Guten Morgen, Herr Forstmeier. Wie geht es Ihnen? Und was gibt es Neues bei Personio?

Das ist eine schwierige Frage, denn es gibt bei uns beinahe jede Woche etwas Neues. Wir haben alleine in den letzten 12 Monaten ein starkes Wachstum von rund 5 auf rund 50 Mitarbeiter erlebt - Veränderungen bleiben da nicht aus. Wir schrauben im Grunde permanent an unseren internen Prozessen und Workflows und behalten dabei immer unser Ziel im Auge, mit unserem HR-Betriebssystem Personio Marktführer zu werden.

Würden Sie kurz die Geschichte von Personio ein wenig zusammenfassen? Wann und wie fing es bei Ihnen an? Was hat sich seitdem getan?

Angefangen hat alles mit einem Prototyp, den einer der Mitbegründer damals im Grunde aus der Not heraus für sich selbst erstellt hatte. Er sah sich damals mit dem Problem konfrontiert, viele neue Mitarbeiter managen zu müssen, hat nach passenden Instrumenten gesucht und keine gefunden. Da er Softwareentwickler war, hat er es dann einfach selbst in die Hand genommen und den Vorläufer des heutigen Personio entwickelt. Wir haben uns den Markt genauer angeschaut und festgestellt, dass HR in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen noch sehr analog und manuell abläuft. Das wollten mir mit Personio ändern. Am Anfang haben wir dann sehr viel Zeit in die Produktentwicklung investiert und unser Absatz lief größtenteils über unser privates Netzwerk und über Mundpropaganda. Erst später, Anfang 2016, konnten wir dann in einer ersten Finanzierungsrunde unser eigentliches Seed Investment einfahren und richtig durchstarten.

Setzen Sie irgendwelche Tools aus dem Bereich Kollaboration und Kommunikation ein? Wenn ja: Welche, und warum gerade die?

Für die interne Kommunikation verwenden wir hauptsächlich Slack. Was mir daran so gut gefällt, ist die Offenheit. Wir können Slack beinahe mit allen anderen im Einsatz befindlichen Tools verknüpfen und flexibel Notifications einstellen - das bedeutet, wenn sich etwas tut, werden alle Teammitglieder per Slack darüber benachrichtigt und wissen Bescheid. Das Tool ist so etwas wie das Zentrum aller internen Abläufe. Ansonsten setzen wir auf die G Suite von Google, bzw. Google for Business - und zwar hauptsächlich auf Gmail für die Kommunikation (auch nach außen) und den Cloud-Speicher Google Drive für all unsere Files. Bei der Auswahl unserer Tools legen wir großen Wert auf Datenschutz und schließen Auftragsverarbeitungsverträge mit den Anbietern.

Beschreiben Sie, wie die Arbeit bei Personio so abläuft - nutzen Sie spezielle Management-Methoden wie OKR oder Scrum oder andere spezielle Instrumente, die bei Ihrer täglichen Arbeit zum Tragen kommen?

Tatsächlich haben wir von Anfang an auf OKR (Objectives and Key Results) gesetzt - hauptsächlich, weil einige unserer Investoren damit gute Erfahrungen gemacht und uns die Methode empfohlen haben. Wir haben damit unsere langfristigen Unternehmensziele definiert und stecken uns damit auch quartalsweise Ziele für einzelne Teams und Abteilungen. Zu Beginn lief das alles noch etwas schleppend ab, wir mussten uns erst auf das Prinzip einlassen, alle Mitarbeiter ins Boot holen und am Ball bleiben. Mittlerweile stellen wir allerdings in jedem Quartal Verbesserungen fest - der Prozess wird immer schneller und schlanker. Was mir daran am besten gefällt ist die Tatsache, dass wir nicht nur in regelmäßigen Meetings sehen können, was wir erreicht haben, um uns dafür zu feiern, sondern es zeigt auch Diskrepanzen zwischen Teams auf. Wenn zum Beispiel das Marketing-Team sich gewisse Ziele steckt, und dann von den Kollegen aus Sales zu hören bekommt: “Was ihr da plant, passt überhaupt nicht zu dem Umsatz, den wir erreichen wollen. Was habt ihr euch dabei gedacht?” (lacht)

Auf welche Tools setzt Personio in Sachen Marketing und Sales? Haben Sie ein paar Software-Geheimtipps?

Das ist ein weites Feld! Viele Startups setzen hier auf Komplettlösungen wie Salesforce. Wir aber versuchen, für jeden Punkt der Customer Journey das für uns am besten passende Tool zu verwenden. Wir zählen zum Beispiel auch Wordpress dazu, weil damit unsere Seite gebaut wurde und hier die Reise des Kunden beginnt. Die Online-Nutzung und unsere Online-Marketing-Kanäle tracken wir mit Google Analytics. Für Marketing Automation, Formulare, Landingpages, etc. haben wir HubSpot im Einsatz. Der nächste Schritt in der Journey ist dann der Lead - die verwaltet unser Sales-Team mithilfe von close.io. Das ist hauptsächlich ein Lead-Management-System und dient uns zur Verwaltung der Korrespondenz mit Interessenten. Und wenn es dann zum Abschluss kommt, nutzen wir Natero - zum Beispiel, um das Engagement unserer Neukunden zu messen.

Bemühen Sie ein Tool für das Projekt- oder Aufgabenmanagement? Wenn ja, welches und weshalb?

Dafür nutzen wir hauptsächlich Asana. Was ich an Asana gut finde ist, dass wir damit relativ umfassend filtern und taggen können. Asana ist da sehr umfangreich. Wir können verschiedene Projekte erstellen, verschiedene Arten von Tasks erstellen, diese den einzelnen Mitarbeitern zuweisen und sitzen trotzdem immer an der Quelle, quasi im Kontrollzentrum. So sehen wir immer genau: Wer macht was? Gerade wenn man, wie wir, eine relativ große Zahl an Dienstleistern, Werkstudenten oder nicht festen Mitarbeitern hat, ist diese Transparenz sehr wichtig. Ein anderes Beispiel für die Nutzung ist das Sammeln von Ideen: Wenn ich zusammen mit einem Kollegen an einem bestimmten Projekt arbeite, und eine Idee dafür habe, werfe ich sie einfach in Asana. Mein Kollege sieht das dann und kann darauf reagieren, ohne, dass ich ihn dafür großartig bei der Arbeit unterbrechen müsste. Diese Ideen können wir dann besprechen, priorisieren und in Tasks umwandeln. Es ist quasi eine Art “Abladestelle” für Ideen - die ich auch persönlich gerne nutze, als eine Art digitales Notizbuch. Abgesehen von Asana hat unsere Produktentwicklung außerdem Jira im Einsatz.

Wie verwalten Sie Ihren Kundenservice? Gibt es spezielle Softwarelösungen, auf die Sie in diesem Bereich setzen?

Da nutzen wir Zendesk. Ich habe das damals selbst aufgesetzt. Was ich daran gut finde ist die Möglichkeit, relativ flexibel Tickets oder Mails, die vom Kunden eingehen, in verschiedene “Buckets” zu legen. Also im Sinne von: Ist der Kunde Bestandskunde oder ist er sozusagen noch im Onboarding? Und so kann ich die Anfrage dann anhand des Status an verschiedene Teams weiterleiten und das Ganze organisieren. Was auch schön ist an Zendesk: Es lässt sich sehr leicht mit anderen Anwendungen verknüpfen, zum Beispiel mit Jira. Sagen wir, ein Kunde hat ein Feature-Request, das über Zendesk reinkommt. Das müssen wir ja dann an das Produktteam weitergeben. Wenn nun das Produktteam dieses Feature implementiert hat, ploppt bei dem jeweiligen Service-Mitarbeiter automatisch eine Benachrichtigung auf, die die ursprüngliche Kundennachricht betrifft. So können wir dem Kunden also antworten: “Das Problem ist jetzt gelöst - so geht es!”

Was läuft bei Ihnen in Sachen HR (zum Beispiel im Recruiting oder im Talent Management)? Was für Software setzen Sie hier ein?

(lacht) Hauptsächlich nutzen wir dafür selbstverständlich Personio. Aber wir haben tatsächlich ein Tool, das in Personio noch nicht abgebildet ist, und zwar teambay. Das ist sozusagen eine Mitarbeiterbefragung, aber nicht klassisch im Sinne von: Ein riesiger Fragebogen einmal im Jahr. Stattdessen stellt teambay jedem Mitarbeiter jede Woche (bei uns immer Donnerstags) eine spezifische Frage per Mail und fragt dann noch die allgemeine Zufriedenheit ab. Eine Beispielfrage: “Hast du das Gefühl, deine Arbeit bei Personio wird gewertschätzt?” Darunter ist dann ein Freitextfeld, so können unsere Mitarbeiter uns nicht nur sagen, ob sie unzufrieden waren, sondern auch wieso. Wir als Führungskräfte können uns dann die anonymen Auswertungen ansehen und viel daraus lernen - und vor allem darauf reagieren.

Welche Tools nutzen Sie für die Buchhaltung oder die Rechnungsstellung - oder allgemein für Ihre Finanzen? Warum gerade die?

(lacht) Guter Punkt! Da tun wir uns am schwersten. Das Projekt, ein Accounting-Tool auszuwählen, ist immer noch nicht abgeschlossen. Da spüren wir die meisten Schmerzen und müssen die meisten Tradeoffs machen zwischen “Was erwarten wir?” und “Was gibt es am Markt?”. Leider haben wir bis jetzt noch keine zufriedenstellende Antwort gefunden. Wir helfen uns da quasi noch selbst - was nicht ideal ist, weil wir ganz komplexe Strukturen haben: Jährliche Payments, monatliche Payments, Vertragsbindung, Refunds, Discounts, Kreditkarten, Rechnungen, und so weiter. Aktuell haben wir unsere Lohnabrechnung und alles Steuerliche also outgesourcet, an einen Steuerberater, bzw. an ein Lohnbüro. Bei allen zahlengetriebenen Prozessen nutzen wir Google Sheet, weil die Spreadsheets anders als bei Excel von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig genutzt werden können.

Nutzen Sie ein CRM-System? Wie organisieren Sie Ihre Kunden?

Hauptsächlich via Zendesk und Natero. Natero für Onboarding und Upselling, Zendesk für die Pflege der Bestandskunden. Beide sind verknüpft durch ein zentrales Data Warehouse, das wir selbst auf Basis von QlikView gebaut haben.

Ist bei Personio ein KPI-Dashboard oder ein anderes BI- oder Analyse-Tool zur Messung von Kennzahlen im Einsatz? Welches ist es? Und warum?

Rein aus Marketingsicht wird Google Data Studio am meisten eingesetzt - das ist wirklich ein ganz tolles Tool mit Online-Marketing-Fokus. Man kann zum Beispiel Google Adwords und Google Analytics integrieren und dadurch tolle Reports bauen. Was allgemeine Dashboards angeht, nutzen wir Klipfolio. Das Tool ist tendenziell komplexer als beispielsweise Geckoboard, das mit vielen standardisierten Reports arbeitet. Mit Klipfolio können wir für jedes Team einzelne Dashboards bauen und auch eigene KPI dafür definieren. Unsere aktuellen Dashboards hängen auch bei uns im Flur, auf großen Flatscreens.

Welchen Hoster verwenden Sie für Ihre Website? Warum haben Sie diese Wahl getroffen?

Da wir großen Wert auf Datenschutz legen, benutzen wir den deutschen Hoster ProfitBricks, sowohl für die Website, als auch für die App. Der hat die Spezialität, dass er nur mit Rechenzentren arbeitet, die Daten in Deutschland halten, also Frankfurt und Karlsruhe.

Gibt es sonst noch Tools, Instrumente oder Methoden, die bei Personio zum Einsatz kommen? Haben Sie noch spezielle Empfehlungen?

Google Optimize ist richtig cool! Es gibt ja so viele Tools für AB-Testing da draußen, die oft noch zusätzlich Geld kosten. Aber bisher sind wir mit Google Optimize eigentlich am glücklichsten. Das kostet nichts und wir können damit verschiedene Seitenversionen ganz einfach testen, ohne viel programmieren zu müssen.

Die Tools von Personio im Überblick:

• Google Optimize
• ProfitBricks
• Klipfolio
• Google Data Studio
• Google Sheets
• Zendesk
• Asana
• Jira
• close.io
• HubSpot
• Google Analytics
• Wordpress
• Gmail
• Google Drive
• Slack