Was ist Darkbird?

Darkbird ist eine cloudbasierte Software für Personaleinsatzplanung aus Deutschland, die speziell für das Sicherheitsgewerbe entwickelt wurde.

Damit unterscheidet sich Darkbird teilweise stark von generalistischen Systemen wie Papershift, Shiftbase, Aplano und Co., sowohl was die enthaltenen Funktionen als auch die Preisgestaltung angeht.

Ziel der Software ist es …

• 1. … bestehende Lücken zwischen der Einsatzplanung, der Nachweispflicht gegenüber Auftraggeber:innen und der Lohnabrechnung zu schließen, und …
• 2. … eine Software zur Verfügung zu stellen, die die Einhaltung der Vorgaben der Gewerbeordnung, speziell von § 34a GewO, sicherstellt.
• 3. … die Bruttolohnberechnung für das Wachgewerbe zu vereinfachen, wo es nur selten pauschale Monatsgehälter gibt, sondern immer spezifisch unter Berücksichtigung der jeweiligen Zuschläge abgerechnet wird.

So sollen aufwändige Zettelwirtschaft und Nachberechnungen von Nacht- und Feiertagszuschlägen im Wachdienst der Vergangenheit angehören.

Welche Funktionen hat Darkbird?

Darkbird kombiniert digitale Dienstplanung, Zeiterfassung, Geofencing, Wächterkontrollsysteme und automatische Bruttolohnberechnung.

Kern der Software ist ein herkömmlicher Schichtplaner. Hier planst du Schichten per Drag-and-Drop, wobei Darkbird automatisch gesetzliche Ruhezeiten und Qualifikationen deiner Mitarbeiter:innen überprüft.

Auch die Zeiterfassung ist abgedeckt. Deine Sicherheitskräfte stempeln sich z.B. per Smartphone-App oder Terminal ein und erfassen so ihre Arbeitszeiten.

Für die Lohnberechnung berechnet das Tool automatisch das Gehalt aus den erfassten Zeiten plus komplexer Branchenzuschläge wie Nacht-, Sonntags- oder Feiertagszuschlägen, und stellt die Daten für DATEV oder Lexoffice bereit.

So weit, so branchenüblich. Ergänzend zu den Standards bietet Darkbird allerdings diverse Spezialfunktionen:

Wie schätze ich Darkbird ein?

Maximilian Reichlin

trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software

Eine spannende Nischenlösung! - Ich bin ehrlich: Als ich mir Darkbird zum ersten Mal angeschaut habe, dachte ich wegen der Website sofort an Vibe Coding und AI Slop. Aber weit gefehlt: Die Software ist seit über 10 Jahren in Entwicklung und wurde direkt aus dem Betrieb einer realen Bewachungsfirma heraus entwickelt. Am besten gefällt mir der transparente Preis für unbegrenzt viele Lizenzen. Da ich bei meiner Recherche noch nicht rasend viele Erfahrungsberichte und Bewertungen finde konnte, halte ich mich mit meiner Einschätzung noch zurück – auf den ersten Blick wirkt Darkbird allerdings wie eine echte Lösung für eine hochspezialisierte Branche.

Was macht Darkbird besonders gut?

Zu den größten Stärken von Darkbird gehören das transparente Flatrate-Preismodell und die Automatisierung komplexer Lohnzuschläge.

Ungewöhnlich: Anstatt viele unterschiedliche Tarife, Preisstaffeln oder skalierbare “Pro User”-Preise hat Darkbird exakt einen Preis: 199 €/Monat (zzgl. MwSt.). Dieser enthält alle Funktionen und Features, unbegrenzt viele Zugänge für Mitarbeiter:innen, unbegrenzt viele Objekte, etc. Das Motto lautet: Für einen Preis ist alles drin.

Gerade für wachsende, mittelgroße und große Betriebe ist der Preis damit sehr gut planbar und – im Vergleich zu Per-User-Modellen – günstig. Vor allem ist das System mit einem fixen Einheitspreis sehr transparent.

Die automatische Aufbereitung von Zeitdaten und Lohnzuschlägen halte ich ebenfalls für sehr sinnvoll und eine potenziell riesige Zeitersparnis.

Super: Statt teurer Lesegeräte nutzen deine Mitarbeiter:innen einfach ihre eigenen Smartphones für Rundgänge und die Zeiterfassung. Dank optionaler GPS-Erfassung bist du auch nicht darauf angewiesen, dass am Objekt zwangsläufig NFC-Terminals platziert sind.

Was kann Darkbird nicht gut?

Schwächen zeigt Darkbird vor allem für Kleinstteams.

Das transparente und einstufige Preissystem von Darkbird ist nicht nur eine große Stärke, sondern auch eine Schwäche, vor allem für kleine Teams. Für die wirkt die Pauschale von 199 €/Monat eher teuer.

Das zeigt sich vor allem im Vergleich mit generalistischen Schichtplanungstools wie Papershift, Shiftbase oder Aplano:

• Von Spezialfunktionen wie dem digitalen Wachbuch oder dem Totmannschalter abgesehen, liefert auch Papershift in seinem Modell “Professional” Features für die automatische Lohnberechnung mit Zuschlägen.
• Das gleiche bekommst du bei Shiftbase im Modell “Premium”, hier auch inklusive fähigkeitenbasierter Planung.
• Aplano liefert ähnliche Funktionen ab 4,50 €/Monat im Modell “Pro”.

Ergebnis: Damit sich der Preis von Darkbird (rein rechnerisch) für dich lohnt, muss dein Team zwischen rund 20 und 40 Kopf stark sein.

Natürlich hinkt dieser Vergleich, sobald du dir anschaust, welche spezifischen Funktionen Darkbird noch mitbringt, die diesen Generalisten fehlen. Trotzdem ist das Preissystem nach meiner Ansicht vor allem auf mittelgroße und wachsende Betriebe ausgelegt.

Wann würde ich dir Darkbird empfehlen?

Ich empfehle dir Darkbird, wenn du einen Sicherheitsdienst ab ca. 10 bis 20 Mitarbeiter:innen führst und Dienstplanung und Nachweispflicht automatisieren willst.

Gemessen an den enthaltenen Funktionen erscheint mir Darkbird ideal für den Objektschutz, Revierdienst oder Veranstaltungsschutz. Wenn du gesetzliche Qualifikationen für deine Mannschaft nachweisen musst und deinen Lohnaufwand durch automatische Zuschläge reduzieren willst, ist Darkbird nach meiner Einschätzung eine gute Wahl.

Bist du dagegen auf der Suche nach einem Planungstool für klassische Betriebe, Handwerksunternehmen, Gastronomie oder für kleine und Kleinstbetriebe? Dann solltest du dir Alternativen anschauen. In solchen Fällen bist du bei flexibleren Schichtplanern wie Papershift, Shiftbase und Co. oder breiten HR-Plattformen wie Factorial besser aufgehoben.