Was ist ZEP?

ZEP ist eine modular aufgebaute Cloud-Software aus Deutschland für Projektzeiterfassung, Reisekostenabrechnung und Projektcontrolling.

Nach meiner Einschätzung will das Tool vor allem eine Brücke schlagen: Sie verbindet operative Zeiterfassung von Projektmitarbeiter:innen direkt mit der Reisekostenabrechnung. Das ist vor allem clever für Unternehmen und Teams, deren Reisekosten ganz oder teilweise in die abrechenbaren Projektstunden einfließen.

Damit unterscheidet sich ZEP von reinen Spesen-Tools. Kern der Software ist die Projektzeiterfassung bzw. das Projektcontrolling. Darum dreht sich alles.

Das heißt: Fahrtkosten und Reisebelege fließen nicht in getrennte Datensilos, sondern werden auf ihre Projektnummer gebucht. Das vereinfacht die spätere Abrechnung.

Durch den starken Fokus auf die Projektzeiterfassung erklärt sich auch der Name des Tools. ZEP heißt nämlich nichts anderes, als “ZeitErfassung für Projekte”.

Welche Funktionen hat ZEP?

Das Reisekostenmodul von ZEP deckt die mobile Belegerfassung, die automatische Berechnung von Verpflegungsmehraufwänden und die Weiterberechnung von Spesen an Kund:innen ab.

ZEP übernimmt für dich die Berechnung von Fahrtkosten und Verpflegungspauschalen für In- und AUslandsreisen nach deutschem Steuerrecht. Per Smartphone-App fotografierst du Quittungen, die per OCR-Erfassung ausgelesen und direkt den passenden Projekten zugeordnet werden.

Darüber hinaus bietet ZEP mehrstufige Freigabeprozesse, die Erfassung von Kilometergeld für Dienstfahrten und bequeme Schnittstellen zu FiBu-Software wie DATEV oder Lexware.

Weitere Features:

• Gesetzliche Mahlzeitenkürzung
• Währungsumrechnung
• Aufteilung auf mehrere Steuersätze

und mehr. Im Gegensatz zu Tools wie Lanes & Planes ist ZEP allerdings nur für Abrechnung deiner Reisen zuständig; die Planung (inkl. Flug- und Hotelbuchung, etc.) gehört nicht zum Funktionsumfang.

Dafür kommt ZEP mit der Besonderheit der Projekt-Weiterberechnung. Reisekosten, Spesen, etc. lassen sich direkt in Kundenrechnungen umwandeln bzw. darin integrieren, sofern es sich um abrechenbare Stunden handelt.

Wie schätze ich ZEP ein?

Maximilian Reichlin

trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software

Ein sympathisches Arbeitstier für Projektteams: Ich mochte ZEP bereits, als ich das Tool für meinen Test in der Kategorie “Zeiterfassungssoftware” geprüft habe. Damals nannte ich es “die perfekte Wahl für projektorientierte Unternehmen.” Daran hat sich auch in Sachen “Reisekostenabrechnung” nichts geändert. Der starke Fokus auf Projektteams schränkt das Tool einerseits ein und macht es weniger flexibel, als eine “herkömmliche” Spesensoftware à la Rydoo, die überall zum Einsatz kommen könnte. Andererseits fügt es sich so nahtlos in die Prozesse und Bedürfnisse projektbasierter Teams ein.

Was macht ZEP besonders gut?

Zu den größten Stärken von ZEP gehören die nahtlose Projektzuordnung und die verlässliche Einhaltung des deutschen Steuerrechts.

Besonders stark finde ich die durchgängige Transparenz: Du siehst sofort, wie Spesen und Arbeitszeiten die Projektmarge beeinflussen.

Ein weiteres Plus scheint der deutsche Support zu sein, der von bestehenden Nutzer:innen regelmäßig lobend erwähnt wird.

Was kann ZEP nicht gut?

Weniger gut gelöst sind das fehlende integrierte Reisebuchungssystem und die teilweise verschachtelte Administration im Backend.

Wenn du eine zentrale Plattform für die Reisebuchung und Reiseplanung suchst, stößt du mit ZEP an Grenzen. Das Tool bietet keine integrierte Buchung von Flügen, Bahnfahrkarten oder Hotels.

Eine Schwäche des System scheint außerdem die Konfiguration für Admins zu sein. Laut bestehenden User-Bewertungen erfordert die tiefere Konfiguration des Systems viele Klicks und die Verwaltung damit kann sich als teilweise zäh herausstellen.

Wann würde ich dir ZEP empfehlen?

Ich empfehle dir ZEP, wenn du in einem projektorientierten Dienstleistungsunternehmen arbeitest und Arbeitszeiten sowie Reisekosten direkt auf Projekte buchen musst.

Zu den Branchen, in denen ich ZEP besonders im Einsatz sehe, gehören z.B. Unternehmensberatungen, IT-Systemhäuser, Ingenieurbüros, etc. In solchen projektbasierten Environments ist ZEP nach meiner Einschätzung gut aufgehoben. Die Kombination aus Zeiterfassung und Spesenabrechnung bringt einen echten Mehrwert in der Nachkalkulation.

Hast du schon ein Zeiterfassungssystem im Einsatz, von dem du nicht wechseln willst, ergibt die Anschaffung wenig Sinn. Die Projektzeiterfassung ist der Kern von ZEP, die Reisekostenabrechnung “nur” ein damit verknüpftes Zusatzmodul.

Hast du keinen Projektbezug, gibt es ebenfalls bessere Alternativen, z.B. die All-in-One-HR-Software HR WORKS. Willst du auch die Reiseplanung digitalisieren, ist Lanes & Planes das Richtige für dich.

Wie viel kostet ZEP?

ZEP gibt es in der Ausführung “ZEP Clock” ab 2,00 €/Mitarbeiter:in/Monat, zuzüglich 2,50 €/Mitarbeiter:in/Monat für das Modul “Reisekostenabrechnung”.

“ZEP Compact” gibt es ab 7,00 €/MA/Monat; hier benötigst du allerdings gleich zwei Zusatzmodule, nämlich “Umsätze & Kosten” und “Reisekostenabrechnung”, und kommst so auf einen Preis von 14,00 €/MA/Monat. Im Basispreis von “ZEP Professional” ist die Reisekostenabrechnung bereits integriert. Das Paket kostet 18,00 €/MA/Monat.

Interessierst du dich nur für die Reisekostenabrechnung, hast du mit allen drei Paketen den gleichen Funktionsumfang. Willst du von der Spezialität von ZEP – der Projektzeiterfassung – profitieren, brauchst du allerdings mindestens den Compact-Tarif, weil im kleinsten Paket “Clock” nur die reine Anwesenheits- bzw. Arbeitszeiterfassung enthalten ist.