Das Dashboard ist bei objego Ihre Verwaltungs-Zentrale

Screenshot: trusted.de

Quelle: app.objego.de

Um herauszufinden, wie gut objego für die Hausverwaltung geeignet ist, haben wir uns das Tool im Praxistest angesehen. Dazu hat die trusted-Redaktion in der Software einige Wohnhäuser mit unterschiedlichen Wohnsituationen angelegt und so ermittelt, für welche Fälle objego besonders gut geeignet ist, und in welchem Umfang die Software private und gewerbliche Vermieter:innen bzw. Hausverwaltungen unterstützen kann. Das sind unsere Erfahrungen:

Der erste Schritt besteht aus dem Anlegen der einzelnen Immobilien. Hier bietet objego neben Mehrfamilienhäusern auch Wohn- und Geschäftshäuser, Eigentumswohnungen, Einfamilienhäuser, Gewerbeeinheiten, Garagen/Stellplätze und “Sonstiges”, wobei das Vorgehen immer gleich ist: Sie geben die Adresse sowie die Grundfläche ein und gelangen dann direkt zu den Mieter:innendaten.

Haben Sie alle Daten zum Objekt und den Mieter:innen eingegeben, wird Ihnen eine Art vereinfachter Mietvertrag angezeigt

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Vom Start weg macht objego vieles richtig: Die Anzahl der Wohneinheiten ist nicht begrenzt, sodass Sie so viele Gebäude und Wohnungen anlegen können, wie Sie möchten. Im Dashboard haben Sie später alle wichtigen Informationen über Ihre Gebäude auf einen Blick: Neben den Mietverträgen können Sie hier auf die gespeicherten Kontaktdaten Ihrer Mieter:innen zugreifen sowie Zahlungen kontrollieren und Zählerstände eintragen.

Zudem können Sie pro Gebäude einen Kontakt als Ansprechpartner:in festlegen. Wohlgemerkt: nur einen! Eine sinnvolle Verwaltung von Wohneigentümergemeinschaften (WEGs) ist damit erschwert. Zudem gibt es auch keine separaten Kontaktdatenbanken für Hausmeister:innen, Handwerker:innen und Co. Keine große Lücke; aber eine Lücke! Anbieter wie Immoware24 lösen das geschickter.

Für Ihre Häuser sollen Sie einen Verantwortlichen festlegen - das muss aber nicht immer der Mieter sein

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Das Herzstück der Immobilien- und Objektverwaltung von objego ist das Dashboard. Dazu gehört auch eine Übersicht über statistische Angaben zu Ihrem Portfolio: So sehen Sie hier, welche Objekte/Wohneinheiten Sie vermietet haben (und welche nicht) und wie lange die durchschnittliche Mietdauer ist. Ein Klick auf dieses Feld bringt Sie direkt zur Übersicht Ihrer Immobilien.

Sobald die ersten Mietzahlungen eingegangen sind, füllt sich das Dashboard mit Leben

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Bereits mit den ersten Schritten bei objego wird deutlich, dass der Fokus auf private Vermieter:innen gelegt wird: Zur Verwaltung einer (oder weniger) Immobilien sind alle benötigten Tools vorhanden; darüber hinaus gibt es aber wenige Extras. Sie können zwar z.B. auch Gewerbeimmobilien anlegen; für diese fehlt es aber an sinnvollen Extras wie verschiedenen Kontaktdatenbanken (z.B. für Hausmeister:innen).

Zur Ablage Ihrer Dokumente bietet Ihnen objego einen eigenen Bereich. In diesem können Sie Dateien aller Art (z.B. auch Fotos) hochladen und entweder allgemein ablegen, mehreren Gebäuden/Wohnungen oder direkt einzelnen Personen zuordnen. Um die Dokumente einfacher wiederzufinden, ordnen Sie die Dateien einer bestimmten Kategorie (z.B. Mietvertrag, Anlage V oder Betriebskostenabrechnung) zu.

In der Dokumentenablage fügen Sie Dokumente und sonstige Dateien zu, leider ist das ganze nicht übersichtlich

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Hier stoßen Sie auf ein Hauptproblem des Dokumentenspeichers: Es gibt zwar eine ausgedehnte Filter-, Sortier- und Suchfunktion, aber keine individuellen Ordner. Alle Dokumente zu allen Objekten landen unsortiert in einer langen Liste, was schnell zu Chaos führen kann. Dokumente lassen sich auch nicht versionieren; höchstens manuell umbenennen.

Im Test ist uns aufgefallen, dass sich Daten aus hochgeladenen Dokumenten nicht weiterverarbeiten lassen. Ein Beispiel: Wir konnten eine Rechnung, die wir in der Betriebskostenabrechnung auf die Mieter:innen umlegen wollten, zwar hochladen – die Rechnungsdaten mussten wir aber nach wie vor manuell in die Betriebskostenabrechnung übernehmen. Hier gibt es noch Potenzial für Verbesserungen.

Auch das Teilen von Dokumenten ist nicht möglich; hier lässt objego bedauerlicherweise viel Potenzial ungenutzt. Anbieter wie immocloud lassen das Teilen z.B. per E-Mail zu.

objego bietet Ihnen insgesamt 25 Vorlagen zu allen möglichen verschiedenen Themen

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Dafür gefielen uns die zahlreichen Dokumentvorlagen. Egal, ob für Mietverträge, Mieter:innenpflichten (z.B. Winterdienst), die Hausordnung, Übergabeprotokolle oder Zahlungserinnerungen - objego bringt ansprechende Vorlagen für viele Situationen mit, die Sie einfach herunterladen oder direkt in der Software noch einmal nachbearbeiten.

Gut zu wissen: Der Dokumentenspeicher ist, anders als bei anderen Anbietern, auf 10 MB pro Datei und auf 1.000 MB im Starter- oder Basic-Tarif beschränkt. Lediglich im Premium-Tarif erhalten Sie unbegrenzten Speicherplatz.

objego bietet keinerlei Features zur Kommunikation mit Ihren Mieter:innen und kann daher in diesem Bereich leider auch nicht punkten. Es gibt keine E-Mail-Anbindung, keinen integrierten Messenger/Chat, kein Schwarzes Brett und keine E-Post-Schnittstelle.

Solche Features hätten den vorhandenen Funktionsumfang sinnvoll ergänzt und sind bei vielen Wettbewerbern zumindest zum Teil integriert – zum Beispiel bei immoware24 und immocloud.

Eine Bankingschnittstelle (finAPI) ermöglicht das Verbinden Ihres objego-Profils mit dem eigenen Bankkonto. Die Geldein- und Ausgänge Ihres Kontos sehen Sie dann direkt in der Finanzübersicht von objego. Die Finanzverwaltung ist aber insgesamt recht übersichtlich und konzentriert sich auf die wichtigsten Funktionen.

Unter “Meine Einnahmen & Ausgaben” sehen sie einmal die Kontobewegungen Ihrer Immobilien - aber unter “Bankverbindungen verwalten” auch die Ihres Kontos - sofern Sie es hinzugefügt haben

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So erkennt die Software regelmäßige Mieteingänge automatisch. Einmalig muss dafür ein Mieteingang selektiert werden; alle weiteren regelmäßigen Mietzahlungen erkennt objego dann anhand von Absender, Verwendungszweck und Summe. Mieterhöhungen erkennt die Software ebenfalls und kann sie zuordnen, Teilzahlungen allerdings nicht; diese müssen händisch nachgetragen werden.

Eine Benachrichtigung, falls Zahlungen ausbleiben, erhalten Sie nicht. Stattdessen sehen Sie im Dashboard direkt nach dem Start der Software eine Übersicht der eingegangenen und fehlenden Zahlungen des Monats.

Welche Mieten (und wie viele) insgesamt noch fehlen, sehen Sie in der Übersicht Ihrer Mietobjekte, auf die Sie vom Dashboard aus direkten Zugriff haben

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Ein Rechnungs- oder Mahnwesen gibt es generell nicht bei objego. Stattdessen laden Sie Rechnungen abermals in die Dokumentenablage hoch (was dort dann wieder für mehr Chaos sorgt) und ordnen diese einer oder mehreren Wohneinheiten zu.

Gerade der Export von Zahlungseingängen (oder -ausgängen) ist ein sinnvolles Tool für die Steuererklärung. Diese Zahlungen müssen Sie aber in regelmäßigen Abständen manuell sichern, da aufgrund der sicheren PSD2-Datenverschlüsselung Ihrer Bankdaten nur drei Monate auf die Accountbewegungen zugegriffen werden kann.

Mit der automatischen Mieteingangskontrolle und dem Export von Zahlungen bietet objego Grundfunktionen der Finanzverwaltung, die den allermeisten Privatvermieter:innen ausreichen dürfte und ihnen viel Arbeit abnehmen, indem sie z.B. die monatlichen Zahlungen direkt im Dashboard sehen. Professionelle Vermieter, bzw. Firmen, dürften diese Funktionen allerdings bei weitem nicht ausreichen, da u.a. der Rechnungsversand fehlt.

Um Ihnen die Betriebskostenabrechnung zu erleichtern, bietet objego Ihnen einige Hilfestellungen. So können Sie Zählerstände (z.B. Strom oder Wasser) direkt in der Wohneinheitenübersicht hinzufügen. Dieses Feature ist gut gelöst und beinhaltet auch eine Historie, über den Sie die manuell eingegebenen Zählerstände (z.B. Einzug und Jahresabrechnungen) auf einen Blick betrachten können.

Das Tool für Zählerstände ist relativ simpel - aber gut!

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Das vermutlich wichtigste Tool bei objego ist die Betriebskostenabrechnung. Diese ist tatsächlich innerhalb weniger Minuten erstellt. So wählen Sie erst die Art der Kosten aus (z.B. Strom oder Wasser) und einen Umlageschlüssel und tragen die Kosten ein, die dann anhand des Schlüssels auf die einzelnen Mieter:innen verteilt werden. Dafür wählen Sie aus insgesamt 31 verschiedenen Kostenarten.

Das Tool denkt mit: hier haben wir die Leerstände für unsere Testwohnungen im Zeitraum der Betriebskostenabrechnung nicht eingetragen

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Leider ist uns hier ein echtes Ärgernis aufgefallen: Umlageschlüssel und Zählerstand werden nicht gekoppelt, sprich: die Kosten werden nicht anhand des tatsächlichen Verbrauchs der Mieter:innen ermittelt. Stattdessen funktionieren die Zählerstände nur als Gedächtnisstütze: Sie müssen als Umlageschlüssel “Direktzuordnung” auswählen und den prozentualen Verbrauch der Mieter:innen selbst ermitteln und dort eintragen.

Achtung: Haben Sie einmal einen Umlageschlüssel für einen Kostenpunkt ausgewählt, können Sie diesen nicht mehr ändern; nicht einmal dann, wenn Sie den Kostenpunkt selbst aus der Abrechnung entfernen. Stattdessen muss eine neue Abrechnung mit diesem Kostenpunkt erstellt werden. Das Problem ist objego bekannt und wird hoffentlich bald behoben.

Haben Sie alle gewünschten Posten hinzugefügt (im Basic- oder Premium-Tarif können Sie zusätzlich die Heizkostenabrechnung durchführen), können Sie die Betriebskostenabrechnung speichern und als PDF versenden.

Haben Sie nur den kostenlosen Starter-Tarif, sehen Sie hier nur diese Übersicht. Gut: Die Betriebskostenabrechnung wird gespeichert, sodass Sie sich auch jetzt noch für den Kauf entscheiden können, ohne eine neue Abrechnung erstellen zu müssen.

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Eine Besonderheit ist das Tool zur Vorbereitung von Anlage V für die Steuererklärung. Dieses hilft gerade privaten Vermieter:innen enorm. Ein- und Ausgaben verarbeiten Sie direkt aus der Jahresübersicht heraus: Die Zahlungen exportieren Sie bequem in eine Excel-Tabelle und geben sie dann an Ihre Steuerberatung weiter.

Schade: Auch für Dateien gibt es eine Kategorie “Anlage V” in Ihrer Dokumentenablage; diese werden allerdings nicht berücksichtigt, sondern nur Zahlungen aus Ihrer Banking-Übersicht. Etwaige Übernahmen oder Ausgaben müssen hier händisch nachgetragen werden. Dies gilt analog auch für die Betriebskostenabrechnung.

objego bietet insgesamt drei verschiedene Tarife. Der Starter-Tarif ist dauerhaft kostenlos, besitzt aber einen eingeschränkten Funktionsumfang. Hier schnuppern sie im Grunde in alle Funktionen rein, können aber z.B. keine Betriebskostenabrechnungen speichern. Daher ist dieser Tarif am ehesten als eine Art “Demo-Version” zu verstehen: Sie können sich alles ansehen, die Software aber nicht sinnvoll nutzen.

Anders als bei anderen Anbietern unterscheiden sich die Tarife nicht in der Anzahl der Objekte, sondern in den Funktionen

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Der Basis-Tarif ist das Mittelstück. Er kostet 7,95 Euro/Monat im Jahresabo bzw. 9,95 Euro/Monat für drei Monate. Hier haben Sie die Betriebskostenabrechnung, verschiedene Vorlagen für Dokumente und Verträge sowie die Vorbereitung für die Anlage V mit inklusive. Ebenso erhalten Sie verbesserten Support, so wird z.B. die telefonische Unterstützung freigeschaltet.

Der Premium-Tarif kostet 12,95 Euro/Monat im Jahresabo bzw. 19,95 Euro/Monat im dreimonatigen Abo. Hiermit können Sie die Nebenkostenabrechnung auch für Gewerbeeinheiten durchführen und erhalten zusätzlich alle Dokumente und Vorlagen ohne objego-Logo. Zusätzlich erhalten Sie weitere Individualisierungsoptionen bei der Betriebskostenabrechnung. Auch entfällt die Beschränkung des Speicherplatzes der Dokumente.

Ein weiterer Pluspunkt des Premium-Tarifs ist die OCR-Texterkennung. Diese liest aus Rechnungen die wichtigsten Posten aus, um sie direkt in die Nebenkostenabrechnung umzusetzen.

Welcher Tarif der richtige für Sie ist, sehen Sie in einem ausführlichen Überblick über die Funktionen

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Die Abrechnung erfolgt immer im Voraus, das heißt, Sie bezahlen den kompletten Betrag für das gesamte Jahr oder die drei Monate vorab. Um einen Einblick in die Software zu bekommen und sie ausführlich zu testen, ist der kostenlose Starter-Tarif ideal geeignet. Sind Sie privater Vermieter und können außerdem mit dem objego-Logo auf Ihren Dokumenten leben, reicht der Basic-Tarif für 7,95 Euro/Monat im Jahrespaket vollkommen aus.

Beim Thema Usability macht objego keiner was vor! Das Design ist sehr aufgeräumt und von der Farbgebung her modern. Gerade das Dashboard sticht mit allen wichtigen Kennzahlen bei guter Übersicht hervor. Auch die ausklappbaren Mietobjekte sind eine gute Lösung. Insgesamt haben wir uns im Test hervorragend zurechtgefunden und müssen die einfache Bedienung und das frische Design der Software loben.

Schade ist und bleibt nur, dass es in der Dokumentenablage aufgrund der fehlenden Möglichkeit, Ordner anzulegen, schnell unübersichtlich wird.

Nicht nur die Software, auch die Webseite selbst ist im gleichen Stil gehalten und wirkt modern und nicht überladen

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Datenschutz ist für objego sehr wichtig. Die Server stehen in den Niederlanden und besitzen die ISO 27001-Zertifizierung, dementsprechend kann von einer hohen Sicherheit entsprechend der gültigen EU-Regularien ausgegangen werden. Alle Daten werden per PSD2-Verschlüsselung gesichert. Die Webseite selber nutzt ein gültiges SSL-Zertifikat, auch beim Thema Cookies und Datenschutzbestimmung hält objego sich an die DSGVO.

Wenn Sie einmal nicht weiter wissen, können Sie sich per E-Mail oder direkt per Telefon (nur Basic- oder Premium-Tarif) an objego wenden. Der Support ist montags bis freitags von 9 bis 17 Uhr erreichbar, das entspricht im etwa dem Durchschnitt. Erste Anlaufstelle sollte aber der FAQ-Bereich sein, in dem wichtige Fragen einfach und kompetent geklärt werden.

Im objego Helpcenter (dem FAQ-Bereich) werden über 100 Fragen direkt beantwortet

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Des Weiteren werden sowohl kostenfreie Webinare als auch kostenlose E-Books angeboten, sofern Sie eine genauere Einführung in die Software oder die Thematiken generell benötigen. Weiterführende Informationen zu allen Themen, die Vermieter betreffen (z.B. Verhalten bei Mietnomaden) finden Sie in einem ausführlichen Blog.