- Aufgaben systematisch abarbeiten: Mit Hilfe der Online To Do List teilen Sie komplexe Aufgabenstellungen in kleine Schritte ein und bewältigen diese somit leichter. Handeln Sie die einzelnen Punkte nach Prioritäten ab, bis die Arbeit erledigt ist.
- Nichts mehr vergessen: Die Erinnerungsfunktion weist Sie in Form von Push-Meldungen auf wichtige Termine und Arbeiten hin. So bleibt nichts mehr unerledigt oder vergessen.
- Teamarbeit verbessern: To Do Listen lassen sich auch gemeinsam nutzen. Einzelne Punkte können von jedem Teammitglied nachvollziehbar verändert und bearbeitet werden. Aufgaben werden direkt zugewiesen und Missverständnisse vermieden.
Was ist eine To Do List?
Eine To Do List ist, wie der Name schon sagt, eine Liste von Dingen, die noch zu erledigen sind. Dabei handelt es sich entweder um private Angelegenheiten, wie zum Beispiel “Einkaufen gehen”, “Stromrechnung bezahlen”, “Oma anrufen”, usw. Oder Sie nutzen To Do Listen, um Ihre geschäftlichen Aufgaben zu planen.
To Do Lists sind an sich nichts Neues. Schon immer schreiben sich Menschen Dinge auf Zettel, um nichts Wichtiges zu vergessen. Das Problem: Zettel können verloren gehen und sind vor allem in Teams oft relativ umständlich. Deshalb gibt es jetzt die Online Notizbuch in Form von To Do List Software bzw. To Do Software. Diese eignet sich insbesondere für gemeinsame Aufgaben in Unternehmen. So beenden Sie das Papierchaos und machen sich selbst, Ihren Kollegen, Freunden und Familie das Leben leichter.
Viele Tätigkeiten und Aufgaben verlieren durch das Aufteilen in einzelne Schritte ihren Schrecken [...]. Der Grund: Sie werden nicht nur greifbarer und damit auch besser planbar, sondern Sie können auch klarer die hierfür benötigte Zeit und den Aufwand einschätzen. Unter Umständen lassen sich Teilaufgaben auch zwischendurch erledigen.
Die To Do Liste wird gängigerweise auch bezeichnet als:
- Task Manager/Task Management
- To Do (List) App
- To Do Program
Wie funktioniert eine Online To Do List?
Die Online To Do List ist im Prinzip dasselbe, wie die klassische Liste auf Papier - nur intelligenter, mit mehr Möglichkeiten und besser für gemeinsames Arbeiten geeignet.
Ein Ort, mehrere Listen
Wer kennt es nicht: Gestern erst haben Sie eine aufwändige Einkaufsliste erstellt, um heute Ihre Liebsten zu bekochen. Jetzt sitzen Sie bei der Arbeit und möchten auf dem Weg nach Hause schnell einkaufen gehen, doch die Listen liegt neben Ihrem Bett, auf dem Küchentisch oder sonst irgendwo, wo Sie gerade nicht sind. Sie können jetzt entweder nach Hause gehen, die Listen holen und dann alles erledigen, oder eine neue schreiben und dabei riskieren, etwas Wichtiges zu vergessen. Beides nimmt viel Zeit in Anspruch und ist ärgerlich.
Solche Szenarien vermeiden Sie durch Online Task Manager. Mit diesen haben Sie an jedem Ort Zugriff auf Ihre Aufgaben und verwalten Berufliches und Privates an ein und demselben Ort. Ihre Projektaufgaben finden Sie direkt über der Urlaubsplanung, den Einkaufslisten oder den unbezahlten Rechnungen. Wer außer Ihnen sonst noch Zugriff auf die Listen hat, entscheiden Sie.
Verschiedene Kategorien, Ordner und Unterordner
Auch innerhalb einer To Do List ist Ordnung wichtig. Viele Aufgaben sind kleinere Arbeitsschritte einer großen Aufgabe und sollten auch als solche behandelt werden. Deshalb haben Sie beim Online Task Management die Möglichkeit, in verschiedene Kategorien aufzuteilen, mehrere Ordner anzulegen und dazu Unterordnungen zu kreieren. So können Sie Projekte in kleinste Schritte aufteilen und damit bestens durchplanen.
Die einzelnen Elemente lassen sich einfach per Drag&Drop verschieben und Sie behalten stets den Überblick zwischen erledigten und unerledigten Aufgaben. Diese markieren Sie ganz klassisch durch einen Haken als “erledigt” oder erstellen pro Projekt einen Unterordner “Erledigte Aufgaben”.
Eine Liste auf mehreren Geräten
Damit Sie Ihre To Do List wirklich immer dabei haben, können Sie von all Ihren Geräten darauf zugreifen und diese bearbeiten. Wenn Sie die Aufgaben für ein Projekt am Rechner in der Arbeit erstellen und Ihnen auf dem Heimweg noch etwas einfällt, fügen Sie dies direkt über Ihr Smartphone oder Tablet hinzu. Die Listen werden automatisch synchronisiert und befinden sich stets auf dem neuesten Stand.
Für wen eignen sich Online Task Manager?
Online Task Manager bzw. To Do Listen sind für jeden sinnvoll, der viel zutun hat und nach einem Weg sucht, seine Aufgaben möglichst sorgfältig und schnell zu erledigen. Das bezieht sich nicht nur auf das Berufsleben, sondern auch auf den Alltag. Denn je effizienter Sie arbeiten, desto mehr Freizeit bleibt Ihnen.
To Do Lists sind aber nicht nur etwas für Einzelpersonen, sondern auch für Unternehmen. Wenn Sie in Ihrem Betrieb projektbezogene Teamarbeit betreiben, kommen Sie irgendwann an den Punkt, an dem Sie ein System der transparenten Aufgabenverteilung und -abarbeitung brauchen. In solchen Momenten ist eine Online To Do List der entscheidende Faktor, der Ihre Arbeit vorantreibt - keine Missverständnisse mehr unter Kollegen, keine liegengebliebenen Projekte, alles hat seine Ordnung.
Die wichtigsten Funktionen und Vorteile im Überblick
Jede To Do List Software lenkt den Fokus auf verschiedene Dinge. Dennoch gibt es bei allen Tools bestimmte Funktionen, mit denen Sie garantiert nichts mehr vergessen und Ihre Effizienz steigern:
- Benachrichtigungen und Erinnerungen: Die beste Do Do Liste der Welt bringt nichts, wenn sie vergessen wird. Deshalb gibt es eine Einstellung, bei der Sie für wichtige Aufgaben Benachrichtigungen in Form von Push-Meldungen auf all Ihre Geräte bekommen. Diese Funktion ist vor allem dann wichtig, wenn es gilt, bestimmte Deadlines einzuhalten.
- Prioritäten setzen: Nicht jede Aufgabe ist gleich wichtig. Viele Menschen scheitern in ihrem Task Management daran, dass sie keine Prioritäten setzen. Überlegen Sie sich gut, welche Dinge am wichtigsten sind, markieren Sie diese entsprechend in Ihrer Liste und arbeiten Sie diese anhand Ihrer Prioritätensetzung ab. Ansonsten kann es schnell passieren, dass Sie sich an unwichtigen Dingen aufhängen und viel zu viel Zeit verschwenden.
- Tasks teilen und gemeinsam bearbeiten: Viele Aufgaben werden in Teamarbeit bewältigt. Deshalb brauchen insbesondere Unternehmen, die projektbezogen arbeiten, Gruppen-Aufgabenlisten. Diese können von jedem Teammitglied nachvollziehbar bearbeitet werden. Jeder ist sich seiner Aufgaben bewusst und Missverständnisse werden reduziert.
- Automatische Synchronisation: Jeder Veränderung in Ihrer To Do List wird automatisch synchronisiert. So gehen keine Aufgaben verloren und jeder kann von jedem Gerät quasi in Echtzeit Entwicklungen mitverfolgen.
- Wiederkehrende Termine: Egal ob es sich um das wöchentliche Teammeeting, die monatliche Vereinssitzung oder die einmal im Jahr stattfindende Weihnachtsfeier handelt - manche Termine wiederholen sich regelmäßig. Um sich darauf perfekt vorzubereiten, brauchen Sie To Do Listen, die Sie automatisch zum gegebenen Zeitpunkt an Ihre Termine und die damit verbundenen Aufgaben erinnern. Denn wer weiß noch, was Sie letztes Jahr für Ideen für die nächste Betriebsfeier hatten, wenn diese nirgendwo festgehalten wurden?
- Unteraufgaben: Am leichtesten bewältigen Sie Aufgaben, wenn Sie diese in kleine Schritte in Form von Teilaufgaben aufteilen. So lassen sich selbst große Ziele erreichen, indem Sie diese in mehrere kleine Ziele unterteilen.
Online To Do Lists und Datenschutz
Nichts mehr vergessen, Effizienz steigern, endlich mal sein Leben anpacken und organisieren - Ja, all das sind unschlagbare Vorteile, die Ihnen den Alltag und das Berufsleben extrem erleichtern können. Da sich die gängige Online To Liste aber mittlerweile wie eine Cloud im Netz befindet, spielt auch hier der Datenschutz eine Rolle.
Alles, was sich im Netz befindet, ist auch mit dem Problem des Datenschutzes verbunden. Sobald etwas online ist, gibt es keine Garantie, dass dieses nicht missbraucht werden kann. Überlegen Sie sich deshalb auch bei der Online To Do Liste, was für Daten Sie dort eintragen.
Das kosten Online To Do Lists
Je nachdem, wer und wofür die Online To Do List nutzt, gibt es verschiedene Kostenmodelle. Insbesondere wird hier zwischen 2 Möglichkeiten unterschieden:
- To Do Lists für Einzelpersonen: Wenn Sie Ihre To Do List nur privat nutzen möchten, gibt es je nach Funktionen verschieden Kostenstufen. Die meisten Tools sind kostenlos oder für bis zu 5 Euro monatlich verfügbar. Überlegen Sie sich vorher einfach, welche Funktionen Sie wirklich nutzen und wählen Sie das entsprechende Modell.
- To Do Listen für Unternehmen: Wenn Sie einen ordentlichen Task Manager für Ihr Unternehmen suchen, wird es mit den kostenlosen Versionen schwierig. Das ist allerdings kein großes Problem, denn die Kosten für die Business Varianten halten sich in Grenzen. Bei manchen zahlen Sie gerade einmal um die 40 Euro jährlich für eine unbegrenzte Anzahl an Mitgliedern, andere können bis zu über 100 Euro im Jahr verlangen. Es gibt auch Modelle, bei denen Sie für jeden Nutzer einzeln einen bezahlen.
Die beliebteste Task Manager
Egal ob in Form einer To Do Software oder Task Management App (oder beidem), To Do Lists gibt es viele. trusted.de hat Ihnen die gängigsten Anbieter zusammengetragen:
- Evernote
- Todoist
- Remember the Milk
- Zoho Notebook
- Wunderitemst
- Doit.im
- OmniFocus
- Things
Fazit
To Do List Softwares sind der geeignete Weg in ein organisiertes Leben. Sie helfen Ihnen nicht nur dabei, keine wichtigen Sachen mehr zu vergessen, sondern sparen Ihnen eine Menge Zeit. Schwierige Aufgaben lassen sich durch die Einteilung in kleinere Teilaufgaben leichter bewältigen und schneller abarbeiten.
Auch im Unternehmen sind Task Manager nützlich, um Aufgaben besser zuzuordnen und die Teamarbeit zu erleichtern. Probieren Sie einfach selbst aus, welche Software am besten zu Ihnen passt.
