- Nachvollziehbarkeit und Transparenz: Schaffen Sie für sich und Ihre Mitarbeiter Transparenz in den Geschäftsprozessen, indem Sie den Fortschritt einzelner Arbeitsschritte visualisieren und allgemein zugänglich machen.
- Arbeitserleichterung: Komplexe Vorgänge und Aufgaben werden mit Workflow Management erheblich vereinfacht und können schneller fertiggestellt werden.
- Bessere Zusammenarbeit: Durch die geschaffene Transparenz und den Zugriff der Mitarbeiter auf die einzelnen Arbeitsschritte, fallen mögliche Probleme und weitere notwendige Schritte schneller auf und erleichtern die Arbeit.
Was ist Workflow Management?
Ein Workflow in einem Unternehmen besteht zunächst einmal aus mehreren abteilungsübergreifenden Aktivitäten, die aber fachlich zusammenhängen. Ein Arbeitsablauf besteht aus mehreren Schritten. Tagtäglich werden diese ausgeführt, ohne sie als Workflow wahrzunehmen. Mithilfe von Workflow Management Systemen werden diese Arbeitsabläufe in der IT nachgebildet. Ziel ist es den Ablauf komplexer Vorgänge zu vereinfachen und zu automatisieren. Workflow Management Solutions helfen den Mitarbeitern produktiver und besser zusammenzuarbeiten.
Wie funktionieren Workflow Management Tools?
Das Grundprinzip der WFM Tools ist ähnlich: Mitarbeiter entnehmen ihre Aufgaben aus einem Posteingangskorb und bearbeiten sie selbständig. Nach Abschluss versendet das Tool die Aufgabe automatisch an den nächsten Mitarbeiter. Bei beendeter Bearbeitung, wird die Aufgabe automatisch archiviert. Der fertige Prozess kann von allen Angestellten nachträglich eingesehen werden, was die Arbeitsvorgänge transparent und nachvollziehbar macht.
Für wen eignet sich Workflow Management?
Aufgrund der vermehrten Digitalisierung von Geschäftsprozessen greifen immer mehr Unternehmen auf Workflow Management Solutions zu. Hierbei bieten Workflow Manager meistens Lösungen für Mittelstands- sowie Großunternehmen. Unabhängig von der Branche Ihres Unternehmens, WFM Tools funktionieren überall. Da die Tools häufig sehr kostenintensiv sind, wurden diese bis jetzt häufig von Großunternehmen eingesetzt. Jedoch bieten heutzutage viele Anbieter Ihre Produkte auch speziell für Mittelständler an.
Die Vor- und Nachteile von WFMS?
Workflow Management Systeme unterstützen Sie bei der Planung und Umsetzung Ihrer Arbeitsprozesse und sorgen für einen optimalen Ablauf Ihrer Arbeitsschritte. Neben der Zeit und somit Kostenersparnis, gibt es weitere wichtige Aspekte, die für die Nutzung dieser Systeme sprechen. Die Vorteile überwiegen hier deutlich gegenüber den Nachteilen, welche Sie sich trotz allem bewusst machen sollten.
- Vorteile
- Verbesserung der Prozessqualität
- Frühere Fehlerbehebung in Prozessen
- Vereinfachen von komplexen Abläufen
- Bessere interne Kommunikation
- Nachteile
- Erfolg ist abhängig von der Mitarbeiterakzeptanz
- Anfänglich hoher Aufwand für die IT
- Relativ kostenintensiv
Das kosten derartige Tools
Die meisten Anbieter erstellen Ihnen individuelle Angebote je nach Unternehmensgröße, Branche und Anzahl der User, weshalb es leider nicht möglich ist eine konkrete Preisübersicht zu liefern. Kontaktieren Sie daher einfach den Anbieter Ihrer Wahl und lassen Sie sich ein individuelles Angebot berechnen.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
Cluster-Funktionalität
Die Workflow- Management Solution darf nicht von zentralisierten Ressourcen (wie Datenbanken, Servern) eines Unternehmens abhängen. Ein Absturz dieser Quellen könnte zu einem Ausfalls des gesamten Systems führen. Workflow Systeme sollten daher über eine Cluster-Funktionalität verfügen, bei der auf verschiedene Systeme und Hardware zurückgegriffen wird.
Schnittstellen
Bestehende Anwendungen sollten in den gesamten Geschäftsprozess integriert werden, da es Ihnen Zeit und Arbeit erspart. Deshalb sollten die Workflow Manager Ihnen die standardisierten Schnittstellen zur Verfügung stellen.
Flexible Anpassung
Das Auftreten von unvorhergesehenen internen oder externen Ereignissen erfordert eine rasche Anpassung des WFMS an die neuen Umstände. Hierzu sollte das Tool über flexible Möglichkeiten der Erweiterung verfügen.
Sicherheit und Datenschutz
Sicherheitslücken in einem Workflow Tool können in Ihrem Unternehmen einen erheblichen Schaden verursachen. Ihr Workflow-System sollte daher über verlässliche Authentifizierungs- und Sicherheitssiegel wie beispielsweise ISO und SOC verfügen oder diese zumindest unterstützen.
Der Unterschied zwischen Workflow Management und Business Process Management
Workflow Management und Business Process Management wird von vielen Menschen verwechselt, was wenig verwunderlich ist. Viele BPM Lösungen decken ebenfalls das Workflow Management ab und Koordinieren einzelne Prozesse. Beim BPM geht es jedoch vorrangig um das Entwickeln, Ausführen und Optimieren von Prozessen. Workflow Management ist also Bestandteil des Geschäftsprozessmanagements und hilft diesem, es technologisch zu unterstützen. Der Schwerpunkt liegt hierbei jedoch auf der Aufgabenverwaltung und darauf, wie unkomplizierte Prozesse effizient abgeschlossen werden können.
Sind Sie auf der Suche nach einem Allround Tool, welches Workflow Management bereits integriert hat? Dann sollten Sie einen Blick auf unseren Anbietervergleich zu Business Process Management werfen.
Der Markt um Workflow Management
Workflow Management erleichtert Ihre Arbeitsabläufe erheblich. Aus diesem Grund vergrößert sich auch der Anbietermarkt von Workflow Management Tools stetig. Im folgenden haben wir die gängigsten Anbieter für Sie aufgeführt.
- Atlassian JIRA
- Clarizen
- dapulse Business Workflow
- Gluu
- LeanKit BW
- OrangeScape KISSFLOW
- Signavio Business Workflow
- SnapLogic
Fazit
Die Verwendung von Workflow Management Systemen ergibt Sinn, wenn es gilt, eine Vielzahl von Arbeitsabläufen zu strukturieren und zu vereinfachen. Im Kern erleichtern sie Ihnen das Digitalisieren, Visualisieren und Überwachen von oftmals auch komplexen Abläufen. Dies spart Zeit, schafft Überblick und steigert vor allem Ihre Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit. Außerdem hilft Ihnen diese Optimierung langfristig Ihren Umsatz zu steigern.
Verschaffen Sie sich noch heute einen Überblick über die wichtigsten Anbieter für Workflow Management Solutions. Die Wahl des richtigen Anbieters ist hierbei von zentraler Bedeutung.
