- Warum eine Inventur Software? Kein unnötiger Stress zum Stichtag mehr, weil Sie Ihr Inventar endlich permanent unter Kontrolle haben und den Termin für einen Inventurtag frei wählen können.
- Was kostet mich eine Inventur Software? Je nach der Größe Ihres Unternehmens unterscheiden sich die Preise hier stark. Für kleine Unternehmen gibt es Inventarisierungsprogramme schon kostenlos.
- Welche Software passt zu mir? Stimmen Sie Ihre Software mit angebotenen Zusatzfeatures speziell auf Ihre Bedürfnisse ab.
Was sind Inventur Softwares und wie funktionieren sie?
Kaufleute gebraucht
Die “körperliche Bestandsaufnahme”, also “Zählen, Messen, Wiegen” muss nur von “Kaufleuten” gemacht werden. Also Unternehmen unter Bestimmungen des Handelsgesetzbuches.
Inventur, egal ob permanent oder zum Stichtag, muss von jedem kaufmännischen Unternehmen durchgeführt werden. Die Nutzung einer Inventur Software kann Ihnen hierbei eine enorme Hilfe sein. Mithilfe von Barcode-Etiketten und dafür vorgesehenen Scannern oder einfach Ihrem Smartphone, erfassen Sie Ihr Inventar und legen es in einer zentralen Datenbank an.
Zentrale Funktionen im Überblick
Bestände erfassen
Erfassen Sie Ihre Bestände anhand der Namen und Artikelnummern oder aber versehen Sie Ihr Inventar mit Strichcode-Etiketten und scannen Sie es kinderleicht mithilfe einer App oder einem speziellen Barcode-Scanner. Die erfassten Daten können Sie anschließend im Inventursystem bearbeiten und mit weiteren Informationen wie Beschreibungen und Bildern zu versehen.
Reporte
Ein Inventarisierungsprogramm erstellt Ihnen überschaubare Reporte zu Ihrem Inventar. Das hilft Ihnen zum einen dabei Bestellungen besser zu kalkulieren, aber zum anderen auch Fehler frühzeitig zu erkennen. Darüber hinaus zeigen Ihnen viele dieser Tools den genauen Standort des jeweiligen Inventarpostens und sogar die Zugehörigkeit zu Kategorien und Kostenstellen.
Verknüpfung mit Buchhaltung und Steuerberater
Dank verschiedener Schnittstellen wie beispielsweise zu DATEV, haben Ihre Buchhaltung und Ihr Steuerberater ganz einfach Zugriff auf Ihre Daten, was einen enormen Zeitvorteil darstellt.
Zentrale Datenbanken
Legen Sie sich eine zentrale Datenbank an. Bestände, Bestellungen, Rechnungen so haben Sie alles auf einen Blick, können besser planen und kalkulieren und Ihre Zeit anderen Aufgaben widmen.
Für wen eignet sich eine Inventarisierungssoftware?
Große Inventur
Gerade für Handelsunternehmen bringt die Nutzung einer solchen Software enorme Vorteile, da diese zur “großen Inventur” verpflichtet sind.
Je nach Größe Ihres Unternehmens, haben Sie die Wahl aus vielen verschiedenen Programmen. Viele Anbieter bieten vielfältige Versionen Ihrer Tools an, die sich auch im Preis unterscheiden. Bei kleinen Unternehmen reichen oft die Grundfunktionen. Führen Sie ein mittelständisches Unternehmen, sollten Sie jedoch auf bestimmte Zusätze wie zum Beispiel Soll-Ist-Vergleich, Diagramm-und Benachrichtigungsfunktion achten, damit Ihre Inventarverwaltung noch unkomplizierter vonstatten geht.
Welche Vorteile gibt es?
Neben den Standardfunktionen, die jedes Inventurtool mitbringen sollte, gibt es jedoch noch einige weitere Vorzüge, die für die Nutzung sprechen.
Kunden- und Lieferantenkontakte auf einen Blick
Legen Sie sich eine Kunden- und Lieferantendatenbank an. So sehen Sie nicht nur Ihre Lagerbestände, sondern können sich einen Überblick über Kunden und Geschäftspartner schaffen.
Benachrichtigungen zu Lagerbeständen
Sie werden benachrichtigt, sobald sich Lagerposten dem Ende neigen. Somit wissen Sie genau, wann und wie viel Sie nachbestellen müssen.
Graphische Darstellung
Hinterlegen Sie zu allen Inventarposten Bilder und stellen Sie diese erfassten Posten in einem überschaubaren Diagramm dar. So erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter einen besseren Überblick.
Geschäftsdaten mobil einsehen
Egal wann und egal wo. Mit einer mobilen App haben Sie Ihre Inventurliste, Kundendaten und andere Unterlagen immer griffbereit. Dies kann für Sie ein großer Vorteil in Meetings und Kundengesprächen sein.
Gibt es auch Nachteile?
Neben den überwiegenden Vorteilen, die Ihnen eine solche Software bietet, sollten Sie auch auf Gegenteiliges hingewiesen werden. Neben der Tatsache, dass eine Inventursoftware die “körperliche Bestandsaufnahme” nicht ersetzt, spielen die Aspekte Komplexität und Aufwand ebenfalls eine Rolle.
Komplexität
Zu Beginn kann Ihnen die Software recht komplex erscheinen, da viele Funktionsbuttons oft in ein Layout passen müssen. Allerdings bieten die meisten Anbieter Webseminare oder Tutorials an, in denen Sie die Vorgehensweise mit ihrem Tool erklären.
Aufwendige Erstinventur
Die Inventur zum ersten Mal in der Software anzulegen, bedarf relativ viel Zeit und Arbeit, da alle zu inventarisierenden Bestände erst erfasst und benannt werden müssen. Später wird das Tool Ihnen die Arbeit jedoch sehr erleichtern.
Inventurprogramme bedürfen einer gewissen Einrichtungszeit. Informieren Sie sich deshalb rechtzeitig, ob das Tool sofort verwendet werden kann oder ob Sie mehr Zeit einplanen müssen.
Was kostet eine Inventur Software?
Die gute Nachricht für Sie: Inventur Tools werden häufig kostenlos zum Download angeboten. Allerdings müssen Sie für eine repräsentative Inventur meist kostenpflichtige Funktionen hinzubuchen. Außerdem ist es möglich, dass sich die Preise nach Anzahl der zu inventarisierenden Gegenstände ermitteln. Da hier die Kosten stark variieren, ist es schwer pauschal einen Preis festzulegen. Der Preisrahmen für ein monatliches Abonnement liegt etwa zwischen 25 und 250 Euro. Sollte im Software-Umfang keine mobile App für Smartphone und Tablet enthalten sein, müssen Sie hierfür zusätzlich die Leihgebühr beziehungsweise den Kaufpreis einberechnen.
Worauf sollten Sie achten?
- Sofern sie Ihre Software zur Inventarverwaltung repräsentativ in Ihrem Unternehmen einsetzen, achten Sie darauf, dass das System nach den Vorgaben des Handelsgesetzbuches und der Pflegebuchführungsverordnung arbeitet.
- Die Verteilung von Abschreibungen auf unterschiedliche Kostenstellen sollte möglich sein.
- Schnittstellen mit einer Steuersoftware wie beispielsweise DATEV sind hier hilfreich, um Buchungsdaten direkt an die Finanzbuchhaltung weiterleiten zu können.
- Darüber hinaus ist es für Ihre Buchführung und den Steuerberater von Vorteil, wenn sich die Daten als PDF- oder Excel-Datei exportieren lassen und
- Achten Sie auf die Option für verschiedene Druckausgaben wie Versicherungsnachweise und Inventarlisten möglich sind.
Der Markt im Überblick
Im Bezug auf Inventur hat sich mittlerweile ein großer Markt entwickelt. Sie haben die Auswahl zwischen vielen verschiedenen Softwares, jede mit anderen nützlichen Features. Hier ein paar in der Übersicht:
- Exact Software Germany
- Canvus Appitemcations
- Nch Software
- Zoho Corporation
- JTL-Software
- VAJASOFT
- Lexware
- DeltaSoft Software und Beratung
Fazit: Eine Inventur Software erleichtert Ihnen das (Geschäfts-)Leben
In der heutigen Zeit, in der es aufgrund des riesigen Angebots schwer ist, Kunden an sich zu binden, ist es quasi unmöglich ein “Wegen Inventur geschlossen”- Schild an die Tür zu hängen. Denn was passiert mit Laufkundschaft und Co? Sie gehen einfach zur Konkurrenz und sieht sie höchstwahrscheinlich nie wieder. Also wieso im Zeitraum des Bilanz-Stichtags schließen, wenn Sie den Zeitpunkt für Ihre Bestandsaufnahme frei wählen können? Diese Freiheit bietet Ihnen die Nutzung einer Inventursoftware.
Egal für welche Größe, egal für welches Budget. Inventurprogramme gibt es für jede Art von Unternehmen. Wir haben bereits eine Vorauswahl getroffen und einige gängige Anbieter herausgesucht und bewertet. So finden Sie schnell und einfach die Inventur-Software, die wie für Sie gemacht ist.
