Clubway ist eine cloudbasierte Vereinssoftware speziell für Sportvereine. Sie bündelt Mitgliederverwatlung, Termin- und Kursmanagement, Kommunikation sowie Rechnungen und SEPA-Zahlungen in einem System; inklusive Apps für Mitglieder und Trainer:innen. Nach meiner Einschätzung richtet sich das Tool vor allem an Vorstände, Schatzmeister:innen und ehrenamtliche Admins. Ziel ist es, interne Abläufe zu zentralisieren und zu automatisieren. Laut dem Anbieter nutzen bereits über 1.000 Vereine die Software.
Stärken: Clubway kann vor allem bei der Optimierung interner Prozesse und ganz besonders mit seinem Finanz-Fokus überzeugen. Clubway automatisiert Mitgliedsbeiträge per SEPA-Bankeinzug und unterstützt einen vollautomatisierten EBICS-Modus als Zusatzmodul. Das spart manuelle Schritte und senkt Fehlerquellen. Pluspunkte gibt es auch für die mobile Vereinsapp, in der Mitglieder ihre Daten selbstständig pflegen, mit dem Verein in Kontakt bleiben, Kurs- und Trainingstermine einsehen, Ankündigungen bekommen und per Chat passende Ansprechpartner direkt kontaktieren können. Dazu ist Clubway DSGVO-konform, bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase und – ungewöhnlich – eine 6-monatige Geld-zurück-Garantie.
Schwächen: Die Preisstruktur von Clubway ist grundsätzlich transparent und für kleine und wachsende Vereine sehr attraktiv, da Clubway in Staffeln von je 100 aktiven Mitgliedern abrechnet. Kleine Vereine und Organisationen mit unter 100 Mitgliedern haben so langfristig stabile und günstige Preise und Preissprünge kommen auch in Zukunft langsam auf den Verein zu. Allerdings gibt es auch Kritik an der Preisgestaltung. Punkt 1: In den Tarifen “Bronze” und “Silber” sind viele essenzielle Funktionen entweder gar nicht enthalten, oder müssen als kostenpflichtige Zusatzmodule gebucht werden. Das betrifft z.B. die Vereinsbuchhaltung, das Modul für SEPA-Lastschriften, der optionale Webshop oder die automatisierte Anwesenheitskontrolle für Events. Punkt 2: Der Sprung vom Silber auf den Gold-Tarif ist erheblich; ein Verein müsste eine Größe von über 3.000 Mitgliedern erreichen, bevor der Gold-Tarif rechnerisch günstiger wird, als ein voll-ausgestatteter Silber-Tarif. Für mittelgroße bis große Vereine entsteht eine preisliche Lücke, in der der Silber-Tarif als zunehmen teurer empfunden wird, der Gold-Tarif aber (noch) nicht wirtschaftlich ist. Für wachsende Vereine kann es daher Sinn ergeben, sich nach Wettbewerbern mit einer anderen Preislogik umzuschauen.
Empfehlung: Kleine bis große Sportvereine, die ihre interne Verwaltung verschlanken, Beiträge automatisiert einziehen und mobile arbeiten möchte, sind bei Clubway richtig. Allerdings solltest du dir vorher ein Bild der entstehenden Kosten durch Zusatzmodule machen und das Wachstum deiner Mitgliederdatenbank im Blick behalten.
