ein

Bei längeren To-do-Listen oder bei unterschiedlichen Arten von Aufgaben kann es passieren, dass dir in deiner Liste die Übersicht flöten geht. Dann kannst du über einen Farbcode nachdenken, um deine Liste besser zu strukturieren.

Zum Beispiel kannst du Aufgaben nach Dringlichkeit markieren (rot = wichtig, gelb = weniger wichtig, grün = nicht dringend). Oder du nutzt verschiedene Arten für verschiedene Aufgabentypen. Arbeitest du parallel an unterschiedlichen Projekten, kannst du Aufgaben auch dem jeweiligen Projekt zuordnen. Und so weiter.

Ein Farbcode in deiner To-do-Liste ist nicht zwingend nötig; kann dir aber dabei helfen, den Überblick zu bewahren. Und einen ästhetischen Effekt haben die unterschiedlichen Farben auch noch. Ich persönlich liebe es!

Beispiel: Alex entscheidet sich dazu, seine Tasks nach Dringlichkeit einzufärben. So sieht er auf einen Blick, was absolut relevant ist und was ggf. vernachlässigbar. Da die Prüfung der Blogbeiträge der einzige Task ist, von dem heute die Arbeit von anderen Teammitgliedern abhängt, ist dieser Task der dringendste und wird grün. Die Video-Assets und die Bannerdesigns werden innerhalb der nächsten Tage relevant und sollten ebenfalls fertig werden. Sie werden gelb bzw. blau.

Mit farblichen Markierungen erkennst du Prio-Aufgaben deutlich besser

Quelle: trusted.de

Mein Tipp: Wenn du handschriftliche Listen benutzt, eignen sich dafür am besten Textmarker. Du kannst aber auch farbige Post-its verwenden.

Und übrigens: Wenn du deine Aufgaben in einem Kanban-Board anlegst, hast du mit den verschiedenfarbigen Spalten “to do, “in Arbeit”, “erledigt”) eine tolle Visualisierung deiner Tasks, die echt was hermacht:

Mit Projektmanagement-Tools wie monday.com kannst du jeder Aufgabe einer eigenen Farbe bzw. Label zuordnen

Screenshot: trusted.de

Quelle: monday.com

Wenn du deine To-do-Liste digital verwaltest, bieten die allermeisten Tools individuelle Farbcodes an. Mit wenigen Klicks kannst du so jeden Task in dein Farbschema einbinden.

Schritt 5: Fertig – hake jetzt deine Liste ab

So, im Grunde bist du jetzt ready und kannst mit der Arbeit loslegen. Mit etwas Routine ist die Erstellung einer solchen To-do-Liste nicht besonders tricky und dauert nur wenige Minuten. Vielmehr als 10-15 Minuten solltest du auch nicht investieren: schließlich erledigen sich die Aufgaben nicht von selbst.

Wichtig: deine Liste ist natürlich nicht in Stein gemeißelt, Änderungen können immer vorkommen; etwa wenn sich die Priorität einer Aufgabe kurzfristig ändert oder sogar eine komplett neue Aufgabe rein segelt. Mit einer digitalen Liste hast du es dann natürlich leichter, die Anpassungen vorzunehmen. Aber auch eine handschriftliche Liste bietet genügend Raum für Notizen und Ergänzungen.

Tipps für die perfekte To-do-Liste

Halte deine Liste kurz und übersichtlich

Deine Liste soll dir nur einen kurzen Abriss liefern. Natürlich kannst du Notizen und Beschreibungen für Aufgaben hinzufügen. Je detaillierter du wirst, desto weniger Übersicht liefert dir deine Liste aber. Deshalb gilt: Reduktion auf das Wesentliche!

Schließlich ist eine To-do-Liste keine Doktor-Arbeit mit Fußnoten, Verweisen und Quellenangaben. Halte deine Liste also so kurz wie möglich und nur so ausführlich wie wirklich nötig.

Arbeite mit der 1-3-5-Methode, um Aufgaben zu gewichten

Wenn du deine To-do-Liste möglichst kompakt und übersichtlich halten willst, kannst du auf die 1-3-5-Methode setzen. Das hat nicht nur den Vorteil, dass du damit deine To-dos schnell und sauber runterschreiben kannst; du sparst dir in vielen Fällen auch eine umständliche Priorisierung.

Das Ganze läuft so:

Unter (1) notierst du genau eine Aufgabe, die den größten Aufwand benötigt, eine knappe Deadline hat oder besonders wichtig ist. Für (3) notierst du dann drei weitere Aufgaben von mittlerer Priorität. Unter (5) listest du fünf kleine Aufgaben, die du mit wenig Aufwand auch mal zwischendurch erledigen kannst.

Die 1-3-5 Methode hat den Vorteil, dass sie verschiedene Faktoren erfasst und anders als die Eisenhower- und ABC-Methode auch den Aufwand miteinbezieht. Außerdem lässt sie dir ein bisschen Spielraum. Du kannst zum Beispiel auch mit einigen kleinen Mini-Aufgaben des 5-Blocks begingen und so Momentum für dich aufbauen.

Brich große Aufgaben auf einzelne Steps herunter …

Gerade bei größeren Aufgaben kann es sinnvoll sein, sie in kleinere Unteraufgaben zu zerlegen. So werden vermeintliche Brocken zu kleineren Steinchen, die du schon viel besser bearbeiten kannst. Plus: du läufst nicht Gefahr, irgendetwas zu vergessen und kannst Schritt-für-Schritt vorgehen.

… werde aber nicht zu kleinteilig

Ich habe es ja schon 1-2 mal erwähnt: werde nicht zu detailliert. Wenn du dich am Ende durch einen regelrechten Aufgaben-Katalog arbeiten musst, um die nächste Aufgabe zu finden, läuft irgendetwas schief. Eine To-do-Liste ist ein praktisches Hilfsmittel und kein Selbstzweck.

Belohne dich hin und wieder selbst

Belohne dich selbst, wenn du Aufgaben von der Liste abhaken oder wichtige Meilensteine erreichen konntest. Das hält die Motivation oben und lässt dich mit einem positiven Gefühl die nächsten Aufgaben angehen. Vielleicht nimmst du eine kurze Kaffeepause, entspannst dich für 5 Minuten oder machst einen kurzen Spaziergang: eben alles, was dir guttut. Danach gehts gestärkt zurück an die Arbeit.

Setze dir realistische Ziele

Bleib realistisch bei deiner Zielsetzung. Das betrifft nicht nur die Anzahl an Aufgaben, sondern auch den Umfang. Wenn du dich mit zu vielen Aufgaben überlädst, verpufft schnell der positive und motivierende Effekt einer To-do-Liste. Statt “wow das hab ich heute alles schon geschafft” bist du schnell bei “oh Gott, ich habe ja noch so viel zu tun!”.