- Versandmanagement Software beschäftigt sich mit der Abwicklung des Warenversandes. Klassischweise helfen die Tools bei der Automatisierung des Versendeprozesses, indem sie Packlisten erstellen, Paketscheine ausdrucken und die Bezahlung des Versandes abwickeln. Außerdem gehören meistens eine integrierte Sendungsverfolgung sowie die vereinfachte Verwaltung aller Sendungen zum Leistungsumfang.
- Die großen Vorteile liegen in der Zeitersparnis und dadurch der Möglichkeit, auch große Paketzahlen zu bewältigen. Auch erfolgt der Versand so insgesamt schneller und in der Regel mit Tracking-ID, was dem Kunden ein besseres Einkaufserlebnis bereitet.
- Viele auf Online Shops zugeschnittene ERP (Enterprice Resource Planning) Tools enthalten bereits Versandmanager Apps, allerdings sind diese umfassenden Lösungen sehr kostspielig und enthalten oft viele Leistungen, die Sie gar nicht wirklich benötigen. Einzelne Zusatzleistungen, wie etwa eine Inventarverwaltung, sind hingegen auch bei manchen Versandmanagement Tools vorhanden.
Was ist Shipping Management?
Shipping Management bzw. Versandmanagement behandelt den möglichst reibungslosen und schnellen Ablauf des Versandprozesses von großen Warenmengen. Der typische Anwendungsfall sind Online Shops, aber auch Teleshopping und andere Vertriebsformen kommen in Frage. Bei manueller Bearbeitung würden hier zu hohe Kosten und zu lange Bearbeitungszeiten anfallen, um noch konkurrenzfähig zu bleiben. Da die Prozesse sich jedoch ständig mit geringer Variation wiederholen, stellt Automatisierung die ideale Lösung dar.
Es gibt in diesem Bereich auch Tools, die sich mit anderen Aspekten des Versandmanagements beschäftigen. Dazu gehören unter anderem Inventarverwaltung und vollintegrierte Sendungsverfolgung.
Wie funktioniert Shipping Management Software?
Versandmanager Software automatisiert alles, was zu automatisieren ist. Im Prinzip müssen Sie als Verkäufer nur noch das Paket verpacken und den fertig ausgedruckten und bezahlten Versandschein aufkleben. Folgendes Diagramm veranschaulicht, wie sich die Shipping Manager Software in den Verkaufsprozess eingliedert.
Die Software bezieht also die Daten aus den Verkaufsportalen und wickelt den Rest dann weitgehend automatisch ab. Doch nun Schritt für Schritt:
Sammeln von Bestelldaten aus verschiedenen Kanälen
Es spielt keine Rolle, ob Sie über einen eigenen Online Shop, Call Center, Marktplätze von amazon, ebay & Co oder parallel über mehrere Kanäle verkaufen. Die Versandmanagement Software sammelt alle relevanten Daten an einem Ort. So haben Sie alle Bestellungen in einer Übersicht.
Abwicklung der Koordination mit dem Paketdienst
Je nach den individuellen Bestelldaten wird die Software nun - nach von Ihnen gesetzten Regeln - automatisch oder halb-automatisch die Versandetiketten drucken. Auch die Bezahlung und die Information über die evtl. abzuholenden Sendungen übernimmt das Programm.
Wenn Sie viel ins EU-Ausland versenden, achten Sie darauf, dass die Software auch eine automatische Zoll-Abwicklung leistet. Wenn Sie viel innerhalb der EU versenden, so können je nach Land ganz unterschiedliche Paketdienste günstig sein. Eine große Zusteller-Auswahl ist dann also besonders wichtig.
Ausgabe von Packliste und Versandschein
Heraus kommt eine Packliste und ein Versandschein, sowie ggf. weitere benötigte Dokumente. Nun muss nur noch ein Mitarbeiter die entsprechenden Waren in das Paket packen und den Versandschein aufkleben - schon ist die Sendung bereit für den Zusteller.
Für wen eignet sich Versandhandelssoftware?
Shipping Management ist für professionelle Versandhändler unumgänglich. Die einzige Alternative dazu sind Enterprise Ressource Planning Tools (ERP), die sich auf Versandhändler spezialisiert haben und deshalb neben vielen anderen Funktionen auch Shipping Management bieten.
Manuelle Abwicklung kommt jedenfalls nur für Händler in Frage, die eher vereinzelt Bestellungen entgegennehmen. Das kann bei besonders exklusiven Gütern auch im Profi-Bereich der Fall sein. Services wie etwa eine eigens gebrandete Sendungsverfolgung können aber auch bei kleinen Stückzahlen interessant sein, um das Kundenerlebnis zu verbessern und das Markenbewusstsein zu stärken.
Vorteile von Shipping Management Tools
Die hier aufgelisteten Vorteile sind alle als Möglichkeiten anzusehen, die nicht bei jeder Anwendung und nicht bei jedem Tool gleichermaßen stark ausgeprägt sind. Diese Liste gibt Ihnen einen Überblick darüber, was die richtige Shipping Management Software im Vergleich leisten kann. Vorteile und mögliche Vorteile sind:
- Deutlich schnellerer Versand
- Deutlich geringerer Kostenaufwand im Versandprozess
- Preisvorteile bei Zustellern durch Exklusivverträge mit Shipping Software Anbietern
- Preisvorteile durch automatische Wahl des günstigsten Zustellers
- Höhere Präzision beim Packen durch mögliche Barcode-Integration
- Höhere Kundenbindung durch automatische Status-Updates zum Versand
- Vereinfachte Sendungsverwaltung
- Erschließung neuer Märkte durch automatische Zoll-Abwicklung und Anbindung spezieller Zustelldienste
- Präzise Anwendung von Feedback-Modulen durch automatisches Registrieren der Auslieferung
Nachteile von Shipping Management Tools
Shipping Manager Software arbeitet mit weitgehender Automatisierung von Vorgängen. Automatisierung hat immer ein Problem: Sie kommt mit unvorhergesehenen Fällen nur schwer zurecht. Manchmal haben Kunden Sonderwünsche, die sie in Textfeldern zum Ausdruck bringen, wo das System sie aber garantiert nicht finden und berücksichtigen kann. Dagegen hilft nur eins: Einer Ihrer Mitarbeiter muss jede Bestellung, bei der ein zusätzlicher Textkommentar eingegangen ist, kurz prüfen und die Sonderwünsche ggf. softwareverständlich vermerken bevor die Bestellung freigegeben wird.
Das kostet Shipping Management Software
Die Preisspanne von Versandhandelssoftware lässt sich nur schwer eingrenzen. Die meisten Anbieter schneiden ihre Pakete individuell auf den Kunden zu und geben deshalb gar keinen Anhaltspunkt. Bei den übrigen Anbietern schwanken die Preise stark. Auch das Abrechnungsmodell ist nicht einheitlich. Es reicht vom einmaligen Kauf des Tools über das Software-Leasing bis hin zur Bezahlung nach Sendungsvolumen. Jedenfalls gibt es für alle Unternehmensgrößen den richtigen Anbieter bzw. Tarif.
Am besten wählen Sie zunächst einen interessanten Anbieter aus, fordern eine Test- oder Demoversion und probieren zunächst aus, ob die Plattform Ihnen zusagt. Dann wissen Sie besser, welchen Preis Ihnen der Service wirklich wert ist.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
Die Variation ist groß, doch einige Funktionen tauchen immer wieder auf. Hier finden Sie eine Auswahl der zentralen Features.
Import von Bestellinformationen
Mit Shipping Software ist das Verkaufen auf mehreren Kanälen gleichzeitig gar kein Problem mehr. Denn wo die Bestellung herkommt, kann Ihnen dank der automatischen Übermittlung letztlich egal sein. Die Zahl der Schnittstellen variiert je nach Anbieter, die wichtigsten Online Shop Plattformen und Marktplätze (amazon, ebay, etsy, usw.) sind jedoch in der Regel enthalten.
Auswahl des Zustellers
Paketgröße, Gewicht, Wert, Versicherung, Zielland und Express-Optionen sind die Maßzahlen, die den Preis des Zustellers bestimmen. Die Auswahl können Sie, gerne auch nach eigens formulierten Regeln, getrost der Versandhandelssoftware überlassen. Sie kennt alle Preise und wählt zielsicher den passenden.
Versandetiketten drucken
Schon wenige Minuten nach dem Eingang der Bestellung druckt das Tool Ihnen alle nötigen Papiere aus, die Sie für den Versand benötigen. Natürlich sind viele der Plattformen auch mit Hardware-gestützten Verpack-Stationen kompatibel, die etwa mit Strichcodes arbeiten.
Tracking & Benachrichtigung
Je jünger, desto tracker
In einer dt. Studie aus dem Jahr 2015 lobten über 50% der Befragten die Möglichkeit zur Online Sendungsverfolgung, bei den Jüngeren sogar 60%. Tracking wird also immer stärker nachgefragt.
Die meisten Zusteller haben längst Systeme zur Sendungsverfolgung eingeführt. Die entsprechenden Daten kann ein Shipping Manager Tool direkt an den Kunden weiterleiten, sodass dieser stets den Status seiner Bestellung einsehen kann. Es gibt sogar die Möglichkeit, den Kunden nicht auf die Seite des Zustellers weiterzuleiten, sondern eine eigene Tracking-Seite anzubieten. Das steigert nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern auch das Markenerlebnis und die Kundenbindung. Außerdem erübrigen sich viele Kundenfragen von selbst, wenn der Sendungsstatus jederzeit einsehbar ist.
Sendungsverwaltung
Nicht nur der Kunde, auch Sie haben jederzeit den vollen Überblick über alle laufenden Versandprozesse. Spielend einfach können Sie Storno-Anfragen umsetzen, Retourscheine versenden und vieles mehr.
Zollabwicklung
Sendungen ins Ausland sind nicht nur grundsätzlich kostspieliger, sondern oft auch mit viel Ärger verbunden, wenn es zum Beispiel um Zölle geht. Viele Versandmanager Tools können dieses Problem für Sie lösen, indem sie auf die fälligen Kosten und nötigen Formulare hinweisen und auch diesen Prozess so weit wie möglich automatisieren.
Analyse
Zu guter letzt haben Sie natürlich Zugriff auf die gesammelten Informationen: Welcher Zusteller liefert am schnellsten? Bei welchem gibt es die wenigsten Probleme? Bei welchen Produkten fallen vergleichsweise hohe Versandkosten an? Antworten auf diese und weitere Fragen bietet Ihnen die Shipping Software in mehr oder weniger detailliertem Maß an. So können Sie stetig an der Optimierung Ihres Versandprozesses arbeiten.
Auf was sollten Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten?
Das Wichtigste ist: Sehen Sie sich den Funktionsumfang genau an! Die Versand Management Software sollte alles können, was Sie sich wünschen, aber nicht unbedingt viel mehr. Denn dann stürzen Sie sich schnell in unnötig hohe Kosten. Überlegen Sie also, was Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden einen Mehrwert bringt und was nicht bzw. was Sie vielleicht schon auf andere Art und Weise leisten.
Der zweite wichtige Punkt sind die Schnittstellen und unterstützten Zusteller. Alle Plattformen, auf denen Sie verkaufen oder zukünftig zu verkaufen gedenken, sollten kompatibel sein und auch eine ansehnliche Auswahl an Paketdiensten schadet nicht, wenn Sie stets den günstigsten Preis bezahlen möchten. Außerdem können Schnittstellen zu CRM oder ERP Tools interessant sein.
Der Markt rund um Versandmanager Tools
Versandmanager Tools gibt es prinzipiell viele, doch ein großer Teil davon ist nur im Verbund mit kompletten ERP Suiten zu haben. Wieder andere Anbieter unterstützen den deutschen Markt (noch) nicht. Wir haben für Sie die eigenständigen und in Deutschland verfügbaren Business Plattformen (B2B) zusammengetragen.
- AfterShip
- Beetrack
- Coureon
- etrada
- F95 - Paket- und Palettenversand
- MetaPack
- Netversys
- Orderhive
- PRO
- SendIT
- Shipwire
- V-LOG
- WebSped
- WinSped
Fazit: Versandmanager muss sein - aber welcher?
Am Thema Shipping Management führt für Versandhändler kein Weg vorbei. Die Suche nach dem richtigen Anbieter ist dabei gar nicht so einfach. Mithilfe unserer Informationen sollte Ihnen der Vergleich nun etwas leichter fallen. Interessant sind in jedem Fall aber auch die Nischenanbieter, die aus dem üblichen Schema ausbrechen. Sie bieten entweder zusätzliche Services an oder beschränken sich ganz auf einzelne Teilaspekte, die andere Plattformen nicht völlig ausschöpfen.
