Die Nebenkostenabrechnung ist ein Kernfeature von hellohousing

Screenshot: trusted.de

Quelle: app.hellohousing.de

Wir von trusted haben uns hellohousing im Praxistest angeschaut, um herauszufinden, wie gut die Software schon jetzt für die Objektverwaltung geeignet ist und wie sie private (oder gewerbliche) Vermieter und Hausverwaltungen bei der alltäglichen Verwaltungsarbeit unterstützen kann. Unsere Erfahrungen finden Sie hier:

Der Start erfolgt denkbar einfach; hellohousing setzt hier auf ein Baukasten-Prinzip: Erst wird das Haus angelegt, dann die Wohnungen im Haus und dann die Mieter:innen. Die erste Immobilie ist schnell angelegt, da nur eine Adresse benötigt wird. Wohnungen und Mieter:innen folgen mit jeweils einem Klick auf die gleiche Art und Weise.

Eine Immobilie ist schnell angelegt; viele Informationen benötigen Sie dazu nicht

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Beim ersten Blick fällt auf, dass hellohousing hier nur auf die allerwichtigsten Funktionen setzt: Sie fügen Ihrem Haus Wohnungen und Mieter hinzu, und … tja, das war es eigentlich auch schon. Datenbanken über Mieter:innen oder Angestellte (z.B. Hausmeister:innen) oder sonstige Personen (z.B. Eigentümer:innen) gibt es nicht, immerhin aber eine Mietverhältnis- und Leerstandsübersicht. Anbieter wie vermietet.de oder Immoware24 gehen da jedoch weiter.

Die Immobilienverwaltung speichert im Grunde nur die Adresse; zusätzlich geben Sie verschiedene Kostenarten (z.B. Versicherungen oder Heizung) und den Verteilerschlüssel für die Betriebskostenabrechnung an. Das Dashboard stellt Ihnen alles Wichtige zur Verwaltung der Objekte übersichtlich dar, unter anderem eine Übersicht über alle Mieteinheiten inklusive der Kontaktdaten (E-Mail-Adresse und Telefonnummer) der Bewohner:innen.

Eine Zusammenfassung quasi aller Informationen bietet das Dashboard

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Insgesamt eignet sich hellohousing hervorragend für private Vermieter, aber nicht für größere Verwaltungen. Der Fokus liegt klar auf einem oder vielleicht zwei Häusern mit mehreren Wohnungen. Professionelle bzw. gewerbliche Verwaltungen dürften einige Features, wie z.B. eine Kontaktdatenbank, fehlen. Die Kontaktdatenbank dürfte allerdings mit dem geplanten Mieterportal nachgereicht werden.

hellohousing ist sehr einsteigerfreundlich. Dennoch gibt es in nahezu jeder Funktion der Software am oberen Rand Schaltflächen für Erklärungen oder kurze Tutorials. Das ist leider etwas verwirrend: Mehrfach hatten wir diese Tutorials versehentlich geöffnet, da sie eindeutiger benannt sind als die Funktion an sich (z.B. “Immobilie anlegen” oder “Mieteinheit anlegen”) und zwar klein, aber andersfarbig und damit auffälliger sind.

Die kleinen Schaltflächen am oberen Rand sind nützliche Hilfetexte, lassen sich aber leicht mit Features verwechseln

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Die Dokumentenverwaltung in hellohousing ist ausbaufähig. Eine separate Ablage gibt es nicht. Sie können einzelne Ausgaben speichern, für die Betriebskostenabrechnung umlegen und dafür einen Beleg hochladen. Das hat im Test unproblematisch geklappt. In der Mieterübersicht besteht außerdem die Möglichkeit, zu Dokumente zu einzelnen Mieter:innen abzulegen sowie sich Notizen zu machen.

Die Belegsammlung ist minimalistisch, aber hilfreich

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In der Belegübersicht werden alle Belege in Listenform gespeichert. Eine Such- und Filterfunktion sorgt dafür, dass wir Belege schneller wiederfinden konnten, wobei die Filterfunktion sehr umfangreich ist und z.B. nach Kostenart, Zeitraum, Status der Abrechnung, etc. filtern kann. So stellt hellohousing sicher, dass kein Beleg vergessen wird und ermöglicht einen Vergleich über mehrere Monate/Jahre.

Ein echtes Alleinstellungsmerkmal von hellohousing ist die Belegsammlung per E-Mail. Über eine unique E-Mail-Adresse können Sie bspw. ein Foto eines Belegs direkt in das Portal hochladen. Der Beleg wird automatisch in der Sammlung abgelegt; fehlende Angaben (z.B. die Umlage für die Betriebskostenabrechnung) konnten wir dann im Nachhinein per Hand ergänzen.

Dokumente müssen generell im JPG- oder PDF-Format daherkommen. Der Speicherplatz ist nicht begrenzt; einzelne Dateien dürfen jedoch 5 MB nicht überschreiten. Dateien mit hunderten Seiten können Sie so zwar nicht sichern, für die meisten Anwendungsfälle sollte der Speicher allerdings ausreichen. Diese Einschränkungen können Sie auch ganz einfach umgehen, indem Sie z.B. PDF-Dokumente vor dem Upload in zwei Dateien splitten.

Abgesehen davon beschränkt sich hellohousing auch in der Dokumentenverwaltung auf seine Kernfeatures wie die Belegverwaltung. Es gibt keine Möglichkeit, Verträge (z.B. Mietverträge) zu verwalten oder Vorlagen (z.B. Kündigungen, Mahnungen) auszudrucken. Mietzahlungen werden direkt in der Mieter:innenübersicht eingetragen. Das Tool von objego hat einen ähnlichen Fokus, hilft Ihnen aber auch beim Verwalten von Verträgen.

Die Kommunikation mit Mieter:innen oder Dienstleister:innen ist aus hellohousing heraus nicht möglich, da es weder eine E-Mail-Anbindung noch einen Live-Chat gibt. Stattdessen können Sie über die Mietübersicht auf die Kontaktdaten der Mieter:innen (Adresse, Telefonnummer, E-Mail) zugreifen, sofern diese Daten dort hinterlegt sind.

Kommunikationsdaten Ihrer Mieter:innen sehen Sie nur im Dashboard

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Auch gibt es kein Schwarzes Brett oder Mieterportal. Dieses ist aber für die Zukunft geplant, bzw. wird mit eingeschränkten Funktionen bereits genutzt. User können im Mieterportal beispielsweise schon Verbrauchsinformationen zur Verfügung stellen. In Kürze sollen dann auch der Austausch von Nachrichten, Dokumenten und ein Schwarzes Brett verfügbar sein.

Einen genauen Termin veröffentlicht hellohousing dafür nicht. Man darf gespannt sein!

Die Verwaltung von Finanzen ist mit hellohousing nicht möglich, da Sie kein Konto mit Ihrem Account verbinden können. Demzufolge gibt es auch keine Übersicht über die Zahlungseingänge, geschweige denn eine automatische Mieteingangskontrolle.

Die Tatsache, dass z.B. Mieten hinterlegt werden können, lässt allerdings darauf schließen, dass solche Tools in Planung sind.

Finanzverwaltung ist mit hellohousing nicht möglich, aber die Belegverwaltung hat es in sich

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Stark ist jedoch das oben erwähnte Tool zur Belegerfassung und ein echter Pluspunkt gegenüber anderen Anbietern. Die Kosten lassen sich auf einzelne Gebäude verteilen und auf Wunsch direkt in die Betriebskostenabrechnung umlegen. Eine genauere Ausdifferenzierung (z.B. auf einzelne oder Gruppen von Mieter:innen) war im Test jedoch nicht möglich.

Zählerstände lassen sich im Reiter “Ablesungen” eintragen, zuvor müssen aber Perioden für die Betriebskosten angelegt werden. Bei den Zählern selbst haben wir eine Nummer vergeben und außerdem einen Typ (z.B. Strom) sowie den Standort festgelegt. Die eigentlichen Zählerstände geben Sie dann in der entsprechenden Betriebskostenperiode für jede Wohnung separat ein.

Die Zählerstände verwalten Sie im Reiter “Ablesungen”

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Klasse: hellohousing bietet eine sogenannte Smart Meter-Implementierung an. Das heißt, Sie können sich die Zählerstände von intelligenten Zählern automatisch an die Software übertragen lassen. Dazu muss das Tool mittels CSV-Datei einmalig lernen, in welchen Spalten die benötigten Daten (Nummer, Zeitpunkt und Zählerwert) zu finden sind - der Rest geht dann ganz automatisch. Das bietet kein anderer Anbieter in unserem Test!

Auch die Erstellung der Betriebskostenabrechnung ist sehr einfach. So konnten wir im Test verschiedene Kosten (z.B. für Dienstleistungen) mit wenigen Klicks hinzufügen. Und: Mit einem Button wurden unsere gespeicherten Zählerstände direkt in die Abrechnung importiert und auf die Mieter:innen umgelegt. Schade, dass nicht jeder Anbieter so mitdenkt und uns das Leben vereinfacht!

Die Implementierung von Smart Metern ist ein Knallerfeature, das sonst keiner bietet!

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Die Betriebskostenabrechnung wird aufgrund der fehlenden E-Mail-Anbindung nicht direkt verschickt; sie kann aber als PDF exportiert werden, um sie dann manuell zu verschicken oder auszudrucken. Leider gibt es keine Möglichkeit der Vorbereitung von Anlage V für die Steuererklärung, auch eine DATEV-Schnittstelle gibt es nicht.

hellohousing bietet drei unterschiedliche Tarife, die sich sowohl in der Anzahl der verwalteten Einheiten als auch im Funktionsumfang teils erheblich unterscheiden. Der Startertarif ist kostenlos, hier dürfen Sie aber auch nur eine Immobilie mit maximal neun Wohneinheiten verwalten. Der Belegmanager ist bereits inklusive und die Nebenkostenabrechnung kann auch angefertigt werden.

Für 4,50 Euro/Monat dürfen Sie im Premium-Tarif zwei Immobilien mit je 25 Einheiten pro Immobilie verwalten. Zusätzlich kann eine separate Heizkostenabrechnung durchgeführt werden. Die erstellten Abrechnungen erhalten außerdem Ihr persönliches Logo.

Eine Zusammenfassung quasi aller Informationen bietet das Dashboard

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Der teuerste Tarif heißt “Professional” und kostet 9,50 Euro/Monat. Hier verwalten Sie 3-5 Immobilien (mit je bis zu 50 Einheiten). Die ausführlichen monatlichen Verbrauchsinformationen und das Mieterportal werden Ihnen außerdem in diesem Tarif freigeschaltet.

Grundsätzlich können Sie mit hellohousing aber auch noch weitere Immobilien verwalten. Diese kosten 1,50 Euro/Monat für jedes Objekt (mit je bis zu 50 Mieteinheiten).

hellohousing punktete in unserem Test mit seiner hervorragenden Usability. Alle Funktionen konnten wir mit wenigen Klicks erreichen, auch das Design wirkt frisch und aufgeräumt. Gerade das Dashboard bietet eine gute Übersicht, die Daten bearbeiten Sie fix über die Seiten im Hintergrund. Die Einsteigerfreundlichkeit geht allerdings momentan noch zulasten vieler fehlender Funktionen wie einem (noch) fehlenden Mieterportal.

Einstellungen ändern Sie in hellohousing in kürzester Zeit - hier Angaben zur Heizung

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Davon abgesehen macht hellohousing seine Sache allerdings gerade für Privatvermieter richtig gut. Der Fokus liegt nicht auf den großen Firmen, sondern auf kleineren (Privat-)Verwaltern mit wenigen Gebäuden (oder sogar nur einem). Und gerade diese haben die vermieteten Wohnungen inklusive Kontaktdaten der Mieter, Zählerstandablesungen, der Betriebskostenperiode und Belegen für getätigte Ausgaben auf einen Blick.

hellohousing ist sehr einsteigerfreundlich; trotzdem wird auf Wunsch alles noch einmal ausführlich erklärt, damit nichts mehr schiefgehen kann

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hellohousing fährt beim Support große Geschütze auf. Neben E-Mail-Support und einem Live-Chat erhalten zahlende Kunden auch Unterstützung übers Telefon. Zusätzlich gibt es einen umfassenden FAQ-Bereich, in dem die wichtigsten Fragen und Einsteigerschritte ge- und erklärt werden; verschiedene Video-Tutorials runden das Angebot ab. In der App selber finden sich zudem zu jeder Funktion kurze und hilfreiche Text-Tutorials.