Was ist Einkaufssoftware?

Bei Software für den Einkauf, seltener auch Bestellsystem oder Bestellwesen Software genannt, handelt es sich um meist cloudbasierte Tools, die Ihr Unternehmen bei allen Vorgängen rund um den Wareneinkauf unterstützen. Sie listen Ihnen mögliche Lieferanten auf, warnen Sie, wenn Ihr Bestand sinkt und erstellen automatisch Aufträge für Nachbestellungen. Einkaufssoftware gehört zum Bereich des ERP (Enterprise Resource Planning; Resourcenplanung).

Die wichtigsten Funktionen von Einkauf Software

Einkaufssoftware und Bestellsysteme begleiten Sie durch den gesamten Bestellprozess und bieten Ihnen umfangreiche Funktionen, um die Aufgaben rund um den Einkauf zu automatisieren oder zu optimieren:

• Automatische Bedarfsmeldung: Eine der wichtigsten Aufgaben Ihrer Einkaufssoftware besteht darin, zu wissen, wann Sie etwas benötigen. Dafür sorgen automatische Bestandswarnungen: Fällt der Bestand eines bestimmten Produktes oder eines bestimmten Rohstoffes unter eine von Ihnen definierte Grenze, gibt das System Alarm - und lässt Sie anschließend direkt den Bestellvorgang einleiten.

Seien Sie immer darüber auf dem Laufenden, in welchem Lager es Bedarf gibt

Screenshot: www.megaventory.com

• Dokumentenverwaltung: Die Dokumentenverwaltung ist der Kern einer Einkaufssoftware. Hier “lagern” die diversen Dokumente rund um den Einkauf, also Bestellungen und Aufträge, digitalisierte Lieferscheine, offene und beglichene Rechnungen, Verträge, und so weiter. Alles ist übersichtlich und anschaulich archiviert, so lassen sich beispielsweise Rechnungen schnell einem bestimmten Auftrag zuordnen.
• Lieferantenvergleich/ Multilieferantenkataloge: Viele Bestellsysteme sind mit umfangreichen Katalogen ausgestattet, die es Ihnen ermöglichen, Preisvergleiche für die gewünschten Produkte anzustellen. So stellen Sie schnell fest, welcher Lieferant welche Ware gerade am günstigsten anbietet und sehen auch dessen Lieferzeiten.
• Angebotserstellung/ Bestellvorgang: Der nächste Schritt, nachdem Sie einen Lieferanten gewählt haben, ist der eigentlich Bestellvorgang. Mithilfe vorinstallierter Standard-Dokumente erstellen Sie schnell ein Angebot, bzw. einen Auftrag für die Bestellung.
• Analyse und KPI Dashboards: Viele der hier vorgestellten Tools bringen außerdem die Möglichkeit mit, dynamische Dashboards mit den wichtigsten einkaufsrelevanten KPI (Key Performance Indicators; Kennzahlen) zu erstellen. So haben Sie jederzeit alle Daten im Blick - zum Beispiel einfache Gewinn-und-Verlust-Rechnungen.

Dynamische Dashboards zeigen Ihnen alle wichtigen Kennzahlen in Echtzeit

Screenshot: www.gatekeeperhq.com

• Warenausgang/Wareneingang: Ebenso wie Ihr System weiß, wann die Bestände zu niedrig sind, registriert es auch, wenn das Lager aufgefüllt wird. Der Wareneingang wird protokolliert und übersichtlich festgehalten, um ihn nachprüfbar und nachvollziehbar zu machen.
• Kontaktverwaltung: Zuletzt ist ein Bestellsystem auch eine Datenbank für Lieferanten und Herstellerfirmen, von denen Sie Ihre Produkte beziehen. Alle wichtigen Kontakte werden gesammelt, mit den nötigen Daten aufbereitet und für Sie “abgelegt”, damit Sie sie später schnell wieder finden.

Legen Sie umfangreiche Datenbanken mit den wichtigsten Lieferanten an.

Screenshot: www.ranfab.com

Nützliche Integrationen und Kombinationen

Eine Einkaufssoftware ist immer nur so stark, wie die Integrationen, die sie mitbringt. Denn wenn es zwischen Ihrem Bestellsystem und anderen IT-Lösungen, wie beispielsweise Ihrer Lagerverwaltung oder Ihrer Auftragsverwaltung, keinen dynamischen Austausch gibt, wird selbst die Software mit den nützlichsten Features eher zur Belastung. Achten Sie daher darauf, dass sich die Software Ihrer Wahl in die folgenden Softwarelösungen einfügen lässt:

• Bestandsverwaltung/Lagerverwaltung (z.B. Megaventory, orgaMAX, etc.): Um immer über den Lagerbestand auf dem Laufenden zu sein, sollten die Daten aus Ihrem Bestandssystem auch in Ihrem Einkauf Tool landen.
• Auftragsverwaltung/Order Management (z.B. Magento, Orderhive, etc.): Kombinieren Sie Ihre Einkaufssoftware am besten mit einem Order Management System, das Sie bei der Organisation und Verwaltung von Kundenaufträgen unterstützt. So können Sie Ihren benötigten Bestand schon im Voraus kalkulieren und effizient planen.

Viele der aufgelisteten Tools bringen auch eine offene API mit. So besteht die Möglichkeit, ggf. selbst eine passende Schnittstelle zu programmieren.

Wer benötigt Einkaufssoftware?

Sie glauben vielleicht, ein professionelles Bestellsystem lohnt sich nur für Unternehmen aus der Industrie, die über große Lager mit vielen verschiedenen Rohstoffen verfügen und besonders auf eine reibungslose Warenkette angewiesen sind. Das ist auch nicht ganz falsch: Vor allem in den Bereichen Produktion und Verkauf sind Einkauf Tools sinnvoll. Hier ist es von besonderer Wichtigkeit, dass die Produktionskette nicht unterbrochen wird und immer ausreichend Rohstoffe und Waren im Lager sind.

Aber auch Firmen aus anderen Branchen können von der Anschaffung einer entsprechenden Softwarelösung profitieren. Immerhin benötigen etwa auch Dienstleistungsunternehmen einen stetigen Nachschub an Bürobedarf sowie gegebenenfalls in regelmäßigen Abständen neue Geräte. Auch für die Anschaffung solcher Produkte ist Einkaufssoftware geeignet. Für solch gelegentlich aufkommende Aufträge muss es allerdings kein hochprofessionelles und teures Tool sein. Suchen Sie daher für solche Zwecke unter den hier aufgelisteten Anbietern nach einer günstigen Alternative.

Vorteile von Einkaufssoftware

Die Implementierung eines Einkauf Tools bringt Ihnen einige Vorzüge:

• Alles auf einen Blick: Mithilfe der übersichtlichen Dokumenten- und Lieferantendatenbanken haben Sie alle wichtigen Informationen rund um den Wareneinkauf immer zur Hand, wenn Sie sie brauchen. Die Übersichtlichkeit Ihrer Einkaufsprozesse erhöht sich. Zudem ermöglichen Multilieferantenkataloge es Ihnen, einen umfassenden Marktüberblick zu gewinnen. Anstatt selbst die günstigsten und attraktivsten Angebote recherchieren zu müssen, haben Sie auf diese Weise alle Möglichkeiten auf einen Blick.
• Volle Lager: Durch automatische Alarme und Berichte behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Lagerbestände und können Ihren Bedarf kalkulieren. Auf diese Weise vermeiden Sie Produktions- oder Lieferengpässe aufgrund fehlender Rohstoffe und haben immer genug Ware zur Hand. Auch mehrere Lagerstätten gleichzeitig und zentral zu überwachen ist kein Problem.
• Prozessautomatisierung: Durch selbst definierte Regeln und die automatische Erstellung von Bestellaufträgen und anderen wichtigen Dokumenten werden viele Ihrer Prozesse automatisiert. Ihre Einkaufsprozesse laufen schneller und effizienter ab und Sie haben Zeit, sich um wichtigere Angelegenheiten zu kümmern.

Das kosten Tools für das Bestellwesen

Die von trusted.de vorgestellten Softwarelösungen für den Einkauf werden in unterschiedlichen Preismodellen angeboten: Die meisten gibt es in Abonnements von bis zu 12 Monaten Laufzeit mit einer monatlichen Abrechnung:

Von einigen der gängigen Tools gibt es auch kostenlose Testversionen oder vergünstigte Tarife für kleine Teams und Startups. Diese bieten einen eingeschränkten Funktionsumfang zu einem kleinen Preis.

Was Sie beim Kauf einer Einkaufssoftware beachten sollten

In den vergangenen Jahren erlebte die IT-Branche einen regelrechten Boom, vor allem im B2B-Bereich. Einkauf Tools schossen wie Pilze aus dem Boden und mittlerweile gibt es eine riesige Bandbreite an Providern, die angeblich “maßgeschneiderte” Lösungen anbieten. Fakt ist aber, dass sich die Funktionen von zwei beliebigen Einkaufstools mitunter stark voneinander unterscheiden können. So bieten einige zusätzliche Features wie ein Modul zur Lieferantenbewertung, andere konzentrieren sich vermehrt auf die Organisation und Verwaltung von Verträgen. Zudem gibt es bei vielen Anbietern unterschiedliche Tools und Module für verschiedene Branchen. Bei so viel Diversität fällt die Wahl schwer.

Ehe man vom Glück der befriedigten Bedürfnisse redet, sollte man entscheiden, welche Bedürfnisse das Glück ausmachen.

Der trusted.de Tipp: Investieren Sie vor dem Kauf der neuen Software ein wenig Zeit in die genaue Definition Ihrer Vorstellungen. Machen Sie sich klar, was die Software können muss, in welchen Bereichen sie hauptsächlich eingesetzt werden soll, wie groß Ihr Budget für das neue Tool ist, und so weiter. So vermeiden Sie, ein zunächst nützlich aussehendes Programm von der Stange zu kaufen, das zwar mit vielen Features wirbt, aber in Ihrem speziellen praktischen Alltag keinen Nutzen hat.

Der Markt um Einkauf Tools

Die folgenden Tools unterstützen Sie dabei, Ihren Einkauf zu organisieren. trusted.de hat die gängigsten Angebote für Sie aufgelistet:

• Ariba
• e-contor Sourcing Suite
• eBuyer Assist
• Heuser Bestellwesen
• Esker
• SoftconCIS
• Gatekeeper
• PROPAS Einkaufssoftware
• Megaventory
• POOL4TOOL
• NetSuite
• veenion
• Procurics
• SupplyOn
• RanFab
• BravoAdvantage
• Rubberstamp.io
• SpendControl
• SAPENTA
• rs2 Einkauf & Beschaffung
• Sellsy
• Low Budget
• TRADOGRAM
• HELIUM V
• orgaMax
• GSD Warenwirtschaftssoftware
• HCM Lieferantenmanagement

Fazit

Der unternehmerische Einkauf ist ein höchst komplexes Thema. Es besteht aus vielen abgetrennten Einzelschritten und vollzieht sich in unterschiedlichen Abteilungen und Ebenen. Fehler oder irreführende Kommunikation bleiben da oft nicht aus. Gerade große Firmen können schnell den Überblick über Lieferanten, Lagerbestände und Bestellungen verlieren - was im schlimmsten Fall zu finanziellen Einbußen führt.

Die von trusted.de vorgestellte Einkaufssoftware hilft, das Chaos beherrschbar zu machen und erspart Ihnen lästige Mehrkosten. Sie verbindet alle beteiligten Abteilungen und Personen dynamisch und zentral auf einer Plattform. Einzelne Prozesse werden automatisiert, um Ihnen als Nutzer die Arbeit so einfach wie möglich zu machen - solange Sie auf die passenden Schnittstellen und den benötigten Funktionsumfang achten.