Was ist Auftragsverwaltung?

Auftragsverwaltung oder Auftragsmanagement bezeichnet die Organisation von Aufträgen oder Bestellungen in einem Unternehmen. Tools für die Auftragsverwaltung listen alle aktuellen Aufträge und die wichtigsten Daten übersichtlich auf. Bezieht sich die Auftragsverwaltung ausschließlich auf Bestellungen, beispielsweise in einem Online Shop oder Versandunternehmen, spricht man auch von Order Management.

Dieser trusted.de Ratgeber beschäftigt sich vor allem mit den Möglichkeiten der Auftragsverwaltung im Verkaufs-Bereich. Alle genannten Aspekte zu Vorgehen und Software sind aber auch auf Dienstleistungen übertragbar.

Wie funktioniert Auftragsverwaltung?

Stellen Sie sich Ihre Auftragsverwaltung Software wie eine lange Liste von Dokumenten vor: Jedes Dokument entspricht einem eingegangen Auftrag, also entweder der Bestellung eines Produkts, oder einer Anfrage für eine Dienstleistung. In Ihrem Auftragspool sind all diese Anfragen übersichtlich aufgelistet und sortiert, in der Regel nach dem Eingangsdatum. Zusätzlich speichert die Auftragsverwaltung auch wichtige Daten in Bezug auf einzelne Aufträge, beispielsweise die relevanten Kundendaten oder den aktuellen Status der Bestellung oder der Anfrage.

Im Auftragspool sind alle aktuellen Aufträge ansprechend und übersichtlich aufgelistet

Screenshot: weclapp.com

Mithilfe der Liste können Sie sich daran machen, die Aufträge Schritt für Schritt abzuarbeiten. Das läuft von der Bearbeitung der eingehenden Aufträge über die zeitnahe Abwicklung bis hin zur finalen Rechnungsstellung. Immer, wenn an einem Auftrag gearbeitet wird, ändert sich dadurch auch sein Status in der Liste. So haben Sie immer den Überblick darüber, welche Aufgaben bereits erledigt sind, und wie weit ein Projekt bereits gediehen ist. Automatische Berichts- und Alarmfeatures informieren Sie darüber, wenn wichtige Termine anstehen.

Für wen ist Auftragsverwaltung geeignet?

Grundsätzlich gilt: Auftragsverwaltung Software ist für alle Unternehmen gedacht, die auftragsbasiert arbeiten. Das gilt in erster Linie einmal für Versandunternehmen. Wenn Ihre Kunden etwas bei Ihnen bestellen - sei es per Online-Shop oder aus dem Katalog, per Telefon oder App, und so weiter - ist irgendeine Art von Order Management unerlässlich. Dazu gehören beispielsweise…

• der Versandhandel
• Kreative Agenturen
• Berater und Coaches
• u.v.m.

Vorteile von Auftragsverwaltung

Eine gelungene und effiziente Auftragsverwaltung bringt Ihrem Unternehmen viele Vorteile. Hier einige der wichtigsten:

• Bessere Organisation und Koordination: Durch die übersichtliche Auflistung aller relevanten Daten zu einer Bestellung oder einem Auftrag haben Sie jederzeit im Blick, wie weit der Auftrag bereits fortgeschritten ist. Außerdem sind Sie durch automatische Alarme jederzeit darüber informiert, wenn es bei einem Auftrag einmal hakt - und vor allem: Wo der Fehler sitzt. So beheben Sie Probleme schnell und sind immer über alles im Bilde. Anstatt einem stockenden Auftrag durch die ganze Firma “hinterherzurennen”, um herauszufinden, warum es nicht weitergeht - ist das bestellte Produkt nicht vorrätig, ist der Lieferschein verloren gegangen, hat der Kunde seine Bestellung storniert oder geändert - sehen Sie einfach in Ihrem Auftragspool nach.
• Schnellere und effizientere Bearbeitung: Die erhöhte Organisation wirkt sich auch auf die Bearbeitungsgeschwindigkeit aus. Auftrage werden sehr viel effizienter und mit weniger Aufwand an Zeit und Ressourcen bearbeitet, Bestellungen stapeln sich nicht länger und gehen schneller raus. Selbst, wenn sich Ihre Auftragslage einmal dramatisch steigern sollte, bleiben Sie trotzdem noch Herr der Lage.

Es ist verwunderlich, was alles so liegen bleibt, wenn man nicht daran arbeitet, es wegzuräumen.

• Besserer Kundenservice: Gewähren Sie auch Ihrem Support-Team Zugriff auf das Order Management, um Ihre Mitarbeiter im Service mit allen wichtigen Informationen zu versorgen. Sollte der Kunde Fragen haben, beispielsweise nach dem Status seiner Bestellung, braucht Ihr Contact Center nicht herumzudrucksen und ihn zu vertrösten, sondern kann schnell und präzise Auskunft geben. Oder Sie machen die Daten dem Kunden auf einer Art Self-Service-Plattform zugänglich, damit er sich selbst darüber informieren kann, was gerade mit seiner Bestellung passiert.

Was die Auftragsverwaltung leistet

Auftragsverwaltung ist eine Art Schweizer Taschenmesser unter den Softwarelösungen für die Warenwirtschaft. Hier einige der wichtigsten Funktionen, die ein Auftragsverwaltungs- oder Order Management Tool in der Regel mitbringt:

• Verwaltung eingehender Bestellungen und Aufträge in Listenform (Auftragspool)
• Automatische Erstellung von relevanten Dokumenten: Angebote, Bestellbestätigungen, Lieferscheine, Zahlungserinnerungen, Mahnungen, etc.
• Stammdatenpflege der wichtigsten Kunden-, Lieferanten- und Produktdaten
• Lagerverwaltung, Inventur, Bestandsverwaltung
• Berichtswesen und gegebenenfalls einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnungen
• Rechnungsstellung (als Dokumente oder Online Rechnungen) und Organisation eingehender Zahlungen

Was die Auftragsverwaltung nicht leisten kann

Daneben gibt es allerdings einige Aufgaben, die Ihre Auftragsverwaltung nicht für Sie übernehmen kann. Die gängigen Tools sind zwar mit einer Vielzahl an Features ausgestattet, diese sind in der Regel allerdings gänzlich im Bereich Warenwirtschaft angesiedelt und kommen darüber nicht hinaus. Ein ausgesprochenes Buchhaltungstool, beispielsweise für die Online Buchhaltung, ist ein Order Management System deswegen nicht: Es lassen sich keine Bilanzen oder Umsatzsteuervoranmeldungen damit erstellen.

Umstellung auf ein Auftragsverwaltungssystem

Um das volle Potential der Auftragsverwaltung zu nutzen, sind weitreichende Änderungen in Ihrer Firmenstruktur und Ihrer IT-Architektur notwendig. Für sich betrachtet und ohne die relevanten Schnittstellen sind Order Management Tools nützliche Werkzeuge, die Ihnen viel Arbeit ersparen. Mehr aber auch nicht. Achten Sie jedoch auf einen dynamischen Austausch zwischen den Abteilungen und Softwarelösungen in Ihrem Unternehmen, kann die Auftragsverwaltung zu einem völlig neuen Ansatz werden, Ihr Unternehmen zu führen - serviceorientiert, nah am Kunden und mit allen relevanten Daten ausgestattet, die Sie für die Warenwirtschaft und die Auftragsabwicklung benötigen.

Effiziente Auftragsverwaltung muss mit vielen Geschäftsbereichen und System verknüpft sein

Screenshot: trusted.de

Achten Sie daher in den folgenden Bereichen auf Ab- und Rücksprachen bei der Einführung eines AV-Tools:

Online-Shop:

Zwischen Ihrem Auftragsverwaltungssystem und Ihrem Shop sollten die Daten dynamisch und automatisch ausgetauscht werden. Ein Beispiel: Wenn die Bestände eines bestimmten Produktes im Lager schrumpfen, sollte Ihr Shop - und damit Ihre Kunden - darüber Bescheid wissen. Und umgekehrt: Wird ein Produkt bestellt, muss automatisch der gespeicherte Bestand reduziert werden, damit alle Systeme aktuell bleiben.

Logistik:

Hier sind Fragen relevant wie: Wann muss die Lieferung einer Bestellung spätestens erfolgen, um nicht in Verzug zu geraten? Wann kommt eine neue Lieferung mit Waren? Wie viele Stornos und Retouren kommen auf uns zu und wann können wir sie erwarten?

Buchhaltung:

Thema Nummer 1 in Hinblick auf Auftragsverwaltung und Buchhaltung: Die Rechnungsstellung und alles, was damit zusammen hängt. Also auch Zahlungen, Teilzahlungen, offene und beglichene Rechnungen, etwaige Mahnung, etc.

CRM Systeme:

Gegebenfalls ist auch die Verknüpfung mit einem Customer Relationship System sinnvoll, um Stammdaten von Kundenbestellungen dynamisch zu speichern und in die bestehende Kundendatenbank einzupflegen. Auch Informationen über das Kauf- und Nutzerverhalten Ihrer Kunden hinterlegen Sie hier.

Damit die Auftragsverwaltung effizient arbeitet, müssen die relevanten Daten regelmäßig und sauber eingepflegt werden - entweder manuell oder durch entsprechende Schnittstellen.

Der Markt um Auftragsverwaltungs Software

Zwar gibt es theoretisch die Möglichkeit, Auftragsverwaltung manuell mithilfe von Tabellen oder Office-Dokumenten zu erledigen, und einige der Aufgaben an andere Tools (Lagerverwaltung, Bestandsverwaltung, etc) zu delegieren. Ab einer bestimmten Anzahl von Bestellungen ist das allerdings kaum mehr lohnenswert und erzeugt eher lästige Mehrarbeit, als eine Erleichterung zu sein. Ab diesem Punkt schlägt daher die Stunde professionellere Auftrags- und Bestellmanagement Tools. trusted.de stellt Ihnen hier die gängigsten Softwarelösungen vor:

• Carta
• orgaMax
• Handshake
• Sage 50 Auftrag
• HarmonyPSA
• faktura+auftrag
• Megaventory
• HS Auftragsbearbeitung
• Orderhive
• TecArt
• Pepperi
• Creator
• Repsly
• Magento Commerce Order Management
• Rubberstamp.io
• aroma
• Shopseen
• tangro
• SuiteCommerce
• Shelfy
• TRADOGRAM
• Order Management
• PSIpenta Auftragsmanagement

Das kostet Auftragsverwaltung Software

Die hier vorgestellten Tools gibt es in mehreren Preismodellen. Die Kosten orientieren sich dabei jeweils am jeweiligen Funktionsumfang, zum Beispiel an der Anzahl der Shops, die Sie gleichzeitig verwalten. Folgende Bezahlmodelle gibt es:

Einige Anbieter vertreiben eine Basisversion ihrer Software für kleine Teams oder Einzelpersonen auch zum Nulltarif. Diese kostenlosen Tools bieten allerdings einen etwas eingeschränkteren Funktionsumfang und gegebenenfalls weniger Serviceleistungen.

Fazit

Eine Art der Auftrags- oder Bestellverwaltung ist nahezu unerlässlich für jedes auftragsorientierte Unternehmen. Ohne eine saubere Dokumentation der eingehenden Aufträge und der wichtigsten Daten wird irgendwann der Punkt kommen, an dem das absolute Chaos ausbricht. Am Ende sind Sie der Leidtragende, wenn Bestellungen storniert werden oder in der Zukunft ausbleiben, weil Sie bei der Bearbeitung nicht ausreichend organisiert waren. Die von trusted.de vorgestellten Tools helfen Ihnen, genau diese Situation zu vermeiden.