- Mitarbeiterbewertungen sind ein gutes Werkzeug, um die Leistungen eines Teams oder einzelner Mitglieder zu evaluieren und zu reflektieren. Auf diese Weise werden gute Mitarbeiter für Ihre gute Leistung belohnt und mögliche Verbesserungsmöglichkeiten aufgezeigt.
- Die manuelle Bewertung auf Papier oder mit einzelnen Dokumenten kann aufwändig und langwierig sein. Einfacher geht es mit Tools, mit deren Hilfe viele Prozesse geplant, organisiert und automatisiert werden können.
- trusted.de hat die gängigsten Tools in Sachen Mitarbeiterbewertung für Sie übersichtlich aufgelistet. So finden Sie die Softwarelösung, die am besten auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.
Was ist eine Mitarbeiterbewertung?
Die Mitarbeiterbewertung oder Mitarbeiterbeurteilung (oft auch Personalbeurteilung) ist in erster Linie ein Aspekt der Qualitätssicherung und -steigerung in einem Unternehmen. Sie liegt im Aufgabenbereich des Managements und der Abteilungsleitung(en). In einer Leistungsbewertung beurteilen Sie als Vorgesetzter die Arbeitsqualität Ihrer Mitarbeiter anhand verschiedener Kriterien, sprechen Lob für gute Leistungen aus und zeigen Verbesserungspotential auf.
Als Bewertungskriterien sollten dabei alle Aspekte des Arbeitsalltags berücksichtigt werden. Nicht nur die reine Arbeitsleistung, sondern auch spezifische Verhaltensmerkmale des jeweiligen Mitarbeiters fließen oft in die Bewertung mit ein, um ein umfassendes Bild zu zeichnen. Beliebte Kriterien sind etwa…
- Fachkompetenz
- Arbeitsqualität
- Arbeitsweise
- Motivation
- Belastbarkeit
- Kommunikations- und Kritikfähigkeit
- Eigeninitiative und Selbstständigkeit
- Führungsqualitäten (v.a. bei Führungskräften)
- Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Mitarbeitern, Kunden, etc.
- Persönliche Stärken und Schwächen
Warum sollte ich meine Mitarbeiter beurteilen?
Die Entscheidung dazu, eine Mitarbeitrbeurteilung durchzuführen, kann viele Gründe haben:
Vereinfachung einer Übergangssituation
Ganz klassisch ist die schriftliche Beurteilung in Form eines Arbeitszeugnisses am Ende des Arbeitsverhältnisses. Diese ist Pflicht, jeder Mitarbeiter hat per Gesetz einen Anspruch auf ein wohlwollend formuliertes Arbeitszeugnis. Aber auch während eines laufenden Arbeitsverhältnisses kann ein Feedback notwendig sein: Zum Beispiel, wenn der betreffende Mitarbeiter in eine andere Abteilung versetzt wird, oder wenn ein neuer Vorgesetzter in die Firma kommt. In beiden Fällen wollen die neuen Chefs selbstverständlich wissen, wie sich der oder die neuen Mitarbeiter machen.
Beachten Sie: Für die Bewertung eines Mitarbeiters im Arbeitszeugnis gibt es verbindliche Regeln, die Sie beachten müssen. So dürfen beispielsweise keine negativen Formeln im fertigen Dokument auftauchen. Mithilfe spezieller Tools lassen sich Arbeitszeugnisse schnell und rechtlich einwandfrei erstellen.
Qualitätssteigerung durch regelmäßige Evaluation
Im besten Falle sollten Mitarbeitergespräche und -bewertungen regelmäßig durchgeführt werden, um alle Kollegen stets über die eigenen Leistungen auf dem Laufenden zu halten, und Anstoß zur Verbesserung und Optimierung zu geben. Denkbar wären beispielsweise Intervalle von einem halben Jahr oder einem Jahr, oder einfach nach Bedarf.
Entscheidungen bei Umstrukturierung
Zu guter Letzt kann eine durchgeführte Mitarbeiterbewertung auch den Ausschlag bei schwierigen Entscheidungen geben: Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Stellen streichen muss, sollten Sie darauf achten, diejenigen Mitarbeiter im Team zu halten, die die beste Leistung bringen. Ähnliches gilt, wenn es darum geht, Gehälter festzusetzen oder Boni zu verteilen.
Laut dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) haben Arbeitnehmer in Deutschland stets das Recht, eine individuelle und persönliche Bewertung zu verlangen. Seien Sie also stets darauf vorbereitet, eine Bewertung durchführen zu müssen, selbst wenn es in Ihrem Unternehmen nicht Gang und Gäbe ist, regelmäßig zu beurteilen.
Wie kann Bewertungssoftware bei der Beurteilung helfen?
Es gibt einige Softwarelösungen auf dem Markt, die sich auf die Fahne geschrieben haben, Bewertungs- und Beurteilungsprozesse zu optimieren. Zwar können Sie nicht alle Aufgaben an Tools delegieren - beispielsweise das Beobachten der Mitarbeiter über Zeit oder das persönliche Mitarbeitergespräch - einige andere Aufgaben lassen sich durch den Einsatz von Software allerdings erheblich vereinfachen.
Management und Organisation
Eine der wichtigsten Aufgaben von Tools zur Mitarbeiterbeurteilung liegt in der Organisation. Gerade in großen Unternehmen und Enterprises mit vielen Arbeitnehmern ist auf diesen Punkt besonderer Wert zu legen. Die richtige Software hilft Ihnen dabei, Ihre Bewertungen zu managen, indem sie…
- an Termine erinnert und alle anstehenden und abgeschlossenen Bewertungen übersichtlich auflistet
- auf eine bestehende Mitarbeiterdatenbank zugreift oder diese selbst mitbringt, um die Bewertungskriterien leicht zugänglich zu machen
- die Kommunikation zwischen einzelnen Bewertern organisiert
- u.v.m.
Erstellung der Beurteilungsbögen
Kernkompetenz jeder Bewertungssoftware sind die Checklisten - beziehungsweise Formulare oder Bögen - mit deren Hilfe Sie Ihre Mitarbeiter bewerten. Hier gibt es gewisse Unterschiede:
Vorgefertigte Bewertungsmasken
Einige Tools bringen eine entsprechende Bewertungsmaske mit allen relevanten Kriterien mit. Hier müssen Sie nur noch Ihre Anmerkungen und Notizen eintragen, die einzelnen Kriterien mithilfe von Häkchen bewerten, und gegebenenfalls einige persönliche Details über den betreffenden Mitarbeiter hinzufügen.
Eigene Bewertungsmasken
Andere Tools lassen Sie Ihre Kriterien selbst auswählen und die Maske manuell erstellen. Zusätzlich lassen sich dann verschiedene Arten der Bewertung einstellen. Beispielsweise ein Schulnotensystem, ein Bewertungssystem mit Prozenten oder eine rein schriftliche Beurteilung.
Automatische Textbausteine
Manche Softwarelösungen auf dem Gebiet der Mitarbeiterbewertung sind auch mit Textbausteinen (sogenannten “Items”) ausgestattet. Letztere entsprechen geltenden Standards und werden automatisch bei einer gewissen Bewertung generiert.
Wie Sie Ihre Mitarbeiter beurteilen können
Sie haben verschiedene Möglichkeiten, eine interne Beurteilung durchzuführen.
Wer bewertet?
Eine wichtige Frage, die Sie sich stellen müssen, lautet: Wer soll die Bewertung durchführen? Anhand dieser Frage existieren im Grunde drei verschiedene Arten der Personalbeurteilung:
Fremdbeurteilung
In der Regel geht eine interne Beurteilung vom Management und anderen Verwaltungsapparaten aus. Diese haben dabei die Aufgabe, den zu bewertenden Mitarbeiter zu beobachten und anschließend seine Arbeitsleistung und -weise objektiv und fair zu beurteilen. Feedback gibt es dann für beide Parteien in einem abschließenden Mitarbeitergespräch.
Diese Art der Beurteilung als klassische “Fremdbeurteilung” ist mittlerweile allerdings nicht mehr unangefochtener Standard. Nachteile der Fremdbeurteilung bestehen unter anderem darin, dass es für gewöhnlich nur einen einzigen “Bewerter” gibt. Daher haben sich mittlerweile auch alternative Möglichkeiten der Leistungsbewertung durchgesetzt.
Selbstbeurteilung
Mitarbeiter sind mit sich selbst kritischer
Die Erfahrung zeigt, dass Mitarbeiter, die sich selbst bewerten, oft kritischer mit sich sind als direkte Vorgesetzte. Das zeigt dem Vorgesetzten Prioritäten, Wünsche und Vorstellungen der Arbeitnehmer auf.
Eine weitere Möglichkeit ist es, einen Mitarbeiter seine eigene Bewertung verfassen zu lassen. Er muss sich dann möglichst objektiv mit seiner eigenen Leistung auseinandersetzen und aufschreiben, worin er gut ist und worin er schlecht ist. Vorteil daran ist, dass Sie damit die Aufgabe der Bewertung quasi delegieren - Sie sparen sich also Zeit und Aufwand - und gleichzeitig Ihr Team zur Selbstreflexion anregen.
Ein Mitarbeitergespräch findet in der Regel auch nach dieser Art der Beurteilung statt, um eventuelle Fehleinschätzungen zu berichtigen und Feedback zur Bewertung zu geben.
360-Grad-Beurteilung
Das sogenannte 360-Grad-Feedback ist die wohl umfassendste Möglichkeit der Bewertung. Dabei werden unterschiedlichste Bewerter und Blickwinkel mit einbezogen - im Grunde ist die 360-Grad-Beurteilung also eine Kombination aus Selbst- und Fremdbeurteilung. Im Gegensatz zu klassischen Ansätzen gibt es beim Rundumkonzept allerdings nicht nur einen einzigen Bewerter, sondern deren viele. Beispielsweise die Teammitglieder oder Kollegen sowie externe Bewerter wie Partner und Kunden. Da der Aufwand bei dieser Art der Bewertung einigermaßen groß ist, wird die 360-Grad-Beurteilung in der Regel nur zur Bewertung von höhergestellten Fach- und Führungskräften eingesetzt.
Wie wird bewertet?
Sobald Sie wissen, wer bewertet, sollten Sie noch entscheiden, wie Sie bewerten. Auch hier gibt es unterschiedlichste Ansätze und Aspekte, die beachtet werden wollen. Am relevantesten dürfte aber die Unterscheidung zwischen der absoluten und der relativen Bewertungsmethode sein.
Absolute Bewertung
Bei der absoluten Bewertung beurteilen Sie einen Mitarbeiter ganz unabhängig vom Rest des Teams. Das ist beispielsweise beim Ausstellen eines Arbeitszeugnisses notwendig; hier sollten Sie den zu Bewertenden nicht in Relation zu seinen Kollegen, sondern eben absolut betrachten.
Relative Bewertung (20/70/10; Grafik)
Die relative Bewertung ist das Gegenteil der absoluten und bietet sich an, wenn Sie gleichzeitig eine größere Menge an Mitarbeitern bewerten und ihre Leistung miteinander in Beziehung setzen wollen. Ein Beispiel für eine relative Beurteilungsstruktur ist die sogenannte 20-70-10-Regel, die darauf fußt, die bewerteten Mitarbeiter in drei Kategorien einzuteilen: Die 20 besten Prozent, die besonderes Lob und gegebenenfalls eine Belohnung verdienen, die mittleren 70 Prozent, auf deren Förderung und Forderung besonderer Wert gelegt werden sollte, sowie die untersten 10 Prozent, die am schlechtesten bewertet wurden und deswegen abgemahnt oder im Ernstfall entlassen werden sollten.
Diese Entlassungs-Regel wird auch heutzutage noch von einigen Unternehmen angewandt, gilt aber mittlerweile als überholt - vor allem, da geplante Kündigungen ohne triftigen Grund in vielen Ländern nicht mehr rechtens sind. Zur Entscheidung über mögliche Boni oder Zulagen, oder ganz allgemein um ein faires Gehalt zu bestimmen, kann eine solche relative Methode aber auch heute noch eingesetzt werden.
Vorteile der Beurteilung von Mitarbeitern
Mitarbeiter beurteilen = Mitarbeiter motivieren
Motivation ist wichtig!
In einer Umfrage des Meinungsforschungsinstituts Gallup gab nur jeder Dritte Vorgesetzte an, seinen Arbeitsschwerpunkt auf die Motivation und Entwicklung seiner Mitarbeiter zu setzen. Das Ergebnis: 50 Prozent der befragten Arbeitnehmer sind unzufrieden mit ihrem Chef, 70 Prozent fühlen sich nicht in der Pflicht, mehr als “Dienst nach Vorschrift” zu machen.
Auch, wenn es zunächst natürlich immer eine Schrecksekunde ist, von einer nahenden Beurteilung zu erfahren - die Aussicht, sich demnächst mit seinen eigenen Stärken und Schwächen auseinandersetzen zu müssen, kann auch ein großer Ansporn sein. Vor allem, wenn in Ihren Unternehmen regelmäßig Beurteilungen und Mitarbeitergespräche durchgeführt werden, wird sich jeder Kollege stets bemühen, sich von seiner besten Seite zu zeigen. So motivieren Sie Ihr Team und spornen es zu Höchstleistungen an. Kombinieren Sie die Beurteilung mit einem Belohnungssystem, so wird sich dieser Effekt sogar noch steigern.
Steigerung der Arbeitsqualität
Die Motivation Ihrer Mitarbeiter hat direkte Auswirkungen auf die Qualität der jeweiligen Arbeitsleistung. Da im Regelfall Kriterien wie die Arbeitsweise sowie das Verhalten gegenüber Kunden und Partnern ebenfalls in die Bewertung mit einfließen, gilt das im Grunde für jede Branche und für jede Abteilung Ihres Unternehmens.
Auch aus Steinen, die dir in den Weg gelegt werden, kannst du etwas Schönes bauen.
Vertrauensverhältnis
Zu guter Letzt trägt ein offener Umgang auf Augenhöhe in der Regel dazu bei, dass Mitarbeiter sich ernst genommen und verstanden fühlen. Selbst dann, wenn die Beurteilung einmal weniger positiv ausfällt. Das schafft eine Basis des gegenseitigen Vertrauens und der Kommunikation. Vor allem in Hinsicht auf das abschließende Feedbackgespräch ist dieser Punkt von großer Bedeutung.
Mögliche Nachteile und Schwierigkeiten
UnpersönlichkeitGerade der überzogene Einsatz von Schablonen, beziehungsweise vorgefertigten Masken oder Textbausteinen, lässt schnell den Eindruck zu, die Beurteilung stamme aus der Retorte. Fehlende Individualität kann ein Problem sein, unter dem letzten Endes Ihr “Employer Branding”, Ihr Status als guter Arbeitgeber, leiden kann.
Nutzen Sie ein Tool, dass Ihnen den nötigen Freiraum lässt. Etwa in Form von persönlichen Anmerkungen und Notizen, mit denen Sie den individuellen Stärken und Schwächen Ihrer Mitarbeiter Rechnung tragen können.
Verängstigte Mitarbeiter
Ein möglicher und unangenehmer Nebeneffekt einer Leistungsbeurteilung könnte es sein, dass Ihre Mitarbeiter Angst vor Ihnen haben, da sie fürchten, verurteilt oder von oben herab behandelt zu werden. Ein Umstand, der das Betriebsklima im Ernstfall extrem negativ beeinflussen kann! Sie sollten deswegen darauf achten, richtig aufzutreten - vor allem, wenn die Bewertung eines Mitarbeiters ansteht, der weniger gute Arbeit geleistet hat.
Achten Sie darauf, dass Ihre Beurteilung nicht zu einer Veurteilung wird! Befolgen Sie am besten die folgenden Verhaltensregeln: Treten Sie freundlich aber bestimmt auf. Verzichten Sie auf destruktive Kritik und ersetzen diese durch konstruktive. Suchen Sie im Falle einer negativen Bewertung zusammen mit Ihrem Mitarbeiter nach Ideen zur Verbesserung.
Das kosten Tools für die Mitarbeiterbewertung
Software für die Mitarbeiterbewertung orientiert sich preislich in der Regel an der Zahl der geplanten Nutzer. In diesem Bereich werden Abonnements mit unterschiedlichen Laufzeiten angeboten, die Zahlung erfolgt in der Regel monatlich. So gibt es Softwarelösungen, die bereits ab einem Dollar pro Nutzer und Monat zu haben sind, andere Tools kosten allerdings bis zu 80 Euro pro Nutzer und Monat. Da die Preisunterschiede zwischen den einzelnen Angeboten einigermaßen groß sind, empfehlen wir Ihnen, sich vor dem Kauf genau zu überlegen, welche Funktionalitäten Sie benötigen, und welche Sie auch vernachlässigen können.
Der Markt um Mitarbeiterbewertungssoftware
Die Nachfrage nach HR Tools (Human Ressources) ist groß, dementsprechend groß ist die Anzahl der verfügbaren Anbieter. Beinahe im Wochentakt werden neue Softwärelösungen auf den Markt geworfen, darunter auch einige, die sich auf Bewertungs- und Beurteilungsprozesse in Unternehmen spezialisiert haben, oder sich zumindest zu diesem Zwecke eignen. In der folgenden Übersicht hat trusted.de bereits die gängigsten Anbieter für Sie zusammengetragen:
- 360
- 360-Degree-Feedback
- CakeHR
- Cezanne HR
- Eucidat
- FinancialForce
- Goalscope
- Halogen Software
- Epicor HCM
- HRMS Soft
- loopitemne
- Namely
- PeopleGoal
- Perform
- Perform & Reward
- Vantage HCM
- WebHR
- Workboard
- Oracle HCM
Fazit
Die regelmäßige Bewertung und Beurteilung Ihrer Mitarbeiter wird, gerade in der heutigen Zeit, immer relevanter. Das hat viele Gründe. Der wichtigste ist die Steigerung der eigenen Arbeitsqualität. Globalisierung schön und gut, allerdings zollt sie bereits in vielen Bereichen einen hohen Tribut, dem ersteinmal begegnet sein will. Immer mehr Wettbewerber treten auf den Plan, Produkte und Dienstleistung gleichen sich in Qualität, Umfang und Preis immer mehr einander an. Es ist daher wichtig, sich stets selbst darüber klar zu sein, über welche Ressourcen und Möglichkeiten das eigene Unternehmen verfügt - auch in Hinsicht auf Ihre Mitarbeiter - und wie sich die Leistungen des Teams stetig steigern lassen.
Die hier vorgestellten Tools und Softwarelösungen helfen Ihnen dabei, Ihre Bewertungs- und Beurteilungsprozesse zu organisieren, zu automatisieren und zu optimieren. Steigern Sie dadurch die Motivation Ihrer Mitarbeiter und deren Arbeitsmoral. trusted.de wünscht Ihnen viel Erfolg!
