Mithilfe der Dateiversionierungen lassen sich unterschiedliche Versionen einer Datei oder eines Dokuments sichern. Ältere Versionen können so über einen gewissen Zeitraum wiederhergestellt werden. So machst du Änderungen rückgängig oder verfolgst die Entwicklung eines Dokuments nach.

In einer Dateihistorie siehst du auf einen Blick, wer wann etwas an einer Datei verändert hat. Gerade für die Arbeit in Teams ist es nützlich, den Überblick darüber zu behalten, wer aktuell verantwortlich ist oder war.

Durch Upload-Links kannst du Dateien von anderen anfordern, ohne dass diese direkten Zugriff auf deinen Cloud-Speicher haben. Der Upload-Link ist meist zeitlich begrenzt und kann per E-Mail oder Messenger verschickt werden; Empfänger:innen können dann mithilfe des Links bequem die angeforderten Dateien in deinen Speicher hochladen.

Indem du Passwörter für Dateien festlegst, stellst du sicher, dass nur diejenigen Personen Zugriff haben, denen du vertraust. Selbst, wenn du Dateien per Link mit anderen teilst und dieser versehentlich öffentlich wird, haben andere Personen keinen Zugriff auf deine Dateien, sofern sie nicht über das nötige Passwort verfügen.

Durch die Einstellung eines Ablaufdatums ist ein Download-Link bzw. eine geteilte Datei nur eine gewisse Zeit lang gültig. Nach Ablauf der Frist funktioniert der Download nicht mehr. So schützt du sensible Dateien langfristig vor dem Zugang durch unberechtigte Dritte.

Eine weitere Möglichkeit, deine Dateien zu schützen, ist die Download-Beschränkung. Hier legst du fest, wie oft eine Datei via Link heruntergeladen werden kann. Schickst du eine Datei z.B. an drei verschiedene Ansprechpartner:innen, legst du die möglichen Downloads auf 3 fest.

Eine Notiz- bzw. Kommentar-Funktion ist hilfreich, um anderen Bearbeiter:innen eines Dokuments Anmerkungen zu hinterlassen. Wenn du öfter gemeinsam mit anderen an Dokumente in der Cloud arbeitest, ist das ein hilfreiches Feature um Input und Feedback zu geben oder Rückfragen zu stellen.

Bearbeitst du Dokumente im Vorschlagsmodus, werden deine Bearbeitungen als

Hat dein Cloud-Speicher eine Zero-Knowledge-Politik, sind nicht einmal die Mitarbeiter:innen des Providers in der Lage, deine Datien zu öffnen, zu lesen oder zu bearbeiten. Sie haben schlicht keinen Zugriff auf deine Cloud. Auch deine Anmeldedaten können nicht vom Provider eingesehen werden. Das sorgt für Sicherheit - bedeutet aber auch, dass du den Zugriff auf deine Dateien vollständig verlierst, wenn du dein Passwort vergisst, da der Anbieter deine Dateien nicht wiederherstellen kann.

Die optionale sichere Anmeldung mit zwei Faktoren. Viele Cloud-Anbieter bieten diese Funktion mittlerweile optional mit an. So kannst du entscheiden, dass du dich nicht nur mit Anmeldenamen/E-Mail-Adresse und Passwort einloggst, sondern dich mithilfe eines zweiten Faktors - zum Beispiel einem Link per E-Mail oder einer SMS-Verifikation auf deinem Smartphone - verfizieren musst, bevor du Zugang erhältst. Das erhöht die Sicherheit deiner Cloud noch einmal; denn selbst wenn sich jemand Zugriff auf deine Anmeldedaten verschafft, benötigt er zusätzlich auch dein E-Mail-Postfach oder dein Handy, um deine Cloud zu öffnen.

Die Verbindung zum Tool erfolgt via SSL-Verschlüsselung. Diese erkennst du (wenn es sich beispielsweise um eine Website handelt) an der URL "https://" im Gegensatz zum früher üblichen "http://".