So habe ich Factorial Recruitment getestet
Um Factorial Recruitment auf Herz und Nieren zu testen, habe ich mich im Praxistest in die Rolle einer Personaldienstleistungsfirma begeben und das System anhand eines praktischen Szenarios geprüft. Dafür wollte ich eine Karriereseite für mein Unternehmen gestalten, Stellenausschreibungen erstellen und auf verschiedenen Kanälen veröffentlichen, eingehende Bewerbungen prüfen und bewerten und meine fiktiven Kandidat:innen durch alle Phasen meines Prozesses bis zur Einstellung schleusen. Getesteter Tarif: Factorial Core + Recruitment. Prüfmuster: vom Anbieter gestellt.
Factorial Recruitment im Test – wie schlägt sich die HR-Komplettlösung im digitalen Recruiting?
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de
Ich habe Factorial schon oft in der Hand gehabt und in vielen Software-Kategorien getestet, darunter “Personalmanagement”, “Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung”, “Hinweisgebersysteme” und mehr. In der Kategorie “Personalmanagement” ist die All-in-one-Software aktuell sogar mein Testsieger.
Daher war ich besonders gespannt darauf, wie sich das Recruiting-Modul von Factorial im Vergleich der besten Bewerbermanagement-Systeme schlagen würde. Meine gesamte Testerfahrung findest du hier:
Individuelle Karriereseite mit vielen Einstellungsmöglichkeiten
Den Anfang in meinem Test machte die Erstellung meiner eigenen Karriereseite, um meine Jobangebote zu veröffentlichen. Die ist nicht Pflicht; auf Wunsch kannst du auch deine bestehende Karriereseite mit Factorial verknüpfen (ggf. unterstützt durch das Supportteam des Anbieters).
Aber da ich das System nach Möglichkeit vollständig testen wollte, habe ich mich auch an der Erstellung einer Karriereseite versucht.
Die Option dafür war ein wenig versteckt; denn wo sonst eigentlich alle Recruiting-Funktionen von Factorial auch im Softwarebereich “Recruiting” zu finden waren, musste ich für die Karriereseite in die “Einstellungen” navigieren. Eine kurze Anfrage beim Support hat mir hier im Test weitergeholfen; dann konnte es direkt losgehen.
Ich muss sagen: Die Sache hat Hand und Fuß! Aus insgesamt 8 vorgefertigten Seitenabschnitten (Kopfzeile, Unternehmenswerte, Benefits, Team, Stellenliste, Standorte, Datenschutz und Impressum) konnte ich mir meine Page nach Gusto zusammenklicken. Dabei konnte ich nicht nur die Inhalte wie Texte und Bilder bearbeiten, sondern auch Farben, Schriftart, Logo und Favicon individuell anpassen.
Im Factorial-Editor baust du dir spielend leicht und ohne Code deine eigene ansprechende Karriereseite zusammen
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Das Layout der Page ist zwar immer identisch. Und mit einem individuellen Homepage-Baukasten hat die Sache auch nichts zu tun. Aber um sich schnell und einfach eine ansprechende Page zu bauen, ohne dafür den Webdesigner zu bemühen, ist das eine tolle Sache!
Passe deine Karriereseite inhaltlich und designtechnisch an deine Anforderungen an
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Ein guter Einstand für Factorial, das sich damit vor der Konkurrenz (vorerst) nicht verstecken braucht.
Schnelle und einfache Stellenausschreibung
Im nächsten Schritt wollte ich eine Stellenausschreibung für eine offene Position als “Recruiter” mit Factorial erstellen und auf meiner neuen Karriereseite promoten.
Das geht im Reiter “Stellen” recht schnell, einfach und übersichtlich. 4 Schritte sind in Factorial dafür nötig:
- Stellendetails (Bezeichnung, Standort, Gehalt, Beschreibung und Co.)
- Bewerbungsformular (Welche Fragen sollen Bewerber:innen beantworten?)
- Einstellungsprozess (Welche Phasen sollen Bewerber:innen durchlaufen?)
- Promotion (Wie und wo soll deine Stellenanzeige gestreut werden?)
Vor allem das individuell anpassbare Bewerbungsformular und der Einstellungsprozess haben es mir angetan. Hier hatte ich die Möglichkeit, ganz individuelle Prozesse und Workflows zu integrieren.
Mit übersichtlichen Eingabemasken gelangst du in Factorial schnell und einfach zu einer neuen Stellenanzeige
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Für das Formular konnte ich z.B. ein Freitextfeld für “Berufserfahrung” hinzufügen und im Einstellungsprozess definieren, dass vor der Einladung zum Bewerbungsgespräch noch ein kurzes Screening/Telefoninterview stattfinden sollte. Hier ist Factorial übersichtlich und easy to use.
Dein Bewerbungsprozess lässt sich mithilfe von Bausteinen gestalten, die definieren, was in der entsprechenden Phase passieren soll. Zum Beispiel: “Screening”, “Bewerbungsgespräch”, “Beurteilung”, “Angebot”, etc. Das sind Standard-Phasen, die im System nicht veränderlich sind. Du kannst aber individuelle Zwischenschritte einfügen, Phasen tauschen, entfernen oder duplizieren – z.B. für ein zweites Bewerbungsgespräch.
Integrierte KI für Beschreibungstexte und Stellenanzeigen
Für den Beschreibungstext meiner fiktiven Stelle habe ich übrigens die eingebaute KI von Factorial bemüht. Die soll – auf Basis von ChatGPT – deine eingetragenen Daten zur Stelle auslesen und dir einen Entwurf für eine fertige Stellenanzeige ausgeben. Interessant und im Alltag mit Sicherheit eine tolle Unterstützung! Daher habe ich mir das Feature ein bisschen genauer angeschaut und die KI – wie Factorial selbst sagt – “zaubern” lassen.
Mein Ersteindruck: Das ist eine coole Sache! Die KI hat erkannt, für welche Stelle ich einen Text brauche und dafür sinnvolle Aufgabenbeschreibungen und passende Profilanforderungen eingefügt. Das liest sich erstmal nicht schlecht:
Die Factorial KI unterstützt dich auf Wunsch bei der Formulierung deiner Stellenanzeigen
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Natürlich hätte ich den Text nicht eins zu eins so veröffentlichen können – man kennt ja die KI. Aber als Blaupause und Formulierungshilfe eignet sich das schon ziemlich gut.
Ich hätte mir allerdings gewünscht, dass abgesehen von der Stellenbezeichnung noch andere Daten in den KI-Prompt eingeflossen wären. Um ein bisschen mit dem Feature zu spielen, habe ich spaßeshalber auch einmal die Vertragsart meiner Stelle von “Unbefristet” auf “Volontär” und den Arbeitsplan auf “Teilzeit” eingestellt. So wollte ich schauen, ob die KI solche Punkte bei der Ausschreibung mit berücksichtigt.
Leider hat sie das nicht. Die zweite Stellenanzeige war mehr oder weniger identisch mit der ersten.
Factorial selbst weist darauf hin, dass das KI-Feature noch sehr experimentell ist und fehleranfällig sein kann. Daher ist die Funktion wohl vorerst mit Vorsicht zu genießen. Sollte in der nächsten Zeit noch ein wenig Entwicklungsarbeit einfließen, halte ich die Implementierung der KI allerdings für eine sinnvolle Sache! Und wer sie nicht nutzen will, muss das auch nicht zwangsläufig.
Kaum Möglichkeiten, Stellenanzeigen ansprechend zu gestalten
Weniger toll als die experimentelle KI fand ich den simplen Texteditor.
Der bietet kaum Möglichkeiten, meine Stellenausschreibung zu individualisieren. Text in verschiedenen Formaten, ggf. ein Link, Fett- und Kursivschrift und das wars. Mehr geht nicht. Keine Bilder, keine Schriftfarben oder Fonts, keine freie Platzierung von Elementen. So ziemlich alles, was ich an der Karriereseite gut fand, fehlte für die Stellenausschreibungen.
Der Texteditor für deine Stellenbeschreibung fällt ziemlich schlank aus
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Das ist ziemlich basic und hat mit der Darstellung einer individuellen CI wenig zu tun. Meine fertige Anzeige sah daher auch ein bisschen generisch aus:
So könnte deine Stellenanzeige im Frontend deiner Karriereseite mit Factorial aussehen
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Von der Gestaltung meiner Stellenanzeige war ich also etwas enttäuscht.
Vorschaumodus für Karriereseite und Jobausschreibungen
Schön dagegen war, dass ich mir jederzeit eine aktuelle Vorschau anschauen konnte, wenn ich gerade Änderungen vorgenommen hatte. Dann wurde mir meine Anzeige so angezeigt, wie sie später auch auf der Karriereseite zu sehen sein sollte und ich konnte die Ergebnisse meiner Arbeit direkt überprüfen. Fein!
Meine Stellenanzeige in Factorial habe ich from scratch selbst erstellt. Das ist auch nötig, denn es gibt (noch) keine Möglichkeit, Stellen als Vorlagen zu speichern. Da das Anlegen einer Stelle in Factorial aber ohnehin recht schnell geht – sofern du keine Sonderwünsche in Sachen Bewerbungsformular oder Einstellungsprozess hast – hat mir das Feature auch nicht wahnsinnig gefehlt.
Nur rund 100 Kanäle im Multiposting per Join-Schnittstelle
Aber ich schweife ab. Zurück zu meinem Test!
Nun hatte ich also meine Stellenanzeige erstellt und mit allen Daten und Infos in Factorial angelegt. Nächster Schritt: Veröffentlichen!
Hier kommt der Reiter “Promotion” wieder ins Spiel, in dem du auswählen kannst, wo und wie deine Stellenanzeige gestreut werden soll. Auf der Karriereseite deines Unternehmens landet sie so oder so. Darüber hinaus gibt es bei Factorial Recruitment aber auch noch weitere Möglichkeiten, deine Ausschreibung unters Volk zu kriegen.
Da ist zuerst mal die Schnittstelle zum Multiposting-Tool Join. Die kannst du jederzeit kostenlos aktivieren und hast dann Zugriff auf bis zu 100 Premium- und 10 kostenlose Jobbörsen, auf denen du deine Anzeige streuen kannst.
Dank Multiposting in Join streust du deine Stellenanzeigen auf bis zu 100 Premium- und 10 kostenlosen Jobbörsen
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Mit dabei sind unter anderem:
- Stepstone
- XING
- Monster
- Meinestadt.de
- Jobscout
- jobs.de
- und mehr
Neben den größeren Generalisten gibt es auch ein paar spezielle Jobbörsen für verschiedene Branchen, obwohl die Auswahl hier deutlich kleiner ist. Ein paar internationale Kanäle sind auch verfügbar. Plus: Eine Schnittstelle zu LinkedIn und zu Indeed gibt es auch ohne Join direkt in Factorial.
Das ist – summa summarum – keine berauschende Auswahl. Mit nur rund 100 Kanälen ist Factorial sogar mit auf dem letzten Platz, was die mögliche Reichweite angeht. Gut, einige der wichtigsten Plattformen sind mit von der Partie. Aber gerade in einem Fall wie meinem Testszenario, in dem es um hoch qualifizierte Kräfte aus einer speziellen Nische geht, ist so eine kleine Auswahl einfach mau.
Zum Vergleich: Testsieger Recruitee liefert aktuell rund 3.000 angebundene Jobbörsen und -plattformen. Fast 30-mal so viel, wie Factorial. In diesem Feld kann sich das Tool nicht profilieren.
Abgesehen von der Schnittstelle zu Join bietet Factorial auch an, bestehende Rahmenverträge mit Jobbörsen und Co. ins System zu importieren. Hast du also schon einen Kanal der Wahl, kannst du ihn in Factorial mitnehmen. Ich würde dir jetzt auch sagen, wie das geht. Leider hat in meinem Test der Link zur Helpcenter-Seite nicht funktioniert, die die Sache erklären sollte.
Internes Recruiting und “Mitarbeiter:innen werben Mitarbeiter:innen”
Was ich im Gegensatz zum eingeschränkten Multiposting ziemlich cool finde: Bei der Veröffentlichung meiner Anzeige hatte ich die Wahl, erstens die Anzeige auch intern zu schalten und zweitens meinen Mitarbeiter:innen zu erlauben, das Jobangebot zu teilen.
Internes Recruiting ist in Factorial möglich; ebenso wie ein Werbe- bzw. Empfehlungsprogramm für Mitarbeiter:innen
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Wenn du möchtest, kannst du also auch deinem bestehenden Team die Möglichkeit geben, sich auf eine neue Stelle zu bewerben oder es zu einem weiteren Promotion-Kanal zu machen. Dann haben alle Mitarbeiter:innen Zugriff auf die Liste der aktuellen Stellen und können spannende Jobs per Link mit Freunden oder Bekannten teilen. Eine coole Sache!
Also, Stellenanzeige veröffentlicht, jetzt wird auf Bewerber:innen gewartet.
Um den Prozess weiter zu testen, habe ich mich flugs selbst in die Position meiner Bewerber:innen begeben und den Prozess ein paar Mal durchlaufen. Das lief dank des einfachen Bewerbungsformulars ziemlich fix und einfach.
Das Formular kannst du (siehe oben) auch selbst konfigurieren und dadurch genau die Daten abfragen, die du von deinen Bewerber:innen brauchst.
Mithilfe des Online-Formulars bewerben sich deine Kandidat:innen einfach und bequem
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So gelangen schnell die ersten Bewerbungen im System. Das dauert keine zwei Sekunden, schon ist in der Datenbank von Factorial ein neues Profil angelegt; komplett mit hochgeladenem Lebenslauf und allen Angaben. Eine Datenschutzerklärung müssen deine Bewerber:innen natürlich auch noch bestätigen und auf Wunsch können Sie sich auch für zukünftige Vakanzen im Talentpool eintragen lassen. So weit, so gut.
Deine Bewerber:innen gelangen automatisch ins System und werden in einer übersichtlichen Datenbank angezeigt
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Was hier leider nicht ging: Die schnelle One-Click-Bewerbung per XING oder LinkedIn. Das ist für die meisten modernen Recruiting-Tools mittlerweile eigentlich ein Standard, um den Bewerbungsprozess für Kandidat:innen noch einen Zacken einfacher zu gestalten. Factorial verzichtet auf die Komfortfunktion.
Automatisches CV-Parsing mit KI-Assistenz
Auch ein Standard: Das CV-Parsing, also das automatische Auslesen des Lebenslaufs, um das Bewerberprofil mit den entsprechenden Daten anzureichern.
So etwas in der Art bietet Factorial auch; sogar powered by AI. Die Künstliche Intelligenz soll den Lebenslauf automatisch überfliegen, die wichtigsten Infos herausgreifen, in der Personalakte ablegen und sogar eine Zusammenfassung schreiben, ob und wie gut die Kandidat:innen auf die ausgeschriebene Stelle passen.
Die KI-Zusammenfassung soll (in der Theorie) zu besseren und schnelleren Entscheidungen führen
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Hast du beim Anlegen der Stelle Kompetenzen definiert, die deine Bewerber:innen auf jeden Fall mitbringen sollten, gleicht die KI den Lebenslauf auch damit ab. Genauso fließen auch Antworten aus dem Bewerbungsformular in die Analyse der KI mit ein. Am Ende sollst du dann eine kurze und knackige Zusammenfassung für alle Bewerbungen bekommen.
So weit die Theorie.
In meiner Demo-Umgebung hat die KI allerdings nicht funktioniert und angefangen, zu halluzinieren. Einen Bewerber, der laut CV aus Berlin stammte, steckte Factorial in der Zusammenfassung kurzerhand nach Nairobi. Und für eine Bewerbung, die für eine Stelle als “Recruiter” einging, lobte die künstliche “Intelligenz” die Fähigkeiten im 3D-Druck und im Finanz- und Anlagewissen – obwohl beides im Lebenslauf gar nicht erwähnt war.
Der Anbieter hat mir aber versichert, dass diese Fehler nur in der abgeschlossenen Demo-Instanz auftraten und mir das KI-Feature nochmal im Rahmen einer Präsentation im Live-Betrieb vorgeführt. Meine folgenden Erfahrungen und auch das Bildmaterial zur Funktion stammen aus dieser Präsentation.
Im Live-Betrieb funktionierte das Feature tatsächlich, wie angepriesen. Es extrahierte die wichtigsten Infos aus dem Lebenslauf für seine Zusammenfassung und markierte Kandidat:innen, die die wichtigsten Punkte erfüllten, als “Match”.
Hier ein kleiner Eindruck:
Die Factorial KI fasst die Lebensläufe und Anschreiben deiner Bewerber:innen in einem kurzen, knackigen Text zusammen und gibt eine Empfehlung ab, ob sie auf deine Stelle passen. Cool!
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Und hier die Zusammenfassung der KI:
Die Bewerberin/der Bewerber verfügt über einen fundierten Hintergrund in den Bereichen Journalismus und Inhaltserstellung sowie über Erfahrungen im Bereich Produkttests und Telekommunikation. Sie haben außerdem eine einschlägige Ausbildung in Datenjournalismus und Suchmaschinenoptimierung absolviert. Sie verfügen über einen Master-Abschluss in Theaterwissenschaften, der eine einzigartige Perspektive auf Technologie und ihre sozialen Auswirkungen bietet. Die Gehaltsvorstellungen der Kandidaten sind angemessen und sie können im September beginnen.
Das liest sich schon sehr viel besser, als meine eigenen Versuche mit der KI – und diesmal stammten die Daten tatsächlich aus dem Lebenslauf und den Zeugnissen des Bewerbers. Dass die Gehaltsvorstellung mit dem in Factorial eingestellten Gehalt abgeglichen wurde, finde ich ganz nützlich.
Aber so oder so; ausschließlich auf die Einschätzung der KI solltest du dich nie verlassen. Trotzdem kann ich mir vorstellen, dass die automatische Vorauswahl und vor allem die Textzusammenfassungen im Alltag gut Zeit sparen können. Summa summarum also ein nettes Feature – in das ggf. in Zukunft noch mehr Entwicklungsarbeit investiert wird.
Sinnvolle und übersichtliche Verwaltung von Bewerbungen und Kandidat:innen
Auch ansonsten gefällt mir Factorial ziemlich gut, was die Bewerberverwaltung angeht.
Wie beschrieben landen alle Bewerbungen, die per Formular eintrudeln, automatisch im System. Die entstehenden Profile sind super übersichtlich und sehen schick aus.
Daten und Dokumente deiner Kandidat:innen fasst Factorial in einem übersichtlichen Profil für dich zusammen
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Zudem bietet das Tool hier sehr viele Möglichkeiten für die weitere Bearbeitung der Bewerbungen. So konnte ich manuell eine Einschätzung und Bewertung meiner Kandidat:innen auf Basis eines Beurteilungsformulars hinterlassen, händisch weitere Dateien und Dokumente hochladen oder meinen Bewerber:innen direkt aus Factorial heraus eine Nachricht per E-Mail schreiben.
Um mit deinen Bewerber:innen in Kontakt zu bleiben, schreibst du direkt von ihrem Profil aus Nachrichten per E-Mail
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Auch das Verschieben von einer Bewerbungsphase in die nächste plus automatisch getriggerte E-Mails war kein Problem und schnell gemacht. Mit einer Schaltfläche konnte ich unpassende Bewerber:innen direkt ablehnen, mit einer anderen den integrierten Kalender öffnen, um eine Einladung zum Vorstellungsgespräch rauszuschicken.
Mit Notizen oder individuellen Beurteilungsformularen tauschst du dich mit deinen Kolleg:innen aus
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Damit erfindet Factorial das Rad nicht neu. Nützlich und gut umgesetzt sind die Features aber allemal! So konnte ich auch recht fix eine meiner Test-Kandidat:innen zum Bewerbungsgespräch laden und anschließend einstellen.
Alle HR-Prozesse sind in Factorial miteinander verknüpft
Wirklich glänzen kann Factorial mit dem, was nach der Einstellung passiert. Und damit setzt sich das Tool auch ein wenig von anderen Vertretern der Zunft “Bewerbermanagement” ab, die an dieser Stelle ihren Job gerne als erledigt betrachten.
Nicht so Factorial, das als All-in-one-Lösung die ganzheitliche HR im Blick hat. Dadurch schaltet die Software einen ganzen Haufen sinnvoller Synergien frei.
Ein paar Beispiele gefällig?
