Was ist Außendienststeuerung Software?

Außendienststeuerung bezeichnet die Organisation und damit einhergehende Optimierung Ihrer Außendiensteinsätze. Die dafür vorgesehenen Tools vereinen hierzu alle nötigen Funktionen aus den Bereichen Termin- und Tourenplanung, unternehmensinterne Kommunikation und Analyse.

Wie funktioniert Vertriebssteuerung?

Egal ob Sie ein Unternehmen in der Handwerksbranche führen oder ein Enterprise für Dienstleistungen leiten, welches Mitarbeiter mit Außendienst Einsätzen beschäftigt: In jedem Fall sollten alle externen Einsätze an einer zentralen Stelle verwaltet und koordiniert werden. An dieser setzen Vertriebssteuerungs Tools an: Organisieren Sie als Administrator über eine einzige Oberfläche alle wichtigen Prozesse und behalten Sie stets den Überblick über folgende Fragestellungen:

• Welcher Mitarbeiter ist gerade wo unterwegs?
• Läuft alles mit dem geplanten Termin glatt, oder gibt es Probleme, die Sie von der Zentrale aus lösen können?
• Welche Termine verbrauchen wie viel Ressourcen?
• Was können Sie aus den vorangegangenen Außendienst Einsätzen lernen, wo besteht Optimierungsbedarf?
• uvm.

Die wichtigsten Grundfunktionen im Überblick

Auch wenn sich manche Anbieter auf spezielle Branchen spezialisiert haben oder besondere Zusatzfunktionen bieten, finden Sie die folgenden Grundfunktionen doch fast überall in vollem Umfang:

• Terminplanung in Echtzeit: Die wichtigste aller Funktionen ist die gelungene Terminplanung. Hierbei bieten die Außendienst Softwares nicht nur Aspekte der generellen Planung über Kalender Software. Neben geräteübergreifender Synchronisation und herkömmlicher Kalenderfunktionen bekommen Sie hier vor allem die Außendienst Planung dazu.
• Bestmögliche Tourenplanung und Routenoptimierung: Zwischenfälle gibt es immer - ein Mitarbeiter wird krank, ein Kunde sagt kurzfristig ab oder ein neuer Auftrag kommt spontan hinzu. Bevor Sie sich lange den Kopf zerbrechen, wie Sie den Tagesplan bzw. die Aufträge nun umorganisieren, übernimmt die Außendienstsoftware das für Sie. Und das so, dass der neue Plan wieder möglichst ressourcenschonend und zeitsparend für Sie ausfällt. Das funktioniert vor allem über die stets aktualisierten Straßenkarten und Fahrtenbuch-Funktionen der Anbieter.
• Zentrale Administration: Einsatzsteuerung ist mithilfe der Software für Sie als Administrator besonders übersichtlich. Sie sehen stets, wer gerade wo ist, bekommen in Echtzeit von Ihren Außendienstmitarbeitern Feedback zu deren Terminen, und können mit wenigen Klicks Änderungen vornehmen oder neue Anfragen verwalten. Die Software vereint alle wichtigen Dokumente Ihrer Außendienst Planung an einem Ort: Von Kundendaten, Verträge, Notizen Ihrer Mitarbeiter bis hin zu Hotel- und Tankbelegen haben Sie alles in einer Software geordnet abgelegt.
• Analyse und Statistiken: Berechnen Sie über die Software alle wichtigen Kennzahlen rund um Ihre Außendienst Termine. Wie viel Zeit und wie viel Kosten verbraucht welche Art von Termin? Wie oft sagt ein gewisser Kunde ab? Welches Gebiet haben Sie besonders häufig besucht? Geographischen, wirtschaftlichen und zeitlichen Analysen rund um Ihre Vertriebssteuerung sind mit Außendienst Software kaum Grenzen gesetzt. Nutzen Sie diese zur stetigen Optimierung der Außendienst Planung.

Für wen ist Außendienst Software geeignet?

Außendienst Software eignet sich im Grunde für jede Art von Unternehmen, deren Mitarbeiter eben auch außerhalb des Stammgebäudes tätig sind - das reicht von Außentermin einer Ihrer Unternehmensberater bis hin zur Koordination von Handwerkerterminen. Die jeweiligen Anbieter sind zum Teil auf gewisse Branchen spezialisiert. Oft haben Sie jedoch die Möglichkeit, nachträglich noch individuelle Anpassungen vorzunehmen - so verändern Sie die Grundapp mit ein paar Schritten in Ihr Corporate Design oder fügen einzelne Features um. Denn egal, was Ihr Außendienstmitarbeiter vor Ort letztendlich tut: Tourenplanung, Kommunikation mit Unternehmen und Kunden und Auswertung des Außendiensteinsatz muss jeder bestreiten.

Vorteile von Außendienststeuerung

Der Einsatz von Außendienststeuerung Tools hat deutliche Vorteile für Ihre Firma und Ihre Kunden. Kurz und knapp aufgelistet sind dies die Folgenden:

• Effizienteres Zeitmanagement
• Kostenersparnis
• Verbesserte unternehmensinterne Kommunikation und Aufgabenteilung
• Zufriedenere Kunden
• Zukunftsorientierte Optimierungsoptionen

Das kostet Außendienst Software

Eine einheitliche Preisgestaltung suchen Sie für Vertriebssteuerung vergebens. Manche Anbieter bieten Ihnen unterschiedliche Module je nach Funktionsumfang, andere rechnen über Stundenzahlen ab, häufig ist vor allem die Anzahl Ihrer Außendienstmitarbeiter ausschlaggebend für den Preis. So bekommen Sie manche Pakete schon für knapp 20€ pro Monat und Mitarbeiter, während andere Enterprise Lösungen weitaus mehr verlangen.

Unser Tipp: Fordern Sie am besten eine kostenlose Demoversion bei den in Frage kommenden Anbietern an, und testen Sie die einzelnen Features ausgiebig.

Auf was sollten Sie bei der Auswahl eines Außendienst Software Anbieters achten?

• Mobile Geräte: Auch wenn die mobile Synchronisation eine der Grundfunktionen darstellt, bietet nicht jeder Anbieter die gleiche Fülle an Schnittstellen. Machen Sie sich also vorher ausreichend darüber Gedanken, ob Sie neben herkömmlichen Geräten vielleicht auch seltenere Geräte wie Blackberrys oder Systeme wie Linux einbinden möchten.
• Schnittstellen: Neben der Frage “Auf welchem Gerät?” sollten Sie auch überlegen, mit welcher bereits eingesetzten Software die neue Außendienststeuerung kompatibel sein soll. Welche Kalender Software nutzen Sie aktuell, soll es Schnittstellen zum CRM System geben?
• Umfang: Wie im Puncto Kosten bereits angesprochen, richtet sich der Preis oft nach der Anzahl Ihrer Außendienst Mitarbeiter. Wie viele Mitarbeiter schicken Sie regelmäßig auf Außendienst Termine? Und wie viele mehr werden es in Zukunft sein, lohnt sich vielleicht jetzt schon ein größeres Paket?
• Usability: Eine Software kann einen noch so großen Funktionsumfang haben, aber wenn Sie das Design nicht mögen oder mit der Benutzeroberfläche nur schlecht zurecht kommen, bringt das alles wenig. Wenn Sie über die vorangegangen Punkte die Auswahl schon verkleinert haben, nutzen Sie deshalb unbedingt angebotene Testphasen und Demoversionen. Oftmals zeigt sich erst beim Einspielen der eigenen Daten, ob die Software wirklich für Sie geeignet ist.

Sie sollten wie bei jeder neuen Software im Kopf behalten, dass die Einführung der Außendienst Software sowie die Einarbeitung des Mitarbeiter Teams seine Zeit in Anspruch nimmt.

Der Markt um Außendienststeuerung

trusted.de hat bereits einige Anbieter und deren Softwares aus dem Bereich Vetriebssteuerung Software übersichtlich für Sie aufgelistet. Zu den gängigsten Tools zählen etwa:

• Dooing
• Kitempboard
• Mobile Worker
• Natural Insight
• PARiM
• Planday
• Repsly
• ZenfieldService
• Appogee HR Außendienststeuerung
• BlueFolder Software
• Maxpanda
• Cronforce Außendienststeuerung
• Easyf6
• Out Crowd Findmyshift Außendienststeuerung
• Sygic Fleetwork
• Float Außendienststeuerung
• Workplace Mobile Außendienststeuerung
• Simpitemas mobile field report
• Pajat Solutions Poimapper Außendienststeuerung
• Odyssee Service
• SimpitemField
• Praxedo
• portatour

Fazit

Am Thema Außendienst Organisation führt für eine Vielzahl an Unternehmen kein Weg vorbei. Anstatt jedoch Zeit, Nerven und Geld auf Planung, Verwaltung und Analyse über verschiedene Softwares zu verlieren, vereint Außendienststeuerung Software für Sie alles an einem Ort. Optimieren Sie so Ihre Vertriebssteuerung und optimieren Sie alle Prozesse von der Routenplanung bis zur Gebietsanalyse.

Sie haben bereits einer der hier aufgelisteten Softwares genutzt? Dann freuen wir uns über eine Bewertung.