- Ideenmanagement (oder neudeutsch: Idea Management) ist ein Ansatz der Unternehmensführung. Es umfasst alle Maßnahmen zur Findung, Sammlung, Prüfung und Umsetzung von kreativen Mitarbeiterideen. Diese sorgen beispielsweise dafür, dass das Unternehmen Geld einspart.
- Das Konzept ist einfach: Jeder Mitarbeiter kann Ideen und Verbesserungsvorschläge einreichen und selbstständig umsetzen - und wird dafür von der Firma belohnt. So motivieren Sie Ihr Team dazu, immer nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung zu suchen.
- Der trusted.de Ratgeber verrät Ihnen alles, was Sie über das Ideenmanagement wissen müssen, gibt wertvolle Tipps und Ratschläge und stellt Ihnen Tools vor, die Sie bei der Umsetzung eines gelungenen Ideenmanagements unterstützen.
Was ist Ideenmanagement?
Das Ideenmanagement in einem Unternehmen umfasst das Sammeln und Durchsetzen von Verbesserungsvorschlägen seitens der Belegschaft. Ideen zur Verbesserung können sich auf alltägliche Prozesse, das verwendete Arbeitsmaterial und viele weitere Aspekte der jeweiligen Tätigkeit beziehen. Ziel des Ideenmanagements ist es, eine innovative Unternehmenskultur zu schaffen und Möglichkeiten zur strukturellen Verbesserung zu identifizieren.
Ein wichtiger Bestandteil des Idea Management ist eine Art Belohnungssystem: Mitarbeiter, die mit ihren Ideen besonders zur Durchsetzung der Unternehmensziele beigetragen oder der Firma viel Geld eingespart haben, erhalten in der Regel eine motivierende Prämie.
Damit verbindet Ideenmanagement zwei bekannte Ansätze miteinander: Das Betriebliche Vorschlagswesen (BVW) und den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP).
BVW und KVP
Das BVW fußt auf der Annahme, dass nicht nur die ausgewiesenen Experten eines Unternehmens oder dessen Führungsebene zur Verbesserung im Unternehmen beitragen können, sondern alle Mitarbeiter gleichermaßen. Alle Mitarbeiter werden also dazu angeregt, Vorschläge einzureichen. Diese werden anschließend in sogenannten KVP-Teams besprochen und umgesetzt.
Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess zielt auf die stetige Verbesserung in kleinen Einzelschritten ab, die in Workshops oder kleinen Projektteams durchgeführt werden: Jeder Vorschlag für sich ruft nur eine kleine Änderung hervor, aber alle Vorschläge über eine gewisse Zeit zusammen genommen können großes Potential entfalten.
Wie funktioniert Ideenmanagement genau?
Die Funktionsweise von Ideenmanagement (basierend auf BVW und KVP) ist simpel und läuft in der Regel in vier einfachen Schritten ab:
- Die Ideenfindung
- Die Sammlung und Prüfung der eingebrachten Ideen
- Die Umsetzung der Verbesserungsvorschläge
- Die Belohnung des Ideengebers
Mitarbeiter reichen Ideen ein
Der Lebenszyklus einer Idee beginnt bei seiner Entstehung, das heißt: Bei Ihren Mitarbeitern. Diese können, im Sinne des Ideenmanagements, Verbesserungsvorschläge bei einer zentralen Stelle einreichen, zum Beispiel bei einem extra dafür abgestellten Ideenmanager. Möglich ist das etwa durch Formblätter oder digitale Formulare, die die Ideen automatisch in einer Datenbank ablegen.
Eingereichte Ideen werden überprüft
Anschließend prüfen Sie die eingebrachten Ideen und Verbesserungsvorschläge in einer Gruppe oder einem Workshop. Hier diskutieren Sie zusammen mit Ihren Mitarbeitern, welches Potential die jeweilige Idee hat. Dieses Potential kann sich unterschiedlich äußern, zum Beispiel in der Möglichkeit, Ausgaben einzusparen, Prozesse zu beschleunigen oder Unfälle zu reduzieren. Grundsätzlich ist jede Idee, die dem Unternehmen auf die eine oder andere Weise nützt, diskussionswürdig.
Wichtig ist nur:
- Die Idee sollte neu und innovativ sein
- Sie sollte einen klaren Vorschlag zur Lösung eines Problems oder zur Erreichung eines Ziels enthalten
- Sie sollte über die täglichen Arbeitsaufgaben des betreffenden Mitarbeiters hinausgehen
Die Ideen werden umgesetzt
Der nächste Schritt ist entweder die Verwerfung und Archivierung der betreffenden Idee, oder im besten Fall deren Umsetzung. Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten: Entweder Sie reichen die konkreten Vorschläge an die zuständigen Stellen weiter (beispielsweise die Haustechnik, die IT, etc.) oder lassen den Mitarbeiter, der die Idee eingereicht hat, sein Projekt selbstständig verfolgen.
Der Mitarbeiter wird belohnt
Rekordprämie für Rekordeinsparung
Im Jahr 2012 konnten drei Mitarbeiter der BASF durch einen innovativen Umbau der Kühlanlagen dem Unternehmen satte 2,5 Millionen Euro sparen - und erhielten dafür mit 170.000 Euro die Rekordprämie des Jahres.
Fester Bestandteil eines Ideenmanagement Systems ist ein Belohnungs- oder Bonussystem. Hat die Idee eines Mitarbeiters etwa dazu geführt, dass Herstellungs- oder Arbeitsprozesse so optimiert werden konnten, dass sich dadurch für die Firma Einsparungen ergeben, geht in der Regel ein Teil der eingesparten Summe als Sonderprämie an den Mitarbeiter. In der Praxis sind das oft bis zu 10 Prozent der Einsparungen.
Dass Boni oft dermaßen hoch ausfallen, hat einen guten Grund: Winkt eine Prämie, regen Sie Ihre Mitarbeiter kontinuierlich dazu an, neue Ideen zu entwickeln und einzureichen. Je höher die Prämie, desto höher die Motivation, auch hohe Einsparmöglichkeiten zu generieren. Gleichzeitig fühlt sich der prämierte Mitarbeiter geschätzt, seine Arbeitsmoral und das allgemeine Betriebsklima bleiben auf einem hohen Niveau.
Kombinieren Sie Ideenmanagement
Ideenmanagement ist an und für sich schon eine gute Möglichkeit zur kontinuierlichen Verbesserung im Unternehmen. Noch effizienter wird das System allerdings, wenn Sie es mit anderen Ansätzen kombinieren, die Sie möglicherweise bereits in Ihrem Unternehmen verfolgen.
Wissensmanagement
Ideenmanagement lässt sich ideal als Ergänzung einer bestehenden Wissens- oder Erfahrungsdatenbank nutzen. Wissensmanagement Systeme arbeiten oft mit sogenannten Wikis, also kollektiven und kollaborativen Textsammlungen, beispielsweise in Form einer Enzyklopädie (siehe Wikipedia). Diese gesammelten Erfahrungen und Informationen eignen sich im Sinne des Ideenmanagements ideal als Basis der innovativen Ideenfindung.
Qualitätsmanagement
Auch Qualitäts- und Ideenmanagement ergänzen sich gegenseitig, da das Qualitätsmanagement in erster Linie auf die Optimierung von zyklischen Arbeitsschritten abzielt. Im Ideenmanagementsystem gesammelte Verbesserungsvorschläge zu einzelnen Prozessen lassen sich im Grunde eins zu eins auf die Planungsphase des Qualitätsmanagements übertragen und tragen zu dessen Gelingen bei.
Fortbildungs- und Talentmanagement
Mithilfe eines Talentmanagement Systems sind Sie in der Lage, besonders leistungsstarke Mitarbeiter zu identifizieren und weiter zu fördern. Möglicherweise macht im Rahmen des Ideenmanagements ein Mitarbeiter von sich reden, den Sie bislang noch nicht als High-Potential auf dem Schirm hatten, der aber durch seine innovativen Vorschläge ein hohes Potential erkennen lässt.
Solche Mitarbeiter sollten Sie nicht nur in einen etwaigen Talentpool aufnehmen, sondern auch nach Möglichkeiten suchen, sie zusätzlich zu fördern und zu qualifizieren - beispielsweise im Rahmen von Seminaren und Weiterbildungen. Hier zeigen sich vielleicht die Führungskräfte von Morgen!
Beschwerde- und Feedbackmanagement
Auch Ihre Kunden lassen sich in den Ideenfindungsprozess einbeziehen - schließlich müssen gute Ideen nicht grundsätzlich aus den eigenen vier Wänden stammen. Lassen Sie daher immer öfter auch Beschwerden oder konstruktives Feedback Ihrer Kunden und Nutzer in das Idea Management einfließen. So optimieren Sie interne Prozesse nicht nur für sich und Ihre Mitarbeiter, sondern behalten auch immer Ihre Zielgruppe im Blick.
Vorteile für Ihr Unternehmen
Sparen Sie 1.800 Euro pro Idee
Eine Umfrage des dib hat ergeben, dass innerhalb eines Jahres in den 84 befragten Unternehmen rund 870.000 Vorschläge eingereicht wurden, von denen die Hälfte realisiert wurden. Im Schnitt brachte jeder durchgesetzte Vorschlag der jeweiligen Firma eine Ersparnis von 1.820 Euro. (Stand: 10/15)
Je nach Umsetzung und Einbeziehung der einzelnen Akteure steckt in der Einführung einer Idea Management Strategy ein hohes Potential für jede Art von Unternehmen und für jede Branche - Verbesserungsmöglichkeiten gibt es immerhin überall. Die folgenden Vorteile erwarten Sie:
- Hohe Einsparungen in Sachen Zeit, Geld und Ressourcen durch optimierte Herstellungsverfahren und interne Prozesse
- Effizientere und optimierte Prozesse durch die stetige Verbesserung im Team
- Motivierte und innovationsfreudige Mitarbeiter, die gerne etwas zu den Unternehmenszielen beitragen
- Eine verbesserte Kommunikation und Kollaboration zwischen Mitarbeitern und Abteilungen, die gemeinsam Ideen generieren und prüfen
Ist Idea Management auch für kleinere Unternehmen geeignet?
Studien haben ergeben, dass auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ein großes Potential im Ideenmanagement steckt. Das hat einen ganz einfachen Grund: Das familiäre und überschaubare Umfeld eines kleinen Start-Ups oder eines Mittelstandsunternehmens unterstützt in einem besonderen Maße den Willen zur Selbstständigkeit und Innovation. Mitarbeiter kennen sich untereinander, haben weniger Hemmungen und fühlen sich meist auch auf einer emotionalen Ebene mit dem Unternehmen verbunden. Daher sind Mitarbeiter von KMU statistisch gesehen eher bereit, eigene Ideen einzubringen und selbstständig umzusetzen, als in großen Enterprises.
Wenn man nicht hier und da auf die Nase fällt, ist das ein Zeichen, dass man nichts wirklich Innovatives tut.
Trotzdem nutzen vor allem große Unternehmen Ideenmanagement, während KMU oft noch vor der Implementierung zurückschrecken, da sie die entstehenden Kosten und den Ressourcenaufwand fürchten. Das ist allerdings ein Holzweg, denn mithilfe kompakter und nicht allzu teurer Tools und einer kreativen Umsetzung, lässt sich ein funktionierendes Ideenmanagement System auch mit einem kleinen Budget realisieren. Obwohl es einiges gibt, was Sie beachten sollten.
Mögliche Risiken beim Idea Management
So attraktiv das Ideenmanagement für Unternehmen auch ist, birgt es doch ein paar Risiken und Probleme, die das ganze System schnell kippen lassen können. Aber keine Panik: Wenn Sie die klassischen Fehler vermeiden, reduzieren Sie das Risiko für sich und Ihre Mitarbeiter auf ein Minimum und sorgen für eine gelungene Umsetzung der neuen Strukturen.
Vorsicht vor Ideenbürokratie
Viele Unternehmen vergessen bereits nach kurzer Zeit, worum es beim Ideenmanagement geht: Kreative Lösungsansätze, um spürbare Verbesserungen zu erzielen. Dass sich Kreativität und Innovation nicht in feste Strukturen pressen und schon gar nicht ausschließlich durch kalte Zahlen ausdrücken lässt, wird ignoriert. Das führt beispielsweise dazu, dass die Chefetage zum Behufe des Ideenmanagements Statistiken darüber erstellt, aus welcher Abteilung und von welchem Mitarbeiter in welchem Zeitraum wie viele Ideen kamen.
Ein unerwünschter Nebeneffekt davon: Innovation wird standardisiert. Um eine gewisse Quote zu erfüllen, beginnen Mitarbeiter und Abteilungen damit, jede Selbstverständlichkeit als bahnbrechenden Vorschlag auszugeben. Dass diese “Pseudo-Ideen” mittel und langfristig kaum einen merklichen Effekt erzielen, ist zunächst einmal egal. Immerhin will das Management Ergebnisse sehen - in Form von neuen Ideen.
Vermeiden Sie eine solche Bürokratisierung um jeden Preis! Sie ist der Kreativität eher ab- als zuträglich und kann auch schnell sehr teuer werden. Vermitteln Sie, dass nicht von allen Seiten wöchentlich so und so viele Ideen zu kommen haben, sondern dass Sie vor allem Wert auf Qualität legen.
Vermeiden Sie die Angst vor Bloßstellung
Das komplette Gegenteil der übermäßigen Ideen tritt ein, wenn Mitarbeiter überhaupt keine Ideen einreichen. In einem solchen Fall hat das Ideenmanagement einigermaßen seinen Sinn verfehlt. Gründe dafür könnten sein, dass sich die einzelnen Mitarbeiter davor fürchten, dass ihre Idee möglicherweise keinen Zuspruch finden könnte, oder dass sie sich mit einer “schlechten Idee” bloßstellen.
Eine neue Idee ist zerbrechlich. Sie kann von einem höhnischen Lächeln oder Gähnen getötet werden. Sie kann von einem Witz erstochen oder von einer gerunzelten Stirn in den Tod getrieben werden.
Bemühen Sie sich deshalb von Anfang an um eine angstfreie Unternehmenskultur und lassen Sie Mobbing oder andere Formen der Schikane überhaupt nicht erst aufkommen.
Unser Tipp gegen schlechte Stimmung: Gestalten Sie das Ideenformular anonym. So brauchen unsichere Mitarbeiter keine Furcht davor zu haben, dass ihr Vorschlag auf Ablehnung oder Hohn stoßen könnte. Wird die Idee anschließend geprüft und für gut befunden, können sich die jeweiligen Ideengeber immer noch zu Wort melden, und ihr Projekt übernehmen.
Was Sie bei der Umstellung beachten sollten
Die Implementierung eines Ideenmanagement Systems kann zu Anfang schwierig sein. Unternehmen verfügen, ihrer Struktur gemäß, über ein gewisses Beharrungsvermögen, was die Einführung von innovativen Neuerungen zu Beginn immer etwas kompliziert macht - vor allem, wenn es sich nicht nur um eine neue Softwarelösung handelt, sondern um einen völlig neuen Ansatz der Unternehmensführung. Verschiedene Barrieren stehen der Implementierung im Weg. Keine davon ist allerdings unüberwindbar, wenn Sie folgende Ratschläge beherzigen:
- Vermitteln Sie ganz transparent, warum und für welchen Zweck Sie das Ideenmanagement einführen wollen, und welche Aufgaben und Rechte jeder Mitarbeiter in dem neuen System hat.
- Setzen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern in Dialog, wenn diese Fragen haben oder Feedback äußern wollen. Vergessen Sie nicht: Auch das Ideenmanagement selbst kann durch frische Ansätze noch verbessert werden.
- Beseitigen Sie Ängste und Hemmungen in Gruppenarbeiten oder Workshops und achten Sie auf die Heterogenität der einzelnen Gruppen, um einen fruchtbaren Austausch anzuregen.
- Begegnen Sie ersten Ideen mit besonderer Sorgfalt und Fingerspitzengefühl und vermitteln Sie den betreffenden Mitarbeitern Wertschätzung, auch im Falle einer Ablehnung.
- Und vor allem: Geben Sie Ihren Teams den nötigen Spielraum, um kreativ und innovativ zu sein. Sie werden sehen, dass es sich lohnt.
Brauchen Sie ein Ideenmanagement Tool?
Auf dem Markt gibt es einige Softwarelösungen, die Sie beim Ideenmanagement unterstützen. Trotzdem ist Ideenmanagement nicht per se an bestimmte Tools gekoppelt. Viele vor allem kleinere Unternehmen nutzen statt dynamischen Ideendatenbanken beispielsweise gewöhnliche Office-Anwendungen und pflegen einzelne Ideen in Textdokumente oder Tabellen ein. Diese Art des Ideenmanagements ist zwar möglich, wird aber ab einer gewissen Anzahl an Mitarbeitern, beziehungsweise ab einer bestimmten Anzahl an eingereichten Ideen, kontraproduktiv.
Ob Sie ein Ideenmanagement Tool benötigen oder nicht, hängt in erster Linie von Ihrem Budget und der Produktivität Ihrer Ideengeber ab. Bei einer einzigen Idee alle zwei Wochen und geplanten KVP-Meetings einmal im Monat, dürfte eine professionelle Software überflüssig sein. Bei mehreren Ideen pro Woche dagegen könnte Ihr System aus Exceltabellen und einzelnen Dokumenten schnell versagen.
Professionelle Tools wie die von trusted.de vorgestellten beinhalten in der Regel auch zusätzliche Features. Darunter zum Beispiel Kollaborations- und Kommunikationsmodule, mit deren Hilfe sich Ihr Team austauschen und gemeinsam an Ideen arbeiten kann.
trusted.de stellt Ihnen gängige Softwarelösungen vor, die Sie bei der Einführung und Pflege eines Idea Management Systems unterstützen:
- 10.000ft Insights
- Goalscape
- HYPE GO!
- IdeaScale
- Innovate
- Qmarkets
- sam*
- CONTENiT
- IRM
- HCM
- clu
- id-Force
- Trevios
- Innovation Cloud
- Simplessus Ideas
- myTeams
- trideo 5
- Ideenmanagement Software
- Idea Management
- Idea Market
- Crowdicity
- Co:tunity
- Brightidea
- Kinditemng
- Ideasmine
- Ideanote
- Idearium
- Ideafitemp
- Spigit
- Ideaglow
- Wridea
- HYPE
Die wichtigsten Funktionen von Ideenmanagement Tools
Ideendatenbanken oder Wikis
Kern jeder Ideenmanagement Software ist eine dynamische Ideendatenbank oder ein Wiki, in dem alle eingereichten Ideen gesammelt werden. Im Idealfall haben alle Mitarbeiter Zugriff auf diese Datenbank, reichen mithilfe eines digitalen Formulares selbst Ideen ein oder begutachten die bereits eingepflegten Vorschläge ihrer Kollegen.
Eine sichere Dokumentation und Archivierung aller eingereichten Ideen gehört ebenso zur Datenbank wie eine Möglichkeit zur Dokumentenverteilung. Mit letzterer versenden Sie Ihre Ideen direkt aus dem Tool heraus an Kollegen und Vorgesetzte, um möglicherweise vor der Prüfung bereits ein erstes Feedback einzuholen.
Kollaboration und Kommunikation
Ein wichtiger Bestandteil von Idea Management Software ist die Arbeit im Team. Eine Idee stammt zwar in der Praxis oft nur von einem einzigen Mitarbeiter, wird aber im Team weiterentwickelt, geprüft und realisiert. Daher bringt ein gutes Tool Features mit, um die kollaborative Arbeit zu erleichtern. Dazu gehören beispielsweise Funktionen wie…
- Eine Kommentarfunktion, mit der Mitarbeiter bereits bestehende Ideen in der Datenbank kommentieren und gegebenenfalls verbessern können
- Eine Wissensdatenbank oder ein Wiki, in der die Erfahrungen einzelner Mitarbeiter mit bestimmten Prozessen und Fachgebieten gesammelt werden, und auf die alle anderen Mitarbeiter Zugriff haben
- Eine Chat- oder Messenger-Funktion, damit Teammitglieder sich schnell und direkt miteinander austauschen
- etc.
Analyse der wichtigsten Kennzahlen
Um zu messen, wie gut eine durchgeführte Idee Ihren Zweck erfüllt hat, benötigen Sie auch Analysetools, die für Sie die relevantesten Kennzahlen des Ideenmanagements abfragen und übersichtlich in einem Dashboard anzeigen. Letzteres heißt bei manchen Anbietern auch “Cockpit”. Die automatische Erstellung eines Ideenprotokolls nach Abschluss des Prüfprozesses ist ebenfalls integraler Bestandteil vieler Tools.
So haben Sie die wichtigsten Kennzahlen immer im Blick und können sowohl das Potential einzelner Ideen, als auch die Effizienz Ihrer gesamten Idea Management Strategy beurteilen. Die wichtigsten Kennzahlen sind…
- Ideenquote: Der Anteil der eingereichten Mitarbeiterideen je 100 Mitarbeiter
- Beteiligungsquote: Die Anzahl der Ideengeber in Relation zur gesamten Belegschaft
- Umsetzungs- oder Realisierungsquote: Der prozentuale Anteil der umgesetzten Ideen
- Nutzenquote: Die kalkulierten Einsparungen in Euro
Idea Management Tools in der Kostenübersicht
Die hier vorgestellten Ideenmanagement Tools sind in verschiedenen Tarifen verfügbar, die sich in der Regel anhand der maximal registrierten Mitarbeiter und der enthaltenen Funktionen orientieren. Standard ist die Abrechnung pro Monat bei Abonnements von bis zu 12 Monaten Laufzeit. Im Schnitt müssen Sie mit Kosten in Höhe von 150 bis 650 Euro pro Monat rechnen, obwohl einige der schlankeren Tools auch für Preise unter 50 Euro pro Monat zu haben sind. Zudem bieten die meisten Provider eine Testphase von 14 bis 30 Tagen an, in der Sie das gewählte Tool ohne Verpflichtung testen können.
Fazit
Es war der französische Dichter und Schriftsteller Victor Hugo, der einst sagte:
Nichts ist mächtiger als eine Idee, deren Zeit gekommen ist.
Diese Aussage hat auch im 21. Jahrhundert nicht an Gültigkeit verloren; vielmehr ist sie heute gültiger denn je, vor allem in Hinblick auf unsere Wirtschaft. In Unternehmen jeder Branche und Größe schlummert verborgenes Wissen und Potential in Form der kreativen Ideen Ihrer Mitarbeiter. Machen Sie diese Ideen nutzbar, bewirken Sie damit in der Regel Veränderungen, die dem ganzen Unternehmen dienen: Sie sparen Geld, optimieren Ihre Arbeitsprozesse und motivieren gleichzeitig Ihre Mitarbeiter dazu, auch in Zukunft kreativ und innovativ zu sein.
Doch das klappt nicht einfach so. Um das volle Potential der Ideen nutzen zu können, benötigen Sie eine Strategie und das nötige Umfeld für einen kreativen Austausch. Beides liefert Ihnen das Ideenmanagement und die von trusted.de hier vorgestellten Tools unterstützen Sie dabei, ein solches in Ihrem Unternehmen zu integrieren und zu pflegen. Verschwenden Sie nicht länger das Potential Ihrer Mitarbeiter - nutzen Sie die Macht von Ideen, deren Zeit gekommen ist. trusted.de wünscht viel Erfolg.
