Diese Mindmap zeigt Ihnen die Funktionen von Immoware24 und sieht dabei aus wie eine Hausplanungssoftware

Screenshot: trusted.de

Quelle: immoware24.de

Immoware24 bietet eine Menge Features, die für die Verwaltung Ihrer Häuser und Mietwohnungen relevant sind. Um herauszufinden, für welche Arten der Hausverwaltung Immoware24 am besten geeignet ist, haben wir mit der Software verschiedene Häuser und Wohnsituationen angelegt und alle Funktionen ausführlich getestet. Dies sind unsere Erfahrungen:

Bevor Sie mit Immoware24 loslegen, sollten Sie sich erst einen Überblick über das Tool verschaffen, da ein(e) Einweisung/Tutorial fehlt und Sie sonst von der Fülle der Funktionen schier erschlagen werden könnten. Finden Sie sich erst einmal zurecht, sitzen zumindest die ersten Handgriffe schnell und das Anlegen der Daten wird zum Kinderspiel.

Objekte sind schnell angelegt; Informationen fügen Sie hinzu - oder Sie lassen sie einfach weg

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Die Vorgehensweise ist nämlich immer gleich: Zuerst legen Sie ein Objekt (als übergeordnete Einheit) an, dem Sie dann Gebäude und einzelne Einheiten (z.B. Wohnungen) und Mieter:innen zuweisen können. Hier punktet Immoware24 mit seinem Umfang: Neben dem Namen können Sie Kontaktdaten, z.B. Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und auch die Art des Kontaktes (z.B. Mieter:in, Handwerker:in oder Bank) hinterlegen.

Die Variationsmöglichkeiten zur Anlage von Kontakten sind vielfältig. So können Sie etwa eine individuelle Briefanrede festlegen.

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Klasse: Die Kontaktdatenbank bietet umfangreiche Filterfunktionen (z.B. nach Art des Kontaktes) und eine Suchfunktion. So lassen sich auch größere Datenbanken mit vielen Kontakten übersichtlich verwalten; gerade für professionelle Hausverwaltungen ist das von besonderem Interesse.

Auch die Suchfunktion der Kontaktdatenbank ist umfangreich - wenn Sie tausende Kontakte in ihrem Telefonbuch haben, ist dieses Tool definitiv das richtige für Sie

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Punktabzüge gibt es für das Design. Das ganze Tool wirkt dermaßen steril und aufgeräumt, sodass wir während des Tests konsequent das Gefühl hatten, mit einer Tabellenkalkulation zu arbeiten. Auch sind Schaltflächen teilweise so konzipiert, dass wir gar nicht wussten, was genau uns eigentlich dahinter erwartet, da eine Beschreibung der Funktion fehlte. Ab und an entschärft ein erklärendes Mouse-Over dieses Problem, häufig bleibt Ihnen aber nur Trial-and-Error.

Von der nicht immer einfachen Usability abgesehen, weiß Immoware24 aber mit seinem enormen Funktionsumfang zu begeistern. Eine Leerstandsübersicht z.B. finden Sie über die Schaltfläche “Auswertungen” → “Leerstand”. Auch hier wird allerdings der Tabellencharakter deutlich. Modernere Tools setzen hier meist auf ein Dashboard mit Diagrammen, die Leerstände und Mietverhältnisse übersichtlich auf einen Blick darstellen. Im Vergleich dazu wirkt Immoware24 regelrecht altbacken.

Praktisch: Immoware24 bietet eine 30-tägige Testphase, während derer Sie alle Funktionen nach Belieben ausprobieren dürfen. Für diese Phase erhalten Sie außerdem ein Paket mit Musterhausdaten, das auch vergangene Ein- und Ausgaben simuliert und Ihnen so einen Einblick in die Software gibt, ohne dass Sie diese erst umständlich einrichten müssen. Die Testphase endet automatisch; eine Kündigung ist nicht nötig.

Immoware24 bietet ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem, in dem Sie sowohl Ihre selbst erstellten Verträge direkt abspeichern, oder Dokumente von Ihrem Gerät hochladen können. Die Dokumente werden in der Übersicht z.B. nach Datum und Zeitraum sortiert, eine weitergehende Versionsverwaltung gibt es nicht; diese ist so auch nicht unbedingt nötig.

Trotz der vielen Möglichkeiten bleibt der Dokumentenspeicher stets übersichtlich, auch durch diverse Filter und die Suchfunktion. So haben wir im Test stets alle gesuchten Dokumente schnell wiederfinden können. Diese lassen sich übrigens nicht nur in Immoware24 importieren, sondern auch exportieren (z.B. als PDF- oder XLS-Datei) oder über das integrierte E-Mail-Tool verschicken.

Vorlagen bietet Immoware24 viele - unter anderem Abmahnungen wegen Tierhaltung, Untervermietung oder Lärmbelästigung

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Dokumente lassen sich mit Immoware24 aber nicht nur organisieren, sondern auch erstellen. Dafür steht ein eigener Bereich mit Dokumentenvorlagen zur Verfügung, in dem Sie Muster für Abmahnungen, Anschreiben, Auskünfte/Bescheinigungen, Verträge, Kündigungsschreiben und vieles mehr finden. Diese füllen Sie entweder direkt online aus (und versenden Sie weiter) oder Sie bearbeiten die Daten offline.

Unser Eindruck: Die vielseitige Dokumentenverwaltung ist ein Herzstück von Immoware24. Wir waren im Test begeistert davon, wie einfach und übersichtlich wir hier auch eine große Anzahl an unterschiedlichen Dokumenten organisieren und verwalten konnten. Das eignet sich grundsätzlich für alle Arten von Verwalter:innen; gerade große Hausverwaltungen werden das Dokumentenmanagement von Immoware24 aber zu schätzen wissen.

Die direkte Kommunikation mit Kontaktpersonen aus Immoware24 ist per E-Mail-Anbindung möglich; einen integrierten Messenger oder Chat, um persönlich mit Ihren Mieter:innen in Kontakt zu treten, gibt es aber nicht. Gegen Aufpreis erhalten Sie allerdings das “PORTAL24”, ein Mieterportal, in dem Mieter:innen z.B. Schadensmeldungen bereitstellen können. Hier ist ein Chatbot integriert, der Kerndaten verschiedener Vorfälle erfragt, automatisch ein Ticket erstellt und an die Verwaltung weiterleitet.

Mit dem Kalender behalten Sie den Überblick über anstehende Aufgaben - z.B. Wohnungsbesichtigungen und Eigentümerversammlungen

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Ein Ticketing-System dient zur Übersicht über verschiedene Aufgaben, z.B. bei anstehenden Reparaturen. Hierüber können auch Handwerker:innen direkt mit der Verwaltung Kontakt aufnehmen, sollten Schwierigkeiten auftreten.

Interessant für WEGs: Immoware24 bietet die Möglichkeit, Eigentümerversammlungen inkl. der Beschlussfassungen zu erfassen. Einladungen werden direkt über das E-Mail-Portal verschickt. Die Versammlungen werden zwar nicht direkt mittels Immoware24 durchgeführt (z.B. Videokonferenz). Stattdessen tragen Sie die Beschlüsse (inkl. Stimmenanteile) selbst ein. So werden die Ergebnisse der Eigentümerversammlung schriftlich festgehalten.

Immoware24 greift auf Wunsch direkt auf Ihre Bankverbindung zu; dies geschieht entweder über das klassiche Online-Banking (TAN-Verfahren) oder über eine EBICS-Schnittstelle. Die Finanzverwaltung bietet dabei zumindest die wichtigsten Kernpunkte wie eine automatische Mieteingangskontrolle; einen Alarm oder eine Benachrichtigung über fehlende Mieteinnahmen haben wir im Test allerdings nicht erhalten. Das wäre hier das i-Tüpfelchen!

Laufende Kosten für ein Gebäude sehen Sie in dieser Übersicht. Noch fehlende Beträge können Sie (etwas sperrig) über “offene Posten” in der Zeile “aktueller Saldo Debitor” abrufen.

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Eine Übersicht über säumige Mieter:innen finden Sie stattdessen in der Mietschuldenübersicht. Gut: Dank einer Historie sehen Sie sofort, welche Mieter:innen sich häufiger oder sogar regelmäßig etwas zuschulden kommen lassen.

Belege über Zahlungen und Rechnungen werden im Dokumentenmanagementsystem gesammelt. Über die Sonderkostenabrechnung werden diese Kostenpunkte auch direkt umgelegt. Schade: Dies funktioniert nicht direkt aus dem Dokument heraus, sondern nur dann, wenn Sie die Betriebskostenabrechnung anfertigen.

Hier zeigt die Konkurrenz, dass mehr möglich ist. hellohousing mit seinem leistungsfähigen Belegerfassungstool z.B. geht einen Schritt weiter und erfasst per E-Mail versandte Belege automatisch für Sie.

Nahezu alle Daten lassen sich über einen Button am unteren Bildschirmrand als PDF exportieren und in der Dokumentenablage sichern

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Gesammelte Rechnungen lassen sich über die E-Mail-Integration direkt verschicken (oder als PDF exportieren). Gerade in Bezug auf die Historie über säumige Schulder:innen, das Mahnwesen (und in Verbindung mit den Mustervorlagen für Abmahnungen) merkt man, wie bei Immoware24 ein Rädchen ins andere greift. Dokumenten-, Vertrags- und Finanzverwaltung bauen sinnvoll aufeinander auf und bieten uns als Verwalter:innen einen Rundumblick und einen sauberen Workflow.

Respekt; im aktuellen Test unterstützte uns kein anderer Anbieter so professionell beim Aufbau eines digitalen Rechnungs- und Mahnwesens!

Kommen wir zur Betriebs- und Nebenkostenabrechnung, die Sie ebenfalls mit Immoware24 erstellen können. Dafür lesen Sie die jeweiligen Zählerstände (z.B. Strom oder Gas) ab und geben diese manuell ins System ein. Durch Anzeige der vorherigen Zählerstände (Historie) ist die Vergleichbarkeit gewährleistet. Ein (kleiner) Wermutstropfen: Die Möglichkeit, Smart Meter zu koppeln und Zählerstände automatisch zu übernehmen, besteht leider nicht.

Die Finanzübersicht zu einzelnen Wohnungen ist relativ übersichtlich. Abrechnungen fertigen Sie über das Menü auf der linken Seite an.

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Beim Thema Abrechnung hält Immoware24 im Vergleich mit anderen Anbietern einige Trümpfe in der Hand. Neben der Betriebskostenabrechnung dürfen Sie verschiedene weitere Abrechnungen, z.B. für Heizkosten, Umsatzsteuern, oder sogar separate für Bankkonten oder Mietobjekte anfertigen. Ebenso unterstützt Sie das Tool bei der §35a-Anlage, also der Absetzung von Handwerkerleistungen.

Anders als alle anderen getesteten Anbieter bietet Immoware24 eine DATEV-Schnittstelle, um Ihre Buchhaltung zu erleichtern. Dieses Feature ist gerade für professionelle Hausverwaltungen unabdingbar, aber auch kleinere Firmen und private Verwalter:innen profitieren davon, buchhalterische Angelegenheiten zu professionalisieren.

Unterstützung bei der Vorbereitung von Anlage V für die Steuererklärung bietet Immoware24 dagegen nicht. Benötigen Sie hier digitale Unterstützung, sollten Sie sich bei objego oder vermietet.de umsehen. Beide Anbieter sind auf private Vermieter:innen bzw. kleine Hausverwaltungen mit nur wenigen Wohneinheiten spezialisiert.

Immoware24 ist, was die Kosten für einen Account angeht, ungünstigerweise sehr intransparent. Für eine Preisabfrage müssen Sie sich direkt an Immoware24 wenden. Anhand der Anzahl Ihrer Verwaltungseinheiten wird Ihnen dann ein individueller Preis angeboten. Ein fairer Preisvergleich mit anderen Anbietern ist so leider nicht möglich.

Immoware24 besticht besonders mit seiner professionellen Aufmachung und den leistungsstarken Features. Dies geht jedoch extrem zulasten der Usability. Die ersten Schritte gehen zwar gut von der Hand - wenn man die Software zuvor ausgiebig testet. Durch die Musterhausdaten ist das gut möglich, die Geduld muss man aber auch aufbringen. Ein Tutorial oder weitergehende Erklärungen fehlen jedenfalls völlig.

Gerade bei solchen Seiten fühlten wir uns im Test, als würden wir mit einer Excel-Tabelle arbeiten. Augenkrebs-Gefahr!

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Die Aufbereitung der Daten ist für Fans von hübscher Optik - salopp gesagt - eine Katastrophe. Das Design aus dem letzten Jahrtausend wirkt, als wären wir hier in einer Excel-Tabelle unterwegs und sorgt auch nicht für Übersichtlichkeit. Ein paar aufbereitete Diagramme, mit denen die trockenen Zahlen übersichtlicher dargestellt werden, wären aber möglich gewesen – und würden Immoware24 nicht schaden!

Immoware24 bemüht sich, Sicherheit zu vermitteln und verantwortungsvoll mit Ihren Daten umzugehen: So stehen die Server in Deutschland und besitzen sowohl eine TÜV- als auch eine ISO27001-Zertifizierung. Die Daten werden beim Transfer per Signtrust SSL verschlüsselt. Die Webseite entspricht den üblichen Anforderungen (DSGVO-Konformität, Cookie-Hinweis und SSL-Zertifikat).

Immoware24 bietet verschiedene Supportoptionen: Neben einem separaten Ansprechpartner per E-Mail erhalten Sie auch über eine Telefonhotline zum Ortstarif Unterstützung, deren Sprechzeiten allerdings recht eingeschränkt sind (Mo.–Do.: 9-12 und 13-17 Uhr, Fr.: 9-12 und 13-15 Uhr). Erste Anlaufstelle sollten allerdings sowieso die umfangreichen FAQ sein.

Immoware24 bietet ein großes Downloadportal - neben Werbebroschüren erhalten Sie dort auch eine Einleitung bzw. Erklärung für die Software - allerdings alles sehr trocken

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Des Weiteren bietet Immoware24 verschiedene Video-Tutorials, PDF-Dokumente und sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Webinare an. Weitere Informationen und Neuigkeiten aus der Immobilienbranche sollen Sie außerdem über einen Blog erhalten, der aber offenbar seit Ende 2020 nicht mehr gepflegt wird.