Kurz vorweg: fynk ist nicht nur eine Signaturlösung, sondern vor allem ein voll ausgestattetes CLM-Tool für das Vertragsmanagement. Entsprechend groß ist die Bandbreite an Funktionen und Features. Die hat trusted sich für dich im ausführlichen Vertragsmanagement-Test mit fynk näher für dich angeschaut; hier gebe ich dir daher nur einen Überblick über die Highlights des Tools.
fynk ist eine umfassende Vertragsmanagement-Lösung mit Online-Dokumentendatenbank und -archiv
Screenshot: trusted.de
Quelle: fynk.com
Dazu gehören die sehr umfassende Verwaltung von Daten und Metadaten, die einfache Erstellung von neuen Vertragsunterlagen sowie die starke KI, die deine Verträge schon beim Hochladen ausliest, automatisch analysiert und auf Wunsch für dich zusammenfasst.
Die Verwaltung deiner bestehenden Verträge klappt in fynk 1A. Schon zu Beginn während der Einrichtung will das Tool von dir wissen, welche Arten von Verträgen du in der Plattform verwalten wirst bzw. wofür du fynk hauptsächlich nutzen willst. Entsprechend stellt dir das Tool ein vorgefertigtes Set an Metadaten zur Verfügung.
fynk beherrscht eine Vielzahl von unterschiedlichen Vertragstypen
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Diese kannst du selbstverständlich jederzeit erweitern oder neue Vertragsarten in den Einstellungen aktivieren.
Genial daran: Lädst du nun deine bestehenden Verträge in fynk hoch, werden diese von der KI automatisch ausgelesen und analysiert, sodass relevante Metadaten wie Fristen, Daten, Vertragsparteien und Co. erfasst werden. Zusätzlich erzeugt fynk eine Vertragszusammenfassung für dich, um die wichtigsten Infos und Inhalte auf einen Blick zugänglich zu machen.
Lädst du bestehende Verträge hoch, bekommst du von der fynk-KI eine automatische Vertragszusammenfassung
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Das ist stark, vor allem wenn du eine Vielzahl von bestehenden Verträgen gleichzeitig im System einpflegen willst.
Im Praxistest funktionierte die KI-Analyse ohne Probleme und identifizierte zuverlässig die wichtigsten Daten. Traust du dem Zauber nicht ganz, kannst du aber jederzeit noch einmal selbst einen Blick auf die ausgelesenen Daten werfen und ggf. berichtigen.
Willst du dabei wissen, woher die KI eine gewisse Information bezogen hat, klickst du einfach nur darauf – schon wird dir angezeigt, an welcher Stelle im Vertrag fynk die Information gefunden zu haben glaubt.
Du willst wissen, wie fynk auf die ausgelesenen Metadaten kommt? Dann springst du per Klick ganz einfach an die passende Stelle im Dokument.
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Je nach Preispaket kannst du zwischen 50 und unbegrenzt viele aktive Dokumente mit fynk verwalten. Speicherplatz und Archiv sind in allen Preispaketen unbegrenzt. Mehr zu den einzelnen Tarifen erfährst du unter “Vertrag & Kosten”.
Downside der KI-Analyse: Es dauert eine Weile, bis alle deine Vertragsunterlagen in fynk hochgeladen sind. Ein einzelnes Dokument nimmt nicht länger in Anspruch, als eine bis zwei Minuten; laut fynk lassen sich aber bis zu 200 PDFs gleichzeitig importieren. Je nachdem, wie viele Verträge du hast, kann das Zeit in Anspruch nehmen.
Vertragserstellung auf Basis von Vorlagen
Vertragsunterlagen kannst du entweder als PDF von deiner lokalen Festplatte in fynk einspeisen, oder direkt im Tool erstellen. Das klappt “from scratch” (dank des integrierten Dokumenteneditors) oder auf Basis einer Vorlage. Letztere generierst du z.B. aus einer fertigen Word-Datei und passt sie in fynk nur noch entsprechend an.
Verträge und andere Dokumente lassen sich direkt in fynk im integrierten Vertragseditor erstellen
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Auch hier glänzt fynk mit starken und innovativen Features. So lassen sich in deine Vorlagen dynamische Felder einbauen, die deine Vertragspartner:innen später digital ausfüllen (z.B. Ort, Datum, Freitext, Ja/Nein-Boxen, Drop-Downs und mehr); oder du bringst bereits die Felder für deine digitalen Signaturen auf deinem Dokument an.
Im Vertragseditor platzierst du deine Signaturfelder ganz einfach per Drag-and-Drop an der passenden Stelle
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Automatische Dokumentenerstellung per XLS-Listen
Ein kleines USP von fynk verbirgt sich hinter dem Feature “Automatisierte Dokumentenerstellung”. Hier kommen auch die Platzhalter bzw. dynamischen Felder besonders zum Einsatz.
Die Idee: Du erstellst Dokumentenvorlagen, platzierst an passender Stelle entsprechende Platzhalter und befüllst diese dann automatisch per Hochladen einer XLS-Datei. Zum Beispiel lassen sich so Namen und Adressen von Vertragspartner:innen sowie Datum und Ort der Unterschrift als Platzhalter anlegen. Pflegst du diese Daten in einer Excel-Tabelle, lässt sich diese ganz einfach hochladen und die Platzhalter werden automatisch befüllt.
Hier kannst du deine Vertragsvorlagen für die automatisierte Dokumentenerstellung per XLS-Datei vorbereiten
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Eine tolle Sache; vor allem, wenn du deine Vertragspartner:innen bislang ohnehin in Excel gepflegt hast.
Sehr gute Vertragsverwaltung mit allen wichtigen Features
Lange Rede, kurzer Sinn: die Erstellung von neuen Verträgen und die Vertragsverwaltung klappte im Praxistest wie am Schnürchen. Dank des übersichtlichen und einfach zu bedienenden Editors sind digitale Signaturprozesse innerhalb kürzester Zeit vorbereitet.
Steht irgendeine Aufgabe an – zum Beispiel, weil eine Frist abläuft oder weil eine Signatur auf einem Dokument aussteht – erhältst du von fynk eine automatische Benachrichtigung.
