- Kalender Software basiert auf dem Prinzip eines klassischen Terminkalenders und erweitert diesen um eine Vielzahl praktischer Funktionen. Das Planen von Terminen wird so zum Kinderspiel und durch die zusätzlichen Features eröffnen sich sogar ganz neue Möglichkeiten.
- Die Liste der Vorteile einer Terminkalender App gegenüber der Papierform ist lang. Besonders interessant sind die Möglichkeiten zur Synchronisation mit anderen Diensten, die Abstimmung mit anderen Kalender-Nutzern und die Schnittstellen zu Programmen wie CRM-Systemen oder Projektmanagement Software.
- Online Kalender können viel mehr als nur Termine festhalten. Die Zahl der Funktionen wächst stetig und die meisten davon sparen Ihnen nach kurzer Angewöhnung viel Zeit und Aufwand. Besonders dann, wenn der Kalender gut mit anderen Tools vernetzt ist.
Was ist ein Online Kalender?
Ein Online Kalender stellt eine Plattform bereit, auf der Sie Termine planen, eintragen und verwalten. Je nach Anbieter wird diese Basisfunktion um viele Zusatzfeatures erweitert, die den eigentlichen Mehrwert des Online Kalenders ausmachen. Dank der Möglichkeit zur Synchronisation ist es außerdem kein Problem, wenn Sie auf verschiedenen Plattformen verschiedene Calendar Tools nutzen möchten. Sie können zum Beispiel eine simple und praktische App von Ihrem Handy bequem mit dem aufwändigen Planungs-Tool aus dem Arbeitsalltag synchronisieren.
Ein online Terminkalender ersetzt nicht nur einen Papier-Kalender, sondern im Zweifelsfall außerdem To do-Listen und sogar Tagebücher. Denn auch in der Retrospektive stehen Ihnen sämtliche Termine zur Verfügung. Auf Wunsch sogar mit Bildern und Notizen.
Wie funktioniert Kalender Software?
Pimp my Appointment
Mit mancher Kalender Software haben Sie zu jedem Termin unendlich viel Platz für Notizen, Links und Bilder. Benötigen Sie gerade einmal keine detaillierten Zusatzinformationen, blenden Sie diese einfach aus.
Alle Termine, die Sie in den Kalender online eintragen, werden auf ausfallsicheren Servern gespeichert und stehen somit synchron auf allen Endgeräten wie Handy, Laptop und Tablet zur Verfügung. Alternativ zum manuellen Eintragen haben Sie außerdem die Möglichkeit, Termine automatisch von einer Software in die andere zu übertragen.
Ein sehr elegantes Beispiel hierfür ist ein gekoppeltes Task Management Tool: Zugeteilte und terminierte Aufgaben werden von dort automatisch in den Kalender des betreffenden Mitarbeiters integriert. Umgekehrt sieht der Teamleiter sofort, wann welcher Mitarbeiter überhaupt verfügbar ist. Auf bevorstehende Termine lassen Sie sich dann automatisiert hinweisen. Ob per Email, Push-Benachrichtigung oder SMS bleibt dabei Ihnen überlassen und kann individuell eingestellt werden.
Für wen eignet sich ein online Kalender?
Es ist schwer, sich jemanden vorzustellen, der mit einem Terminplaner nichts anfangen kann. Wir alle haben Termine und je besser wir diese koordinieren, desto weniger geraten wir in Zeitnot und Stress. Trotzdem gibt es Personen, die ganz besonders auf gut geführte Terminkalender angewiesen sind und für die sich auch die Premium-Versionen der Kalender Apps eignen. Das betrifft Angestellte aus verschiedensten Branchen, insbesondere die mit zahlreichen und wechselnden Terminen. Terminabstimmung zum Beispiel kann ein richtiger Zeitfresser sein - nicht so jedoch, wenn die verschiedenen Terminkalender sich automatisch abstimmen lassen und gemeinsame freie Zeitfenster hervorheben. Dann wird Terminfindung zum Kinderspiel.
Ein sehr beliebter Dienst zur Terminfindung ist zum Beispiel Doodle. Wenn Sie Ihren online Terminkalender mit einer Doodle Umfrage koppeln, werden bereits belegte Termine automatisch gestrichen und Sie sparen sich den manuellen Abgleich. Ähnliche Funktionen bieten aber auch viele andere Terminkalender Apps.
Vorteile von Kalender Software
Hier finden Sie die lange Liste an Vorteilen noch einmal kurz und knapp auf den Punkt gebracht:
- Ständige Verfügbarkeit
- Absicherung gegen Verlust
- Synergien durch Synchronisation mit anderen Apps & Tools
- Vereinfachte Terminabstimmung
- Automatische Erinnerungsfunktion
- Filterbare Ansichten nach Detailgrad, Team, Wichtigkeit, etc.
- Social Sharing von Terminkalendern und Events
- Gemeinsam geführte Kalender möglich
- Verfügbarkeit der gesamten Termin-Historie
- Viel Platz für Zusatzinformationen (Bilder, Links, Notizen)
Nachteile von Kalender Software
Ein Großteil der Kalender Plattformen läuft ausschließlich über die Server des Anbieters. Das bedeutet, dass Sie ohne Internet oftmals keinen Zugriff auf Ihre Termine haben. Bei vielen Anbietern werden die Termine allerdings lokal zwischengespeichert, sodass Sie im Zweifelsfall zumindest Zugriff auf ein Backup haben. Die Synchronisation mit anderen Geräten und Tools kann ohne Internetzugang natürlich nicht stattfinden.
Ein weiterer Nachteil: Jeder Terminkalender ist immer nur so stark wie sein Inhalt. Sie sollten sich also angewöhnen, möglichst viele Termine aus Ihrem Tagesablauf in den Terminkalender einzutragen. Denn nur dann sind belegte Zeiten auch wirklich geblockt und freie Zeiten wirklich belegbar. Gerade dank der Schnittstellen wird vieles davon mit der Zeit automatisch erledigt.
Planung garantiert keinen Erfolg,aber Planlosigkeit einen Misserfolg.
Das kostet ein Kalender Tool
Es gibt viele kostenfreie Tools, die in der Funktionalität sehr beschränkt sind. Wenn Sie Ihren Terminplaner online zu einem gut vernetzten, automatisierten und mächtigen Werkzeug machen wollen, lohnt sich eine Premium-Version. Die Vollversionen kosten etwa zwischen 4€ und 12€ monatlich pro Nutzer, in Einzelfällen etwas mehr.
Nichts spricht dagegen, zunächst die Gratisversion einer Kalender Software zu nutzen. Gerade die Usability können Sie auch anhand einer Testversion sehr gut einschätzen. Gefällt Ihnen das Tool, ist ein späteres Upgrade in der Regel empfehlenswert.
Auf was sollten Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten?
Beschränken Sie sich bei der Wahl eines Calendar Tools nicht auf Ihre Mindestanforderungen, sondern lassen Sie sich von den vielfältigen Möglichkeiten inspirieren. Kalender können am Ende mehr sein, als nur Terminplaner. Sie werden zu einem starken und regelmäßig genutzten Bestandteil Ihres Arbeitsalltags. Unsere Übersicht gibt Ihnen einen guten Einblick in die verschiedenen Services und hilft Ihnen somit entscheidend bei der Auswahl.
Hier eine kurze Liste mit Dingen, die es auf jeden Fall zu beachten gilt:
- Usability: Design und Bedienbarkeit sollten Ihnen unbedingt gefallen, denn Sie werden den Kalender oft nutzen
- Kooperation: Eine unternehmensweite Kalender Software erleichtert Terminfindung, Abstimmung und Ressourcenplanung - alternativ können Sie auch mit verschiedenen untereinander kompatiblen Tools arbeiten
- Schnittstellen: Bestehende Kalender, Task Management Tools, Time Tracking Apps, CRM Systeme usw. sollten - wenn vorhanden - mit der Kalender Software kompatibel sein
- Clients: Apps für alle gängigen Endgeräte gehören eigentlich schon zum Standard - fehlen sie jedoch ist das umso ärgerlicher
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
Damit Sie wissen, was ein moderner digitaler Terminkalender können sollte, haben wir hier für Sie die wichtigsten Funktionen aufgelistet und mit einer kurzen Erläuterung versehen.
- Kalender: Die Basisfunktion erlaubt das Erstellen und Bearbeiten von Terminen
- Gruppenkalender: In Teams und Gruppen ist oft die Abstimmung und Einsicht fremder Terminkalender nützlich
- Terminplaner: Wenn mehrere Terminkalender sich automatisch abstimmen lassen, werden mögliche Terminfenster automatisch angezeigt
- Verknüpfung mit CRM: Erwecken Sie die Teilnehmerliste eines Meetings zum Leben, in dem Sie aktuelle Informationen direkt aus der Datenbank abrufen
- Verknüpfung mit anderen Planungs-Tools: Alle Apps, die sich mit Planung und Koordination beschäftigen, profitieren stark von einem gut vernetzten Kalender
- Einblick in freigegebene Kalender anderer Nutzer: Online Kalender lassen sich mit beliebigen Einschränkungen teilen und laden somit ein, voneinander zu lernen bzw. sich aufeinander abzustimmen
- Abwesenheitsliste: Zur Koordination von Urlaub etc.
- Filterbare Ansichten: Variieren Sie den Detailgrad, das Zeitfenster, die angezeigten Mitarbeiter und vieles mehr einfach per Knopfdruck, um auf jede Frage sofort eine Antwort zu finden
- Events teilen ohne den Kalender zu teilen: Einzelne Events, die aufwändig und mit medialer Unterstützung erstellt wurden, sind es oft wert, auf verschiedensten Kanälen geteilt zu werden
- Drag&Drop Funktion: Einfacher lassen sich Änderungen an Ihrem Terminkalender nicht vornehmen
- Clients für Desktop, Browser & Mobile: Ihr Kalender ist stets zur Hand und optimal zu bedienen
- Individualisierbare Erinnerungen: Lassen Sie sich so an Termine erinnern, wie Sie es wünschen, denn Wege und Fristen gibt es viele
Schnittstellen & Synergien
Falls Sie planen, bereits bestehende Kalender Tools mit der neuen Software zu synchronisieren, so ist dies zweifellos die wichtigste Schnittstelle. Gerade bei der professionellen Anwendung gibt es jedoch eine lange Liste mit Tools, die mindestens ebenso viele Synergien freisetzen. Hier sind einige Beispiele:
Projekt-Ressourcenplanung: Wenn alle Urlaubszeiten und zukünftigen Termine eines Mitarbeiters einem Projektleiter zur Verfügung stehen, kann dieser präziser und schneller eine gute Ressourcenplanung erstellen.
Task Management: Zum einen wird die Planung und Verteilung fest terminierter Aufgaben leichter, andererseits finden die fertigen Tasks automatisch ihren Weg in den Terminplan des Mitarbeiters.
Time Tracking: Anstehende Termine im Nachhinein zu evaluieren fällt deutlich leichter, wenn das Tracking-Modul den Terminplan des Mitarbeiters automatisch auslesen kann.
CRM: Beide Tools versorgen sich gegenseitig mit zusätzlichen Informationen und tragen so automatisch zu größerer Vollständigkeit bei.
Marktübersicht Calendar Tools
Die Zahl der Kalender Anbieter ist überschaubar. Damit Sie bei Ihrer Wahl aus dem vollen schöpfen, haben wir alle relevanten Anbieter für Sie zusammengestellt.
- Bitrix24
- CKalender
- Doodle Onitemne Kalender
- GoDaddy Onitemne Calendar
- Google Calendar
- localender
- OnTime
- Teamup Solutions Calendar
- Teamweek
- WinWeb Cloud Calendar
- Zoho Calendar
Fazit: Gut geplant ist halb gewonnen
Beim Thema online Terminkalender denken viele an die bekannten kostenlosen Anbieter und sind deshalb zunächst wenig begeistert. Wie stark und nützlich ein gut vernetzter Kalender wirklich sein kann, ahnen sie oft nicht. Tatsächlich stellt das Thema Terminplanung die Basis für einen effizienten und erfolgreichen Arbeitstag dar. Die vielen zusätzlichen Features wie der Event-Export, die Erinnerungsfunktion oder die vielfältigen Darstellungsmöglichkeiten runden die Software ab. Und durch eine Vielzahl von Schnittstellen besteht großes Potenzial für starke Synergie-Effekte. Mit der trusted.de Online Kalender Übersicht fällt Ihnen die Wahl auf jeden Fall leichter.
Der Erfolg kommt nur über die Brücke der Planung zu dir.
