Was bedeutet Wissensmanagement?

Wissensmanagement beginnt damit, Wissensinhalte in Ihrem Unternehmen zu sichten. Wissen kann verschiedenste Formen annehmen und beeinhaltet Daten und andere Informationen genauso wie Qualifikation und Erfahrung Ihrer Mitarbeiter. Dieses Wissen zu entwickeln, zu verbreiten, abzuspeichern und zu lenken ist das Ziel von Wissensmanagement. Dafür gibt es ganz unterschiedliche Tools, die sich oft auf Teilgebiete spezialisiert haben und beim Management helfen sollen. Andere Programme hingegen sind darauf ausgelegt, die Zusammenarbeit im Unternehmen so zu strukturieren, dass Mitarbeiter Wissensinhalte leichter speichern, ablegen und finden können.

Warum ist Wissensmanagement wichtig?

Nicht umsonst bezeichnen viele Sozialforscher unsere gegenwärtige Gesellschaft als “Wissensgesellschaft”. In Zeiten, in denen körperliche Arbeit zunehmend von Maschinen erledigt wird und gleichzeitig immer schneller immer mehr Wissen produziert wird, ist der optimale Einsatz dieser Ressource ein wesentlicher Erfolgsfaktor.

Doch nicht nur Unternehmen, die sich ausdrücklich mit Wissensbeständen beschäftigen, haben Bedarf für Wissensmanager. In jedem mittleren oder größeren Unternehmen gibt es gleichzeitig ungenutzte Wissensbestände und Wissenslücken, die zu einem suboptimalen Workflow führen. Regelmäßige Weiterbildungen können dieses Problem alleine nicht dauerhaft lösen. Wissensmanagement Tools helfen Ihnen, Wissenskapital möglichst sinnvoll einzusetzen und zu vermehren.

Was ist der Unterschied zu Informationsmanagement?

Einer klassischen Unterscheidung zufolge ist Wissen “relevante Information” oder auch “angewandte Information”. Informationen sind letztlich überall, aber nur durch das richtige Wissen wird aus Information auch etwas Produktives. Wissen hingegen umfasst nicht nur verschiedene Formen von Daten, sondern lässt sich in Form von implizitem Wissen auch in der Routine und Erfahrung eines langjährigen Mitarbeiters ausmachen. Dieses Wissen lässt sich schwer in Form von klaren Informationen festhalten, trägt aber entscheidend zur Produktivität dieses Mitarbeiters bei.

Wir ertrinken in einer Informationsflut und hungern trotzdem nach Wissen.

Insgesamt ist Informationsmanagement zwar ein zentraler Teil von Wissensmanagement, aber eben nur ein Teil. Als Wissensmanager ist es nämlich auch Ihre Aufgabe, vorhandenes Wissen innerhalb des Unternehmens auszumachen, zu verbreiten und zu lenken. Wie kann man zum Beispiel die Erfahrung des oben erwähnten langjährigen Mitarbeiters nutzbar machen? An welcher Position im Unternehmen könnte dieser Mitarbeiter sein Wissen optimal anwenden und weitergeben? Und welche neuen Wissensinhalte muss derselbe Mitarbeiter sich vielleicht aneignen, um nicht den Anschluss zu verlieren? Welches Wissen wird zukünftig benötigt?

Informationen sind einfacher zu verwalten, als Wissen.

Screenshot: pexels.com

Implizites & explizites Wissen

Im Zusammenhang mit Wissensmanagement fallen oft die Begriffe “implizites Wissen”, “explizites Wissen”. Mit implizitem Wissen ist die Art von Wissen gemeint, die Mitarbeiter selbst durch Erfahrungen und verschiedene Herausforderungen entwickelt haben. Im Laufe der Zeit fangen Mitarbeiter an, für verschiedene Arbeitsschritte eigene Strategien zu entwickeln. Oft sind diese effizienter, als die im Betrieb übliche Herangehensweise. All dies und mehr ist Teil des impliziten Wissens.

Das Problem an implizitem Wissen ist, dass es sich nur selten im Unternehmen verbreitet. Dafür muss es nämlich zunächst expliziert werden - ein nicht immer einfacher Prozess. Oft sind Vorgänge und Prozesse für Mitarbeiter schon längst Teil alltäglicher Routinen. Die Schwierigkeit liegt nun darin, das Besondere an der eigenen Herangehensweise zu hinterfragen und im Zweifelsfall so zu erklären, dass Kollegen verstehen, worum es geht und wo die Vorteile liegen. Einmal expliziertes Wissen lässt sich leichter verwalten, analysieren und verbreiten.

Wo werden Wissensmanagement Tools hauptsächlich eingesetzt?

Zwar macht ein ernsthaftes Wissensmanagement in jedem größeren Unternehmen Sinn, doch es gibt ein paar Branchen in denen die entsprechenden Tools besonders gern eingesetzt werden.

Support & Kundendienst

Einer der Klassiker, auf den sich auch viele Wissensmanagement Software Anbieter spezialisiert haben, ist der Kundenservice. Die Kunden erwarten vom Support-Team Antworten auf alle möglichen Fragen in kürzester Zeit - eine oft kaum lösbare Aufgabe. Software Wissensmanagement kann hier helfen, indem Informationen vielfältig indexiert und leicht auffindbar gemacht werden. Sogar eine weitgehende Automatisierung ist möglich.

Recherche & Redaktion

Ein weiterer Bereich mit einem etwas anderen Fokus sind Recherche-Tätigkeiten. Hier werden große Mengen unterschiedlichster Medien zusammengetragen, die es zu sortieren und einzuordnen gilt. Software Wissensmanagement hat hier natürlich einen ganz eigenen Fokus.

Organische Integration in Unternehmensprozesse

Besonders wichtig ist es jedoch, Wissensspeicherung und Indexierung zu einem zentralen Aspekt des Workflows zu machen. Denn so entsteht eine nachhaltige und dynamische Wissensdatenbank, die Mitarbeitern den einfachen Zugang zu aktuellen Informationen ermöglicht. Das haben auch die Anbieter von Unternehmensnetzwerken und Collaboration Tools verstanden. Lösungsansätze reichen hier von automatischer Indexierung über verbesserte interne Suchmaschinen bis hin zu vereinfachtem Festhalten von Wissensbeständen. Meistens finden Sie diese Lösungen auch als Stand-Alone Wissensmanagement Tools.

Vorteile von Wissensmanagement Software

Die Nützlichkeit von prossionellem Wissensmanagement wird sich an vielen Stellen in Ihrem Unternehmen niederschlagen. Die wichtigsten Aspekte finden Sie hier aufgeführt.

Bestandsaufnahme und Speicherung bestehenden Wissens

Zunächst einmal machen Wissensmanagement Methoden Wissen und Informationen sichtbar. Vorhandene Dateien unterschiedlichster Art werden zentralisiert, zugänglich gemacht und indexiert. Aber auch das Anlegen neuer Wissens-Container wird vereinfacht und in klare Strukturen gepackt, so dass Mitarbeiter leichter Wissensbestände konservieren und konsumieren können.

Leichtere Verfügbarkeit von Informationen

Wissen muss sich verbreiten, um aktiv zu werden. Und dafür muss es erst einmal gefunden werden. Was simpel erscheint, ist oft problematisch genug. Viele Unternehmen arbeiten mit veralteten Datenbanken und hängen in längst überholten Arbeitsprozessen fest, weil Wissen und Informationen zwar vorhanden sind, aber eben nicht bei den richtigen Mitarbeitern ankommen. Einheitliche Strukturen, automatische Indexierung und verbesserte Suchfunktionen schaffen hier Abhilfe. So stehen für jeden Mitarbeiter ohne lange Sucharbeit die entsprechenden Informationen, Briefings, Mails, Memos etc. bereit.

Schnellere Anwendung

Wissen wird nicht nur immer wichtiger, es wird oft auch kurzlebiger. Umso wichtiger ist es, dass neues Wissen schnell zur Anwendung gelangt. Hier helfen Module, die nicht nur das Festhalten sondern auch das Abrufen von Wissensbeständen erleichtern. Informationen leichter festhalten + besser finden = schneller anwenden. Wissen wird zu einem lebendigen Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur.

Nachteile von Wissensmanagement Software

Es ist immer gut, Gefahren und Risiken im Vorhinein zu kennen. Deshalb finden Sie hier die Punkte, denen Sie besondere Aufmerksamkeit widmen sollten, um die Enführung eines Wissensmanagement Tools zu einem besonderen Erfolg zu machen.

Integration

Je nach Wissensmanagement Software kann es mehr oder weniger lange dauern, bis diese in Ihr System implementiert ist. Es müssen viele Schnittstellen hergestellt werden, bis das Tool endlich so arbeitet, wie es arbeiten soll. Diese Übergangszeit fällt je nach Struktur der Software kürzer oder länger aus. Auf jeden Fall sollten Sie diesen Faktor berücksichtigen, um nicht zu viel Zeit in eine vielleicht nicht ganz zufriedenstellende Lösung zu investieren.

Mitarbeiter-Schulung

Ein weiteres Thema sind Ihre Mitarbeiter. Jede neue Software muss von Ihrem Team erst einmal in den Workflow integriert werden, sonst entfaltet sie keine Wirkung. Auch hier hängt viel von der Software selbst ab, denn nicht jedes Wissensmanagement Programm ist selbsterklärend. Sie sollten diesen Punkt aber auch deshalb ernst nehmen, weil Sie Ihre Mitarbeiter ja nicht nur als Konsumenten, sondern auch als Produzenten in Ihrem neuen Wissenspool haben möchten. Wer mit dem neuen Tool nicht hundertprozentig vertraut ist, wird wahrscheinlich gerade diesen Aspekt vernachlässigen.

Bedeutende Funktionen eines Wissensmanagement Tools

Hier finden Sie die Kernfunktionen von Wissensmanagement Software. Bei der Umsetzung in den einzelnen Tools werden Sie große Unterschiede feststellen, doch im Grunde bieten alle Anbieter zumindest folgende Features.

Wissensbestände verwalten

Klassischerweise ist es Aufgabe der HR-Abteilung, die Bestände an Zertifikaten und erworbenen Qualifikationen im Auge zu behalten. Wissensmanagement hat jedoch einen umfassenderen Ansatzpunkt. Hier geht es nicht nur um ausdrücklich vermitteltes und prüfungshalber reproduziertes Wissen, sondern zusätzlich auch um in der Praxis erworbene Erfahrung und persönliche Dispositionen. Außerdem ist der administrative Interventions-Katalog ein anderer, denn Mitarbeiter werden nicht nur als Ressource verstanden, sondern eben auch als aktive Wissensproduzenten im gegenseitigen Austausch.

Hilfe bei der Wissens-Konservierung

Wie kann Wissensmanagement im Unternehmen zu einem nachhaltigen Prozess werden? Indem Wissens nicht nur eingekauft und konsumiert wird, sondern auch selbst entwickelt und konserviert. Viele Tools wollen gerade den letzten Schritt vereinfachen: Das Festhalten von Wissensbeständen. Die Methoden reichen dabei von modularisierten Dokumentenbausteinen über vereinfachte Multimedialität bis hin zu Storytelling-Elementen.

Indexierung

Informationsmanagement scheitert oft schon an der Namensgebung von Dokumenten. Volltextsuche ist eine Lösungsstrategie, noch besser aber ist ein System zur Indexierung bzw. automatischen Indexierung. Hier werden Dokumente aller Art zusätzlich zum Titel mit Schlagwörtern versehen, die später auch thematische Suchen ermöglichen.

Suchfunktion

Simple Such-Engines beschränken sich auf eine Analyse von Dateinamen. Dabei kommen jedoch selten gute Suchergebnisse zustande. Besser ist es, wenn eine Suchmaschine neben Titel auch das Dokument selbst, Indexe und weitere Metadaten erfasst. Jede bekannte Internet-Suchmaschine macht das bereits seit Jahren - warum sollte Ihr Unternehmen mit einem veralteten Modell arbeiten?

Für welche Unternehmen eignet sich Wissensmanagement Software?Die Frage müsste eigentlich lauten: Welches etwas größere Unternehmen kommt eigentlich komplett ohne Wissensmanagement Tools aus? Natürlich muss nicht jede Firma aufwändige und tiefgreifende Wissensmanagement Modelle adaptieren, aber es gibt für jeden Anwender zumindest ein sinnvolles Tool aus diesem Bereich. Sei es eine verbesserte Suchfunktion oder ein schlankes Tool zur einfachen Erstellung themenbezogener Wissensdatenbanken.

Für Unternehmen, in denen Wissen und Informationen eine der wichtigsten Kapitalformen überhaupt darstellen, sind Wissensmanagement Tools von ganz zentraler Bedeutung. Hier bietet es sich an, möglichst früh eine nachhaltige Lösung zu implementieren, um die Entwicklung von lebendigem Wissen in Ihrem Unternehmen zu fördern. Viele Dienstleister fallen in diesen Bereich, aber auch innovative Handwerks- und Industriebetriebe, die auf beständig aktualisierte Qualifikationen angewiesen sind.

Darauf sollten Sie bei der Wahl des Anbieters achten

Überlegen Sie sich zunächst gut, was Sie erreichen möchten. Die Unterschiede bei den Angeboten sind riesig und kein Tool deckt alle Felder gleichermaßen ab. Wenn Sie ein klar abgrenzbares Aufgabengebiet haben, ist das schon der erste Schritt. Falls nicht, so ist das auch eine Einschränkung, denn dann suchen Sie wahrscheinlich eine umfassende Lösung für das gesamte Wissensmanagement im Unternehmen.

Danach kommt die Frage, wie das Wissensmanagement Tool in Ihr bestehendes System eingegliedert werden soll. Möchten Sie ein eigenständiges Tool, das nur bei Bedarf hinzugezogen wird? Eine Schnittstellenlösung? Oder eine komplette Verzahnung mit bestehender Software? Alles hat Vor- und Nachteile, die Sie jetzt abwägen müssen. Ein eigenständiges Tool etwa können Mitarbeiter, die davon weniger überzeugt sind, leichter außer Acht lassen. Andererseits ist es leicht zu implementieren und wird als Standalone Lösung vermutlich schnell zuverlässig arbeiten. Am Ende ist vor allem wichtig, dass es funktioniert, Dinge tatsächlich vereinfacht und die Mitarbeiter positive Erfahrungen damit machen.

Am Ende sind es Ihre Mitarbeiter, die mit dem Tool umgehen müssen.

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Der Software-Markt für Wissensmanagement im Unternehmen

Der Markt im Bereich Wissensmanagement ist groß und wird von teilweise sehr unterschiedlichen Produkten besetzt. Hier finden Sie eine kleine Auswahl bedeutender Anbieter.

• AnswerHub (DZone Software)
• Crowdbase (Crowdbase)
• Freshdesk (Freshdesk)
• HappyFox (HappyFox)
• Igloo (Igloo)
• integator (interface projects)
• Intrasearch (Binserv)
• Keeeb (Keeeb)
• Knowledge Base (ProProfs)
• Knowledge Management (IntelitemgenceBank)
• Knowledge Management (Vivantio)
• Knowledge Plaza (Knowledge Plaza)
• Knowledge Vault (Knowledge Vault)
• KronoDesk (Inflectra)
• nanorep (nanorep)
• ProProfs (ProProfs)
• SABIO (SABIO)
• Service Cloud (Salesforce)
• Talitemum (TallyFox)
• whatfix (whatfix)
• XWiki (XWiki)
• Yonyx (Yonyx)
• Zendesk (Zendesk)

Fazit: Helfen sie Ihrem Wissensmanagement auf die Sprünge

Wissensmanagement ist in Zeiten der Wissensgesellschaft und sich immer schneller überholenden Informationsbeständen ein zentraler Teil der Unternehmensführung. Sei es, um spezifische Datenbanken zu entwickeln, die allgemeine Verbreitung von Wissen im Unternehmen zu optimieren oder Wissensbestände schneller zugänglich zu machen - es gibt für jedes Bedürfnis das optimale Tool. Die Unterschiede sind groß, aber mit dem trusted.de Wissensmanagement Tools Vergleich behalten Sie den Überblick.

Eine Investition in Wissen bringt noch immer die besten Zinsen.