Welche Funktionen bietet 4ALLPORTAL DAM?

4ALLPORTAL DAM fokussiert sich auf die Funktionen als Medien- und Bilddatenbank. Sie organisieren Ihre Inhalte in Ordnern und Sammlungen, bearbeiten Bilder und Videos direkt im Tool und teilen diese via Links und eTicket mit Ihren Kooperationspartner:innen. Für die Organisation nutzen Sie die Aufgabenverwaltung sowie das Rollen- und Rechtesystem der Anwendung. Für mehr Übersicht nutzen Sie die Versionierung, die Evolutionsbäume und den Transferverlauf.

Für den Import in 4ALLPORTAL DAM nutzen Sie die unkomplizierte Drag-and-drop-Funktion. So lassen sich einzelne Dateien sowie ganze Stapel Ihrer Assets in das Programm übertragen. Mögliche Mediengruppen, die Sie mit dem Tool verwalten können, sind folgende:

• Bilder
• Videos
• Audiofiles
• Office-Dokumente
• Präsentationen
• Tabellen
• Bearbeitungs-Dateien (PSD, .sketch etc.)
• 3D-Modelle
• Und weitere

Praktisch: Wenn Sie Dateien innerhalb des Tools bewegen, wird das im Service “Transfers” vermerkt. Sie wissen also zu jeder Zeit, wer welches Asset wohin bewegt hat.

Das Transfer-Protokoll hilft Ihnen nachzuvollziehen, wer welche Dateien wohin bewegt hat

Screenshot: trusted.de

Quelle: 4allportal.net

Nutzen Sie die Importverschlagwortung

Bei der Importverschlagwortung geben Sie Ihre Tags beim Import manuell ein. Sie können die Tags hierbei einzeln oder gleich an Gruppen von Medien übertragen. Parallel läuft im Hintergrund die automatische Verschlagwortung, die für Sie den Inhalt der Assets per KI erkennt und mit Tags ausstattet. Beide Tag-Arten finden Sie in der Einzelansicht Ihrer Dateien.

Eine KI hilft Ihnen bei der Verschlagwortung Ihrer Medien

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Sollte sich die KI mal vertun und falsche Schlagworte vergeben, lassen sich diese im Nachhinein manuell bearbeiten. Das Auto-Tagging spart einiges an Zeit und ist eine sinnvolle Ergänzung zu den manuell vergebenen Schlagworten. Die KI basiert auf den Microsoft Cognitive Services und erkennt Sehenswürdigkeiten, Aktivitäten und prominente Persönlichkeiten. Auf Wunsch legt 4ALLPORTAL sogar erkannte Persönlichkeiten als Kontakte in Ihrem System an.

Die KI Ihre DAM-Systems erkennt Sehenswürdigkeiten, Szenen und Promis

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Vererben Sie Schlagworte über die Ordnerstruktur

In Ihren Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, Schlagworte auch spezifischen Ordnern zuzuweisen. Über die Ordnerhierarchie wird dann die Art der Schlagwort-Vererbung festgelegt. So tippen Sie für zusammengehörige Assets nicht einzeln mehrfach die gleichen Schlagworte ein.

Bearbeiten Sie direkt im DAM Ihre Inhalte

Sie haben, ähnlich wie bei Canto und Co., die Möglichkeit, direkt in 4ALLPORTAL Ihre Bild- und Video-Dateien zu bearbeiten. So ersparen Sie sich zusätzliche Bearbeitungsprogramme oder können zügig und ohne Fensterwechsel bereits professionell bearbeitete Medien auf Ihren Zweck zuschneiden.

Bearbeiten Sie Ihre Bilder direkt im DAM-System

Sollten Sie ein Bild nur geringfügig bearbeiten müssen, bietet Ihnen die DAM-Software 4ALLPORTAL ähnlich wie beispielsweise pixx.io bereits einen praktischen Grundstock. Das Tool erlaubt Ihnen, Bilder zu drehen, zu spiegeln, sie zuzuschneiden und die Auflösung anzupassen.

Bearbeiten Sie gleich im DAM-System Ihre Bilder

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Schneiden Sie in Ihrem Digital Asset Management-System Videos

Wie auch beim Video-Management von AdmiralCloud DAM können Sie in 4ALLPORTAL DAM Ihre Clips einkürzen und als eigene Datei speichern, um so schnell Video-Content zu generieren. Zudem definieren Sie eigene Ausschnitts-Bereiche ‒ ideal um Teaser zu produzieren oder unschöne Teile einer sonst sehr guten Aufnahme aus dem Bild zu bekommen.

Extrahieren Sie kurze Clips aus Ihren Video-Assets

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Verschicken Sie Download-Pakete

Sie können Ihre Arbeiten über einen Link freigeben, den Sie direkt aus Ihrem Digital Asset Management-System per E-Mail verschicken. Dabei haben Sie die Möglichkeit, die zugehörige Nachricht mit individuellen Textbausteinen auszustatten und die Gültigkeit des Links zeitlich zu begrenzen. Die Empfänger:innen laden die Dateien bei Erhalt in von Ihnen vordefinierten Formaten herunter.

Filesharing via Live Ansicht via eTicket

Alternativ nutzen Sie das sogenannte eTicket, um Bilder und Co. zu teilen. Der Clou: Anders als bei einem einfachen Download-Link handelt es sich hier um einen Live-Link. Das bedeutet, alle Änderungen, die Sie in Ihrem System am Asset vornehmen, wird sofort auf den geteilten Inhalt übertragen. User können alle geteilten Medien ansehen und herunterladen. Die Regeln für die Downloads, wie etwa das Ablaufdatum, legen Sie selbst in den Einstellungen fest.

Individualisieren und verschicken Sie zeitlich begrenzte eTickets

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Besseres Workflow Management dank der Aufgabenplanung

4ALLPORTAL DAM bietet Ihnen ein eigenes Aufgabenmanagement. Hier vermerken Sie wichtige Aufgaben, die zuständige Person, das entsprechende Asset-Paket und ein Fälligkeitsdatum. So fallen auch bei vielen parallel laufenden Projekten wichtige Abnahmen und Feedbacks nicht unter den Tisch.

Vergessen Sie mit der Aufgabenverwaltung keine wichtigen To-dos mehr

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Das Digital Asset Management von 4ALLPORTAL lässt Sie Ihre Medien in Ordnern wie Sammlungen verwalten, suchen und individuell filtern. Zudem managen Sie mit dem Tool Ihre Lizenzrechte und nutzen ein komfortables Adressbuch.

Nutzen Sie unterschiedliche Verwaltungsstrukturen

Die Digital Asset Management Software von 4ALLPORTAL erlaubt Ihnen, Ihre Datei-Verwaltung auf unterschiedliche Arten zu erledigen. Zum einen finden Sie im Tool einen Ordnerbaum, der dem von Canto nicht unähnlich ist. Haben Sie hier Ihre Assets in die Ordner unterteilt, lassen sich diese zusätzlich unabhängig von deren Ordner in einzelne Sammlungen zusammenfassen.

Sortieren Sie Ihre Bilder, Videos und Audiofiles in Ordnern und Sammlungen

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Die Suchfunktionen Ihres Digital Asset Management-Systems

Damit Sie den Überblick in Ihrem System behalten, nutzen Sie die Such- und Filterfunktion. Die finden Sie in Form der einfachen Suche als Searchbar am oberen Bildschirmrand oder als erweiterte Suche am linken Rand Ihrer Ansicht. Mit diesen Tools sparen Sie sich die zeitraubende Suche nach diesem einen Asset, dessen Namen Sie vielleicht nicht mehr wissen.

Finden Sie mit der Suche schnell und effizient Ihre Inhalte

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Definieren Sie individuelle Filter

4ALLPORTAL gibt Ihnen nicht einfach eine Handvoll feste Filter vor, sondern lässt Sie diese auch eigenständig definieren und speichern. Diese Suchanfragen können Sie aber nicht nur selbst nutzen, sondern auch für andere Mitglieder Ihres Teams freigeben. Hat also einer von Ihnen für ein Projekt einen besonders nützlichen Filter erstellt, können Sie diesen einfach teilen, statt allen Kollegen die Suchparameter zu diktieren.

Erstellen Sie individuelle Suchanfragen und wandeln Sie diese in Filter um

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Versionskontrolle im Evolutionsbaum

Eine Besonderheit des Programms ist der Evolutionsbaum. Mit diesem wird Ihnen in einer Grafik aufgezeigt, welchen Weg das Asset von der ersten Version bis zum fertigen Produkt genommen hat und wie viele weitere Versionen daraus erstellt wurden. Das bringt ein großes Maß an Nachvollziehbarkeit mit sich, was Ihnen die Medienverwaltung erleichtert.

Verfolgen Sie den Weg von der ersten Datei zum fertigen Asset im Evolutionsbaum

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Lesen Sie komfortabel Nutzungsrechte per Ampel aus

Beim ersten Blick in die Software fallen die bunten Punkte unter den jeweiligen Dateien auf, die Sie in den gängigen Ampelfarben vorfinden. Hier handelt es sich um die Freigabe-Ampel, die Ihnen auf einen Blick verrät, welche Nutzungsrechte für die Datei gelten. Dank dieser Besonderheit im Interface müssen Sie sich für diese Information nicht in jedes Asset klicken. In der Einzelansicht hinterlegen Sie dann zusätzlich die Information, wie lange die jeweiligen Nutzungsbedingungen gelten.

Mit der Ampel erkennen Sie auf einen Blick den Freigabestatus eines Assets

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Kontaktmanagement im DAM nutzen

Sollten Sie mit Kund:innen zusammenarbeiten, beispielsweise um ein Corporate Design zu entwerfen, dann empfiehlt sich ein Kontaktverzeichnis mit den passenden Ansprechpartner:innen. Das ist in 4ALLPORTAL bereits integriert. Damit kontaktieren Sie zügig Ihre Kolleg:innen oder Kund:innen, ohne ein eigenes CRM oder Adressbuch dafür bemühen zu müssen.

Mit der Kontaktverwaltung haben Sie alle wichtigen Infos zu Ihren Ansprechpartner:innen immer zur Hand

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Managen Sie den Zugriff auf Daten mit Rollen und Rechten

Eine weitere wichtige Sache im Bezug auf die Software ist unter anderem die Rollen- und Rechtevergabe. Mit dieser kontrollieren Sie die Verfügbarkeit von Daten für Ihre einzelnen Mitarbeiter:innen und die Zugriffsrechte auf Ihr System. Die Einstellungsmöglichkeiten sind recht umfangreich und erlauben Ihnen so eine genaue Kontrolle der Berechtigungen pro einzelnem User.

Definieren Sie genaue Rollen und Berechtigungen für Ihr System

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4ALLPortal DAM kann gängige Metadaten-Formate für Sie auslesen und schreiben:

• IPTC
• Exif
• Volltext
• XMP

Allerdings können Sie auch eigene Wünsche zur Metadaten-Verarbeitung äußern und so im Austausch mit dem Anbieter Ihr DAM-System weiter anpassen.

Vererben Sie Metadaten

Ein praktisches Feature ist die Metadaten-Vererbung, die ähnlich wie die Tag-Vererbung des Programms funktioniert. Mit diesem Feature übertragen Sie Informationen zu einzelnen Kategorien und Produkten an die untergeordneten Assets. So sparen Sie sich viel Zeit für die aufwendige manuelle Datenübertragung.

Benötigen Sie eine Kurzzusammenfassung der enthaltenen Funktionen und Features, finden Sie eine entsprechende kompakte Auflistung der genannten Funktionen in der 4ALLPORTAL DAM-Tarifübersicht.

Was kostet 4ALLPORTAL DAM?

Sie wählen bei 4ALLPORTAL DAM aus drei unterschiedlichen Tarifen, die Sie individuell um optionale Features erweitern. Die Grundausstattung aller Tarif-Systeme umfasst 5 User und 25 GB Speicherplatz, die Sie individuell nach Bedarf erweitern. Den Preis für die jeweiligen Pakete und Lizenz-Optionen erfahren Sie auf Anfrage beim Anbieter.

4ALLPORTAL DAM Tarife

Sie haben die Wahl aus drei Tarifen, die sich hauptsächlich im Funktionsumfang unterscheiden. Alle Versionen sind skalierbar und können mit zusätzlichen Funktionen, Speicherplatz und Userplätzen aufgestockt werden. Das bietet Ihnen innerhalb Ihres Plans eine gewisse Flexibilität. Daraus ergeben sich allerdings individuelle Preise, weshalb Sie den Preis für Ihre persönliche Ausführung der Software auf Anfrage erhalten. Alle 4ALLPORTAL DAM-Ausführungen sind als Cloud- oder On-Premise-Variante erhältlich.

Die Preise von 4ALLPORTAL DAM

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Quelle: 4allportal.net

4ALLPORTAL DAM Basic

Der Tarif “Basic” ist der kleinste der Auswahl. In seiner Grundausführung sind 5 User sowie 25 GB Speicherplatz enthalten. Für einen Aufpreis können Sie mehr Benutzer-Plätze buchen sowie Ihren Speicher in 100 GB-Staffeln erweitern. Unbegrenzt viele User sind in diesem Tarif jedoch nicht möglich. Sie können Ihre Assets aber schon ab “Basic” mit unbegrenzt vielen Personen teilen.

4ALLPORTAL DAM Advanced

Auch die Version “Advanced” startet bei 5 Usern und 25 GB Speicherplatz. Wie in “Basic” dürfen Sie weiteren Speicherplatz und zusätzliche Benutzerplätze buchen. Im Gegensatz zu “Basic” lassen sich allerdings unbegrenzt viele Nutzer:innen anfordern und dürfen ein Testsystem nutzen.

4ALLPORTAL DAM Enterprise

Der Tarif “Enterprise” ist der größte der Drei und umfasst die meisten Funktionen. Auch hier gilt die gleiche Grundausrüstung wie bei “Advanced” allerdings nutzen Sie Spezial-Features wie eine besonders hohe Verfügbarkeit der Software und 5 Testsysteme.

4ALLPORTAL DAM Vertragslaufzeiten und Kündigung

Die Mindestlaufzeit für das Digital Asset Management von 4ALLPORTAL beläuft sich auf 24 Monate. Eine Kündigung ist mit einer Frist von 12 Monaten vor Beendigung des aktuellen Vertragsjahres und erstmals zum Ende des zweiten Vertragsjahres möglich. Die Kündigung bedarf hierbei der Schriftform.

4ALLPORTAL DAM Testphase

Sie können sich über die Website des Anbieters für eine kostenlose 14-tägige Testphase der Version “Basic” registrieren.

Alle genannten Preise und Tarife finden Sie auch in aller Kürze in der trusted-Tarifübersicht zu 4ALLPORTAL DAM.

Wie benutzerfreundlich ist 4ALLPORTAL DAM?

4ALLPORTAL ist ein Tool mit sehr vielen Funktionen und verlangt deshalb längere Einarbeitungszeiten, gerade wenn Sie wie ein Profi ausnahmslos alle Funktionen des Tools ausreizen wollen. Allerdings birgt das Tool viele nützliche Features, für die sich der Aufwand lohnt. Dank des Handbuchs und der Videos kommen auch Neulinge in Sachen DAM gut zurecht und Verwalten schon nach wenigen Tagen mühelos Ihre Assets.

Sauberer Look und gute Bedienung

Der Look von 4ALLPORTAL ist modern und aufgeräumt. Lediglich die Menüfelder sind in ihrer Menge etwas stärker vertreten als bei anderen Tools, das ist aber völlig in Ordnung. Unübersichtlich wird das Tool nämlich trotzdem nicht. Sollten Sie doch einmal den Überblick verlieren, lassen sich Seitenmenüs mit einem Klick auch ausblenden.

Durch das Ausblenden der Menüs gewinnen Sie bei Bedarf mehr Übersicht

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Quelle: 4allportal.net

Die Bedienung des Tools an sich ist hingegen recht einfach. Sie müssen sich lediglich an gewisse Reihenfolgen gewöhnen, in denen Sie Assets anklicken, um an die gewünschte Funktion zu kommen. Beispielsweise markieren Sie Assets mit einem klick, die Detailansicht öffnen Sie mit einem Doppelklick. An diese Eigenheiten gewöhnen Sie sich aber schon nach wenigen Stunden mit dem Tool.

Mehr zur Suche nach dem perfekten DAM-Tool finden Sie im großen Digital (Media) Asset Management-Vergleich von trusted.de.

Wie sicher ist 4ALLPORTAL DAM?

Die 4ALLPORTAL GmbH ist ein deutscher Anbieter und nutzt als Grundlage für den Datenschutz die Vorgaben des BDSG. Die Informationen der 4ALLPORTAL-Kunden und Kundinnen werden auf Servern innerhalb Deutschlands verarbeitet und gespeichert. Der Datentransfer erfolgt dabei inklusive SSL-Verschlüsselung.

Welchen Kundenservice bietet 4ALLPORTAL DAM?

Bei Problemen ist Ihnen der Anbieter per E-Mail, Live-Chat und Telefon-Support behilflich. Wenn Sie sich lieber selbst an die Problemlösung machen, nutzen Sie den FAQ-Bereich, das Benutzerhandbuch oder die Best-Practice Videos auf dem YouTube-Kanal des Anbieters. Zusätzlich können Sie sich auf der Webseite des Anbieters für eines der Webinare anmelden, um sich rund um die Themen DAM und PIM weiterzubilden.