Durch den automatischen Dublettenabgleich identifizieren Sie doppelt hochgeladene Dokumente bereits bevor Sie diese überhaupt ablegen. So sparen Sie Speicherplatz und können unnötige Kopien identifizieren und entfernen.

Laden Sie eine neue Version eines Dokuments hoch, wird die bereits im DMS vorhandene Datei als Version angelegt und nicht überschrieben, sondern aufbewahrt. So können Sie später ältere Versionen eines Dokuments immer wieder herstellen. Das ist praktisch, wenn Dokumente öfter Änderungen unterworfen sind und ggf. auf einen älteren Stand zurückgesetzt werden müssen.

Durch die Änderungshistorie sehen Sie immer genau, wann und durch wen zuletzt Änderungen an einem Dokument durchgeführt wurden. So behalten Sie den Überblick und können in größeren Teams herausfinden, wer der passende Ansprechpartner für eine Änderung ist.

Die Favorisierung hilft Ihnen dabei, oft genutzte oder besonders wichtige Dokumente als Favoriten zu markieren und auf diese Weise schnell in einer eigenen Liste wiederzufinden, ohne alle Ihre Ordner durchsuchen zu müssen. Arbeiten Sie häufig mit den gleichen Dokumenten, ist diese Favoritenliste für den Schnellzugang besonders nützlich.

Der Offline-Modus unterstützt Sie dabei, Dokumente aus Ihrem DMS auch ohne aktive Internetverbindung zu öffnen und zu bearbeiten. Die im sogenannten Sync-Ordner abgelegten Dateien sind offline zugänglich und können mit herkömmlichen Office-Tools bearbeitet werden. Sobald wieder eine Internetverbindung besteht, synchronisiert sich der Sync-Ordner automatisch und die Dokumente werden samt der jüngsten Änderungen im DMS hochgeladen. Nützlich, wenn Sie oft auch ohne Internetzugang auf Ihre Dokumente zugreifen müssen.

Externe oder Gastzugänge sind Zugänge zu Ihrem DMS, die über eingeschränkte Rechte und Optionen verfügen. So stellen Sie beispielsweise Kund:innen oder Partner:innen Gastzugänge mit Leseberechtigung zur Verfügung. Diese können dann auf einzelne Dokumente zugreifen und diese einsehen - aber nicht bearbeiten, löschen oder im System verschieben. Besonders interessant ist diese Funktion für Unternehmen mit häufigem Kundenkontakt.

Ein ISO 27018-Zertifikat bestätigt, dass der Anbieter alle notwendigen Sicherheitsstandards in Sachen