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Business Process Management Software im Vergleich

Die 6 besten Business Process Management Tools im Test

Mathias Lohrey
Mathias Lohrey
Online-Marketing

Über Business Management Tools werden Geschäftsprozesse verbessert. Dabei geht es um alle Schritte - von der Identifikation über Gestaltung und Implementierung bis hin zur finalen Optimierung von Geschäftsprozessen.

  1. iGrafx

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Business Process Management Software Ratgeber: So finden Sie das richtige Tool für Ihr Unternehmen

Mathias Lohrey
Online-Marketing von trusted

Geschäftsprozesse sind wichtig, keine Frage. Sie stehen oftmals im Zentrum des Interesses, wenn es um Umsatzsteigerung und Effizienz geht. Zu Recht. Doch wie lassen sich diese Prozesse optimieren und überwachen? Hierbei hilft das Business Process Management oder zu Deutsch Geschäftsprozessmanagement. Obwohl es seine erste Blütezeit bereits in den frühen 90er Jahren erreichte, hält der Begriff seit wenigen Jahren wieder Einzug in Unternehmen. Wo es früher nur Großunternehmen oblag, in Modellierungs- und Analysewerkzeuge zur Optimierung von Geschäftsabläufen zu investieren, bieten BPM Softwares und Tools heute auch mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit, diese zu verbessern. Lesen Sie im folgenden Ratgeber, worauf es bei Business Process Management ankommt und finden Sie den passenden Anbieter für die Organisation Ihrer Geschäftsprozesse.

  1. Steigerung der Kundenzufriedenheit: Durch schnellere Reaktionszeit hilft BPM Ihnen, die Customer Experience zu verbessern.
  2. Zunahme der Produktivität- Die Übersicht in Arbeitsabläufe und Produktionsprozesse hilft Ihnen dabei, diese zu optimieren und somit Ihren Umsatz zu steigern.
  3. Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit- Die Digitalisierung von einzelnen Geschäftsprozessen erspart Ihren Mitarbeitern viel Zeit und Aufwand.

Was ist Business Process Management?

Business Process Management oder kurz BPM beschreibt ein Managementkonzept zur Steuerung, Modellierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Neben diesen drei Segmenten beinhaltet BPM ebenfalls das Design, die Implementierung und die Analyse dieser operativen Geschäftsabläufe eines Unternehmens.

Im Allgemeinen spricht BPM drei Dimensionen eines Unternehmens an:

Business: Dimension des Wertes

In direkter Zusammenarbeit mit dem Supply Chain Management hilft BPM Ihnen dabei, operative Aktivitäten mit den Zielen und Strategien Ihres Unternehmens aufeinander abzustimmen.

Process: Dimension der Transformation

Hierbei werden Prozesse optimiert und effektiv auf die Situationen Ihres Unternehmens angepasst (transformiert). BPM zielt hierbei auf die Werte strukturierter Tätigkeiten ab, welche Ihre Geschäftsprozesse transparenter und flexibler gestalten.

Management: Dimension der Entscheidung

Das Management löst die Prozesse aus, die für das Erreichen der Unternehmensziele erforderlich sind.

Wie funktioniert BPM?

BPM ist mehr als reines Tooling. Vielmehr handelt es sich bei der Optimierung von Geschäftsprozessen um einen laufenden Vorgang, in den eine Reihe von Personen, Techniken und Tools integriert sind. Ein BPM-Lebenszyklus besteht aus fünf Phasen, die sich ständig wiederholen:

Phasen des Lebenszyklus von BPM
© trusted.de - Phasen des Lebenszyklus von BPM

Hierbei sollte Ihr Tool den gesamten Lebenszyklus unterstützen und basierend darauf arbeiten. Wie die einzelnen Tools arbeiten und funktionieren, lässt sich pauschal nicht sagen. Gleichzeitig sind gerade zu Beginn eines Projekts einige An- und Herausforderungen oftmals noch unklar. Es ist daher ratsam, Ihre BPM Suite erst einzusetzen, sobald das Modelling der ersten Prozesse durchgeführt wurde und klar ist, wie deren Durchführung und Überwachung vonstatten geht. Dies verringert das Risiko, sich ein Tool auszuwählen, welches die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens möglicherweise nicht optimal unterstützt.

Wer die Prozesse im Unternehmen nicht beherrscht, beherrscht das ganze Unternehmen nicht. - W. Edwards Deming

Das Zitat des Pioniers im Bereich Qualitätsmanagement W. Edwards Deming verdeutlicht, wie wichtig das Verständnis interner Prozess in Unternehmen ist.

Für wen eignet es sich?

Aufgrund der vermehrten Digitalisierung von Geschäftsprozessen greifen immer mehr Unternehmen auf Business Process Management Solutions zu. Hierbei bieten BPM Tools meist Lösungsansätze für Mittelstands- sowie Großunternehmen. Egal in welcher Branche Sie agieren, es gibt Softwarelösungen für jede Art von Unternehmen. Da BPM Lösungen meist sehr kosten- und aufwandsintensiv sind, wurde es bis jetzt vermehrt von Großunternehmen praktiziert. Jedoch bieten heutzutage viele Anbieter Ihre Produkte speziell für Mittelständler an.

Die Vor- und Nachteile von BPM

  • Vorteile
  • Optimierung der Kosteneffizienz
  • Größere Mitarbeiterzufriedenheit
  • Verbesserung der Geschäfts-Agilität durch flexiblere Einsatzmöglichkeiten und Werkzeuge
  • Höhere Kundenzufriedenheit
  • Nachteile
  • Kostenintensive BPM Tools
  • Technische Herausforderungen an die IT
  • Relativ lange Einrichtungszeit

Wie lässt sich der Erfolg von BPM messen?

Natürlich hängt die Erfolgsmessung von den vordefinierten Zielen ab, die Sie durch die Prozessoptimierung erreichen wollen. Eine beliebte Messgröße stellt hierbei jedoch die Durchlaufzeit dar, also die Zeit zwischen Prozessbeginn und -Ende. Sie hat oftmals direkten Einfluss auf die Kundenzufriedenheit und lässt stellenweise Folgerungen auf die Prozesskosten zu. Die Durchlaufzeiten lassen sich nochmal auf Bearbeitungs-, Liege- oder Transportzeit herunterbrechen. Dies erlaubt weitere Rückschlüsse auf den Erfolg bzw. Misserfolg zu. Je nach Branche und Unternehmensart existieren weitere spezifische Kennzahlen, um die Verbesserung messbar zu machen. So können Sie im Dienstleistungssegment beispielsweise die Mitarbeiterproduktivität messen und im Onlinebereich die Dauer bis zum Kauf- bzw. Vertragsabschluss.

Das kosten BPM Tools

Es ist im Bereich der Business Process Management Systeme üblich, dass die Software individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten wird. Dementsprechend variiert auch der Preis. Es ist hier deshalb leider nicht möglich, Ihnen eine genaue Preisvorstellung zu geben. Lassen Sie sich ein individuelles Angebot erstellen.

BPMs werden nun auch vermehrt für Mittelständler entwickelt. Sie dienen der Prozessoptimierung und sollen Ihren Umsatz steigern. Kalkulieren Sie, ob sich ein derartiges Tool für Sie wirtschaftlich lohnt.

Auf was sollten Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten?

Alle Anbieter stellen Ihnen im Bezug auf ihr Business Process Management Tool andere Lösungsansätze und Empfehlungen zur Verfügung. Bei der Auswahl Ihres BPMs sollten Sie jedoch auf die folgenden Aspekte achten:

  • Schnelle Einarbeitungszeit in das Tool
  • Geringer Bearbeitungsaufwand
  • Langfristige Prozessplanung sowie -Optimierung
  • Schnelle Reaktionsmöglichkeit auf Prozessänderungen
  • Transparenz innerhalb der Prozesse
  • Steuerung und Überwachung komplexer Arbeitsabläufe
  • Einbeziehung standardisierter Arbeitsvorgänge

BPM Tools bieten viele Vorzüge. Jedoch ist nicht für jeden Geschäftsprozess oder Workflow ein BPM notwendig. Mit Abläufen, bei denen BPM keinen Mehrwert schafft, sollte vorgegangen werden, wie bisher.

Die wichtigsten Funktionen

Jedes BPM Tool arbeitet auf andere Weise und hilft Ihnen, Ihre Geschäftsabläufe individuell zu optimieren. Die folgenden Funktionen sollte ein gutes Tool jedoch weitestgehend beinhalten:

Visualisierung und Modellierung

Durch die Prozessmodellierung und Definition können Ihre Abteilungen und Mitarbeiter aktiv in das Geschäftsprozessmanagement einbezogen werden. Hierarchiediagramme und tabellarische Darstellungen verbessern die Übersichtlichkeit.

Freigabe und sofortige Verfügbarkeit über alle Plattformen

Egal ob ein In-house oder cloud-based Tool, Sie sollten rund um die Uhr die Möglichkeit haben Ihre Geschäftsprozesse und Fortschritte mobil einzusehen. Stellen Sie die Daten ebenfalls Ihren Mitarbeitern zur Verfügung, um deren Verständnis für komplexe Vorgänge und operative Strategien zu schärfen.

Datenaustausch

Ihr Tool sollte ein “Teamplayer” sein, der Schnittstellen zu Ihren bereits existierenden Systemen mitbringt, beispielsweise MS-Excel, API, XML und BPEL. Dies erspart Ihnen enormen Aufwand und viele Daten können einfach per Drag&Drop in Ihr BPM eingefügt werden.

Der Markt um BPM

Aufgrund des großen Erfolgs von BPM Tools wächst auch der Anbietermarkt rund um Business Process Management stetig. Die folgende Liste zeigt eine Auswahl der aktuell gängigsten Anbieter am Markt:

  • Comindware Process BPM
  • Fujitsu RunMyProcess
  • globiflow Web Solutions
  • LeanKit BPM
  • ProcessGene BPM Software
  • Serena Business Manager
  • SHD
  • Signavio Business Process Management
  • Software AG
  • TIBCO ActiveMatrix

Fazit: BPM als hilfreiches Tool zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse

Die Verwendung von BPM Softwares ergibt Sinn, wenn es gilt, eine Vielzahl von Geschäftsprozessen zu strukturieren und zu optimieren. Im Kern erleichtern sie das Digitalisieren, Visualisieren und Überwachen von oftmals auch komplexen Abläufen. Dies spart Zeit, schafft Überblick und steigert Ihre Kunden- sowie Mitarbeiterzufriedenheit. Außerdem hilft Ihnen diese Optimierung langfristig Ihren Umsatz zu steigern.

Verschaffen Sie sich noch heute einen Überblick über die wichtigsten Anbieter für BPM Suites. Die Wahl des richtigen Anbieters ist hierbei von zentraler Bedeutung.

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