Was ist Bestandsverwaltung?

Durch ein umfangreiches Artikel-Portfolio oder komplizierte Produktionsketten entsteht schnell ein komplexes Warenlager, in dem die Bestände nur schwer zu überblicken sind. Um den Nachschub nicht zu gefährden, besteht die einzige Lösung oft darin, die Bestände konstant hoch zu halten. Daraus resultieren jedoch steigende Lagerkosten und eine hohe Kapitalbindung. Höchste Zeit also, die Lagerbestände zu optimieren. Hier kommen Bestandsverwaltungstools ins Spiel. Diese helfen Ihnen, den Bedarf zuverlässig zu decken und gleichzeitig Ihr Lager zu entschlacken.

Wie funktioniert Bestandsverwaltung Software?

Als Grundlage für jede Aktion des Bestandsverwaltungstools dient ein exaktes digitales Abbild Ihrer Bestände. Eingänge, Reservierungen und Ausgänge müssen Sie möglichst genau ins System einspeisen, damit die Lagerbestand Software zuverlässig arbeiten kann. Praktischerweise haben Sie so außerdem immer alle Bestände im Blick, auch bei mehreren Standorten und Lagern.

Sie haben nun die Möglichkeit, entweder selbst Bedarfsprognosen zu erstellen, oder Sie lassen dies von der Bestandsverwaltung Software erledigen. Daraufhin werden die Artikel in unterschiedliche Bedarfskategorien eingeteilt und mit individuellen Schwellenwerten versehen. Dann meldet das System automatisch, wenn eine Nachbestellung sinnvoll erscheint. So müssen Sie nichts mehr dem Zufall überlassen und keine riesigen Überbestände mehr einkaufen, um auf der sicheren Seite zu sein.

Für wen eignet sich Bestandsverwaltung Software?

Diese Lager-Merkmale begünstigen den Einsatz:

• Sehr große Anzahl an Artikeln
• Schwankender Bedarf
• Viele Ein- und Ausgänge
• Mangelnde zentrale Bestandserfassung
• Aufwändige Inventur

Sollten eine oder mehrere dieser Eigenschaften auch auf Ihr Lager zutreffen, dann werden Sie von der richtigen Software stark profitieren. Voraussetzung ist, dass die Nachschubbeschaffung in Ihrem Aufgabenbereich liegt. Umschlaglager großer Speditionen benötigen zum Beispiel keine Bestandsverwaltung, weil Sie die eingehenden Artikel nicht bestellen und außerdem keinen spezifischen Bedarf stillen müssen. Klassische Anwendungsbereiche sind hingegen Handel und produzierendes Gewerbe. Dabei werden jeweils die zu verkaufenden Waren bzw. die eingesetzten Rohstoffe und Zwischenprodukte verwaltet.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Basisfunktionen dürfen Sie von jedem Bestandsverwaltungstool erwarten. Spezialfunktionen hingegen finden Sie nicht bei jedem Programm, können aber unter Umständen den entscheidenden Unterschied in Ihrem Lager machen. Oft sind die Spezialfunktionen eine Frage der Ausrichtung des Bestandsverwaltungstools.

Zentrale Bestandserfassung (Basis)

Grund- und Basisfunktion ist die zentrale Erfassung aller Bestände. Das erfordert die genaue Protokollierung aller Ein- und Ausgänge. Denn wenn die Software von Zahlen ausgeht, die nicht dem tatsächlichen Bestand entsprechen, entstehen schnell schwerwiegende Fehldiagnosen.

Automatischer und frühzeitiger Hinweis auf Engpässe (Basis)

Für jeden Artikel in Ihrem Lager können Sie Schwellenwerte festlegen. Wichtig sind:

• Höchstbestand (mehr soll aus Kostengründen zu keinem Zeitpunkt in Ihrem Lager sein)
• Meldebestand (hier weist das System Sie darauf hin, dass Sie den Bestand wieder bis zum Höchstbestand auffüllen sollten)
• Mindestbestand (Sollte es bei der Wiederbeschaffung zu Verzögerungen kommen, greifen Sie auf den Mindestbestand als Notreserve zu)

Die Lagerbestand Software überwacht alle Bestände genau und bietet Ihnen so die Möglichkeit, zum idealen Zeitpunkt Bestellungen aufzugeben.

Hilfe bei der Inventur (Basis)

Zwar gibt es auch spezielle Inventur Software, doch diese kann manchmal nicht bedeutend mehr, als eine Bestandsverwaltung Software. Sie kennt aktuelle Bestände und bietet so im Handumdrehen die Soll-Liste für jede Inventur. Umgekehrt sind Abweichungen vom Soll-Zustand meistens ein Hinweis auf Buchungen, die nicht ordentlich ins System eingespeist wurden. Da diese für Ihre Bestandsverwaltung gefährlich werden können, lohnt es sich, dort nachzuforschen und den Fehler zu beheben.

Intelligente Bedarfsprognosen (Spezial)

Manche Programme sind in der Lage, auf Basis vergangener Warenströme und zusätzlicher Daten selbstständig Bedarfsprognosen zu erstellen. Manche Artikel unterliegen zum Beispiel saisonalen Nachfrageschwankungen. Andere Artikel sind teuer und schnell einzukaufen - werden aber nur selten benötigt. Hier lohnt sich höchstens ein sehr geringer Artikel-Bestand. Intelligente Bedarfsprognosen erkennen also selbstständig Potenziale, um Ihre Lagerbestände noch effektiver zu verwalten.

Automatische Lagerauffüllung (Spezial)

Im Prinzip ist dies eine Funktion klassischer Einkauf Software. Manche Bestandsverwaltung Tools haben aber auch selbst eine automatische Lagerauffüllung integriert. Erreicht also ein Artikel den Meldebestand, so ergeht die Bestellung an den entsprechenden Lieferanten vollautomatisch. Sie haben dann nur noch die Aufgabe, den ordnungsgemäßen Ablauf zu überwachen. Dieses Feature ist gerade bei Artikeln interessant, die Sie konstant benötigen und bei den immer gleichen Lieferanten einkaufen.

Analyse von Kennzahlen einzelner Artikel (Spezial)

Bestandsverwaltungstools können anhand der gesammelten Daten zu Ein- und Ausgängen eine ganze Reihe von Kennzahlen für jeden Artikel automatisch ermitteln. Beispiele dafür sind der Anteil der Vorräte am Umsatz, Bestandsstruktur, Raumnutzung, Lagerumschlagshäufigkeit, Durchschnittliche Lagerdauer, Lieferservicegrad und viele mehr. All diese Daten helfen Ihnen, zu hohe oder zu niedrige Meldebestände zu erkennen. Übrigens: Bei der intelligenten Bedarfsprognose kommen diese Kennzahlen bereits zur Anwendung.

Vor- und Nachteile

Die Zahl der Vor- und Nachteile hängt natürlich stark von dem jeweiligen Bestandsübersicht Programm ab, für das Sie sich entscheiden. Deshalb haben wir hier nur die wichtigsten aufgezählt. Auf der Vorteilsseite findet sich in erster Linie der verringerte und gleichzeitig stets zuverlässig ausreichende Bestand. Daraus folgt natürlich eine geringere Kapitalbindung und deshalb ein schnelleres Return on Investment. Weiterhin sparen Sie sich viel Aufwand in Verwaltung und Nachbestellung, was wiederum die Beschaffungskosten senkt.

Der größte Nachteil ist der, dass Sie zukünftig auf eine möglichst exakte Buchung aller Ein- und Ausgänge angewiesen sind. Die größten Probleme entstehen immer dann, wenn die Daten nicht mit den tatsächlichen Beständen übereinstimmen. Das führt dann entweder zu ungewollten Überbeständen oder gefährlichen Engpässen. Achten Sie also darauf, Ihren Mitarbeitern die Bedeutung einer peniblen Buchung auch kleiner Entnahmen zu verdeutlichen.

Das kostet Bestandsverwaltung Software

Bestandsverwaltungstools gibt es zunächst einmal als Teil einer Suite, oder als eigenständiges System. Preislich ist der Unterschied oft gering, allerdings kaufen Sie bei Suiten eine ganze Reihe von Business Software im Paket, während Sie bei den eigenständigen Bestandsverwaltungstools leistungsfähige Spezialprodukte erwerben.

Eine weitere Unterscheidung: Webbasierte Bestandsverwaltung online und on premise Lösungen. Webbasierte Bestandsverwaltung hat den Vorteil, dass Sie in Ihrem Unternehmen keine komplizierten Installationen vornehmen müssen, dafür sind vor Ort installierte Programme auch ohne Internetzugang funktionabel. Cloudlösungen erwerben Sie prinzipiell über ein Abonement-Lösungen, bei on premise Software ist das nur teilweise der Fall.

Die Preise variieren extrem und schwanken bei Abos zwischen etwa 10€ und 550€ monatlich für jeweils einen Nutzer. Einzelkaufpreise beginnen ungefähr bei 200€ für einen Anwender.

Auf was sollten Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten?

Zunächst einmal ist entscheidend, ob Sie eine Software Suite erwerben möchten, oder eine Software ausschließlich für Bestandsverwaltung suchen. Suiten eignen sich für Startups und kleine Unternehmen. Größere Unternehmen, die bereits verschiedene Tools in anderen Bereichen einsetzen, wählen lieber eine leistungsfähige Einzellösung.

Ansonsten hängt die Entscheidung von Ihren speziellen Anforderungen ab. Benötigen Sie Individualisierungen? Welche Features sind Ihnen besonders wichtig? Gibt es ausreichend Schnittstellen zu anderen relevanten Programmen, wie etwa einem Enterprise Ressource Planning Tool?

Die Preisunterschiede sind sehr groß - schätzen Sie also das Einsparungspotenzial möglichst genau ab, um ein rentables Produkt zu wählen.

Bestandsverwaltung vs. Lagerverwaltung

Oftmals sind Funktionen von Bestandsverwaltung in Lagerverwaltung Software integriert. Die Tools sind sich zwar ähnlich, unterscheiden sich aber in ihrer grundsätzlichen Ausrichtung: Lagerverwaltung zielt darauf ab, ein physisches Lager optimal zu organisieren und beschäftigt sich weniger damit, was in welchen Mengen im Lager liegen soll, sondern wo und wie es eingelagert oder ausgelagert wird. Umgekehrt sind die lagerinternen Prozesse für die Bestandsverwaltung zweitrangig.

Der Markt um Bestandsverwaltung Software

Die Zahl der Anbieter, die sich speziell mit Bestandsverwaltung beschäftigen, ist nicht allzu groß. Außerdem lassen sich Bestandsverwaltungstools in zwei Bereiche aufteilen: Integrierte Software Suiten und Spezialisierte Einzellösungen.

Software Suiten

• DATEV Warenwirtschaft
• Inventoria
• Megaventory
• orgaMAX
• sevDesk Lagerverwaltung
• TradeGecko
• Tresor Bestandsverwaltung

Spezialisierte Einzellösungen

• add*ONE
• EazyStock

Fazit: Weniger ist mehr

Mahatma Gandhi ist nicht unbedingt für seine Lehrsätze in Betriebswissenschaft berühmt, aber nehmen Sie sich doch zumindest für Ihre Bestände diese Weisheit zu Herzen:

Man soll weder annehmen noch besitzen, was man nicht wirklich zum Leben braucht.

Was Ihr Unternehmen also nicht unbedingt braucht, sollte auch nicht im Lager liegen. Solche Bestände verursachen laufend Kosten und binden unnötig Kapital. Auf der anderen Seite sollte es Ihrem Unternehmen nicht an wichtigen Waren mangeln, egal ob sie für die Produktion oder den Weiterverkauf bestimmt sind. Die Lösung liegt also in der Mitte - und die finden Sie am einfachsten mit Bestandsverwaltungstools. Die nehmen Ihnen den Großteil der Arbeit ab und verlieren niemals den Überblick.